ERP-System: Das Rückgrat deines Unternehmens

Ein erfolgreiches Unternehmen funktioniert ähnlich wie der menschliche Körper. So wie das Gehirn Sauerstoff aus der Lunge braucht und lebenswichtige Organe auf die Blutversorgung durch das Herz angewiesen sind, muss auch in einem Unternehmen alles perfekt zusammenarbeiten. Wenn was ausfällt, kann das Auswirkungen auf den ganzen Organismus haben.

In diesem Artikel geht es darum, warum die Unternehmensressourcenplanung (Enterprise Resource Planning) das Rückgrat jedes modernen Unternehmens ist. Wir schauen uns die Vorteile von ERP-Software an, wie sie funktioniert und welche Anzeichen darauf hindeuten, dass es Zeit für die Investition in eine branchenführende Plattform wie monday work management ist.

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Wie ist ein ERP-System?

ERP-Software dient dazu, isoliertes Arbeiten zu verhindern. Ohne ERP-Systeme würde jede Abteilung ihre eigene Softwareplattform zur Verwaltung ihrer Geschäftsabläufe verwenden. So würde beispielsweise die Finanzabteilung eine bestimmte Buchhaltungssoftware verwenden, das Vertriebsteam eine CRM-Software (mehr zu den Unterschieden von ERP vs CRM) und die Lagerverwalter möglicherweise weiterhin Excel-Tabellen als Datenbanken.

Die unterschiedlichen Programme können zwar innerhalb jeder Abteilung für Effizienz sorgen, erschweren aber die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den Abteilungen. Zum Beispiel müssen Vertriebsleiter manuell Daten oder Berichte vom Buchhaltungsteam anfordern und dann auf den Erhalt dieser Informationen warten, ohne die sie nicht weiterarbeiten können. Eine ERP-Software vermeidet diese Schritte, indem sie die Programme aller Abteilungen zusammenführt und so eine einzige zuverlässige Datenquelle auf einer zentralen Plattform schafft – und zum Beispiel Synergieeffekte zwischen Vertriebsmanagement und Materialwirtschaft kreiert. Durch die Regulierung des Zugriffs auf verschiedene Datenpunkte bietet die ERP-Integration Führungskräften die nötige Einsicht in den Status, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen.

Warum ist ein ERP-System für Unternehmen wichtig?

Die Implementierung von ERP bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter:

• Effizienz am Arbeitsplatz: ERP-Software optimiert Kernprozesse und ermöglicht Prozessautomatisierung, damit Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe reibungslos und ohne zusätzlichen Aufwand ablaufen.
• Verbesserte Genauigkeit: Die ERP-Technologie kann die Genauigkeit und Präzision der Arbeit verbessern, indem sie die Anzahl der Dateneingaben in separate Systeme reduziert.
• Geringeres Risiko: Durch die Reduzierung der manuellen Dateneingabe verringern ERP-Systeme auch das Risiko menschlicher Fehler.
• Echtzeitdaten: Abteilungsleiter greifen auf eine gemeinsame Datenbank zu, um die Echtzeitdaten und Fortschritte anzuzeigen, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen.
• Verbesserte Kommunikation: Diese zentrale Datenquelle sorgt auch für eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und in der Kommunikation mit der Geschäftsleitung.
• Wasserdichte Compliance: Eine ERP-Plattform sorgt für die Einhaltung aller Vorschriften, von OSHA über GAAP bis hin zur DSGVO.
• Einsparungen bei den Betriebskosten: Die Investition in ein ERP-System bringt eine sehr gute Kapitalrendite. Du bezahlst nur für eine ERP-Software statt für Dutzende verschiedene Programme. Dadurch verschwendest du keine Zeit mehr mit Arbeitsabläufen, die sich über verschiedene Teams hinweg wiederholen.
• Hohe Akzeptanz bei den Nutzern: Dank einer einheitlichen Infrastruktur vom Backoffice bis zum Front Office können die Mitarbeiter das zentrale ERP-System vielseitig nutzen und so mehr Wert aus deiner Investition schöpfen, da genaue Daten von einer Abteilung zur nächsten fließen.

Welche Geschäftsfunktionen kannst du mit ERP optimieren?

Enterprise-Resource-Planning-Software optimiert eine Fülle von Geschäftsfunktionen, darunter:

Personalwesen

Ein ERP-System mit Personalmanagementfunktionen deckt alle Aspekte des Mitarbeiterlebenszyklus ab, darunter Einstellung, Gehaltsabrechnung, Leistung, Mitarbeiterbindung und mehr, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und HR-Teams zu unterstützen.

Finanzen

Das Finanzwesen ist das Herzstück jedes Unternehmens und ERP-Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionen für die Buchhaltung und das Finanzmanagement. ERP-Systeme können zum Beispiel Funktionen für die Bearbeitung von Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Hauptbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Budgetierung, Cashflow-Management, Steuerverwaltung und vieles mehr umfassen.

Produktion

ERP-Systeme verwalten die Planung des Produktlebenszyklus, die Bestandskontrolle und die Logistik der Lieferkette. Durch Echtzeit-Einblicke in Produktionspläne und Rohstoffbedarf sorgt ERP für reibungslose Abläufe in Produktionsplanung und Materialbedarfsplanung, minimiert Verzögerungen und unterstützt kosteneffiziente Fertigungsprozesse.

Handel

Egal, ob du einen stationären Laden oder eine E-Commerce-Plattform betreibst, ERP-Software verbessert das Kundenerlebnis und die Geschäftseffizienz. Sie ermöglicht ein integriertes Auftragsmanagement, die Zahlungsabwicklung und die Bestandsverfolgung, um nahtlose Transaktionen und eine höhere Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Supply Chain Management

ERP-Systeme revolutionieren das Lieferkettenmanagement durch Echtzeit-Tracking, Bedarfsanalysen und Koordination von Beschaffung und Lieferanten. Mit diesen Instrumenten können Unternehmen Betriebskosten senken, Lieferengpässe bei der Beschaffung vermeiden und eine pünktliche Lieferung von Waren und Dienstleistungen sicherstellen.

3 Anzeichen dafür, dass du ERP-Software brauchst

Wenn du dich schon für eine Technologieplattform entschieden hast, fragst du dich vielleicht, ob du auf ein ERP-System umsteigen solltest. In der Regel ist der richtige Zeitpunkt für eine robuste ERP-Lösung, wenn einer der folgenden Punkte auf dich zutrifft:

Du hast Schwierigkeiten, Ziele an deine Teams weiterzugeben

Unternehmen investieren oft viel Zeit und Mühe in die Definition von Projektzielen und Strategien, aber mangelnde Abstimmung kann selbst die besten Pläne zunichte machen. Ohne klare Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Kommunikation wird die Weitergabe von Zielen an die Projektteams zu einer gewaltigen Aufgabe. Ein ERP-System erhöht die Transparenz, sodass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten und Prioritäten und Zuständigkeiten klar sind.

Dir fehlt der Überblick über Fortschritte, Ressourcen und Risiken

Wenn Unternehmen wachsen, ist es eine echte Herausforderung, den Überblick und die Kontrolle über die laufenden Arbeiten zu behalten – egal, ob in einem Unternehmen mit klassischer Hierarchie oder in einer Matrixorganisation. Führungskräfte haben vielleicht mit unvollständigen Daten, isolierten Instrumenten und ineffizienten Berichtssystemen zu kämpfen. ERP-Software bietet einen ganzheitlichen Überblick über den Fortschritt, die Ressourcenplanung und potenzielle Risiken. Das ermöglicht es Führungskräften, das Magische Dreieck des Projektmanagements (Zeit, Kosten, Leistungsumfang) im Griff zu behalten, fundierte Entscheidungen zu treffen und bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen..

Es kommt zu Verzögerungen bei der Umsetzung

Verzögerungen kommen oft durch ineffiziente Arbeitsabläufe, schlechtes Ressourcenmanagement und mangelhafte Kommunikation. Diese Probleme bremsen den Fortschritt und verlangsamen Innovationen. Mit ERP-Software wie monday work management können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, Ressourcen besser nutzen und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessern, was zu einer schnelleren Umsetzung und mehr Flexibilität führt.

Hier kannst du dir eine Video-Demo ansehen:

6 Dinge, auf die du bei einem ERP-System achten solltest

Es gibt viele ERP-Anbieter und alle Systeme haben ihre besonderen Funktionen. Wie weißt du also, worauf du beim Vergleich von ERP-Systemen achten musst?

1. Integrationen

Ein ERP-System umfasst zwar mehrere Geschäftsbereiche, aber mit der richtigen Plattform kannst du seinen Wert noch steigern, indem du es mit Software von Drittanbietern verbindest, entweder über native Integrationen oder eine offene API. Du möchtest vielleicht eine Synchronisierung mit Salesforce, QuickBooks oder anderen Apps, die du bereits verwendest, damit dein Team Zugriff auf wichtige Daten hat.

2. Skalierbarkeit

Da sich Geschäftsanforderungen mit der Zeit immer mal wieder ändern, willst du natürlich sicher sein, dass deine heutige Investition in ein ERP Software-System auch in paar Jahren noch einen Mehrwert bietet. Egal, ob du eine große Veränderung der Mitarbeiterzahl, neue Geschäftsausrichtungen oder eine geografische Expansion erwartest, die richtige Plattform wächst mit deinen Anforderungen mit.

3. Anpassung

Plug-and-Play-ERP-Systeme sind praktisch, da du dank Vorlagen und automatisierten Workflows vom ersten Tag an sofort loslegen kannst. Sie sollten jedoch niemals starr sein. Die besten ERP-Lösungen bieten die Möglichkeit, Prozesse und Automatisierung an die individuellen Anforderungen deines Unternehmens anzupassen.

4. Benutzerfreundliche Oberfläche

Die Akzeptanz durch die Benutzer ist für viele Unternehmen ein großes Hindernis für den Erfolg. Deine Mitarbeiter müssen mit einem intuitiven Produkt arbeiten können, das ihnen gefällt und ihre täglichen Abläufe vereinfacht. Schau dir Bewertungen von Anbietern an und teste Plattform-Demos, um dafür zu sorgen, dass das von dir in Betracht gezogene ERP-System ein Produkt ist, das dein Team gerne nutzt.

5. Zugänglichkeit

Unternehmen können ein lokales oder ein cloudbasiertes ERP-System verwenden. Cloud bedeutet, dass die Nutzung von Computersoftware nicht auf dem lokalen PC, sondern in einem digitalen Rechenzentrum liegt, in der Cloud. Mit einer Cloud-Lösung können Mitarbeiter von ihren Computern oder Mobilgeräten wie Laptops, Smartphones und Tablets auf die Daten zugreifen, die sie brauchen. Dank dieser Mobilität kann dein Team die Abläufe von jedem Gerät und jedem Ort aus verfolgen. Cloud-ERP-Systeme dienen dem Abbau von schwerfälliger Bürokratie und Vereinfachung der Geschäftsprozesse.

6. Sicherheit und Compliance

Der Schutz sensibler Geschäfts- und Kundendaten sollte bei der Auswahl eines ERP-Systems oberste Priorität haben. Die ideale Plattform bietet robuste Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und Zugriffskontrolle, um deine Daten zu schützen. Frag die Anbieter nach ihren Sicherheitsprotokollen, Compliance-Zertifizierungen und ihrem Umgang mit dem Datenschutz, um dein Unternehmen vor Verstößen und Bußgeldern zu schützen.

Eine kurze Geschichte von ERP

ERP-Systeme entstanden in den 1960er Jahren und wurden ursprünglich als Materialbedarfsplanungssoftware (MRP) für Fertigungsprozesse und die Beschaffung angeboten. In den 1990er Jahren entwickelten sich eine Reihe separater Systeme mit Modulen für Finanz- und Rechnungswesen, Lieferkettenmanagement usw.

Als die Verbreitung des Internets und die Digitalisierung von Informationen um die Jahrtausendwende sprunghaft anstieg, entstanden Cloud-Lösungen als Alternative zu den schwerfälligen ERP-Systemen, auf die sich Unternehmen bisher verlassen hatten. Diese modernen Alternativen boten Echtzeitanalysen und erweiterte Dateneinsicht für Unternehmen, die intelligentere Entscheidungen und optimierte Abläufe benötigten.

Wie sieht die Zukunft von ERP aus?

Die Entwicklung neuer Technologien steht nie still, und es gibt einige interessante Themen, die sich für die Zukunft der Enterprise-Resource-Software abzeichnen:

Generative künstliche Intelligenz

Es überrascht nicht, dass wir schon jetzt den Trend beobachten, dass Unternehmen ERP-Lösungen mit integrierten generativen KI-Funktionen einsetzen, die mühsame manuelle Prozesse vereinfachen. Liz Herbert, Vice President und Principal Analyst bei Forrester, untersucht einen möglichen Anwendungsfall:

Im ERP-Bereich ist es eine der wichtigsten Aufgaben der Finanzabteilung, die Buchhaltungsabschlüsse zu machen und die Finanzdaten zu melden, sei es an die Aktionäre, das Board oder einfach nur an die Manager. Ein erster Anwendungsfall ist also einfach die narrative Berichterstattung, anstatt dass eine Person alle Finanzdaten durchgeht und darüber spricht, wo das Unternehmen gut abschneidet und wo nicht.

Anpassbare Erfahrungen

Da ERP-Systeme immer ausgefeilter werden, ist zu erwarten, dass mehr Wert auf die Benutzererfahrung (UX) und die Entwicklung anpassbarer Schnittstellen für verschiedene Abteilungen und Rollen gelegt wird. Endbenutzer sollten in der Lage sein, ihr Dashboard an die Aufgaben anzupassen, die sie täglich ausführen, was zu einer höheren Produktivität und einem stärkeren Engagement führt. Dies wird durch No-Code- und Low-Code-Bausteine erreicht, mit denen Mitarbeiter die Software nach ihren Vorlieben personalisieren und die integrierte Chat-Funktion für Support in Echtzeit nutzen können.

Der Aufstieg der Co-Piloten

Die nächste Generation von ERP-Systemen wird in der Lage sein, Entscheidungen wie ein Co-Pilot zu treffen, indem sie Predictive Analytics und Machine Learning nutzt, um die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen zu unterstützen. Durch die Analyse von Daten aus verschiedenen Abteilungen und die Bereitstellung von Erkenntnissen können diese Co-Piloten Führungskräften dabei helfen, Muster zu erkennen, potenzielle Risiken zu identifizieren und Maßnahmen für optimale Ergebnisse vorzuschlagen. Liz Herbert erklärt einige der Szenarien, in denen ein Co-Pilot helfen könnte:

„Wenn wir die Preise so anpassen würden, wie würde sich das auf unsere Ressourcenausstattung auswirken? Wie würde es sich auswirken, wenn wir unser Lieferantennetzwerk so umstellen würden, dass es sich mehr auf eine uns nahe gelegene Region konzentriert? Was passiert, wenn es Probleme mit dem Suezkanal gibt und wir keine Waren mehr dort durchschiffen können oder es uns Millionen mehr kostet, wenn wir um die Südspitze Afrikas herumfahren müssen? Mit solchen Fragen beschäftigen sich oft Betriebsleiter außerhalb des Finanzbereichs, und ERP kann ihnen dabei helfen, diese zu lösen.“

Vertikale Integration

Ein weiterer Trend in der Zukunft von ERP ist die Integration branchenspezifischer Features und Funktionen. Da Unternehmen in verschiedenen Branchen mit einzigartigen Herausforderungen konfrontiert sind, müssen ihre ERP-Systeme angepasst werden und maßgeschneiderte Lösungen bieten. Es ist zu erwarten, dass es mehr spezialisierte Module für Branchen wie Gesundheitswesen, Einzelhandel, Versorgungsunternehmen, Ingenieurwesen und Finanzdienstleistungen geben wird.

ERP mit monday work management 

monday work management ist eine Projektmanagement-Software für Unternehmen, die eine skalierbare, flexible ERP-Lösung suchen. Unsere robuste Plattform basiert auf dem monday.com Work OS und bietet einen unvergleichlichen Mehrwert als ERP-Komplettlösung, mit der Unternehmen die Lücke zwischen Strategie und Implementierung schließen können. Das gelingt durch die Vernetzung aller Teams in einem zentralen Arbeitsbereich, der Prozesse optimiert und Echtzeit-Transparenz auf allen Ebenen des Betriebs bietet.

So hilft monday work management Unternehmen dabei, ihre Ziele sicher zu erreichen:

Flexible, standardisierte Prozesse für eine nahtlose Umsetzung

Die Teams können für 200 verschiedene Anwendungsfälle ganz einfach Workflows erstellen und anpassen, wobei verwaltete Workflow-Vorlagen, ein Workflow-Builder und Tools zur Automatisierung für Compliance und Effizienz sorgen. Integrierte Instrumente zur Ressourcenzuweisung optimieren die Steuerung von Personal und Vermögenswerten und geben Unternehmen die Möglichkeit, die Geschäftsprozesse schnell an veränderte Prioritäten anzupassen.

Hohe Akzeptanz bei den Nutzern für genaue Daten und Einblicke

Funktionen wie Drag-and-Drop und anpassbare Ansichten machen es den Mitarbeitern leicht, mit der Plattform zu arbeiten. Eine höhere Akzeptanz führt zu einer genaueren Dateneingabe, sodass Führungskräfte einen Echtzeit-Überblick über die Betriebskennzahlen und KPIs erhalten und präzise, datenbasierte Entscheidungen treffen können.

Schnellere Amortisierung

Viele herkömmliche ERP-Systeme sind oft unflexibel und die Implementierung zeitaufwändig. Im Gegenteil dazu ist monday work management eine erstklassige Cloud-Lösung, mit der Unternehmen schnell Prozesse iterieren können, um von Anfang an die betriebliche Effizienz zu steigern. Dank vorgefertigter Vorlagen, einfachen Anpassungsoptionen und einer Low-Code-/No-Code-Oberfläche können Unternehmen innerhalb von Tagen statt Monaten einen Mehrwert daraus ziehen und den ROI sehen.

Umfassende Transparenz und Kontrolle

Echtzeit-Dashboards und erweiterte Analysen bieten vollständige Transparenz über Fortschritte, Ressourcen und Risiken. monday work management vereinfacht auch das Portfoliomanagement, da Führungskräfte die Daten aus mehreren Projekten gleichzeitig überwachen und bei Bedarf alle Quellen im Detail ansehen können. Funktionen wie automatisierte Berichterstellung, projektübergreifende Abhängigkeiten, Zeiterfassung und Übersichten über den Status halten Führungskräfte in jeder Phase der Ausführung auf dem Laufenden und geben ihnen die Kontrolle über die Roadmap.

Sichere, skalierbare Plattform für Unternehmenswachstum

monday work management verfügt über ISO-Zertifizierungen und bietet Sicherheitsfunktionen auf Enterprise-Niveau, um sensible Geschäftsinformationen für Unternehmen jeder Größe zu schützen. Damit ist es die ideale Lösung für Unternehmen, die expandieren und gleichzeitig strenge Branchenstandards einhalten wollen. Informiere dich im Trust-Center über allen rechtlichen Aspekte.

Erfahre, wie monday work management Arbeitsabläufe optimiert, die Transparenz verbessert und dir die Instrumente zur Verfügung stellt, die du brauchst, um dein Team auf die Unternehmensziele auszurichten. Buche eine Demo und entdecke, wie du deine Strategie souverän und mit Weitsicht umsetzen kannst.

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