CRM Automatisierung: Wie es geht, warum es hilft & die Top CRM-Software-Anbieter

CRM-Systeme sind das Herzstück in jedem erfolgreichen Vertrieb. Sie zeigen perfekt, wie moderne Technologie die Produktivität steigert und die tägliche Arbeit einfacher macht. Mit der richtigen CRM-Software können Vertriebsteams ihre Workflows verbessern und besser mit Leads und Kunden kommunizieren, um mehr zu verkaufen.

Trotzdem haben Vertriebsleute ein Problem: Sie verbringen zu viel Zeit mit wiederkehrenden, funktionalen Aufgaben. Und genau dabei hilft die CRM Automatisierung. Diese wichtige Funktion starker CRM-Systeme spart den Vertriebsteams Zeit und hilft ihnen, effizienter zu arbeiten.

In diesem Artikel schauen wir uns CRM-Automatisierung genau an – was es ist, warum es für Vertriebsteams hilfreich ist und stellen die fünf besten CRM-Software-Lösungen mit starken Automatisierungs-Features vor. Außerdem zeigen wir dir monday CRM und wie du die KI-Features nutzt, um Deals noch schneller abzuschließen.

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Was ist CRM-Automatisierung?

CRM-Automatisierung bedeutet, repetitive Aufgaben und organisatorische Abläufe im Customer Relationship Management System automatisch erledigen zu lassen, oft mit moderner KI. Automatisierung für CRM ist eine wichtige Funktion, mit der Vertriebsteams Zeit sparen, Fehler vermeiden und Kundenbeziehungen besser verwalten können. CRM Automatisierung erleichtert das Vertriebsmanagement, da es automatisch wichtige Aufgabe übernimmt, wie:

• Daten eingeben und protokollieren
• Follow-up E-Mails versenden
• Deal-Status aktualisieren
• Termine planen
• Personalisierte E-Mails basierend auf Kundenverhalten verschicken

Das Ziel: Vertriebsteams bekommen mehr Zeit für wichtigere Sachen, wie Beziehungen aufbauen und Deals abschließen.

Was bringt dir CRM-Automatisierung?

Vertriebsautomatisierung bringt viele Vorteile in allen Bereichen deiner Verkaufsbemühungen, ob Lead Management, B2B-Vertrieb oder Sales Funnel. Wer heute die leistungssteigernde Kraft von Automatisierung und KI im Vertrieb nicht nutzt, verpasst einen entscheidenden Hebel für die Effektivität im Betrieb.

1. Du sparst Zeit und wirst produktiver

Automatisierung übernimmt die manuellen, wiederkehrenden Aufgaben – die zeitraubenden, aber notwendigen Sachen wie Leads kontaktieren, Anrufe planen und Erinnerungen setzen. Du verbringst weniger Zeit mit diesen langweiligen Aufgaben und hast mehr Kapazität für die wertvollen Sachen.

2. Weniger Fehler passieren

Der Verkaufsprozess kann kompliziert und lang sein. Ein kleiner Fehler, wie ein vergessenes Follow-up bei einem Lead, kann einen großen Deal kosten. Wenn du deine Verkaufs-Workflows automatisierst, läuft alles sauber ab. Nichts geht verloren und dein Team bleibt organisiert, auch wenn dein Unternehmen wächst.

3. Deine Kunden sind zufriedener

Kundenbetreuung ist das A und O im Vertrieb. Kunden wollen eine schnelle, konsistente und persönliche Kommunikation und wenn Vertriebler ihre Sache gut machen, entsteht daraus eine starke Kundenbindung, die für Vertrauen und langjährige Kundentreue sorgen kann. Mit Automatisierung kannst du unkompliziert die Kommunikation mit Interessenten und Kunden personalisieren, über alle Kanäle – Support-Tickets, Chatbots, E-Mail-Follow-ups. Diese Art der Kommunikation sorgt für ein gutes CRM-Erlebnis und stärkt die Kundenzufriedenheit und bindet sie langfristig.

4. Verkaufszyklen werden kürzer

Automatisierung schiebt Deal-Phasen automatisch weiter, löst nächste Schritte aus und benachrichtigt die richtigen Leute zur richtigen Zeit. Deine Verkaufspipeline läuft ohne ständige manuelle Eingriffe. Das Ergebnis: ein reibungsloserer, schnellerer Weg vom Lead zum abgeschlossenen Deal.

Diese CRM-Funktionen solltest du automatisieren

Mit CRM-Automatisierungstools kannst du verschiedene Prozesse verbessern. Hier sind die wichtigsten Funktionen, die du in deinem CRM-System automatisieren solltest:

Kontakte verwalten

Mit CRM-Automatisierung baust und pflegst du ganz einfach eine aktuelle Datenbank aller Kontakte, Kundenprofile und Kundeninteraktionen. Wenn Leads durch die Verkaufspipeline wandern, werden ihre Infos automatisch aktualisiert. Dein Team hat also immer die neuesten Details zur Hand. Du kannst auch automatisch dein Team benachrichtigen, sobald ein neuer Kontakt dazukommt oder das Kunden-Onboarding starten kann.

Leads managen

Automatisierung kann Leads qualifizieren, bewerten und an die richtigen Teammitglieder weiterleiten und zwar nach deinen eigenen Kriterien. Das macht den Lead-Nurturing-Prozess schneller und schafft ein System, das ohne zusätzliche Mitarbeiter wachsen kann.

KI-gesützte AI CRMs wie monday CRM gehen noch einen Schritt weiter. Sie haben KI-Lead-Scoring, das die besten Interessenten priorisiert. So wissen deine Verkäufer, wo sie ihre Zeit investieren sollten.

Aufgaben verwalten

Wenn du das Aufgaben- und Task Management automatisierst, können deine Teams ihre Arbeit besser überblicken, strukturieren und bleiben organisiert, um rechtzeitig zu reagieren und am Ball zu bleiben. Du kannst automatisch Aufgaben erstellen, wenn sich Deal-Status ändert, Aufgaben archivieren oder löschen, wenn sie fertig sind, Mitarbeiter benachrichtigen, wenn Deadlines näher kommen und vieles mehr.

Dokumente verwalten

Vertriebsteams brauchen im täglichen Geschäftsprozess wichtige Dokumente wie Angebote, Verträge und Rechnungen für ihre Verkaufstätigkeit. CRM Automation macht es einfacher, diese Dokumente zu teilen, darauf zuzugreifen und Anfragen zu genehmigen – das schafft einen reibungsloseren, kollaborativen Workflow. Mit monday CRM kannst du zum Beispiel automatisch dein Team benachrichtigen, wenn neue Ressourcen oder Trainingsmaterialien da sind, Manager-Genehmigungen anfordern und verwandte Dateien in organisierte Kategorien sortieren.

Kundenservice

CRM-Automatisierung kann deinen Kundensupport schneller und konsistenter machen. Wenn du servicebezogene Aufgaben automatisierst – wie Tickets an das richtige Teammitglied weiterleiten, sofortige Bestätigungen senden oder Follow-ups nach der Lösung auslösen – kann dein Team schneller und zuverlässiger antworten. Erweiterte Features wie KI-Chatbots bearbeiten Kundenprobleme und Anfragen sofort, auch wenn alle Service-Mitarbeiter gerade beschäftigt sind.

Berichte und Analysen

Die besten CRM-Systeme können automatisch Berichte generieren, die die Leistung von Teammitgliedern und den Verkaufsfortschritt bewerten und wichtige Kennzahlen visualisieren. Diese Art von CRM-Automatisierung macht datenbasierte Entscheidungen möglich – du bekommst Erkenntnisse, ohne die Zahlen selbst zusammenzutragen.

monday CRM bietet zum Beispiel benutzerdefinierte Dashboards, die sofort deinen Deal-Fortschritt, Verkaufszahlen und Teamleistung für alle sichtbar machen.

Die 5 besten CRMs mit Automatisierung

Die führenden CRM-Software-Lösungen heute müssen Automatisierung bieten, um konkurrenzfähig zu bleiben. Es wird immer häufiger, dass CRMs Automatisierung anbieten, aber einige Plattformen stechen mit ihren fortgeschrittenen Automatisierungs-Features hervor. Hier sind fünf CRM-Tools, die für starke Automatisierung bekannt sind – und wie sie sich je nach Geschäftsbedürfnissen unterscheiden.

monday CRM

Am besten für: Vollständig anpassbare, einfach zu bedienende Automatisierung

monday CRM ist ein intuitives, einfaches CRM, das Teams dabei hilft, die ganze Customer Journey effizienter zu betreuen. Mit vielen vorgefertigten Automatisierungsformeln und einem einfachen „Wenn dies, dann das“-Builder können Teams ganz einfach Lead-Zuweisungen, Follow-ups, Deal-Updates und mehr automatisieren, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Sieh dir hier eine kurze Demo an:

Top-Automatisierungs-Features:

• KI-gestützte Automatisierung, die Muster erkennt und Prozesse ohne manuelle Eingriffe optimiert
• Vorgefertigte Automatisierungen in jedem CRM-Board
• Sequenzen, um E-Mail-Flows zu automatisieren

Preis:

Ab 12€ pro Nutzer/Monat mit Jahrespaket. Ein kostenloses CRM ist als Testversion verfügbar.

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Salesforce

Am besten für: Große Teams, die komplexe Automatisierung brauchen

Salesforce ist eine starke CRM-Plattform, die in verschiedenen Branchen eingesetzt wird, aber am beliebtesten bei großen Unternehmen ist. Die KI-gestützte Software bietet umfangreiche Drag-and-Drop-Automatisierungsaktionen für jeden Workflow.

Top-Automatisierungs-Features:

• Eingebaute Tools wie Process Builder und Flow Builder, um komplexe Prozesse zu automatisieren
• Automatisierte Angebotserstellung, die Angebote erstellt, ändert und zusammenfasst, während rollenbasierte Zugriffsberechtigungen erhalten bleiben
• KI-gestütztes Lead-Scoring

Preis:

Ab 25€ pro Nutzer/Monat mit Jahrespaket

Zoho

Am besten für: Günstige Automatisierung

Zoho CRM ist eine cloudbasierte Customer-Relationship-Management-Software, die ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen ist. Zoho arbeitet mit über 1.000 Apps von Drittanbietern zusammen, was es zu einer flexiblen Wahl für Unternehmen macht, die starke Automatisierung zu einem niedrigeren Preis wollen.

Top-Automatisierungs-Features:

• Die eingebaute KI-Assistentin Zia automatisiert Workflows, sagt Ergebnisse voraus und gibt intelligente Empfehlungen
• Automatische Lead-Scoring-Regeln
• Vordefinierte Automatisierungsvorlagen

Preis:

Kostenpflichtige Pakete ab 14€/Nutzer/Monat. Kostenlose Version für bis zu 3 Nutzer verfügbar.

Hubspot

Am besten für: Vertriebs- und Marketing-Automatisierung abstimmen

HubSpots Sales Hub bietet Automatisierung für sehr personalisierte Workflows. Teams können ganz einfach Lead-Routing, Aufgabenerstellung, E-Mail-Follow-ups und Interessenten-Nurturing in einer zusammenhängenden Arbeitsplattform automatisieren. Dank der eingebauten Marketing-Kampagnen-Tools kann die CRM Marketing Automatisierung vielen Organisationen helfen, die Vertriebs- und Marketing-Teams besser aufeinander abzustimmen und für eine konsistente Ansprache in jeder Phase des Funnels zu sorgen.

Top-Automatisierungs-Features:

• Personalisierte E-Mail-Sequenzen, um Lead-Ansprache zu skalieren
• Automatisierte Lead-Rotation
• A/B-Test-Automatisierung für Verkaufssequenzen

Preis:

Kostenpflichtige Tarife ab 15€/Nutzer/Monat. Kostenlose Version für bis zu 5 Nutzer verfügbar.

Pipedrive

Am besten für: Visuelle Pipeline-Automatisierung

Pipedrive ist ein Pipeline-Management-Tool mit einer intuitiven Oberfläche und benutzerfreundlichen Automatisierungs-Tools. Teams können wiederkehrende Aktionen wie E-Mails senden, Deal-Status aktualisieren und Drip-Kampagnen verwalten automatisieren.

Top-Automatisierungs-Features:

• Chatbot-Automatisierung für Lead-Erfassung und Qualifikation
• Automatisch personalisierte E-Mails an Leads senden
• Verzögerungsfunktion automatisiert Aktionen zur gewünschten Zeit oder zum gewünschten Datum

Preis:

Ab 14€/Nutzer/Monat mit Jahrespaket

monday CRM: Erweiterte Automatisierung für jeden Verkaufs-Workflow

monday CRM nutzt Automatisierung als zentralen Baustein und ist für ndie Effizienzsteigerung im gesamten Unternehmensbetrieb entwickelt worden. Teams jeder Abteilung können damit manuelle Aufgaben eliminieren und den ihre Abläufe beschleunigen. Die flexibel anpassbaren No-Code-Automatisierungen lassen sich auf den einzigartigen Workflow deines Teams zuschneiden, ohne dass die Mitarbeiter viel technisches Know-how brauchen. Mit KI-gestützter Automatisierungstechnologie können Leads automatisch an die freien Mitarbeiter zugewiesen werden, Erinnerungen für kommende Aktivitäten eingerichtet und Benachrichtigungen versandt werden, wenn ein Lead eine E-Mail öffnet. Und das ist noch längst nicht alles.

Workflows mit vorgefertigten Automatisierungen starten

Jedes Board in monday CRM hat bereits gebrauchsfertig eingerichtete Automatisierungen, die darauf ausgelegt sind, spezifische Verkaufs-Workflows zu beschleunigen. Wenn zum Beispiel ein Lead ein Kontaktformular ausfüllt, wird er automatisch zu einem Leads-Board hinzugefügt und eine Automatisierung benachrichtigt den zuständigen Verkaufsmanager.

E-Mail-Flows mit personalisierten Sequenzen automatisieren

Das Sequenzen-Feature lässt dich automatisierte E-Mail-Kampagnen-Flows erstellen, die Leads von Anfang bis Ende betreuen. Verwende dynamische Felder, um benutzerdefinierte Bedingungen festzulegen, wann Leads in eine Sequenz eintreten oder zum nächsten Schritt des Funnels wechseln. Sequenzen können automatisierte E-Mails, Aufgaben und Telefon-Erinnerungen enthalten.

Kommunikation mit nahtlosen Integrationen bündeln

monday CRM arbeitet mit beliebten E-Mail-Plattformen wie Gmail und Outlook zusammen. Du kannst E-Mails direkt von deinem CRM senden und empfangen. Automatisiere Follow-ups, verfolge E-Mail-Interaktionen und behalte eine vollständige Kommunikationshistorie, ohne zwischen Tools zu wechseln. Du kannst sogar mit Zoom integrieren, um automatisch Meeting-Zusammenfassungen und Aufzeichnungslinks in deiner Timeline zu erfassen.

Deals mit KI-automatisierter Aufgabenerstellung voranbringen

Nutze unser CRM mit KI, um Ideen oder Meeting-Ergebnisse in Sekunden in konkrete Aufgaben zu verwandeln und Deals automatisch voranzubringen. Unser eingebauter KI-Verkaufsassistent macht es einfach, Aufgaben zu erstellen, Deadlines zu setzen und sie an die richtigen Teammitglieder zuzuweisen – alles in nur wenigen Klicks.

Beschleunige deinen Verkaufszyklus mit monday CRM KI-Automatisierung

CRM-Automatisierung hilft Vertriebsteams, intelligenter zu arbeiten: Zeit sparen, mehr Deals abschließen und eine zuverlässige Kundenerfahrung bieten. Aber damit Automatisierung so effektiv wie möglich ist, muss dein CRM es einfach machen, sie zu implementieren und über deinen Workflow zu skalieren.

Mit erweiterten KI-Features macht monday CRM es einfach, jeden Teil deines Verkaufsprozesses zu automatisieren, von CRM und Marketing-Automatisierung bis zu KPI-Tracking und Cross Selling-Aktivitäten.

Probier monday CRM noch heute aus und lass dich davon überzeugen, wie einfach intelligente Automatisierung deinem Team helfen kann, besser und mehr zu verkaufen.

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