Vertriebsaktivitäten einfach erklärt: Strategien, Tools und Best Practices

Vertriebsaktivitäten sind das Rückgrat aller umsatzgenerierenden Teams. Sie bringen Menschen, Prozesse, Daten und Technologien zusammen, um Vertriebsmitarbeitern zu helfen, Geschäfte effizienter abzuschließen. Während sich Vertriebsmitarbeiter darauf konzentrieren, Beziehungen aufzubauen und den Umsatz zu steigern, sorgen Experten für Vertriebsaktivitäten dafür, dass hinter den Kulissen alles reibungslos läuft – von der Gebietsplanung und Prognose bis hin zum CRM-Management und der Automatisierung.

In diesem Artikel erfährst du, was Vertriebsaktivitäten sind, welche Aufgaben sie umfassen und welche Strategien, KPIs und Instrumente du nutzen kannst, um einen effektiven Plan zu erstellen. Wir werden auch untersuchen, wie KI und Vertriebs- und Betriebsplanung (kurz: S&OP, von Sales and Operations Planning) diesen Bereich neu gestalten und wie monday CRM all das unterstützen kann.

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Was sind Vertriebsaktivitäten?

Vertriebsaktivitäten sind die Tools, Strategien und Prozesse, die Vertriebsteams nutzen, um systematisch mehr zu verkaufen. Dabei setzen Unternehmen heute vor allem auf Technologie und Daten, um ihre Verkaufsprozesse zu verbessern und einen strukturierten Ansatz zu entwickeln.

Das Ziel: Vertriebsmitarbeiter sollen effizienter arbeiten und mehr Umsatz machen, indem verschiedene Verkaufsprozesse optimiert werden.

Das Problem dabei: Die meisten Unternehmen nutzen viele verschiedene Tools und Systeme gleichzeitig. Die Aufgabe der Vertriebsinnendienstmitarbeiter ist es dann, durch strategische Planung und Datenanalyse dafür zu sorgen, dass all diese Technologien optimal zusammenarbeiten und sich nicht behindern.

Wie helfen Vertriebsaktivitäten deinem Unternehmen zu wachsen?

Um Vertriebsaktivitäten und die Vertriebs- und Betriebsplanung (Sales and Operations Planning, kurz S&OP) kümmern sich spezialisierte Mitarbeiter, das Sales Ops Team. Ihr Job: Alle Teile des Verkaufsprozesses sollen reibungslos zusammenarbeiten. Diese Experten für den Betrieb von Vertriebsaktivitäten einzustellen, kostet erstmal Geld für Personal und Ressourcen. Aber die Investition lohnt sich, weil gut organisierte Vertriebsaktivitäten zu deutlichem Wachstum führen.

Hier sind konkrete Beispiele, wie durchdachte Vertriebsaktivitäten zum Unternehmenswachstum beitragen:

• Bessere Organisation: Teams arbeiten nach einheitlichen Standards, sodass weniger Deals auf halber Strecke stecken bleiben und es keine Engpässe im Sales Funnel gibt.
• Entscheidungen auf Datenbasis: Teams können ihr Wissen präziser und selbstbewusster umsetzen, weil sie auf echte Zahlen schauen statt nach Bauchgefühl zu handeln.
• Tools optimal einsetzen: Die vielen Vertriebstools werden so abgestimmt, dass sie perfekt zu den Bedürfnissen des Teams passen und sich gegenseitig ergänzen.
• Abteilungen arbeiten zusammen: Gut geplante Vertriebsaktivitäten sorgen dafür, dass verschiedene Abteilungen koordiniert arbeiten und weniger aneinander vorbeireden.
• Bewährte Methoden weiterverbreiten: Was bei einem Team funktioniert, wird als Best Practice im ganzen Unternehmen eingesetzt. Das schafft Synergieeffekte und steigert die Produktivität und den Gewinn.

Was ist Sales, Inventory, and Operations Planning (SIOP)?

Ein Teilbereich von Sales and Operations Planning (S&OP) ist die Planung des Vertriebsinventars (SIOP). Dieser Prozess konzentriert sich speziell auf den Ausgleich von Nachfrage und Lagerbestand, um Überbestände und Fehlbestände zu vermeiden.

Durch die Abstimmung der Umsatzprognosen mit den Daten der Lieferkette können Unternehmen Kosten senken, die Kundenzufriedenheit verbessern und die Produktverfügbarkeit sicherstellen. SIOP ist besonders wichtig für Branchen mit komplexen Vertriebsnetzen oder saisonalen Schwankungen der Nachfrage.

Vertriebsaktivitäten vs. Vertriebsförderung: Was ist der Unterschied?

Vertriebsaktivitäten und Vertriebsförderung klingen ähnlich. Beide haben die Verbesserung der Vertriebseffizienz zum Ziel, jedoch mit unterschiedlichen Methoden und Praktiken. Vertriebsaktivitäten umfassen die Datenanalyse und die systematische Optimierung von Vertriebsprozessen, während es bei der Vertriebsförderung darum geht, Vertriebsmitarbeitern direkt die Instrumente, Schulungen und Inhalte zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen. Die folgende Tabelle enthält eine Gegenüberstellung ihrer Unterschiede.

Welche verschiedenen Rollen gibt es in einem Sales-Operations-Team?

ie Größe deines Vertriebsaktivitäten-Teams hängt von deinen Geschäftszielen und der Größe deines bestehenden Teams ab. Du kannst ein Sales-Ops-Team mit Dutzenden von Mitarbeitern haben oder, wenn du ein kleines Unternehmen bist, nur eine Person, die alles überwacht. Wenn du dein Sales-Ops-Team vergrößern möchtest, solltest du die folgenden Rollen berücksichtigen.

• Vizepräsident oder Direktor für Vertriebsaktivitäten: Leitet das Vertriebsabwicklungsteam und entwickelt Strategien zur Steigerung der Produktivität
• Sales Operations Manager: Setzt die S&OP-Strategie in tägliche Prozesse, Pläne und Best Practices für Vertriebsmitarbeiter um
• Vertriebsfachkraft: Koordiniert und unterstützt Vertriebsmitarbeiter bei Verträgen, abteilungsübergreifender Kommunikation und Terminplanung
• Analyst für Vertriebsaktivitäten: Analysiert Daten mithilfe von CRM-Instrumenten, um Trends zu erkennen, Umsätze zu prognostizieren und Verbesserungen vorzuschlagen
• Vertriebsmitarbeiter: Erledigt alltägliche Verwaltungsaufgaben wie Berichterstellung, Dateneingabe und Fortschrittsverfolgung

Vertriebsstrategien: Wie man einen starken Vertriebsplan aufstellt

Es ist die Aufgabe des Vertriebs-Ops-Teams, innovativ zu sein und den Vertriebsmitarbeitern zu helfen, bessere Leistung zu bringen. Das ist eine große Aufgabe, aber die Umsetzung von bewährten Vorgehensweisen, den Best Practices, kann dabei helfen, einen überschaubaren Plan zu machen.

1. Erstelle ein Leitbild der Mission

Das Sales-Ops-Team sollte zunächst seine Mission und seinen Zweck definieren, diese mit denen des Vertriebsteams abstimmen und sie unternehmensweit verbreiten. Vermeide in der Leitbildformulierung vage Aussagen und wähle konkrete Formulierungen, die beschreiben, wie die einzelnen Zielsetzungen erreicht werden sollen, z. B. „Mehr operative Aufgaben automatisieren, um Reaktions- und Wartezeiten zu verkürzen“.

2. Fördere die Zusammenarbeit

Eine konsistente Kommunikation zwischen dem Sales-Ops-Team und den Teams für Vertrieb, Marketing und Verkaufsförderung ist entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf des Sales-Ops-Teams zu gewährleisten und wiederkehrende Arbeit zu vermeiden. Ein wöchentliches Treffen der Teamleiter, um Änderungen zu besprechen und die Abstimmung sicherzustellen, trägt zu einer nahtlosen Zusammenarbeit der Teams bei.

3. Schaffe eine klare Führungsstruktur

Jemand in einer hohen Position, wie ein Direktor oder Vizepräsident, sollte das Sales Operations Team leiten und direkt der Geschäftsleitung berichten. Das sorgt für klare Befehlsketten und stellt sicher, dass das Sales Operations Team die Befugnis hat, Änderungen umzusetzen.

4. Vertriebsmitarbeiter begleiten

Wenn die Mitarbeiter des Vertriebsteams eng mit den Leuten aus dem Verkaufsteam zusammenarbeiten, bekommen sie aus erster Hand Einblicke in die täglichen Aufgaben und Herausforderungen. So können sie die gesamte Vertriebsstrategie besser steuern und gleichzeitig engere Beziehungen zwischen den Teams aufbauen.

5. Bleib innovativ

Das Sales-Operations-Team sollte ständig im Blick behalten, was gut läuft und was verbessert werden kann, und dabei sinnvolle neue Technologien oder Richtlinien einführen. Das sollte aber in einem angemessenen Tempo geschehen, denn dein Vertriebsteam wird nicht viel schaffen, wenn es jede Woche geschult werden muss.

KI im Vertriebsbetrieb: Wie sie die Spielregeln verändert

Künstliche Intelligenz verändert den Vertrieb von reaktiv zu proaktiv. Anstatt darauf zu warten, dass Berichte erstellt oder Daten manuell analysiert werden, liefert KI Erkenntnisse in Echtzeit und hilft den Teams, schneller zu handeln. So verändert KI im Vertrieb heute Abläufe und Perspektiven:

• Genaue Prognosen: KI-Modelle analysieren historische Verkaufsdaten und Marktsignale, um zuverlässigere Umsatzprognosen zu erstellen.
• Intelligentere Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie die Qualifizierung von Leads, E-Mail-Follow-ups und Besprechungsnotizen können automatisiert werden, sodass sich die Vertriebsmitarbeiter auf den Verkauf konzentrieren können.
• Bessere Entscheidungsfindung: KI-Dashboards zeigen Muster und Trends auf, die Menschen möglicherweise übersehen, und verwandeln Rohdaten in umsetzbare Erkenntnisse.
• Konversationsunterstützung: KI-Assistenten wie monday sidekick können E-Mails entwerfen, Vertriebsinhalte generieren oder Fragen zur Pipeline-Performance sofort beantworten.

Mit Plattformen wie monday CRM sind diese Funktionen direkt in die täglichen Arbeitsabläufe integriert, wodurch KI zu einem zentralen Treiber der Vertriebseffizienz wird.

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Erfolg messen: Wichtige KPIs und Kennzahlen für den Vertrieb

Vertriebsabteilungen können teuer und ressourcenintensiv sein, deshalb ist es wichtig, im Blick zu behalten, wie sie die Vertriebseffizienz beeinflussen. Die folgenden Kennzahlen und KPIs sind ein guter Ausgangspunkt, um zu messen, wie erfolgreich deine Vertriebsaktivitäten insgesamt sind.

• Länge des Verkaufszyklus: Misst den Verkaufszyklus (wie lange es dauert, einen Deal abzuschließen) und zeigt, ob die Vertriebsaktivitäten erfolgreich Ineffizienzen beseitigt haben.
• Kundenakquisitionskosten (CAC): Verfolgen die Kosten für die Gewinnung neuer Kunden und zeigen, ob S&OP-Initiativen die Ausgaben senken.
• Kundenlebenszeitwert (CLV): Zeigt die allgemeine Kundenzufriedenheit und das langfristige Umsatzpotenzial an.
• Abwanderungsrate: Zeigt, wie gut Teams bestehende Kunden binden und wo Engagement-Strategien verbessert werden müssen.
• Gewinnrate: Zeigt den Prozentsatz der abgeschlossenen Geschäfte im Vergleich zu den geschaffenen Verkaufschancen.
• Fluktuation im Vertriebsteam: Misst die Mitarbeiterbindung und gibt Einblicke in die Zufriedenheit und Stabilität des Teams.
• Lead-Konversionsrate: Zeigt, wie effektiv Leads von potenziellen Kunden zu tatsächlichen Kunden werden.
• Prognosegenauigkeit: Zeigt, wie gut die Umsatzprognosen mit der tatsächlichen Leistung übereinstimmen.
• Abschlussrate: Gibt einen Überblick über die allgemeine Vertriebseffektivität.
• Geschwindigkeit der Vertriebspipeline: Zeigt, wie schnell Geschäfte die Pipeline durchlaufen und wo sie möglicherweise ins Stocken geraten.
• Durchschnittliche Lead-Reaktionszeit: Zeigt, wie lange es dauert, bis Vertriebsmitarbeiter potenzielle Kunden kontaktieren, und gibt an, ob mehr Automatisierung nötig ist.

Verbessere deine Vertriebsplanung mit monday CRM

Sowohl Vertriebsmitarbeiter als auch Vertriebsteams können eine CRM-Software nutzen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern. Eine einheitliche Plattform, die als zentrale Informationsquelle für beide Teams oder sogar weitere Abteilungen dient, macht es einfacher, die Abläufe insgesamt zu verbessern. Software wie monday CRM hilft Vertriebsteams dabei, datenbasierte Vertriebspläne zu erstellen, die Vertriebsmitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit durch nachverfolgbare Aufgaben umsetzen können.

Um deine Strategien noch weiter voranzutreiben, ist monday CRM mit fortschrittlicher künstlicher Intelligenz für den Vertrieb ausgestattet, die deine Abläufe komplett verändern kann. Laut einer Studie von Gartner erreichen Vertriebsteams, die KI einsetzen, mit 3,7-mal höherer Wahrscheinlichkeit ihre Verkaufsziele. Mit den integrierten KI-Funktionen der Plattform können Teams Vertriebsaktivitäten mit No-Code-KI-gestützten Automatisierungen automatisieren, im Handumdrehen Vertriebsinhalte erstellen und vorausschauende Erkenntnisse gewinnen, um strategische Entscheidungen zu treffen. Die Kombination aus fortschrittlicher Technologie und KI-gesteuerter Automatisierung, die Teams von einer Plattform wie monday CRM bekommen, schafft eine umfassende Lösung, die strategisches Wachstum fördert und messbare Ergebnisse für das ganze Unternehmen liefert.

Hier sind einige der Funktionen, mit denen Vertriebs-Teams ihre Produktivität mit monday CRM steigern können.

Erhalte umsetzbare KI-gestützte Erkenntnisse

Mit der KI-Datenanalyse von monday CRM bekommen Teams sofort generierte Berichte, die die Leistung in Echtzeit bewerten, sowie Dashboards zur Verfolgung des Vertriebsfortschritts. Dank KI können Teams Muster und Trends erkennen, die sonst unbemerkt bleiben würden, und so automatisch Verbesserungsmöglichkeiten zur Optimierung der Vertriebsstrategien aufzeigen.

Steigere die Leistung deiner Vertriebsteams mit monday Sidekick

Mit monday Sidekick, einem integrierten KI-Digital-Worker, können sich Vertriebsmitarbeiter leichter auf den Aufbau von Kundenbeziehungen und den Abschluss von Geschäften konzentrieren. Monday Sidekick arbeitet als autonomer Agent und kann Vertriebsmitarbeitern bei der Umsetzung von Strategien helfen, indem es E-Mails schreibt, Verkaufsargumente erstellt oder Verkaufsberichte durch einfache Eingaben in natürlicher Sprache generiert.

Plane auf Datenbasis mit Umsatzprognosen

Erhalte genaue Prognosedaten mit den KI-gestützten Umsatzprognosen von monday CRM. Unser Bericht „State of Sales Technology 2025” zeigt, dass 82 % der Befragten KI zur Steigerung der Produktivität einsetzen, wobei sie am häufigsten für Umsatzprognosen genutzt werden. Teams, die Software mit KI-gestützten Umsatzprognosefunktionen wie monday CRM nutzen, profitieren von genauen Prognosen und intelligenten Vorschlägen, um bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen.

Erstelle effektive Vertriebsprozesse mit KI-Automatisierungen

Ob es um die Verwaltung eingehender Leads oder die Zusammenfassung von Besprechungen geht – Teams können im Handumdrehen benutzerdefinierte KI-gestützte Automatisierungen erstellen. KI kann den Teams dabei helfen, die Qualifizierung, Bewertung und Weiterleitung von Leads zu automatisieren, um das Lead-Management zu vereinfachen, Besprechungen und lange E-Mail-Verläufe automatisch zusammenzufassen, Aufgaben aus den wichtigsten Erkenntnissen zu generieren und Aufgaben nach Prioritätsstufe zu kategorisieren.

4 Best Practices für erfolgreiche Vertriebsteams

Sales-Ops-Teams haben viel zu tun. Es gibt unzählige Prozesse und Aufgaben, die man im Auge behalten und planen muss, was schnell zu Chaos führen kann, wenn man nicht aufpasst. Hier sind ein paar wichtige Tipps und bewährte Methoden, die Teams anwenden können, um die S&OP-Planung effektiv und effizient zu gestalten.

1. Entscheide, auf welche Kennzahlen du dich konzentrieren möchtest

Wie wir schon gesehen haben, gibt es viele verschiedene Kennzahlen und KPIs, die Sales-Ops-Teams verfolgen können. Erfolg zu messen heißt nicht immer, endlos viele Kennzahlen zu verfolgen, sondern sich auf die zu konzentrieren, die für dein Team am wichtigsten sind, basierend auf den kurz- und langfristigen Vertriebszielen.

2. Halte Pläne und Strategien schriftlich fest

Es ist wahrscheinlich, dass dein anfänglicher Vertriebsplan nicht so reibungslos funktioniert, wie du es dir gewünscht hast, und das ist in Ordnung. Damit Sales-Ops-Teams erfolgreich sein können, müssen sie ihre Strategien anhand konkreter Daten ständig verbessern. Sorge daher dafür, dass du über ein System verfügst, mit dem du frühere Pläne dokumentieren kannst, um Verbesserungen und Veränderungen im Laufe der Zeit leichter nachverfolgen zu können.

3. Nutze die richtigen Instrumente zur Planung

Wenn du dein Sales-Ops-Team zusammenstellst, solltest du auch überlegen, welche Arbeitsmittel dein Team am meisten braucht. Sei wählerisch und strategisch bei der Auswahl der Programme und Technologien und konzentriere dich auf Instrumente mit dem breitesten Anwendungsbereich, wie z. B. CRM, Sales-Enablement-Technologie oder Analysetools.

Das Angebot ist groß und es gibt allein im CRM-Bereich zahlreiche Varianten wie CRM für eCommerce, CRM für Kanzleien, Marketing CRM oder CRM für kleine Unternehmen. Ein multifunktionales Tool wie ein AI CRM ist besser als ein Dutzend separate Programme, in die sich dein Team erst einarbeiten muss. monday CRM ist so ein Alleskönner und sehr einfach zu bedienen.

4. Konzentriere dich auf die Automatisierung von Vertriebsprozessen

Wenn du nach Möglichkeiten suchst, deine Vertriebsaktivitäten effizienter zu gestalten, solltest du zunächst herausfinden, welche Prozesse automatisiert werden können. Ein Beispiel für Vertriebsautomatisierung ist die Lead-Qualifizierung mit einem intelligenten KI-gestützten CRM, damit Vertriebsmitarbeiter keine Zeit damit verschwenden, Leads manuell zu durchsuchen, um zu entscheiden, auf welche sie sich konzentrieren sollen.

Die Zukunft der Vertriebsaktivitäten: Wichtige Trends

In Zukunft wird KI im Vertriebsbereich weiterhin die Art und Weise verändern, wie Teams Daten analysieren, Umsätze prognostizieren und Prozesse automatisieren. Das kannst du erwarten:

• Tiefgreifendere prädiktive Analysen, die Prognosen und die Ressourcenplanung und -zuweisung verbessern
• Konversations-KI-Instrumente, die Vertriebsmitarbeitern in Echtzeit mit Inhalten, E-Mails und Kundeninteraktion helfen
• Hyper-Personalisierung, die Strategien und Kundenansprache auf das individuelle Kaufverhalten und Kundenprofil zuschneidet

Diese Trends werden den Vertrieb von einem effizienzorientierten zu einem erkenntnisgesteuerten Bereich machen und Teams dabei helfen, strategischere Partner für das Unternehmen zu werden.

Wachstum mit intelligenteren Vertriebsprozessen vorantreiben

Der Vertrieb ist der Motor, der Vertriebsstrategien in messbare Ergebnisse umsetzt. Durch die Abstimmung von Daten, Prozessen und Technologien geben Vertriebsteams den Vertriebsmitarbeitern die nötige Orientierung und Unterstützung, um mehr Geschäfte abzuschließen.

Mit monday CRM kannst du noch einen Schritt weiter gehen und die Vertriebs- und Betriebsplanung optimieren, um KI-gestützte Erkenntnisse zu nutzen und Workflows in großem Maßstab zu automatisieren. Das Ergebnis ist ein Vertriebsmanagement, das nicht nur effizienter ist, sondern auch auf nachhaltiges Wachstum ausgerichtet ist.

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