Kanban Methode: Alles, was du wissen musst

Wenn du einen Projektmanager, einen Teamleiter oder eine andere Führungskraft fragst, was ein erfolgreiches Projekt ausmacht, dann werden sie sagen, dass es die Zusammenarbeit mit engagieren Menschen ist.

Jedes Projekt braucht einen Befürworter. Und wenn dieser Befürworter aufhört, sich für das Projekt zu interessieren, dann stirbt es normalerweise. Das Geheimnis, wie du die Leute für dein Projekt begeistern kannst, ist, die Vision des fertigen Produkts klar zu machen und sie als erreichbar erscheinen zu lassen. Und das ist, was Kanban tun kann.

Lies weiter, um herauszufinden, was Kanban-Projektmanagement ist, seine Kernprinzipien, Vorteile und wie du es für deine Projekte mit monday.com nutzen kannst.

Was ist Kanban?

Kanban ist ein beliebtes Projektmanagement-Framework zur Umsetzung agiler Prinzipien oder agiler Methoden und wird von agilen Teams genutzt, um Arbeitsabläufe zu visualisieren und die Effizienz zu maximieren.

Lies auch unseren Leitfaden zum agilen Projektmanagement.

Die Kanban Methode basiert auf Echtzeitkommunikation, vollständiger Transparenz der Arbeit und visueller Organisation des Fortschritts. Am bekanntesten ist sie für ihren Einsatz in der DevOps-Softwareentwicklung. Sie kann jedoch in allen Unternehmensteams eingesetzt werden.

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Was sind die Ursprünge von Kanban?

Kanban wurde in den 1940er Jahren in Japan erfunden. Taiichi Ohno, ein Ingenieur und Geschäftsmann, arbeitete bei Toyota Automotive in Japan, als er sein einfaches Kanban-System entwickelte. Daraus entwickelte sich ein schlankes Produktionssystem, das die Prozesse optimal steuern, die Lagerbestände überwachen und die Arbeit in jeder Phase des Produktionsprozesses verwalten sollte.

Kanban (看板) ist das japanische Wort für „Board“, was so viel heißt wie „visuelles Signal“. Die häufigste Form ist ein Kanban-Board mit Kanban-Karten, auf denen die einzelnen Aufgaben nach Status gruppiert sind.

Was ist ein Kanban Board?

Ein Kanban-Board wird oft als Weiterentwicklung von Haftnotizen und trockenen Markern bezeichnet: ein Organisationssystem, das deine Teammitglieder über Aufgaben, Fälligkeitstermine und andere relevante Informationen an einem einzigen, visuell intuitiven Ort informiert.

Ein Kanban Board besteht aus einer Reihe von Karten und Spalten, die einzelne Aufgaben und ihre Phasen darstellen. Die Stadien können sich z.B. auf den Status der Aufgabe beziehen und mit „Ausstehend“, „Zu erledigen“, „in Arbeit“ oder „Abgeschlossen“ betitelt sein. Jede Karte wird einem Teammitglied zugewiesen, das dafür verantwortlich ist, die Aufgabe zu erledigen und die Karte von einer Spalte zur nächsten zu verschieben, bis das Projekt abgeschlossen ist.

Was sind die wichtigsten Elemente eines Kanban Boards?

Egal, ob es sich um ein physisches System mit Post-it-Zetteln oder ein digitales Board handelt, die Teil einer Projektmanagement-Software ist, jede Kanban-Board hat die folgenden Komponenten:

1. Spalten: Dies sind die verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs des Teams, wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“, und sie werden als Spalten im Board dargestellt.
2. Karten: Das sind einzelne Arbeitseinheiten, wie z. B. Aufgaben oder Projekte, die sich durch die Arbeitsschritte auf dem Brett bewegen.
3. Limits für unfertige Arbeiten (WIP): Das ist die maximale Anzahl von Arbeitsaufgaben, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in jeder Phase des Workflows befinden können.
4. Swimlanes: Swimlanes sind horizontale Unterteilungen, die verwendet werden können, um verschiedene Aktivitäten zu trennen und zu kategorisieren, z. B. nach Team oder Abteilung.
5. Tags: Karten-Tags, auch Etiketten genannt, sind eine bequeme und effiziente Methode, um deine Karten zu kategorisieren, zu ordnen und zu filtern, einen Kontext zu schaffen, kritische Aufgaben hervorzuheben und die Aufgaben zu finden, die zur Erreichung bestimmter Ziele Aufmerksamkeit erfordern.

Was sind die wichtigsten Elemente eines Kanban Boards?

Egal, ob es sich um ein physisches System mit Post-it-Zetteln oder ein digitales Board handelt, die Teil einer Projektmanagement-Software ist, jede Kanban-Board hat die folgenden Komponenten:

1. Spalten: Dies sind die verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs des Teams, wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“, und sie werden als Spalten im Board dargestellt.
2. Karten: Das sind einzelne Arbeitseinheiten, wie z. B. Aufgaben oder Projekte, die sich durch die Arbeitsschritte auf dem Brett bewegen.
3. Limits für unfertige Arbeiten (WIP): Das ist die maximale Anzahl von Arbeitsaufgaben, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in jeder Phase des Workflows befinden können.
4. Swimlanes: Swimlanes sind horizontale Unterteilungen, die verwendet werden können, um verschiedene Aktivitäten zu trennen und zu kategorisieren, z. B. nach Team oder Abteilung.
5. Tags: Karten-Tags, auch Etiketten genannt, sind eine bequeme und effiziente Methode, um deine Karten zu kategorisieren, zu ordnen und zu filtern, einen Kontext zu schaffen, kritische Aufgaben hervorzuheben und die Aufgaben zu finden, die zur Erreichung bestimmter Ziele Aufmerksamkeit erfordern.

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Wie lauten die 4 Grundprinzipien von Kanban?

Hier sind die vier wesentlichen Aspekte des Kanban-Projektmanagements:

Einfache Implementierung: Die Flexibilität von Kanban bedeutet, dass es in deine bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden kann, ohne sie zu stören. Die Einführung von Kanban sollte sich nicht schwierig anfühlen. Lege es einfach wie ein Muster über das, was du heute tust, und beobachte eine Weile, wie es läuft.

Schrittweise Änderungen: Anstatt umfassende oder radikale Änderungen vorzunehmen, solltest du dein aktuelles Produktionsniveau und deinen Stil beibehalten und dich auf schrittweise Änderungen in einem angenehmen Tempo konzentrieren. Das wird zu weniger internem Widerstand führen.

Respekt für bestehende Prozesse und Rollen: Die Kanban-Methode verdrängt nicht deine bestehenden Prozesse und Rollen. Sie erlaubt es dem Projektteam, selbst zu entscheiden und Änderungen vorzunehmen. Im Laufe der Zeit wird das Team nach und nach alle notwendigen Änderungen oder Anpassungen am aktuellen Prozess vornehmen.

Inspirierende unternehmensweite Führung: Ein effektives Kanban-System fördert die ständige Verbesserung auf allen Ebenen des Unternehmens. Die Führung kann von jedem im Team ausgehen, da jeder das Potenzial hat, großartige Ideen zu teilen, monumentale Veränderungen umzusetzen und Wege zu finden, die Art und Weise zu verbessern, wie du arbeitest und Produkte und Dienstleistungen lieferst.

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Die 6 grundlegenden Praktiken der Kanban Methode

Nachdem wir nun die einzelnen Kanban-Prinzipien aufgeschlüsselt haben, wollen wir uns ansehen, wie Kanban in der Praxis aussieht. Hier sind die 6 wichtigsten Praktiken für ein effektives Kanban-System:

1. Finde einen Weg, deinen Arbeitsablauf zu visualisieren

Das Kanban-Tool funktioniert am besten, wenn es ein visuelles Board mit Kanban-Karten gibt, die du herumschieben kannst. Du kannst ein Whiteboard, eine Bürowand mit Haftnotizen darauf oder ein elektronisches Kanban-System in Form einer Software verwenden. Die Visualisierung des Prozesses mit einem Kanban-Board sorgt für mehr Transparenz und gibt deinem Team eine leicht verständliche Methode, Dinge zu erledigen.

monday.com hat eine eingebaute Kanban-Datenvisualisierung, damit dein Team immer Zugriff auf das Kanban-Board und die dazugehörigen Kanban-Karten hat.

2. Limitiere das Work-in-progress (WIP)

Die Kanban-Methode ist ein Pull-System, das dein Team dazu ermutigt, seine Arbeit abzuschließen, bevor es neue Aufgaben annimmt. Das gibt dem Team die Möglichkeit der Fokussierung und signalisiert den Stakeholdern, dass es eine begrenzte Kapazität für jedes Team gibt, die sorgfältig berücksichtigt werden sollte.

Zu einem bestimmten Zeitpunkt solltest du nicht mehr als 1 oder 2 Aufgaben unter der Rubrik „In Arbeit“ oder „Erledigt“ für jede Person sehen. Sobald eine Karte mit einer Aufgabe zu „Erledigt“ geändert wird, kann die Person eine Aufgabe von „To do“ zu „In Arbeit“ ändern und den Vorgang wiederholen.

3. Verwalte den Arbeitsablauf

Ein wichtiger Aspekt des Kanban-Systems ist die Beobachtung deines Arbeitsablaufs und die Sicherstellung der kontinuierlichen Verbesserung des Produktionsniveaus. Letztlich bedeutet das, dass du Engpässe in deinem Prozess erkennen und sorgfältig überwachen musst, wie lange sich die Arbeitsaufgaben in den verschiedenen Phasen befinden.

Wenn sich die Arbeit staut – oder zu lange in den Übergabephasen feststeckt – musst du vielleicht Anpassungen vornehmen. Mit der Zeit wird sich der Arbeitsfluss deines Teams verbessern und der Lieferprozess wird reibungsloser und vorhersehbarer.

4. Gib deinen Prozessrichtlinien eine Struktur

Wenn du die Prozessrichtlinien genauer definierst, macht das die Arbeit für alle einfacher. Du schaffst einen Rahmen für die Arbeitsweise, den alle verstehen und mit dem sie sich wohl fühlen.

Bei der Kanban-Methode beginnt die Erstellung der Prozessrichtlinien mit einer gemeinsamen Checkliste für jeden Arbeitstyp, der Definition der Aufgabenerledigung, detaillierten Beschreibungen von Spalten oder Swimlanes, der Festlegung, wann Karten gezogen werden sollen und wie viel WIP akzeptabel ist.

5. Schaffe Zeit zum Überprüfen und Feedback geben

Die Einführung von Feedbackschleifen ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Kanban-Systems. Feedbackschleifen helfen deinem Team, „schnell zu versagen“ und „oft zu versagen“, was sich zwar kontraintuitiv anhört, aber eine geniale Methode ist, um einem gut funktionierendes Arbeitssystem näher zu kommen.

Es ist besser, frühzeitig zu erkennen, ob du auf dem richtigen Weg bist, als wochen-, monate- oder gar jahrelang den gleichen Weg zu gehen. Es gibt einfache Möglichkeiten, Feedbackschleifen zu schaffen, indem du regelmäßige Überprüfungen des Prozesses planst und wichtige Kennzahlen einrichtest, um den Arbeitsfluss im Auge zu behalten.

6. Verbesserung und Weiterentwicklung mit der wissenschaftlichen Methode

Die Kanban-Methode hilft dir, dich an Veränderungen anzupassen und dich schrittweise zu verbessern, so dass jeder damit umgehen kann. Sie fördert auch die Anwendung der wissenschaftlichen Methode, bei der du eine Hypothese aufstellst, sie prüfst und auf der Grundlage des Testergebnisses Änderungen vornimmst.

Wenn du Änderungen vornimmst und den Test wiederholst, sollte dein System stärker werden, und die Wirkung, die du erzielst, wird größer.

Was sind die Vorteile von Kanban?

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die du bei der Einführung von Kanban-Projektmanagement erwarten kannst:

• Verbessert die Kommunikation: Eine Online-Kanban-Board erleichtert die Kommunikation, da die Teammitglieder ein besseres Verständnis für die Projektanforderungen bekommen. Dazu trägt auch die Möglichkeit bei, Kommentare zu den Karten hinzuzufügen.
• Effektive Prioritätensetzung:  Das Kanban-Projektmanagement stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre Zeit den Aufgaben widmen, die tatsächlich etwas bewirken.
• Transparenz: Die größte Stärke von Kanban ist es, das bisher Unsichtbare sichtbar zu machen – insbesondere Engpässe, die Prozesse behindern. Tatsächlich sind 59 % der Projektmanager der Meinung, dass die Visualisierung von Prozessen mit Kanban für die Umsetzung von Agile unerlässlich ist.
• Effiziente Ressourcenzuweisung: Mit einer Kanban-Board kannst du die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder visuell darstellen und die Ressourcen auf die Mitarbeiter verteilen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Je mehr du Kanban einsetzt, desto mehr Blockaden und Engpässe in deinen Prozessen werden abgebaut.

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Wann du ein Kanban-Tool nutzen solltest (und wann nicht)

Es ist wichtig zu überlegen, ob ein Kanban-Tool der beste Weg ist, um deine Projekte zu verwalten. Das hängt von der Größe und den Vorlieben deines Teams sowie von den Besonderheiten deiner Organisation, deiner Arbeit und deines Projekts ab. Du kannst auch diese Fragen in deinen Entscheidungsprozess einbeziehen:

Wie viel Struktur braucht dein Team?
Einer der Vorteile von Kanban ist seine Flexibilität – es begünstigt kontinuierliche Änderungen während eines Projekts, im Gegensatz zu Frameworks wie Scrum, bei denen du während eines Sprints möglicherweise keine Änderungen vornehmen kannst. Das Kanban-System eignet sich für nicht-iterative Projekte, bei denen die Aufgaben nicht mehrere Phasen durchlaufen. 

Iterative Projekte wie die Entwicklung von App-Features, bei denen du möglicherweise mehrmals zum Entwurf zurückkehrst, sind nicht ideal für das Kanban-Framework. Obwohl Kanban in vielen Branchen und Disziplinen eingesetzt wird, eignet es sich besonders gut für Organisationen mit kontinuierlichen Arbeitsabläufen wie Marketing, Veranstaltungen oder Verlagswesen.

Habt ihr viele Aufgaben-Abhängigkeiten?
Kanban funktioniert am besten, wenn jede Aufgabe innerhalb desselben Teams erledigt werden kann, ohne dass zu viele Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben bestehen. Aus diesem Grund eignet es sich nicht gut für komplexe Projekte, die mehrere Aufgaben, Phasen und Verantwortliche erfordern. Es ist auch nicht für Projekte geeignet, bei denen die meisten Aufgaben gemeinsame Ressourcen erfordern.

Beispiele für Kanban Boards

Die Umsetzung der Kanban-Methode ist am einfachsten, wenn du sie zuerst in Aktion siehst. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Unternehmen aus verschiedenen Branchen ein Kanban-Tool nutzen können, um Projekte in verschiedenen Bereichen des Geschäftsbetriebs zu verwalten.

Kanban Board Beispiel 1

Das Inneneinrichtungsunternehmen Ellie’s Interiors organisiert seine Projekte nach Fertigstellung und Kunde. Jede Karte steht für einen anderen Kunden und einen anderen Raum, den es zu gestalten gilt, während die Spalte in der Kanban-Board den Grad der Fertigstellung angibt.

Kanban Board Beispiel 2

Das Modeunternehmen Mad Hatter verwendet ein Kanban Board, um zu verfolgen, wo sich die verschiedenen Produkte in seinem Bestand befinden. Die Karten stehen für die Produkte innerhalb des Inventar-Workflows, und die Spalten zeigen an, ob und wie bald sie bestellt werden müssen.

Das Modeunternehmen könnte sich auch für ein Kanban-Framework entscheiden, um den Fertigungsprozess oder die Kundenbestellungen mit Karten zu visualisieren, die jedes Arbeitselement darstellen. Es kann Kanban auch nutzen, um zu verfolgen, ob die Bestellungen pünktlich ausgeliefert wurden oder nicht.

Kanban Board Beispiel 3

Bei einem Bauunternehmen verfolgt das Kanban-Team die Fertigstellung von Bauprojekten nach Phasen. Die Karten stellen die Standorte der Projekte dar, während die Spalten angeben, wo sich jedes Projekt in einer Phase der Fertigstellung befindet.

Wie man ein Kanban Board in monday.com erstellt

1. Erstelle ein monday.com Board

Um das Kanban-Board-System auf monday.com nutzen zu können, musst du zunächst ein Board in deinem Konto haben. Um ein neues Board hinzuzufügen, klickst du auf den Button „+ Hinzufügen“ im linken Bereich deines Bildschirms und wählst dann „Neues Board“. Im gleichen Menü kannst du auch ein neues Board aus Excel, Google Sheets, Trello und anderen Programmen importieren oder eine vorgefertigte Vorlage auswählen.

2. Füge eine Kanban-Ansicht hinzu

Um die Kanban-Ansicht zu deiner Pinnwand hinzuzufügen, klicke auf das + oben auf deiner Pinnwand (wenn du mit dem Mauszeiger darüber fährst, steht da „Ansicht hinzufügen“) und wähle „Kanban“.

Du kannst auch eine neue Board-Ansicht hinzufügen, indem du auf „Board Power-Ups“ in der oberen rechten Ecke deines Bildschirms klickst. Wähle „Board-Ansichten“ und wähle „Kanban“ aus der Ansichten-Zentrale.

3. Richte deine Kanban-Ansicht ein

Klicke auf das Zahnradsymbol oben rechts in deiner Ansicht, um das Menü Einstellungen zu öffnen.

Befolge diese Schritte, um deine Kanban-Ansicht einzurichten:

• Kanban-Spalte: Wähle die Statusspalten, die du in deiner Kanban-Ansicht anzeigen möchtest, im Abschnitt „Kanban-Spalte“ der Einstellungen aus
• Deckspalten: Wähle im Abschnitt „Abdeckungsspalten“ eine oder mehrere Dateispalten aus, die als Deckblatt auf deinen Kanban-Karten angezeigt werden sollen.
• Kartenspalten: Wähle die Spalteninformationen aus deinem Board aus, die du direkt auf deinen Kanban-Karten anzeigen lassen möchtest, damit du diese Informationen auf einen Blick sehen kannst
• Nach Gruppen aufteilen: Klicke auf das Kästchen „Nach Gruppen aufteilen“ unten in deinem Einstellungsmenü, um deine Kanban-Karten nach den Gruppen, zu denen sie gehören, auf deiner Board anzuzeigen

Sobald dein Kanban-Board eingerichtet ist, kannst du ganz einfach neue Karten hinzufügen, Karten bearbeiten und Karten verschieben.

4. Verschiebe die Karten entlang des Workflows 

Nachdem du dein Kanban-Board erstellt hast, liegt der Fokus auf der Aufgabenerledigung.

Sobald eine Phase einer Aufgabe abgeschlossen ist, wird ihre Karte in die nächste Spalte des Kanban-Workflows verschoben. Ein Autor kann zum Beispiel seinen Entwurf fertigstellen und seine Karte in die Spalte „Überprüfen“ verschieben. Von dort aus kann ein Redakteur die Aufgabe übernehmen. Wenn Änderungen erforderlich sind, kann die Aufgabe zurück in die vorherige Spalte verschoben werden, und die Vorgesetzten können die Kommentare nutzen, um die notwendigen Änderungen zu skizzieren.

Kanban-Boards helfen Managern, Probleme im Arbeitsablauf schnell zu erkennen, da sich die Karten in einem Problembereich oft stapeln.

5. Analyse

Projektmanager können verfolgen, wie lange eine Karte im Durchschnitt braucht, um den Workflow zu durchlaufen, und sehen, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitrahmen erledigt wurden. Auf monday.com kannst du dynamische Vorlagen für umfassendere metrische Messungen verwenden.

Warum du als Kanban Tool monday.com nutzen solltest

Wenn du monday.com als Grundlage für dein Projektmanagement verwendest, kannst du deine Projekte auf verschiedene Arten betrachten, zum Beispiel als Kanban-Board.

• monday.com Kanban-Boards sind unglaublich visuell, bunt und können Bilder enthalten.
• Unterteile deine Kanban-Spalten in verschiedene Gruppen für noch mehr Organisation.
• Jede Karte kann mit einem Klick geöffnet und einfach aktualisiert werden. So können Teammitglieder Karten bestimmten Gruppen zuweisen, Daten aktualisieren, Fotos anhängen, Notizen hinterlassen und vieles mehr.
• Die Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche macht Kanban-Boards auf monday.com schnell und einfach.
• Verschiebe Aufgaben von einer Phase deines Projekts zur nächsten, wenn sie erledigt sind.
• Sieh dir eine organisierte Liste von Aufgaben innerhalb deines Kanban-Boards als Tabelle neben dem vollständigen Kanban-Board an

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Ein effektives Kanban-System implementieren

Jedes Projekt braucht einen Champion, und jeder Champion braucht ein voll ausgestattetes Arsenal, um auf alles vorbereitet zu sein.

Im Projektmanagement ist Kanban der Champion für viele Teams. monday.com bietet eine Technologie, die viel mehr als nur ein Kanban Board ist und alle Teams in deinem Unternehmen mit einer leistungsstarken Projektmanagement-Technologie verbindet. Nutze unsere Vorlage für Kanban Boards, um loszulegen.