Projektmanager: Aufgaben, Tipps und Tools für Projekt-Dirigenten

Der Film „The Greatest Showman“ ist vielleicht einer der besten, der je gemacht wurde. Das ist natürlich objektiv, aber ich kläre auch, warum.

P. T. Barnum hatte eine Vision – einen Traum und eine Motivation, ihn wahr zu machen – und zwar so schnell es geht. Er wollte seiner Frau Wohlstand und ein gutes Leben ermöglichen. Mit dem Ehrgeiz, finanziellen Erfolg und gesellschaftliche Anerkennung zu erreichen, setzte er auf eine Idee, die ebenso riskant wie revolutionär war: Unterhaltung als großes Geschäft. Er setzte sich zum Ziel, Menschen mit einer Show zu fesseln, wie sie sie noch nie gesehen hatten. Dafür suchte und fand er außergewöhnliche Talente, schuf die Struktur und brachte alles so zusammen, dass nicht nur eine spektakuläre Show entstand, sondern der moderne Wanderzirkus geboren wurde, mit dem rot-weißen Zelt als Markenzeichen.

Genauso funktioniert es auch in Unternehmen: Am Anfang steht eine starke Idee – und um sie umzusetzen, braucht es jemanden, der den Hut auf hat, wie der Zirkusdirektor seinen Zylinder.

Wer sorgt dafür, dass Fristen eingehalten, Ressourcen optimal genutzt und Teams effizient koordiniert werden? Wer behält das Budget im Blick? Wer hält alle Beteiligten auf Kurs? Die Unternehmensführung kann diese Last selten allein stemmen. Hier kommt der Projektmanager ins Spiel – die zentrale Figur, die nicht nur Arbeitsabläufe strukturiert, Aufgaben verteilt und die Kommunikation sicherstellt, sondern den Projekterfolg als Ganzes verantwortet.

Was also macht wirklich gutes Projektmanagement aus? Welche Methoden und digitalen Tools helfen, Projekte effizient zum Ziel zu führen?

Genau darum geht es in diesem Artikel.

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Was macht ein Projektmanager?

Die Aufgaben eines Projektmanagers zielen darauf ab, dass ein Projekt von der Idee bis zum Abschluss erfolgreich durchgeführt wird.

Projektmanager sind Change Agents, sie passen buchstäblich an, wie eine Organisation arbeitet, um diese Abläufe reibungsloser zu gestalten.

Projektmanager verinnerlichen die Projektziele und setzen ihre Fähigkeiten und ihr Fachwissen ein, um das Team zu inspirieren, Zeit- und Ressourcenplanung im Blick zu behalten und die anstehenden Aufgaben effektiv und effizient zu erledigen.

Projektmanager glänzen in komplexen, dynamischen Umgebungen und stellen sich begeistert der Herausforderung, den Überblick über eine Vielzahl von dynamischen Puzzleteilen zu behalten: von Mitarbeitern über Kostenplanung bis zur Verfolgung der Projektmeilensteine.

Hier ist eine kurze Liste mit den wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers:

• Projekte von der Idee bis zur Fertigstellung planen
• Probleme lösen, die im Laufe eines Projekts auf dein Team zukommen
• Das Budget und die Projektkosten steuern und kontrollieren
• Den Projektfortschritt an die Geschäftsführung und andere Interessengruppen kommunizieren und sich abstimmen
• Nach Projektabschluss die Umsetzung des Projektplans analysieren (Lessons Learned)

Projektmanager können mit entsprechender Erfahrung auch zu Programmmanagern aufsteigen, die für mehrere Projekte verantwortlich sind. Sie kümmern sich dann um das Portfoliomanagement und wählen Projekte und Programme innerhalb einer Organisation aus, priorisieren sie und abstimmen sie gemäß den Geschäftszielen aufeinander ab.

Was sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers?

Ein Projektmanager beaufsichtigt Projekte von der Projektinitiierung bis zum Projektabschluss. Die genauen Aufgaben und Zuständigkeiten können je nach Projekt, Unternehmen, Arbeitsorganisation, Kunde, Branche und mehr variieren. Aber im Allgemeinen übernehmen PMs die folgenden 7 Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Planung

Ein Projektmanager ist für den Projektplan verantwortlich. Das ist die Blaupause, an der sich die Teammitglieder, der Projektmanager und die Geschäftsleitung während des Projekts orientieren können. Ein guter Projektplan sollte:

• Den Projektumfang definieren. Kurz gesagt, du brauchst eine gut durchdachte Erklärung, was dein Projekt erreichen und umfassen soll.
• Die Ressourcen verteilen. Zu den Ressourcen gehören Tools, Mitarbeiter, finanzielle Mittel, externe Ressourcen wie Agenturen oder Auftragnehmer, eventuell benötigte Sachmittel und mehr.
• Den Zeitplan und das Budget bestimmen. Der Plan sollte nicht nur die Kosten und den Zeitrahmen für das gesamte Projekt enthalten, sondern auch eine Aufschlüsselung nach Phasen oder Aufgaben.
• Festlegen, wie die Projektabwicklung und Dokumentation erfolgen soll. Lege fest, welche Teammitglieder für die einzelnen Aufgaben zuständig sind und wie ihr euch gegenseitig sowie die gesamte Organisation informiert, wenn Aufgaben erledigt sind.
• Einen Vorschlag für Nachbereitung und Wartung enthalten. The job isn’t done when the job is done. Du musst auch darlegen, wie du deine Leistung evaluieren und Pläne für zukünftige Qualitätssicherung aufstellen willst, falls du Support oder Garantien anbietest.

Die Planungsphase findet auf höchster Ebene statt und konzentriert sich auf die Festlegung der Projektleistungen und -anforderungen und darauf, wie du diese verfolgen und managen willst.

Die Projektplanvorlage von monday.com ermöglicht es Projektmanagern, Abhängigkeiten, Projektziele und verfügbare Ressourcen innerhalb eines festgelegten Budgets und Zeitrahmens zu verwalten.

Führung

Ein großer Teil der Aufgaben eines Projektmanagers besteht darin, das Projektteam zusammenzustellen und zu leiten. Der Job erfordert also ein gutes Gespür für Soft Skills wie:

• Ausgezeichnete Kommunikation: Anweisungen, Informationen und Feedback müssen klar und objektiv formuliert werden.
• Führungsqualitäten: Der PM ist der Projektleiter – Inspiration und Motivation beginnen beim Projektmanager. Mitarbeiter müssen mit Vision und Empathie geführt werden, besonders in heutigen Zeiten.
• Scharfes Auge für Stärken und Schwächen: Ein guter Projektmanager muss seine Mitarbeiter kennen, denn er muss in der Lage sein, Aufgaben klug zu delegieren, um die richtige Person für den richtigen Job zu finden.
• Transparenz: Es gehört zur Rolle des Projektmanagers, sich regelmäßig und offen mit Teammitgliedern und allen Projektbeteiligten auszutauschen und Feedbackgespräche zu führen.
• Überwachen ohne zu kontrollieren: Ein regelmäßiger Austausch ist wichtig und sollte in einem offenen Rahmen stattfinden, bei dem alle Beteiligten teilhaben können. Man kann zum Beispiel eine Morgenroutine für das Team einführen und jede Woche Freitags ein Jour fixe Meeting abhalten, um alle in den Fortschritt des Projekts zu involvieren.

Ausführung

Diese Verantwortung betrifft die tägliche Ausführung der Planungs- und Führungsaufgaben.

Projektmanager sind dafür da, das Team bei der Ausführung der Aufgaben zu unterstützen. Das bedeutet, dass sie sich regelmäßig melden, die Fortschritte kontrollieren und mit den Beteiligten über den Stand des Projekts sprechen.

Der monday.com Project Tracker ist ein sehr gutes Hilfsmittel für diese Aufgabe. Wenn du in der technischen Produktentwicklung oder Software-Entwicklungsprozessen arbeitest, kannst du auch die Produkt-Roadmap Vorlage verwenden.

Sie ist ideal für längerfristige Projekte, da du deinen Projektplan für jedes Quartal aufschlüsseln kannst.

Sie enthält für jede Phase einen Produktmanager oder eine Führungskraft sowie verschiedene Entwicklungsleistungen auf dem Weg.

Zeitmanagement

Eine der schwierigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist es, den Zeitplan zu gestalten und einzuhalten. Es ist eine der Schlüsselaufgaben, denn die Einhaltung des Zeitplans ist entscheidend, um die Erwartungen an den Fertigstellungstermin zu managen, denn pünktliche Ablieferung gilt of als wichtiger Erfolgsfaktor.

Für das individuelle Zeitmanagement nutzen zielstrebige PMs beliebte Zeitmanagement-Methoden, wie:

1. Eisenhower-Matrix
2. Pareto-Prinzip
3. ALPEN-Methode

Die Verantwortung für das Zeitmanagement umfasst auch Folgendes:

• Risikomanagement: Führe im Vorfeld eines Projekts eine Risikobewertung durch und informiere dich über die Risiken, mit denen du im Laufe deiner Arbeit konfrontiert werden könntest, damit sie deinen Zeitplan gar nicht aus der Bahn werfen können.
• Schnelle Problemlösung: Je länger ein Teammitglied vom Kurs abkommt, desto mehr wird sich dein Zeitplan unerwartet in die Länge ziehen. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, sein Team so schnell wie möglich wieder auf Kurs zu bringen.

Wenn die Fertigstellung deines Projekts davon abhängt, dass die Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten physisch vor Ort verfügbar sind, ist die Planung der Arbeitszeiten und der freien Tage eine weitere wichtige Aufgabe – ob du ein Projektmanager im Baugewerbe bist, der ein Team auf der Baustelle leiten muss, oder ein Projektmanager in einem Produktionsbetrieb, der rund um die Uhr Schichten einteilen muss.

monday.com hat eine Vorlage für einen wöchentlichen Schichtplan, der leicht angepasst werden kann, wenn Teammitglieder sich krank melden oder Urlaub nehmen.

Budget

Es ist Aufgabe des Projektmanagers, zu berechnen, wie viel ein Projekt kosten wird, oder auszuloten, wie ein Projekt innerhalb eines bestimmten Budgets abgeschlossen werden kann. Dazu gehört auch, dafür zu sorgen, dass das Team das Budget einhält.

Wenn bestimmte Aspekte des Projekts mehr oder weniger kosten als geplant, müssen die Projektmanager möglicherweise Ressourcen umschichten, um sie an das Budget anzupassen, oder zusätzliche Mittel beantragen.

Verfolge dein Projekt-Budget mit der monday.com Budget-Tracker-Vorlage. Sie schlüsselt die Ausgaben automatisch nach Abteilung und Posten auf.

Dokumentation

Die Arbeit ist erst getan, wenn der Papierkram erledigt ist, und ein großer Teil des Projektmanagements ist die Überwachung der Projektdokumentation. Dazu gehören:

• Messen und Analysieren der Fortschritte: Du solltest deine Fortschritte laufend dokumentieren und immer in der Lage sein, die Frage „Wie läuft’s?“ detailliert zu beantworten.
• Datenerhebung: Wie viel Zeit haben die Aufgaben beansprucht? Wie viel von deinem Budget wurde wo eingesetzt? Alle relevanten Daten sollten aufgezeichnet und archiviert werden.
• Mündliche und schriftliche Statusberichte: Triff dich regelmäßig mit den Teammitgliedern, um den Stand deines Projekts zu besprechen und dokumentiere diese Berichte, zum Beispiel durch Protokoll schreiben.
• Genehmigungen: Projektmanager müssen bei Bedarf schnell Entscheidungen treffen und Genehmigungen erteilen, die einfach nachzuverfolgen und einzusehen sind, falls später Fragen auftauchen.
• Archivierung: Die Dokumentation muss systematisch und logisch aufbewahrt werden, damit man in Zukunft leicht darauf zurückgreifen kann.

Instandhaltung

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, kann es die Aufgabe des Projektmanagers sein, sich um die weitere Instandhaltung zu kümmern.

Je nach Art des Projekts kann das eine Menge bedeuten, aber im Allgemeinen beinhaltet es:

• Unterstützung des Endprodukts bei der weiteren Umsetzung: Auch wenn dein Team nicht an den täglichen Aufgaben beteiligt ist, bist du als Projektmanager oft an der Erstellung dieser Pläne beteiligt.
• Messen und Optimieren des Projektplans: Wie nah waren deine ursprünglichen Projektpläne an der Realität? Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, zu analysieren, wie gut sein Team abgeschnitten hat, und alle Erkenntnisse festzuhalten, die dazu beitragen können, zukünftige Projekte zu verbessern.

Während ein Projekt voranschreitet, kannst du mit den monday.com Vorlagen auch ein Risikoregister erstellen und sowohl erwartete als auch unerwartete Stolpersteine auf deinem Weg festhalten.

So kannst du dokumentieren, wie viele Risiken aufgetreten sind und wie genau deine Zeitpläne und Budgets davon betroffen waren.

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Wie wird man Projektmanager?

Der Weg in das Berufsbild Projektmanager ist vielseitig und hängt stark von der Branche und den individuellen Qualifikationen ab. Es gibt also nicht den einen Weg, um Projektmanager zu werden. Eine klassische Ausbildung kann ein erster Schritt sein, reicht aber allein meist nicht aus – in der Regel führt der Weg über ein Studium oder eine Weiterbildung als Quereinstieg.

Hier sind die wichtigsten Optionen:

Ausbildung

Es gibt zwar keine direkte Ausbildung zum Projektmanager, aber einige kaufmännische oder technische Ausbildungsberufe können eine gute Grundlage bieten, z. B.:

• Industriekaufmann/-frau
• Kaufmann/-frau für Büromanagement
• IT-Systemkaufmann/-frau
• Technische Berufe (z. B. Veranstaltungstechnik, Bau, IT)

Nach der Ausbildung kann man sich durch Weiterbildungen oder Zertifikate in Richtung Projektmanagement spezialisieren.

Studium

Viele beginnen ihre Karriere nach einem abgeschlossenen Studium in Bereichen wie Betriebswirtschaft, Ingenieurwissenschaften oder IT. Dafür gibt es duale Studiengänge sowie das klassische Bachelor- und Masterstudium. Ein abgeschlossenes Studium ist aber nur einer von vielen Wegen, um sich als Projektmanager zu qualifizieren.

Weiterbildung

Beim Projektmanagement sind organisatorische und zwischenmenschliche Kompetenzen essenziell, um Projekte und Teams zu leiten und Stakeholder vs Shareholder zu managen. Wer eine Karriere im Projektmanagement anstrebt, kann durch Zertifizierungen renommierter Organisationen wie der International Project Management Association (IPMA) oder des Project Management Institute (PMI) seine Fachkenntnisse nachweisen.

Auch viel kleinere Fortbildungsbetriebe bieten Kurse in Projektmanagement an, in denen die PM-Grundlagen gelehrt werden. Wer einen Bildungsgutschein von der Agentur für Arbeit hat, kann sich auch kostenlos zum Projektmanager weiterbilden lassen.

Berufseinstieg

Der Einstieg erfolgt oft als Junior Projektmanager, wo du praktische Erfahrungen im Projektmanagement sammelst. Mit wachsender Verantwortung und Spezialisierung – etwa für agiles Projektmanagement – ist der Aufstieg zum Senior Projektmanager möglich. Besonders gefragt sind Experten mit interkultureller Kompetenz, da viele Unternehmen international agieren und sich mit der digitalen Transformation auseinandersetzen.

Gehalt

Das Gehalt von Projektmanagern variiert je nach Erfahrung und Branche. Während ein Junior Projektmanager mit einem Einstiegsgehalt von etwa 40.000 bis 55.000 Euro pro Jahr rechnen kann, verdienen erfahrene Senior Projektmanager oft 80.000 Euro oder mehr.

Wer strategische Großprojekte leitet oder sich auf komplexe Bereiche spezialisiert, übernimmt eine zentrale Rolle im Unternehmen und kann sich entsprechend weiterentwickeln. Ein erfolgreiches Projektmanagement eröffnet also nicht nur spannende Herausforderungen, sondern auch attraktive Karriereperspektiven.

Welche Formen des Projektmanagements sollte der Projektmanager kennen?

Projektmanagement ist vielfältig – je nach Branche, Unternehmensstruktur und Art des Projekts kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz. Die wichtigsten Ansätze lassen sich in klassische, agile und hybride Modelle unterteilen. Jede Methode hat ihre eigenen Stärken und eignet sich für bestimmte Einsatzbereiche.

1. Klassisches Projektmanagement

Das klassische oder auch traditionelle Projektmanagement folgt einer klaren Struktur mit festen Phasen. Besonders in stark regulierten Branchen mit vorhersehbaren Abläufen kommt dieser Ansatz zum Einsatz.

Merkmale:

• Detaillierte Planung zu Beginn des Projekts
• Feste Meilensteine und definierte Zielsetzung
• Hierarchische Projektstruktur und klare Rollenverteilung
• Geringe Flexibilität bei Änderungen

Typische Methode: Wasserfallmodell

Einsatzbereiche:

• Bauprojekte
• Maschinenbau
• Pharmaindustrie
• Großprojekte mit langen Laufzeiten

2. Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement setzt auf Flexibilität, inkrementelle Fortschritte und eine enge Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Anstatt ein Projekt vollständig durchzuplanen, werden Abschnitte in kurzen Zyklen umgesetzt und regelmäßig angepasst.

Merkmale:

• Iterative Entwicklung in kurzen Zyklen (Sprints)
• Enge Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern
• Schnelle Anpassung an neue Anforderungen
• Kontinuierliches Feedback zur Optimierung

Wichtige agile Methoden:

Einsatzbereiche:

• Softwareentwicklung
• Produktentwicklung
• Marketing und kreative Prozesse
• Start-ups und Innovationsprojekte

3. Hybrides Projektmanagement

Viele Unternehmen kombinieren heute klassische und agile Elemente, um von beiden Ansätzen zu profitieren. In einem hybriden Modell können z. B. strategische Planungselemente aus dem klassischen Projektmanagement mit der Flexibilität agiler Methoden kombiniert werden.

Merkmale:

• Kombination aus fester Planung und flexiblen Anpassungsmöglichkeiten
• Geeignet für Unternehmen, die Agilität benötigen, aber regulatorische Vorgaben einhalten müssen
• Besonders effektiv für komplexe Projekte mit wechselnden Anforderungen

Einsatzbereiche:

• IT-Projekte in großen Unternehmen
• Digitalisierungsvorhaben
• Unternehmen, die eine Balance zwischen Kontrolle und Flexibilität suchen

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Muss ein Projektmanager ein Fachspezialist sein?

Ob ein Projektmanager tiefgehendes Fachwissen in einem bestimmten Bereich braucht, hängt stark von der Branche und der Art des Projekts ab.

Ein erfolgreicher Projektmanager muss nicht jedes Detail eines Projekts selbst ausführen können, sondern vielmehr Teams koordinieren, Ressourcen effizient einsetzen und Hindernisse frühzeitig erkennen. Besonders in der digitalen Transformation und unserer heutigen Vuca-Welt ist die Fähigkeit gefragt, interdisziplinäre Teams zu führen und Veränderungen zu managen.

Wie monday.com Projektmanagern die Arbeit erleichtert

Die erfolgreichsten Projektmanager nutzen eine zuverlässige und effektive Projektmanagement-Software, um ihre täglichen Abläufe zu verfolgen und die Kommunikation im Team zu erleichtern.

Das sind die wichtigsten Merkmale, die ein PM-Tool braucht:

• Intuitive Benutzeroberfläche, die schnell erlernbar ist
• Automatisierungen, die Routineaufgaben abnehmen
• Vorlagen, um Projekte schneller zu starten
• Integrationen, die deine bestehende Arbeitssoftware nahtlos einbinden
• Flexible Ansichten, die sich an unterschiedliche Arbeitsstile anpassen

Wir wollen nicht angeben, aber wir sind überzeugt, dass monday.com die beste Lösung für Projektmanager ist. Die Plattform ist einfach zu bedienen und hat eine ansprechende, bunte Benutzeroberfläche, auf die sich deine Teammitglieder jeden Tag freuen werden.

Folgende einfach bedienbare Funktionen stehen dir und deinem Team zur Verfügung (und noch viele mehr!):

• Task Management: Mit monday.com ist Arbeit delegieren ganz einfach. Einzelne Aufgaben und Unteraufgaben können einfach eingegeben werden und dann Zuständigkeiten festgelegt werden, also wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.
• Automatisierungen: Jedes Mal, wenn eine Aufgabe erledigt ist, kann das nächste Teammitglied automatisch benachrichtigt werden.
• Markierungen (Taggen9: Markiert euch gegenseitig in Kommenaten zu den Aufgaben-Elementen. Optimiert eure Vorgänge so, dass ihr keine Benachrichtigung erhaltet, die euch nicht direkt betrifft. So vermeidet ihr Chaos und gefühltes Spamming.
• Ansichten. Die effektive Visualisierung eines Projekts sieht für jeden anders aus. Manche Projektmanager bevorzugen Tabellen, andere Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards. Was auch immer für dich funktioniert, mit monday.com kannst du ganz einfach zu dieser Ansicht wechseln.

Wahrscheinlich verwendest du bereits andere Tools, damit deine Abläufe reibungslos funktionieren. monday.com lässt sich mit vielen verschiedenen Tools und Apps integrieren, sodass du mit der Plattform arbeiten kannst, ohne deine technische Infrastruktur zu stören.

Endlich musst du nicht mehr bei Null anfangen. monday.com bietet mehr als 200 Vorlagen zur Auswahl.

Sieh dir hier eine kurze Demo an:

Von der Vision zum Ziel: Wie du als Projektmanager erfolgreich bist

Der Zirkusdirektor P. T. Barnum wusste, dass große Träume nur mit der richtigen Strategie Realität werden. Er hatte eine Vision, doch erst durch klare Strukturen, effiziente Abläufe und ein starkes Team wurde daraus ein bahnbrechender Erfolg. Genau das ist es, was auch erfolgreiche Projektmanager auszeichnet: Sie halten alle Fäden in der Hand, steuern komplexe Prozesse und sorgen dafür, dass Ziele nicht nur definiert, sondern auch erreicht werden.

Aber selbst die besten Projektmanager brauchen Werkzeuge, die ihnen den Rücken freihalten. Ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool kann die Herausforderungen bei der Arbeit abfedern. Es hilft, Arbeitsabläufe zu strukturieren und zu optimieren, Prozesse zu automatisieren und Teams effizient zu koordinieren.

Wenn du ein Tool suchst, das nicht nur Projektmanagement erleichtert, sondern deine gesamte Arbeitsorganisation optimiert, dann wirf einen Blick auf monday.com. Die Plattform bietet alles, was du brauchst – und du kannst sie 14 Tage lang kostenlos testen.