A gestão de portfólio envolve o talento e a tecnologia necessários para que sua organização selecione, gerencie e execute projetos com sucesso em grande escala.

De acordo com o Project Management Institute, é “uma forma de fazer uma ponte entre a estratégia e a implementação.”

Definindo os termos, a estratégia norteia as decisões do negócio ao ajudar a identificar as forças e fraquezas e garantir que os recursos estão sendo adequadamente alocados. Porém, sem a implementação, a estratégia é inútil. Sua capacidade de gerenciar a transição entre as duas, adaptar-se às mudanças e ter uma execução eficiente dependerá de seu modelo de portfólios.

Neste artigo, vamos definir o que é a gestão de portfólios, recomendar algumas das melhores práticas, explorar os benefícios de um modelo de portfólios e mostrar a você por que o uso de um software de gestão de portfólio é essencial para o sucesso de sua organização.

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O que é a gestão de portfólio?

O processo de gestão de portfólio consiste na seleção, priorização e controle dos projetos e programas de uma organização. A centralização dos processos de gestão e supervisão ajuda a estabelecer um padrão de governança que abrange toda a organização.

Simplificando, a gestão de portfólio de projetos designa responsabilidades para que a organização sempre tenha um indivíduo ou grupo de pessoas monitorando de perto o desempenho dos investimentos da empresa em projetos.

Se projeto estiver alinhado às estratégias, valores e metas de longo prazo da empresa e tiver um bom desempenho, é mais provável que seja financiado e priorizado. Se for arriscado, não desempenhar bem ou estiver desalinhado em relação à estratégia maior da empresa, é mais provável que seja fortemente escrutinado para que mude de rumo ou seja descartado.

Um modelo de portfólios para a gestão de seus projetos ajuda a retomar as rédeas das operações, permitindo que tome decisões mais informadas sobre como melhor cumprir as metas definidas em sua estratégia e controlar a alocação de ativos.

Quais são os 3 tipos de gestão de portfólio?

  • Gestão de portfólio ativa
  • Gestão de portfólio passiva
  • Gestão de portfólio discricionária
  • Gestão de portfólio não discricionária

Qual a diferença entre a gestão de portfólios, de projetos e de programas?

A relação e a hierarquia entre a gestão de portfólios, de programas e de projetos podem ser descritas da seguinte forma:

  • A gestão de projetos costuma envolver a gestão de iniciativas temporárias ou únicas focadas em um produto ou serviço específico
  • A gestão de programas envolve uma abordagem coordenada para gerenciar projetos relacionados de forma a alinhar seus objetivos conectados
  • A gestão de portfólio toma como base um grupo de projetos e/ou programas e gerencia-os coletivamente como um grupo, garantindo que estejam consistentemente alinhados à estratégia geral

Simplificando, os projetos são os componentes que formam um programa, enquanto o conjunto de programas e projetos individuais forma um portfólio.

(Fonte da imagem)

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Melhores práticas na gestão de portfólio

Da mesma forma que outras operações cotidianas, as melhores práticas na gestão de portfólio podem, naturalmente, variar. Cada projeto individual terá suas próprias necessidades, da mesma forma que qualquer modelo de portfólios. Ainda assim, existem métodos comprovados que se aplicam à maioria das indústrias.

Faça um inventário do projeto de forma detalhada e de perto

Contabilizar todos os seus projetos permitirá ter um nível de entendimento essencial para uma gestão de portfólio eficiente. Inclua o título do projeto, cronograma, custos estimados, objetivos de negócio, ROI potencial e como ele beneficiará a empresa.

Dessa forma, você pode criar um panorama geral instantâneo com todas as informações necessárias para comunicar atualizações aos investidores ou tomar melhores decisões urgentes.

Sim, você poderia fazer tudo isso à mão ou pelo Excel, mas seria muito ineficiente, já que você não aproveitaria as funcionalidades avançadas oferecidas por um verdadeiro sistema de gestão de portfólio como a monday.com. Com quadros detalhados e painéis repletos de automações e visuais coloridos, torna-se incrivelmente simples o acompanhamento simultâneo de toda a sua estratégia de investimentos.

Avalie seus projetos por uma lente estratégica

Os critérios principais para determinar qual projeto individual será priorizado são baseados na compatibilidade entre o projeto e os objetivos estratégicos da empresa. Outros fatores a serem considerados são o quão arriscado é o projeto e se ele envolve algum esforço massivo de reengenharia.

No final das contas, um bom gestor de portfólio identificará rapidamente propostas de projeto compatíveis e eliminará quaisquer projetos pouco promissores para garantir um melhor alinhamento entre a área de gestão e as partes interessadas.

Priorize, categorize e financie projetos

Assim que tiver avaliado cada projeto com base em seu alinhamento estratégico, você deverá definir prioridades com base em seus recursos e fundos disponíveis. Seu fluxo de caixa é um recurso finito, e será necessário um planejamento financeiro rigoroso para cumprir suas metas financeiras.

Um processo rigoroso de classificação e categorização será muito útil nessa etapa. Por exemplo, você pode usar uma classificação com notas de 1 a 5:

  • Um projeto de nota 5 pode ser definido como aquele com os menores riscos e maiores benefícios.
  • Um projeto de nota 3 pode ser mais desafiador, pois requer uma mudança nos processos.
  • Um projeto de nota 1 representa um território inexplorado, um projeto com o qual a empresa não tem um bom histórico ou que nunca foi tentando, elevando seu risco.

Naturalmente, você precisará definir a linha de corte com base na quantidade de projetos que seu orçamento atual pode suportar, mas um sistema de classificação pode facilitar bastante o processo.

Revise e gerencie minuciosamente seu modelo de portfólios

Um processo “cinco estrelas” de avaliação e priorização não ajudará muito se seu portfólio não for ativamente gerido depois de criar a lista de projetos aprovados.

Uma plataforma como a monday.com agiliza esse processo ao permitir que você acompanhe o status de cada projeto em um painel que combina a precisão dos dados com o conforto de um bom design. Os visuais claros permitem que todos se mantenham sincronizados e possam acessar as informações necessárias em um piscar de olhos, sem precisar navegar por uma interface labiríntica.

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Gestores de portfólio devem monitorar o desempenho de ativos, no mínimo, trimestralmente. No entanto, para obter resultados ainda melhores, esse monitoramento deve ocorrer com mais frequência. Muitos gestores de portfólio solicitam atualizações de progresso de seus gerentes de projeto mensalmente ou a cada dois meses. Com as atualizações em mãos, o gestor de portfólio pode inserir os dados em seu software de gestão de portfólio de projeto e atribuir um status.

Por exemplo, com o modelo de portfólios da monday.com, esse status pode ser facilmente identificado e conferido. Você pode marcar um projeto como verde, o que significa que está em andamento; ou amarelo, o que significa que está se tornando mais arriscado e deve ser monitorado com atenção. Marcar um projeto como vermelho significaria que uma intervenção urgente provavelmente será necessária.

Durante o processo de revisão, gestores de portfólio e partes interessadas costumam se reunir para discutir quais iniciativas requerem (e valem) fundos adicionais, quais devem ser paralisadas e quais devem ser interrompidas por completo.

Desafios na gestão de portfólio

A gestão de portfólio é altamente eficaz, mas requer um comprometimento real por parte da equipe de gestão de portfólio e das partes interessadas. Administrar a interação entre os dois lados pode ser uma tarefa difícil, visto que cada parte tem suas próprias opiniões sobre como as decisões devem ser tomadas.

Democracia é a melhor alternativa para a gestão de portfólio, mas nem sempre é fácil. Para partes interessadas e líderes de negócios acostumados a ter a palavra final, fazer concessões pode ser problemático.

É comum que esses líderes não estejam acostumados ao escrutínio de suas decisões de investimento, o que é uma realidade constante nas decisões via consenso.

É importante não deixar que alguns detratores dominem o foco do grupo. Um grupo de 12 pessoas quase sempre tomará melhores decisões baseadas em consenso do que uma ou duas pessoas isoladas tomando decisões em nome de todo o grupo.

Obter informações boas e confiáveis de forma consistente não é fácil, é claro. É preciso que haja dedicação em todos os níveis da organização e o máximo de transparência possível para manter os projetos nos trilhos. Um gestor de portfólio só será capaz de reagir às mudanças do mercado por meio de um monitoramento constante.

Outro elemento essencial a ser considerado são as limitações de tempo. É provável que o talento dos gerentes de projeto e da equipe, necessário para dar vida ao projeto, nem sempre estará totalmente disponível.

A Visualização de volume de trabalho e a Visualização de linha do tempo da monday.com podem ser incrivelmente úteis nessa etapa, visto que fornecem informações claras sobre quem está sobrecarregado e quem está livre para assumir tarefas.

Por que você precisa de uma plataforma de gestão de portfólio

Já é difícil acompanhar o status do projeto, financiamento, rodadas de investimento, responsabilidade pelas tarefas e comunicação quando o pessoal e os recursos estão baixos ou limitados. Se, além disso, você não utilizar uma plataforma de gestão de portfólio, estará baseando suas operações em tiros no escuro que às vezes acertam o alvo.

Ao usar uma plataforma especializada, sua organização aproveita uma maior transparência, dados de investimento atualizados e rastreamento em tempo real do status dos projetos.

A ferramenta ideal será aquela que também considerar as necessidades dos seus gerentes de projeto, visto que as informações que fornecerem devem chegar aos seus superiores e aos quadros e painéis correspondentes. A solução ideal deve ser capaz de eliminar a necessidade de transferências manuais de dados ou reuniões em excesso, tudo para aprimorar ainda mais os processos gerais e impactos e manter sua sanidade.

Ao mesmo tempo, é importante lembrar que não existe uma única forma “correta” de monitorar seu modelo de portfólios.

Toda organização terá sua própria forma de fazer negócios, portanto, flexibilidade é essencial. Um software padrão, com pouca flexibilidade e pronto para o uso é a opção mais comum, mas a capacidade de personalizar seu software às suas necessidades não tem preço.

A monday.com permite que você faça justamente isso.

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Como a monday.com e seu modelo de portfólios facilitam todo o processo

A monday.com é um Work OS que permite que você construa uma plataforma de gestão de portfólio que atenda melhor às suas necessidades do que um software padrão sem a flexibilidade para se adaptar.

Ao investir na monday.com, você estará prezando pelas melhores práticas, visto que ela permite que você:

  • Faça um inventário do projeto de forma detalhada e de perto com um quadro de gestão de portfólio. Esse quadro fornece um panorama geral que pode ser facilmente conectado a uma visualização mais detalhada do projeto atualizada por seus gerentes de projeto.
  • Avalie projetos por uma lente estratégica com colunas personalizadas que facilitam o monitoramento de rodadas de financiamento, status de financiamento, recursos investidos, valor atual estimado e última avaliação de ativos.
  • Priorize, categorize e financie projetos com base em colunas personalizadas que mostram a prioridade das tarefas e uma classificação personalizada do projeto.
  • Revise e gerencie minuciosamente seu modelo de portfólios com painéis personalizados que fornecem uma síntese da lucratividade e saúde gerais do portfólio.

A capacidade de nomear um responsável para tarefas individuais fará com que sempre haja alguém a postos, caso necessário, fornecerá maiores insights sobre o desempenho do projeto e facilitará a gestão de quaisquer riscos potenciais conforme surgirem.

FAQ

Confira estas perguntas frequentes sobre a gestão de portfólio e investimentos.

O que faz um gestor de portfólio?

Basicamente, os gestores de portfólio atuam sobre os projetos da organização (futuros e em andamento) como se fossem investimentos individuais, assim como um gestor financeiro faria com títulos de dívida ou ações. Na visão de um investidor, considera-se cuidadosamente a tolerância de riscos da empresa e analisa-se o desempenho geral desses investimentos.

No dia a dia, um gestor de portfólio é responsável por coletar dados, monitorar o desempenho do projeto, acompanhar de perto as condições do mercado e influenciar a organização em relação a quais decisões tomar e quais projetos devem ser priorizados. Além disso, gestores de portfólio acompanham projetos em andamento e lidam com quaisquer riscos ou problemas que possam resultar numa pausa ou mesmo na interrupção completa do projeto.

O que é um índice de mercado?

Um índice de mercado descreve um portfólio com investimentos hipotéticos que representa um segmento do mercado financeiro.

O que é um fundo mútuo?

Um fundo mútuo é composto por um agrupamento de fundos coletados de diversos investidores e administrado por um gestor de fundos para investir em valores mobiliários como ações, títulos, instrumentos do mercado monetário e outros ativos. Em vez de vender e comprar ações individualmente, os investidores de fundos mútuos têm acesso a portfólios profissionalmente geridos compostos por ações, títulos e outros valores mobiliários. Cada parte interessada também receberá proporcionalmente os ganhos e perdas do fundo.

Obtenha a transparência de que você precisa

Sabemos que cada investimento, programa e projeto importa para sua equipe de liderança. Por isso, a monday.com foi desenvolvida para atender e adaptar-se às suas necessidades específicas.

Com nossa plataforma altamente personalizável, contando com mais de 30 tipos de colunas, capacidades de automação ilimitadas e dezenas de integrações, é possível elaborar os fluxos de trabalho digitais ideais para você, integrar suas ferramentas atuais e conectar todos em sua organização.

E, se precisar começar a todo vapor, você pode importar dados facilmente diretamente na monday.com e avançar para a gestão de seu portfólio com nosso Template de gestão de portfólio.

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