Metodologia scrum: como implementá-la em seu próximo projeto

Os atletas de sucesso aprendem treinando, e o mesmo acontece com as equipes corporativas. Para ser um astro no campo ou na sala de reuniões, você precisa praticar e aprender conforme progride. O Scrum é uma estrutura de gestão de projetos que se baseia nessa ideia.

Assim como uma equipe esportiva se reúne para analisar uma jogada fracassada após um grande jogo, o Scrum incentiva as equipes a aprender com suas próprias vitórias e derrotas. Em seguida, essas equipes se organizam (e se reorganizam) rapidamente.

Este artigo aborda todos os conceitos básicos: a metodologia Scrum, a estrutura, os eventos, os artefatos, os membros da equipe e as ferramentas necessárias para começar.

O que é metodologia Scrum?

O Scrum é uma estrutura usada para organizar, planejar e executar projetos complexos.

Ele auxilia pessoas, equipes e organizações na geração ou conclusão de projetos, permitindo que se adaptem à medida que avançam.

Vamos nos aprofundar na estrutura completa adiante, mas aqui está uma visão geral:

• Todo o processo geralmente começa com um roteiro de produto que descreve o(s) resultado(s) geral(is) que se espera alcançar
• Esse roteiro é detalhado em um backlog do produto que contém todos os recursos e requisitos necessários para alcançar o resultado.
• As equipes executam sprints de uma a quatro semanas, nos quais lidam com uma parte do backlog e criam um incremento do produto (versão do produto final).
• Após cada sprint, elas revisam, refinam, ajustam e, em seguida, iniciam o próximo sprint. Esse ciclo continua até que o produto final seja concluído e o projeto termine.

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Por que o nome Scrum?

O termo Scrum tem origem no rúgbi, em que jogadores de várias equipes se unem em uma formação organizada e muito compacta para atingir um objetivo.

Os jogadores literalmente se entrelaçam em um grupo fechado. A aparência é a seguinte:

(Fonte da imagem)

A analogia foi mencionada pela primeira vez em 1986, em um artigo de Takeuchi e Nonaka publicado na Harvard Business Review.

Eles compararam equipes de desenvolvimento de produtos multifuncionais e de alto desempenho com equipes de rúgbi que usam a formação Scrum.

Qual é a diferença entre o ágil e o Scrum?

As pessoas costumam confundir as metodologias ágil e Scrum e acreditam que são a mesma coisa. De fato, ambas se concentram na melhoria contínua e não na entrega de um produto final. Mas a escala é diferente.

Ágil é a mentalidade – a ideia por trás do que você deseja alcançar, como adaptabilidade, autogestão e velocidade.

Scrum é o método de execução – um projeto concreto que detalha como implementar o ágil passo a passo.

É isso que diferencia o Scrum: trata-se uma estrutura concreta com estágios, funções e eventos claramente definidos.

E a metodologia funciona: 58% de todas as equipes ágeis usam a estrutura Scrum (pesquisa disponível somente em inglês).

Leia também: Gestão ágil de projetos: o que é, quando e como usar

Por que usar o Scrum? Introdução à teoria do Scrum

As equipes optam por usar a estrutura Scrum porque sua simplicidade e flexibilidade permitem que elas sejam mais ágeis e, ao mesmo tempo, se mantenham organizadas.

Quando questionadas sobre o motivo pelo qual o Scrum foi adotado em suas organizações, 71% das equipes responderam “para acelerar a entrega de softwares” e 63% “para gerir as mudanças de prioridades”.

A teoria por trás da criação do Scrum se baseia em três pilares principais: transparência, inspeção e adaptação.

Esses pilares se baseiam no pressuposto de que o conhecimento vem da experiência e que as decisões devem ser tomadas de acordo com o que é observado. À medida que as equipes trabalham em um projeto, elas adquirem experiência e, com base nessa experiência, devem ser capazes de se reajustar conforme avançam.

Os pilares incentivam o pensamento lean, ou seja, concentrar-se apenas no que foi observado e reduzir o desperdício de esforços para que as equipes permaneçam focadas no essencial.

Os seguintes pilares funcionam como princípios orientadores para a equipe Scrum:

• Transparência: tanto a equipe que está realizando o trabalho quanto a que está recebendo devem estar completamente cientes do processo e do status em todos os momentos. A transparência reduzida em qualquer ponto do processo pode levar a decisões ineficazes e colocar o projeto em risco. O pilar da transparência também é necessário para que o próximo pilar, a inspeção, seja eficaz.
• Inspeção: o processo e o progresso devem ser avaliados com frequência à medida que o projeto avança. Isso permite que você e sua equipe identifiquem possíveis riscos ou problemas, além de apoiar o pilar final – a adaptação (quando necessária). A estrutura do Scrum fornece uma cadência para a inspeção, que também discutiremos adiante.
• Adaptação: Se você perceber que o seu processo não está indo bem ou que os resultados não são os esperados, é preciso fazer ajustes. E o mais importante é fazê-los rapidamente para não se distanciar ainda mais da meta original.

É importante observar que os três pilares deixam de ser válidos se as pessoas não tiverem o poder de se autogerenciar. Uma equipe Scrum deve se adaptar no momento em que algo novo é aprendido durante a inspeção, e não é possível fazer isso sem o poder de tomar decisões.

Qual é a estrutura do Scrum?

Sempre mencionamos que o Scrum é uma estrutura, mas o que isso significa exatamente?

A estrutura do Scrum é composta de eventos, também chamados de cerimônias, que funcionam como estágios de um projeto, e de artefatos, que funcionam como produtos a serem concluídos.

Todos eles são organizados de forma a apoiar o aprendizado e a melhoria contínuos. Se ilustrássemos o processo do início ao fim, teríamos um ciclo recorrente.

Cerimônias do Scrum

Há 5 eventos ou cerimônias dentro da estrutura do Scrum:

• Sprint
• Planejamento do sprint
• Reunião diária do Scrum
• Revisão do sprint
• Retrospectiva do sprint

As cerimônias são realizadas para possibilitar a transparência e permitir a inspeção e a adaptação ao longo do caminho. O sprint do Scrum é um evento em si, ao mesmo tempo em que atua como um contêiner geral para três dos eventos restantes.

Leia mais sobre as cerimônias do Scrum

O que são os artefatos do Scrum?

Os artefatos representam o trabalho da equipe Scrum ou o valor fornecido para o objetivo final. Eles tornam a transparência possível para toda a equipe.

Existem 3 artefatos, cada um dos quais deve ser definido e medido da seguinte maneira:

• Backlog do produto (ou de tarefas): a lista completa do trabalho a ser realizado, determinada com base no objetivo do produto
• Backlog do sprint: a lista do trabalho a ser realizado em um sprint, determinada com base na meta do sprint
• Incremento: o produto fornecido para revisão no final de um sprint, determinado de acordo com a “Definição de pronto”, ou seja, se foi ou não concluído

As 5 fases do Scrum

A metodologia Scrum envolve as cerimônias do Scrum, conforme explicamos acima. As cerimônias podem ser divididas nas 5 fases a seguir:

1. Pré-planejamento

• Definição de objetivos e visão: O product owner definirá os objetivos e metas gerais e, muitas vezes, um roteiro do produto. Normalmente, isso é feito em colaboração direta com as partes interessadas.
• Criação e refinamento do backlog do produto: O backlog do produto é uma lista de recursos, requisitos e correções de bugs (para softwares ativos) que descreve tudo o que uma equipe deve fazer para concluir um produto.

2. Planejamento

• Realização de uma reunião de planejamento do sprint e seleção dos recursos a serem incluídos no backlog do sprint (geralmente definidos a partir da perspectiva do usuário e chamados de histórias do usuário).
• Divisão de quaisquer requisitos grandes (geralmente chamados de “épicos”) em tarefas tangíveis, com estimativa de quanto tempo cada uma levará.
• Certificação de que o backlog do sprint é pequeno o suficiente para ser alcançado no prazo do sprint e atribuição de responsabilidade por diferentes histórias de usuários e tarefas aos membros apropriados da equipe.

3. Sprint (ou fase de desenvolvimento)

• Trabalho voltado para a iteração ou o incremento do produto que será entregue no final do sprint.
• Realização de uma reunião diária em pé ou reunião diária do Scrum em que são discutidos o progresso do dia anterior, as tarefas do dia e os possíveis gargalos.

4. Teste e revisão

• Organização de uma reunião de revisão do sprint (também conhecida como revisão do incremento do produto) em que os clientes e os usuários reais do produto (partes interessadas) testam o novo incremento. Se eles aceitarem as alterações e elas funcionarem como deveriam, a nova iteração poderá ser considerada concluída.

5. Retrospectiva

• Condução de uma retrospectiva do sprint com os membros da equipe Scrum para analisar o que deu certo e onde há espaço para melhorias.
• Atualização do backlog geral do produto com base no sucesso (ou fracasso) do incremento e em quaisquer alterações nas prioridades das partes interessadas.

Os membros de uma equipe Scrum

Uma equipe Scrum é pequena, com 10 ou menos pessoas. Esse número permite que ela permaneça ágil, mas grande o suficiente para concluir uma quantidade significativa de trabalho em um sprint.

A equipe Scrum é responsável, em última instância, pela colaboração das partes interessadas, pela verificação, manutenção, operação, experimentação, pesquisa e desenvolvimento de produtos (se aplicável).

Veja a seguir as responsabilidades de cada um dos membros da equipe:

• Product owner (proprietário do produto): a ponte entre as partes interessadas e a equipe. Ele entende o que os clientes precisam e mantém a visão geral e dos objetivos do produto em perspectiva.
• Scrum master: Não é um líder tradicional de cima para baixo. Ele faz parte da equipe com responsabilidades adicionais. Por exemplo, reforçar os valores do Scrum durante as reuniões e manter os membros focados nas tarefas.
• Membro da equipe: O restante da equipe de desenvolvimento ou de trabalho do Scrum são membros iguais com responsabilidade direta pelas tarefas.

As partes interessadas não são membros da equipe, mas qualquer pessoa interessada no resultado do projeto. Por exemplo, clientes importantes, usuários internos da solução, executivos de alto escalão e outros. As principais partes interessadas participam de reuniões Scrum importantes e analisam os incrementos do produto (entregas do cliente).

Uma equipe Scrum deve ser uma “equipe completa” (o Guia do Scrum a chama de multifuncional.) Cada membro precisa ter todas as ferramentas necessárias para concluir uma iteração. Eles não devem precisar terceirizar nada, desde o design até a produção.

Esse é um princípio orientador do Scrum.

9 etapas para implementar o Scrum em seu próximo projeto

1. Escolha um product owner adequado

O product owner não é necessariamente o desenvolvedor mais sênior. Na verdade, é quem compreende melhor os clientes e suas necessidades. Pode ser um usuário interno do produto, alguém do suporte, vendas, marketing, gestão de contas ou até mesmo um analista de negócios.

Ele é o elo de ligação entre a equipe Scrum e as partes interessadas, portanto, escolha com cuidado.

2. Crie e refine o backlog do produto

Antes de começar a planejar um sprint específico, é necessário delinear tudo o que o produto final precisa incluir. O product owner deve trabalhar em conjunto com todas as partes interessadas importantes para criar o backlog do produto.

Refine os recursos ou itens desejados e priorize-os com base em suas metas de curto e longo prazo. Por exemplo, as partes interessadas podem ter destacado os itens indispensáveis para a próxima iteração.

Use etiquetas de prioridade codificadas por cores para ajudar a equipe do projeto a se concentrar nas tarefas certas.

3. Planeje seu primeiro sprint

Avalie todos os “candidatos” (recursos do backlog) e decida em quais deles se concentrar no sprint. Determine a meta principal do sprint, descrevendo a mudança geral desejada na experiência do usuário.

Ao criar o backlog inicial do sprint, não se esqueça de considerar a capacidade da sua equipe.

No ágil e no Scrum, geralmente nos concentramos em “histórias de usuários”. Basicamente, são recursos sob a perspectiva do cliente, detalhando o resultado desejado. Por exemplo, em vez de “compatibilidade com aplicativos mobile”, você pode usar algo como “Quero acessar e editar os documentos no meu smartphone”.

4. Faça uma estimativa do tempo para cada tarefa

É importante estimar quanto tempo cada tarefa levará. Você pode definir prazos claros ou usar story points (SP), um escopo aproximado definido em equipe.

Na monday.com, nossas equipes consideram que 1 SP equivale a um dia inteiro de trabalho, e planejamos 8 SP para sprints de duas semanas a fim de deixar margem de segurança para problemas imprevistos.

5. Atribua a responsabilidade aos membros apropriados da equipe

A equipe discutirá e atribuirá a propriedade das tarefas e histórias de usuários aos membros apropriados da equipe. A auto-organização é fundamental aqui. O Scrum Master não deve dizer aos membros o que fazer.

6. Realize reuniões diárias do Scrum

Não é à toa que 85% das equipes ágeis usam as reuniões diárias ou reuniões em pé. Esses encontros cotidianos para tratar do progresso ajudam todos a priorizar e colaborar para atingir as metas.

7. Revise o incremento do sprint com as partes interessadas

Convide clientes e partes interessadas internas para testar o novo incremento. Essa reunião é chamada de revisão do sprint ou revisão do incremento do produto.

Se os usuários acharem que a nova funcionalidade atende às suas expectativas em todos os sentidos, o sprint foi um sucesso. Caso contrário, será necessário ajustar o backlog com base no que os usuários consideraram inadequado.

8. Realize uma reunião de retrospectiva

Na reunião de retrospectiva do sprint, o product owner, o Scrum master e os membros da equipe avaliarão o seguinte:

• O que deu certo
• Áreas a serem melhoradas
• Possíveis mudanças no backlog do produto

Essa é a chave para continuar aprendendo e aprimorando seus processos Scrum.

9. Inicie o próximo sprint

É hora de um novo sprint, então realize outra reunião de planejamento de sprint. Repita o processo à medida que você desenvolve seu produto e aprende mais sobre o Scrum.

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Por que a monday.com é a melhor ferramenta para implementar o Scrum

A monday.com disponibiliza as melhores ferramentas para os gerentes de projeto implementarem o Scrum em suas organizações. Ela oferece uma base para todos os eventos e artefatos do sprint e inclui alguns recursos importantes que fazem com que a estrutura do Scrum seja executada de forma ainda mais tranquila.

A comunicação relacionada a eventos, artefatos e incrementos na monday.com é feita dentro da plataforma e no contexto de cada tarefa.

Isso significa que os dados são reunidos automaticamente na sua ferramenta de gestão de projetos, o que reduz o vaivém de informações entre a equipe Scrum.

Em um sprint, algumas atividades dependem da conclusão de outras, e sabemos que um novo sprint só pode começar quando o anterior tiver sido concluído.

Nossa plataforma automatiza as notificações entre os membros da equipe relacionadas à conclusão de tarefas, ao upload de documentos, à comunicação e muito mais.

Veja alguns exemplos de como você pode configurar uma automação:

Na monday.com, você pode visualizar seu projeto de várias maneiras, como num quadro Scrum, Kanban ou Scrumban, e até mesmo alternar entre as visualizações caso mude de ideia durante o processo.

Além disso, você terá outras opções à disposição. É possível visualizar as tarefas do projeto como uma linha do tempo para conferir se as entregas serão concluídas no prazo, como uma tabela se precisar detalhar tarefas específicas, como um gráfico de Gantt e muito mais.

Sua equipe provavelmente já usa várias ferramentas para realizar suas tarefas. Nosso software se integra perfeitamente a todas elas, garantindo que seus projetos sejam executados sem problemas.
Nós até nos integramos com ferramentas de desenvolvimento populares, como GitHub, JIRA, GitLab e PagerDuty – caso você esteja usando a estrutura Scrum para gerir uma equipe de desenvolvimento.

Por último, mas não menos importante, ela é fácil de usar e sua equipe ficará entusiasmada ao fazer login todos os dias para obter atualizações de status e se comunicar. Concluir tarefas em nossa plataforma é simples, e alternar entre visualizações, mover tarefas ao longo do fluxo de trabalho e comunicar-se com outros membros da equipe são processos super intuitivos.

Implemente o Scrum em seu próximo projeto

A metodologia Scrum oferece às equipes a liberdade de que precisam para iterar à medida que progridem sem tirar o foco dos objetivos e metas da empresa.

Implemente a estrutura Scrum em sua equipe – de desenvolvimento ou não – para concluir os projetos no prazo, comunicar o progresso dentro de uma estrutura organizada e ainda dar liberdade à sua equipe para administrar seu próprio tempo.

Se estiver procurando uma ferramenta para ajudá-lo a gerenciar sua equipe Scrum, o monday dev oferece tudo o que você precisa, além de integrações com as ferramentas que você já utiliza, automações para reduzir o trabalho desnecessário, uma bela interface de usuário e muito mais.