Comprendre les jalons de projet en gestion de projet

De manière générale, au moment de planifier leurs projets, les chefs de projet ont deux options principales : créer un document de portée de projet ou établir une chronologie de projet. Quel est le point commun entre ces deux types de documents ? Les jalons de projet en sont à chaque fois un des éléments principaux.

Dans la vie, un jalon représente souvent un événement marquant. Mais, en gestion de projet, un jalon est plutôt un repère significatif de l’avancement d’un projet. En fait, il s’agit d’indicateurs clé qui permettent de savoir si un projet avance correctement ou si des ajustements, voire un financement supplémentaire, sont nécessaires.

Cet article vous donnera donc un aperçu de ce que sont les jalons de projet dans la gestion de projet avec une définition et des exemples de jalon de projet. Nous verrons également pourquoi les jalons de projet sont importants. Enfin, nous vous dirons comment utiliser et visualiser ses jalons de projet avec monday work management.

Qu’est-ce qu’un jalon de projet en gestion de projet ?

En gestion de projet, un jalon est un événement spécifique et significatif dans le cycle de vie d’un projet. Également appelé « milestone » en anglais, un jalon de projet est un repère qui indique la bonne progression du projet vers son achèvement. Ainsi, un projet peut comporter un ou plusieurs jalons.

En d’autres termes, les jalons de projet agissent comme des points de contrôle. Atteindre un jalon indique que l’on a achevé un groupe de tâches importantes ou une phase significative du projet. C’est pourquoi, les jalons de projet permettent aux chefs de projet et aux parties prenantes de faire le point sur l’état d’avancement du projet.

Si tout est en bonne voie, aucun changement n’est nécessaire. En revanche, en cas de retard dans la réalisation d’un jalon de projet, il est nécessaire de réévaluer les processus de travail en cours afin d’identifier et de résoudre les problèmes éventuels. Il peut même être nécessaire de revoir le planning du projet et de déplacer certaines échéances.

Les jalons de projet sont le plus souvent utilisés dans la méthodologie de gestion de projet en cascade, où les projets sont généralement divisés par phases achevées dans un ordre prédéfini. C’est pourquoi on retrouve souvent les jalons de projet visualisés sous la forme d’un diagramme de gantt ou d’un diagramme des jalons, qui permettent en outre de marquer les dépendances entre tâches du projet.

Ainsi, la finalisation d’un plan de projet, les dates de début et de fin de tâches, l’obtention de son 200e client, le premier lancement d’un événement ou d’une application, etc. sont autant d’exemples de jalons de projet.

On peut également noter que si les jalons autres que « début du projet » et « fin du projet » peuvent être inutiles pour les petits projets, ils sont néanmoins indispensables pour les projets plus importants qui s’étalent sur plusieurs mois.

Pourquoi les jalons de projet sont-ils importants ?

Il est essentiel d’identifier et de suivre les jalons d’un projet pour pouvoir :

Créer des processus de travail pour les projets

Les jalons de projet permettent d’établir un planning ou une chronologie de projet précis et contribuent à l’élaboration de feuilles de route solides. En fait, les jalons donnent des objectifs concrets à atteindre. Ainsi, les projets ne sont plus planifiés uniquement en fonction des dates de début et de fin de tâches dans un planning non hiérarchisé.

Plutôt, les chefs de projet peuvent organiser leur planning en fonction des jalons de projet à atteindre. Par exemple, on doit atteindre le jalon X à une date précise car c’est un élément clé de son chemin critique dont découlent plusieurs dépendances. Alors, on peut organiser toutes les tâches et activités nécessaires pour respecter ce planning en conséquence et ainsi garantir la bonne remise des livrables du projet dans les délais impartis.

Attribuer des ressources

Définir les bons jalons du projet permet aussi de diviser les projets en tâches plus petites et plus faciles à mettre en œuvre. Une fois définies, ces tâches concrètes peuvent alors être utilisées dans la phase de planification du projet pour estimer et allouer les ressources dont on a réellement besoin.

Ainsi, une fois le projet lancé, on peut affecter les meilleurs collaborateurs à la réalisation des tâches essentielles pour atteindre chaque jalon du planning du projet.

En outre, les jalons servent également de points de contrôle au cours du projet :

• Devons-nous embaucher plus de personnel pour atteindre le prochain jalon ?
• Avons-nous besoin d’un autre logiciel pour produire le livrable voulu ?
• Devons-nous augmenter la charge de travail de certains collaborateurs pour respecter le planning ?

Ainsi mises en évidence, toutes ces questions peuvent être évaluées et traitées en amont plutôt que de former un goulet d’étranglement en cours de projet.

Suivre l’avancement du projet

Les jalons de projet permettent également de suivre les progrès plus efficacement. Souvent, c’est au moment où l’on se rapproche d’une échéance importante, comme la remise d’un livrable du projet, que l’on se rend compte qu’il sera probablement impossible de tenir le planning prévu. Or, c’est malheureusement une situation plus fréquente qu’on ne le voudrait et qui peut mettre toute une équipe dans l’embarras. Pourtant, cette situation peut être facilement évitée grâce aux jalons de projet.

En effet, si les jalons de projet sont correctement planifiés, il est facile d’évaluer l’avancement d’une équipe lorsqu’elle atteint chaque jalon du planning. De cette manière, tant que les équipes franchissent les jalons de projet dans les délais ou en avance, et que le travail est satisfaisant, alors les chefs de projet n’ont pas besoin d’apporter de changements dans le planning du projet.

Identifier et résoudre les problèmes potentiels

Mais, lorsqu’une équipe n’atteint pas les jalons de projet prévus au planning ou bien qu’elle les atteint mais que le travail n’est pas satisfaisant, alors des changements s’imposent.

Le fait de rater un jalon de projet ou bien d’en atteindre un mais se rendre compte qu’il reste beaucoup plus à faire que ce qui était initialement prévu, sont des facteurs clairs qu’il faut réévaluer certains éléments cruciaux du projet. Nous pouvons citer en exemple des collaborateurs inefficaces, un mauvais planning, des livrables mal définis, un financement inadapté, l’utilisation d’outils inadéquats, etc.

Ainsi, les chefs de projet peuvent analyser plus en détail ces aspects afin de résoudre les problèmes en amont et mettre leur équipe sur la bonne voie pour atteindre efficacement le prochain jalon.

Ajuster la durée du projet

Les jalons de projet peuvent également aider à déterminer la durée totale d’un projet. Une fois que vous avez planifié vos jalons et que vous avez une meilleure idée du planning global du projet, alors vous pouvez raccourcir ou allonger la durée du projet en conséquence.

De cette manière, les équipes qui atteignent souvent leurs jalons de projet avant la date prévue peuvent avancer leurs échéances, tandis que les équipes qui ont régulièrement du mal à atteindre les jalons du planning peuvent avoir besoin de prolonger les leurs.

Ainsi, les chefs de projet ont la possibilité d’identifier les prolongations potentielles du projet bien avant la date limite et d’en informer immédiatement les clients comme les parties prenantes.

Mettre à jour le projet sans effort

Grâce aux jalons de projet, les chefs de projet comme les chefs d’équipe n’ont pas besoin d’organiser des réunions à répétition, de multiplier les appels téléphoniques et d’envoyer des centaines d’e-mails groupés pour informer leurs parties prenantes et leurs clients de l’avancement du projet.

Au lieu de cela, ils n’ont qu’à les ajouter en tant qu’invités sur leur logiciel de gestion de projet, où ils peuvent facilement visualiser le tableau du projet et ses jalons mis à jour en temps réel.

En effet, avec un bon logiciel de gestion du travail comme monday PMO work management, vous pouvez facilement créer un tableau de projet ou construire un planning avec un diagramme de Gantt et ses jalons de projet. En outre, vous pouvez les rendre visibles à tous afin que chacun comprenne exactement ce qu’il a accompli et ce qu’il lui reste à faire.

Garder son équipe motivée

De plus, mettre en évidence et marquer les jalons d’un projet donne un objectif, mais surtout du sens au travail de chaque collaborateur. Ainsi, tout le monde peut avoir à tout moment une idée précise de l’avancement du projet en cours. De cette manière, la communication au sein de l’équipe est rationalisée et la collaboration améliorée.

Grâce à cette transparence, tous les collaborateurs peuvent faire part de leurs suggestions ou informer les chefs de projet à l’avance de tout problème potentiel susceptible de retarder la réalisation d’un jalon de projet. Un planning transparent et accessible à tous est donc un élément indispensable pour créer un espace de travail collaboratif où chacun est motivé pour atteindre son objectif.

Accélérer l’approbation de financements supplémentaires

Enfin, les chefs de projet peuvent utiliser les jalons de projet pour dimensionner le budget du projet au cours de la phase de planification. Mais, pour certains projets, le financement est débloqué par étapes.

Or, les jalons de projet sont des indicateurs clairs de l’avancement du projet. Ils peuvent donc également servir à convaincre les parties prenantes que, de même que pour l’étape achevée, les fonds engagés à l’étape suivante seront dépensés à bon escient.

Enfin, les jalons de projet peuvent aider à identifier les problèmes financiers pour les projets qui ont déjà commencé. Supposons que votre équipe ait atteint le deuxième des quatre jalons du planning prévus. Vous vous rendez alors compte que les ressources allouées sont en train de s’épuiser. Il n’est pas envisageable de demander un financement supplémentaire deux semaines seulement avant l’échéance d’un projet. Mais, grâce aux jalons de projet, vous pouvez utiliser cette information pour obtenir l’approbation d’un financement supplémentaire bien avant que les fonds ne soient réellement épuisés.

Comment identifier les jalons de projet en gestion de projet ?

Les jalons de projet diffèrent évidemment d’un projet à l’autre. En outre, chaque chef de projet peut définir ses propres jalons selon ses méthodes de travail personnelles. Pour autant, voici quelques exemples de jalons de projet qui peuvent vous aider à démarrer :

• Dates importantes : toutes les dates importantes, comme les dates de début et de fin de tâches, peuvent servir de jalons de projet. D’autres exemples incluent la date d’un événement particulier, les dates de début et de fin d’une phase clé du projet, la date à laquelle les outils sont obtenus ou la formation terminée, etc.
• Achèvement des tâches importantes : toute tâche qui affecte directement le résultat du projet est importante. Par exemple, la dernière tâche avant que votre équipe ne puisse lancer une application est importante. Une tâche qui possède une dépendance, c’est-à-dire une tâche qui doit être achevée avant que d’autres ne puissent commencer, est également un jalon de projet potentiel.
• Principaux livrables du projet : les produits livrables comme la maquette d’un site internet, la première version d’une application ou un nombre X de produits à envoyer aux clients sont de bons jalons de projet. En effet, les livrables montrent clairement les progrès accomplis, tant à votre équipe qu’à vos parties prenantes et à vos clients.
• Principales réalisations : vos jalons de projet peuvent également être des réalisations au cours d’un projet. Il ne s’agit pas de l’objectif final mais d’une étape importante vers celui-ci. Le lancement de votre première campagne publicitaire ou l’obtention de 200 clients potentiels sont de bons exemples de jalons de projet.
• Approbation des parties prenantes : l’obtention de l’approbation des parties prenantes ou de la direction générale est une étape importante. En effet, votre projet ne peut démarrer qu’après l’obtention de cette approbation. Vous pouvez également ajouter des jalons de projet pour obtenir l’approbation des parties prenantes sur les principaux produits livrables, les plans de projet, les budgets, etc.
• Révisions : chaque fois que vous estimez que votre projet doit être révisé, vous pouvez ajouter un jalon de projet. Il peut s’agir de la moitié du projet, d’une fois par mois ou d’un jour sur deux. En outre, vous pouvez utiliser ces jalons de projet pour vérifier si le projet respecte le budget imparti et passer en revue toutes les autres ressources validées.
• Réunions et événements : une réunion spécifique liée au projet avec un client ou des parties prenantes est un excellent exemple de jalon de projet. Il peut s’agir d’une réunion avec un client tous les trois mois ou d’une présentation d’un livrable avant son lancement.

Cinq conseils pour franchir ses jalons de projet

Voici cinq conseils d’experts sur la façon dont vous et votre équipe pouvez atteindre vos jalons en matière de gestion de projet :

Ne pas trop ajouter de jalons

Nous vous encourageons à ajouter autant de jalons de projet que nécessaire, dans la limite du raisonnable. En effet, il n’est peut-être pas nécessaire de définir cinq jalons distincts pour un projet de trois semaines. En fait, un trop grand nombre de jalons peut même compliquer inutilement un projet.

Or, il en va de même pour un nombre insuffisant de jalons.

Dans l’idéal, les jalons de projet doivent correspondre aux événements les plus importants. Les autres éléments peuvent être qualifiés de tâches « hautement prioritaires ».

Être précis

L’intitulé de vos jalons de projet ne doit jamais être vague, comme « fonctionnalité X terminée » ou « jalon Y ». Les jalons de projet doivent spécifier une réalisation précise.

À l’inverse, « Remise du guide de style­ », « Approbation des parties prenantes », « Livraison de la maquette du site internet » et « Recrutement terminé » sont de bons exemples de jalons de projet.

Définir une chronologie de projet

En parlant de précision, vos jalons de projet doivent également être assortis d’une échéance précise. En effet, votre équipe doit avoir un objectif concret à atteindre à une date précise, pas seulement un planning aux listes de tâches innombrables.

Pour le dire simplement, sans échéance le suivi des jalons de projet devient presque impossible.

Fixer des jalons progressifs

En outre, les jalons de projet que vous fixez doivent être cohérents avec les jalons à venir. De manière générale, atteindre un jalon de projet devrait mettre votre équipe sur la bonne voie pour atteindre le jalon suivant.

Obtenir l’adhésion de son équipe

Motivez votre équipe en partageant un planning de projet visuel avec des jalons de projet explicites. En effet, cette vue générale permettra d’accroître la transparence, de renforcer la confiance et de stimuler la collaboration au sein de votre équipe.

Visualiser vos jalons de projet avec monday PMO work management

De manière générale, présenter ses jalons de projet d’une manière visuellement explicite garantit une meilleure compréhension du projet, donne une vue d’ensemble du planning et augmente la transparence entre collaborateurs. Tous ces éléments combinés peuvent motiver vos collaborateurs pour achever leurs projets dans les délais.

« monday.com est un Work OS qui permet aux chefs de projet de créer l’application de gestion de projet de leurs rêves, sans effort. La visualisation du processus de travail, y compris ses jalons de projet, en est un élément essentiel. »

Vous pouvez facilement mettre en place un tableau de projet et visualiser vos jalons de projet en suivant les étapes suivantes :

Choisissez un modèle

Démarrez votre projet en quelques minutes en utilisant l’un des 200 modèles de notre plateforme.

Que votre projet soit grand ou petit, qu’il concerne l’informatique ou le marketing, qu’il compte dix ou cent personnes, quels que soient vos besoins, nous avons les modèles qu’il vous faut.

Et si les modèles, ce n’est vraiment pas votre tasse de thé, vous pouvez toujours partir de zéro et tirer le meilleur parti de notre interface intuitive.

Définissez les jalons du projet

À l’aide de toutes les informations fournies dans les sections précédentes, définissez les jalons de votre projet.

N’oubliez pas de fixer des jalons spécifiques comme la réunion d’acceptation du prototype, la remise du deuxième livrable, etc. Là encore, il est préférable de choisir une date précise.

Cela devrait vous donner une bonne idée du planning du projet et vous aider à définir les tâches et les rôles de chacun.

Créez votre tableau de projet

Ajoutez vos tâches à votre tableau de projet avec tous les détails pertinents. Grâce à monday PMO work management, vous pouvez ajouter des titres, des délais, des descriptions, des listes de contrôle, des images et des fichiers à chaque tâche. Les chefs de projet peuvent même assigner une tâche à un ou plusieurs collaborateurs.

Ajoutez autant de colonnes que nécessaire pour créer un tableau de projet complet. Vous pouvez utiliser différents types de colonnes pour indiquer le statut des tâches, les dépendances, la priorité, les estimations de temps, les données chiffrées telles que les prix ou les devis, etc.

Maintenant, votre tableau est prêt pour marquer les jalons de projet.

Définir des jalons de projet sur le tableau

Pour définir des jalons sur le tableau de projet, ajoutez-les comme une tâche normale. Indiquez les dates et les détails de vos jalons de projet.

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur la colonne Échéance et à sélectionner « Définir comme jalon ».

Sur monday.com, que vous choisissiez la vue tableau ou la vue Diagramme de Gantt, le symbole des jalons est un losange. Ainsi, si vous choisissez d’utiliser le mode Échéance dans votre colonne Échéance, les symboles de jalon seront de la même couleur que l’état de l’élément.

Pour plus de clarté, les jalons de projet qui sont en cours de réalisation sont marqués avec un symbole de jalon vert, tandis que les jalons en retard sont marqués avec un symbole de jalon rouge. De cette manière, les chefs de projet peuvent facilement surveiller leur planning d’un seul coup d’œil.

Enfin, étant donné que la plupart des projets qui utilisent la méthodologie en cascade comportent des tâches dépendantes, vous pouvez les définir à l’aide d’une colonne de dépendances de tâches et les lier aux jalons de projet correspondants.

N’oubliez pas d’utiliser les automatisations disponibles pour vous assurer que vos tâches dépendantes ont toujours les bonnes dates, même en cas de retard.

La frise chronologique

La première méthode pour visualiser les jalons de votre planning consiste à utiliser la vue chronologique. Vous pouvez utiliser cette vue en cliquant sur n’importe quelle cellule de la colonne Échéance et en sélectionnant « Afficher dans la chronologie » dans le coin supérieur droit.

Votre tableau de projet s’affiche alors automatiquement sous la forme d’une frise chronologique dynamique, avec plusieurs options de tri pour faciliter le suivi du projet.

Une fois sur la frise chronologique, vous pouvez sélectionner n’importe quelle tâche et la transformer en jalon de projet en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris.

En outre, si vous modifiez un élément sur votre frise chronologique, les mises à jour apparaîtront automatiquement sur votre tableau de projet ou toute autre vue que vous aurez choisie.

Utiliser les diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt, ou diagramme des jalons, sont des versions plus dynamiques des chronologies de projet. Ajoutez la vue Diagramme de Gantt à votre tableau de projet pour voir vos tâches, vos jalons de projet et vos dépendances en un seul coup d’œil.

De plus, vous pouvez trier les tâches de votre diagramme de Gantt en fonction de la phase dans laquelle elles se trouvent, des personnes auxquelles elles sont affectées, ou tout autre élément. Par exemple, le « résumé de groupe » est une fonctionnalité clé pour le suivi des jalons de projet dans votre diagramme de Gantt.

En effet, le résumé de groupe affiche une barre de progression au-dessus d’un groupe du diagramme de Gantt. Cette barre indique la durée exacte de chaque phase, avec ses dates exactes de début et de fin.

Pour obtenir un résumé de groupe dans votre diagramme de Gantt ou diagramme des jalons, il suffit de regrouper les tâches par phase et de cocher l’option « Afficher le résumé de groupe ».

Pour aller plus loin, voir les diagrammes de Gantt gratuits et comment les utiliser dans vos projets.

Le tableau de bord

L’une des meilleures façons de visualiser votre processus de travail est d’utiliser un tableau de bord de monday.com. Un tableau de bord est l’endroit où vous pouvez utiliser plusieurs types de widgets pour suivre les différents jalons d’un projet.

Par exemple, vous pouvez sélectionner des groupes spécifiques à suivre et obtenir une vue d’ensemble pour voir quel est leur état d’avancement par rapport au prochain jalon du planning. En outre, votre tableau de bord peut comporter une mini-ligne de temps qui sépare les tâches par jour, semaine, mois, etc.

Ainsi, monday.com permet de créer plusieurs tableaux de bord pour chaque projet afin de pouvoir suivre en temps réel n’importe quel élément de son planning, y compris ses diagrammes de Gantt, ses diagrammes des jalons et donc ses jalons de projet.

Les jalons de projet augmentent le niveau d’engagement dans les projets

En résumé, les jalons de projet sont un outil essentiel pour les chefs de projet. En effet, les jalons de projet permettent de suivre facilement les progrès réalisés et d’améliorer la communication au sein de l’équipe, ainsi qu’avec la direction ou les clients. En outre, les jalons de projet sont un élément simple à mettre en place pour motiver ses collaborateurs et les concentrer sur la réalisation d’un objectif commun.

Ainsi, avec monday PMO work management, les chefs de projet peuvent lancer un projet en quelques minutes, y marquer des jalons de projet précis et les visualiser sans effort.

Essayez dès aujourd’hui notre modèle de jalons de projet pour voir à quel point la gestion de projet peut être facile avec monday.