Gestão ágil de projetos: o que é, quando e como usar

Você está trabalhando em um projeto complexo com várias equipes e chegou à reta final. Então, o cliente entra em contato e diz que quer seguir um caminho diferente. Se essa história lhe parece familiar, a metodologia ágil de gestão de projetos pode ser a solução. Ela permite que você se adapte rapidamente e sem desperdiçar recursos.

Mas será que essa abordagem é adequada para o seu projeto? Este artigo explica os fundamentos da metodologia ágil, incluindo os melhores casos de uso e como utilizar a monday.com para gerir seus projetos.

O que é gestão ágil de projetos?

A gestão ágil de projetos é uma abordagem incremental e iterativa para a entrega de projetos. Os processos iterativos são comumente usados em projetos de desenvolvimento de software porque favorecem a velocidade e a adaptabilidade. As equipes ágeis trabalham simultaneamente em diferentes estágios do projeto, chamados de iterações ou sprints ágeis. Isso permite resolver problemas e fazer revisões constantes diante das pequenas entregas, do feedback dos clientes e dos resultados

Qual é a diferença entre as metodologias ágil e waterfall?

O ágil é o oposto dos estilos de gerenciamento de projetos tradicionais, como a metodologia waterfall (também conhecida como cascata), e há diferenças importantes entre eles.

Leia também: Metodologia ágil x em cascata

Exemplo de gestão ágil de projetos

Um exemplo de metodologia ágil de gestão de projetos é o desenvolvimento de um novo site. Em uma única iteração ou sprint, sua equipe poderia:

• Reunir requisitos
• Preparar um briefing
• Criar o design e desenvolver o site
• Concluir os testes
• Fazer ajustes contínuos

Durante cada iteração, você analisa o progresso e ajusta o plano conforme necessário (por exemplo, adicionar/remover recursos, fazer alterações no design etc.). Quando o sprint for concluído, a equipe poderá passar para o próximo sprint. Esse processo continua até que o projeto esteja pronto para ser lançado.

Quais são os 4 valores da gestão ágil de projetos?

Os quatro valores a seguir orientam as decisões dentro da estrutura de gestão ágil de projetos:

1. Indivíduos e interações acima de processos e ferramentas.
2. Software funcional em vez de documentação abrangente.
3. Colaboração com o cliente em detrimento da negociação de contratos.
4. Resposta às mudanças em vez de seguir um plano.

Quais são os princípios da gestão ágil de projetos?

O Manifesto ágil lista os 12 princípios fundamentais que norteiam a gestão ágil de projetos:

1. Satisfaça o cliente: oriente tudo para as necessidades do seu mercado-alvo.
2. Não tenha medo de mudanças: mesmo as mudanças tardias no desenvolvimento podem dar ao seu produto ou serviço uma vantagem competitiva.
3. Entregue versões funcionais com frequência: a regra é entregar pouco e com frequência, portanto, concentre-se em concluir iterações em vez de produtos acabados.
4. Reúna as equipes administrativas e técnicas: qualquer desconexão entre os departamentos leva ao desalinhamento entre seus produtos e o público-alvo.
5. Motive, confie e apoie os membros da sua equipe: ofereça um ambiente de apoio para que sua equipe se destaque.
6. Envolva-se em conversas presenciais: o feedback regular é o elemento central da metodologia ágil.
7. Avalie o progresso com versões preliminares do produto final: corrija o curso conforme necessário.
8. Incentive o desenvolvimento sustentável: o progresso contínuo a longo prazo é mais importante do que os hackathons.
9. Preste atenção à excelência técnica: um bom design aumenta a agilidade.
10. Mantenha a simplicidade: concentre-se na criação de um MVP (produto mínimo viável). Não perca tempo criando um produto complexo com muitos recursos se o seu cliente precisa apenas da versão básica.
11. Incentive a autonomia das equipes: a autonomia resulta em funcionários mais motivados e produtivos.
12. Reflita e revise regularmente: não é possível aprender ou progredir sem avaliar seu fluxo de trabalho.

Para quem a metodologia ágil de gestão de projetos é mais indicada?

A gestão ágil de projetos oferece às equipes melhor visibilidade do desempenho do projeto por meio de reuniões do Scrum frequentes e revisões de sprints. Embora as raízes da metodologia ágil estejam no desenvolvimento de produtos de software, ela pode ser usada com êxito em projetos de qualquer área. Atualmente, toda empresa usa um sistema para acompanhar o progresso e executar tarefas, mesmo que não seja com o objetivo de produzir um produto físico.

O ágil encurta o ciclo de trabalho, de modo que você pode chegar ao mercado mais rapidamente e, ao mesmo tempo, ajustar constantemente o curso para se alinhar às mudanças.

Use a metodologia ágil quando:

• Os requisitos do projeto forem imprevisíveis, podendo mudar com frequência
• O projeto for complexo e exigir iterações regulares
• Houver a necessidade de feedback constante para as partes interessadas ou clientes
• O projeto envolver um alto grau de risco ou incerteza
• O projeto estiver focado na entrega de valor

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Quais são as principais responsabilidades dos gerentes de projetos ágeis?

Para que as equipes ágeis sejam bem-sucedidas, elas precisam de um gerente de projetos que incorpore os fundamentos de flexibilidade, colaboração e eficiência. Algumas responsabilidades específicas dos gerentes de projetos ágeis incluem:

• A estimativa em projetos ágeis envolve a divisão do projeto em tarefas e a projeção do tempo e dos recursos necessários para cada uma delas. Devido à natureza flexível desse modelo, as estimativas são frequentemente ajustadas e refinadas ao longo do ciclo de vida do desenvolvimento. Para obter previsões mais precisas, gerentes de projetos ágeis costumam utilizar o sistema de story points, que avalia o esforço e a complexidade de cada tarefa com base em uma escala relativa.

• Relatórios ágeis envolvem o acompanhamento e a consolidação de dados do projeto para fornecer atualizações regulares e insights sobre o progresso. É fundamental que o gerente de projetos ágeis monitore e compartilhe essas métricas de forma contínua, permitindo que a equipe tome decisões embasadas ao longo do projeto. Esses relatórios são frequentemente apresentados em gráficos ou painéis visuais e intuitivos, tornando as informações acessíveis e fáceis de interpretar por todas as partes interessadas.

• A comunicação com as partes interessadas deve ser cuidadosamente gerenciada para garantir o alinhamento em todas as etapas do projeto. Ao estabelecer sistemas e atualizações transparentes, o gerente de projetos promove uma comunicação clara e consistente, fortalecendo a colaboração. Isso pode incluir documentos compartilhados, reuniões regulares e visibilidade total dos fluxos de trabalho.

Quais são os benefícios da gestão ágil de projetos?

O ágil é a metodologia certa para seu projeto se você estiver interessado em:

1. Aumentar a satisfação do cliente

A satisfação do cliente é o objetivo final de qualquer tipo de gestão de projetos. Eles desejam não apenas ter uma comunicação excelente, mas também ficar 100% satisfeitos com o produto final. Zoe Averbuch, gerente sênior de SEO da monday.com, explica por que o ágil é uma abordagem mais centrada no cliente do que os estilos lineares de gestão de projetos.

“Com a metodologia ágil, as atualizações são lançadas constantemente, de modo que o cliente não fica esperando por um produto ou recurso novo. Na abordagem linear, a primeira versão só é disponibilizada quando o produto está completamente pronto, e o cliente pode ficar impaciente esperando para utilizar qualquer componente do produto. As pessoas preferem receber pequenas atualizações e melhorias frequentes em vez de um produto completo depois de um ano.”

2. Mudanças dinâmicas

Depois de concluir um estágio em um projeto linear, outra equipe passa a lidar com as tarefas e não há mais espaço para modificações. Esse não é o caso da gestão ágil de projetos, em que as mudanças são prontamente incorporadas. Zoe explica:

“Esse é um grande benefício, pois os projetos são dinâmicos e os requisitos mudam constantemente, de forma que os clientes podem ver os ajustes implementados em algumas semanas.” Isso também reduz os riscos, pois você trabalha com condições e solicitações reais, e não com previsões.

3. Uso eficiente dos recursos

Detectar a necessidade de alterar um projeto no momento certo gera uma economia considerável de tempo e dinheiro, pois a equipe pode fazer ajustes rapidamente sem ter que descartar tudo e começar do zero.

4. Maior colaboração

O ágil cria muito espaço para a colaboração interdepartamental, bem como entre os membros da equipe. A natureza da metodologia incentiva conversas e check-ins que estimulam a criatividade e a inovação. Zoe acrescenta:

“Todos têm uma função clara no ágil, sabem seu lugar, além de onde e como podem contribuir. A metodologia também promove reuniões diárias em que os membros da equipe do projeto compartilham atualizações, o que permite que, se alguém estiver com dificuldades, outros possam ajudar.”

5. Velocidade de lançamento no mercado

A metodologia ágil permite levar seu conceito aos usuários com rapidez. A cada iteração, um projeto ágil entrega algo de valor – o que significa que, a qualquer momento, é possível optar por lançar a solução, começar a construir sua base de usuários ou testar uma hipótese.

Se esses benefícios parecem atraentes para você e você está pronto para adotar uma abordagem ágil na gestão de projetos, a próxima etapa é escolher a metodologia ágil mais adequada às suas necessidades.

6 metodologias ágeis de gestão de projetos

O State of Agile Report 2022 destaca que o Scrum é a “estrutura predominante” no ágil, com 87% dos entrevistados usando-o. No entanto, ele não é a única opção. Confira uma comparação entre o Scrum e outras metodologias de gestão de projetos.

Gestão de projetos Scrum

A metodologia Scrum é uma estrutura ágil para gerir o desenvolvimento de produtos e outros projetos com ênfase na divisão de projetos em sprints iterativos.

Ele é experimental e permite que as equipes criem uma hipótese de como acham que algo funciona, experimentem, reflitam sobre a experiência e façam os ajustes necessários.

As equipes de projetos maiores são divididas em equipes Scrum menores, que incluem um product owner, que representa os interesses da empresa, e um Scrum master, que trabalha para minimizar os obstáculos que dificultam a realização do trabalho. Essas equipes individuais se auto-organizam e trabalham em um sprint do Scrum que dura de uma a quatro semanas.

Leia também: Como criar uma equipe Scrum bem-sucedida

Gestão de projetos Kanban

O popular método Kanban exige comunicação em tempo real sobre a capacidade, bem como total transparência do projeto. Os elementos do trabalho são representados visualmente em cartões, permitindo que os membros da equipe vejam o status de cada um a qualquer momento. Em vez de trabalhar em sprints, as equipes trabalham em conjunto para melhorar o produto continuamente. No núcleo dessa estrutura está o quadro Kanban, que delineia um fluxo de trabalho lógico e passo a passo para corrigir problemas ou adicionar recursos.

Leia também: Kanban x Scrum: qual é a diferença?

Extreme Programming

A Extreme Programming (XP) enfatiza a satisfação do cliente, a excelência técnica e o trabalho em equipe. As principais práticas incluem desenvolvimento orientado por testes, design simples, refatoração, integração contínua, programação em pares e padrões de codificação. Essa abordagem é popular para projetos de desenvolvimento de software porque se concentra na criação rápida do produto certo e usa pontos de verificação para corrigir o curso conforme necessário.

Desenvolvimento orientado a recursos

O desenvolvimento orientado a recursos (FDD) é usado com frequência em projetos de software de grande escala, nos quais o cliente não tem certeza do que precisa até que o experimente. O FDD começa com um design “geral” que define o cenário para o projeto. Em seguida, as equipes trabalham em ciclos curtos para entregar pequenos módulos da funcionalidade. Depois de cada ciclo, as reuniões de revisão garantem que todos estejam alinhados e que o cliente sinta que o projeto atende aos seus objetivos.

Metodologia Lean

A metodologia Lean de desenvolvimento de software foca na redução do desperdício, na otimização da colaboração entre as equipes e no trabalho com o mesmo objetivo. Ela é usada com frequência em setores altamente regulamentados, nos quais a compressão e a velocidade de entrega são essenciais. As principais práticas do desenvolvimento de projetos lean incluem integração contínua, lotes pequenos, ciclos de feedback do cliente e trabalho em equipes multifuncionais.

Desenvolvimento de software adaptativo

O desenvolvimento de software adaptativo, criado com base em uma metodologia ágil anterior – o desenvolvimento rápido de aplicativos – funciona melhor nos ambientes em constante mudança. É popular entre as startups que desejam responder rapidamente ao feedback dos clientes e das partes interessadas. O ciclo é contínuo e envolve a coleta de feedback do cliente, a análise dos resultados, a realização de alterações no produto ou no processo, o teste da nova abordagem e a repetição do processo. As principais práticas de desenvolvimento de software adaptativo incluem gestão de riscos, ciclos de feedback do cliente, prototipagem rápida, design evolutivo e desenvolvimento iterativo.

Torne-se ágil com a monday.com

A monday.com oferece uma plataforma centralizada e automatizada, incluindo templates fáceis de usar e personalizáveis para gerir todo o seu fluxo de trabalho ágil. Confira alguns recursos para dar o pontapé inicial em seu próximo projeto.

1. Integrações de dados de vários aplicativos e ferramentas

A monday.com oferece mais de 72 integrações nativas, além de um criador de automações poderoso que ajuda a eliminar barreiras entre departamentos e equipes que usam diferentes aplicativos.

Por exemplo, você pode conectar a equipe de suporte que trabalha com o Zendesk à equipe de desenvolvimento que utiliza o Jira. Com isso, os desenvolvedores conseguem focar nos recursos e bugs mais importantes para os clientes.

2. Templates personalizados para planejar suas iterações e sprints

Esqueça os quadros brancos desorganizados – com um quadro de sprint digital, as atribuições de trabalho ficam muito mais claras. Códigos de cores para status, prioridades visíveis e responsáveis definidos não deixam margem para dúvida.

Você pode conectar os elementos do quadro aos status das atividades relevantes no sprint, e o roteiro de produto fornecerá automaticamente uma visão do progresso do projeto.

3. Painéis sincronizados para panoramas atualizados em tempo real

Combine dados de várias fontes para criar painéis personalizados em minutos com nossos widgets e o editor de arrastar e soltar. Por exemplo, as equipes ágeis que desejam ter visibilidade dos orçamentos e das iterações do projeto podem visualizar esses dados no mesmo painel.

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