Wenn man einen Projektmanager, einen Teamleiter oder eine andere Führungskraft fragt, was ein erfolgreiches Projekt ausmacht, dann werden sie sagen, dass es die Zusammenarbeit mit engagierten Menschen ist.
Jedes Projekt braucht einen Befürworter. Und wenn dieser Befürworter aufhört, sich für das Projekt zu interessieren, dann stirbt es normalerweise. Das Geheimnis, wie du die Leute für dein Projekt begeistern kannst, ist, die Vision des fertigen Produkts klar zu machen und sie als erreichbar erscheinen zu lassen. Und das ist, was Kanban tun kann.
Lies weiter, um herauszufinden, was Kanban-Projektmanagement ist, seine Kernprinzipien, Vorteile und wie du es für deine Projekte mit monday.com nutzen kannst.
Was ist Kanban?
Kanban ist ein beliebtes Projektmanagement-Framework zur Umsetzung agiler Prinzipien und agiler Methoden und wird dazu genutzt, Arbeitsabläufe zu visualisieren, die Anzahl gleichzeitiger Aufgaben zu begrenzen und so die Effizienz zu maximieren. Kurz gesagt, ein agiles Task Management-Tool.
Die Kanban Methode basiert auf Echtzeitkommunikation, vollständiger Transparenz der Arbeit und visueller Organisation des Fortschritts. Am bekanntesten ist der Einsatz von Kanban in der DevOps-Softwareentwicklung – etabliert vom Microsoft-Manager David Anderson. Sie kann jedoch in allen Unternehmensteams eingesetzt werden.
Lies auch unseren Leitfaden zum agilen Projektmanagement.
Was sind die Ursprünge von Kanban?
Kanban wurde in den 1940er Jahren in Japan erfunden. Taiichi Ohno, ein Ingenieur und Geschäftsmann, arbeitete bei Toyota Automotive in Japan, als er sein einfaches Kanban-System entwickelte. Daraus entwickelte sich ein schlankes Produktionssystem, das die Prozesse optimal steuern, die Lagerbestände überwachen und die Arbeit in jeder Phase des Produktionsprozesses verwalten sollte.
Kanban (看板) ist das japanische Wort für „Board“, was so viel heißt wie „visuelles Signal“. Die häufigste Form ist ein Kanban-Board mit Kanban-Karten, auf denen die einzelnen Aufgaben nach Status gruppiert sind.
Später erfuhr das Konzept größere Berühmtheit durch David J. Anderson, einer der Begründer agiler Softwareentwicklung. 2005 etablierte er als Manager bei Microsoft Kanban in der Softwareentwicklung. Noch später gründete er zudem die Kanban University.
Was ist ein Kanban Board?
Ein Kanban-Board wird oft als die nächste Generation von Post-its und Markern für physische Boards bezeichnet: es ist ein digitales Organisationssystem, das alle Informationen zur Aufgabe, Fälligkeitstermine und weitere relevante Details enthält – und zwar an einem zentralen Ort und visuell intuitiv bedienbar.
Ein Kanban Board besteht aus einer Reihe von Karten und Spalten, die einzelne Aufgaben und ihre Phasen darstellen. Die Stadien können sich z.B. auf den Status der Aufgabe beziehen und mit „Ausstehend“, „Zu erledigen“, „in Arbeit“ oder „Abgeschlossen“ betitelt sein. Jede Karte wird einem Teammitglied zugewiesen, das dafür verantwortlich ist, die Aufgabe zu erledigen und die Karte von einer Spalte zur nächsten zu verschieben, bis das Projekt abgeschlossen ist.
Was sind die wichtigsten Elemente eines Kanban Boards?
Ob es sich um ein physisches System mit Post-it-Zetteln oder ein digitales Board handelt, die beim Projektmanagement-Software zum Einsatz kommen, jede Kanban-Board hat die folgenden Komponenten:
- Spalten: Dies sind die verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs des Teams, wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“, und sie werden als Spalten im Board dargestellt.
- Karten: Karten stellen Arbeitseinheiten dar, die sich durch die einzelnen Spalten auf dem Kanban-Board bewegen.
- Limits für unfertige Arbeiten (WIP): Das ist die maximale Anzahl von Arbeitsaufgaben, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in jeder Phase des Workflows befinden können.
- Swimlanes: Swimlanes sind horizontale Unterteilungen, die verwendet werden können, um verschiedene Aktivitäten zu trennen und zu kategorisieren, z. B. nach Team oder Abteilung.
- Tags: Karten-Tags, auch Etiketten genannt, sind eine bequeme und effiziente Methode, um deine Karten zu kategorisieren, zu ordnen und zu filtern, einen Kontext zu schaffen, kritische Aufgaben hervorzuheben und die Aufgaben zu finden, die zur Erreichung bestimmter Projektziele Aufmerksamkeit erfordern.
Wie lauten die 4 Grundprinzipien von Kanban?
Das Prinzip von Kanban ist, Änderungen Schritt für Schritt umzusetzen, um interne Widerstände zu minimieren. Hier sind die vier wesentlichen Aspekte des Kanban-Projektmanagements:
Einfache Implementierung: Die Flexibilität von Kanban bedeutet, dass es in deine bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden kann, ohne sie zu stören. Die Einführung von Kanban sollte sich nicht schwierig anfühlen. Lege es einfach wie ein Muster über das, was du heute tust, und beobachte eine Weile, wie es läuft.
Schrittweise Änderungen: Anstatt umfassende oder radikale Änderungen vorzunehmen, solltest du dein aktuelles Produktionsniveau und deinen Stil beibehalten und dich auf schrittweise Änderungen in einem angenehmen Tempo konzentrieren. Das wird zu weniger internem Widerstand führen.
Respekt für bestehende Prozesse und Rollen: Die Kanban-Methode verdrängt nicht deine bestehenden Prozesse und Rollen. Sie erlaubt es dem Projektteam, selbst zu entscheiden und Änderungen vorzunehmen. Im Laufe der Zeit wird das Team nach und nach alle notwendigen Änderungen oder Anpassungen am aktuellen Prozess vornehmen.
Inspirierende unternehmensweite Führung: Ein effektives Kanban-System fördert die ständige Verbesserung auf allen Ebenen des Unternehmens. Die Führung kann von jedem im Team ausgehen, da jeder das Potenzial hat, großartige Ideen zu teilen, monumentale Veränderungen umzusetzen und Wege zu finden, die Art und Weise zu verbessern, wie du arbeitest und Produkte und Dienstleistungen lieferst.
Hier siehst du eine kurze Demo der Kanban-Ansicht:
Die 6 grundlegenden Praktiken der Kanban Methode
Die Kanban-Methode unterstützt die stetige Verbesserung und ermöglicht es Teams, sich durch regelmäßige Anpassungen weiterzuentwickeln. Nachdem wir nun die einzelnen Kanban-Prinzipien erklärt haben, wollen wir uns ansehen, wie Kanban in der Praxis aussieht. Hier sind die 6 wichtigsten Praktiken:
1. Finde einen Weg, deinen Arbeitsablauf zu visualisieren
Das Kanban-Tool funktioniert am besten, wenn es ein visuelles Board mit Kanban-Karten gibt, die du herumschieben kannst. Du kannst ein Whiteboard, eine Pinnwand mit Haftnotizen darauf oder ein elektronisches Kanban-System in Form einer Software verwenden. Die Visualisierung des Prozesses mit einem Kanban-Board sorgt für hohe Transparenz und gibt deinem Team eine leicht verständliche Methode, Dinge zu erledigen.
monday.com hat eine eingebaute Kanban-Datenvisualisierung, damit das gesamte Team immer Zugriff auf das Kanban-Board und die dazugehörigen Kanban-Karten hat.
2. Limitiere das Work-in-progress (WIP)
Die Kanban-Methode ist ein Pull-System, das Team ermutigt, Aufgaben nacheinander abzuschließen, anstatt viele Aufgaben gleichzeitig zu übernehmen. Das gibt dem Team die Möglichkeit fokussiert zu arbeiten und signalisiert den Stakeholdern, dass es eine begrenzte Kapazität für jedes Team gibt, und es wichtig ist, diese zu berücksichtigen.
Es sollten für jede Person nie mehr als 1 oder 2 Aufgaben in der mittleren Spalte ‚In Arbeit‘ erscheinen. Sobald eine Karte mit einer Aufgabe zu „Erledigt“ geändert wird, kann die Person eine neue Aufgabe von „To do“ wählen, zu „In Arbeit“ ändern und den Vorgang wiederholen.
3. Verwalte den Arbeitsablauf
Ein Kanban-System fördert die kontinuierliche Verbesserung der Produktentwicklung durch regelmäßige Überwachung des Workflows. Letztlich bedeutet das, dass du Engpässe in deinem Prozess erkennen und sorgfältig überwachen musst, wie lange sich die Arbeitsaufgaben in den verschiedenen Phasen befinden.
Wenn sich die Arbeit staut – oder zu lange in den Übergabephasen feststeckt – musst du vielleicht Anpassungen vornehmen. Mit der Zeit wird sich der Arbeitsfluss deines Teams verbessern und der Lieferprozess wird reibungsloser und vorhersehbarer.
4. Strukturiere deine Prozessrichtlinien
Wenn du die Richtlinien für deine Prozesse genau definierst, macht das die Arbeit für alle einfacher. Du schaffst einen Rahmen für die gewünschte Arbeitsweise, den alle verstehen und mit dem sie sich wohl fühlen, weil er klar definiert ist.
Bei der Kanban-Methode beginnt die Arbeitsplanung mit einer gemeinsamen Checkliste für jeden Arbeitstyp, der Definition der Aufgabenerledigung, detaillierten Beschreibungen von Spalten oder Swimlanes, der Festlegung, wann Karten bewegt werden sollen und wie viel WIP akzeptabel ist.
5. Nimm dir Zeit zum Überprüfen und Feedback geben
Die Einführung von Feedbackschleifen ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Kanban-Systems. Feedbackschleifen helfen deinem Team, „schnell zu versagen“ und „oft zu versagen“, was sich zwar kontraintuitiv anhört, aber eine geniale Methode ist, um einem gut funktionierendes Arbeitssystem näher zu kommen.
Es ist besser, frühzeitig zu erkennen, ob du auf dem richtigen Weg bist, als wochen-, monate- oder gar jahrelang den gleichen Weg zu gehen. Es gibt einfache Möglichkeiten, Feedbackschleifen zu schaffen, indem du regelmäßige Überprüfungen des Prozesses planst und wichtige Kennzahlen einrichtest, um den Arbeitsfluss im Auge zu behalten.
6. Verbesserung und Weiterentwicklung mit der wissenschaftlichen Methode
Die Kanban-Methode hilft dir, dich an Veränderungen anzupassen und dich schrittweise zu verbessern, so dass jeder damit umgehen kann. Sie fördert auch die Anwendung der wissenschaftlichen Methode, bei der du eine Hypothese aufstellst, sie prüfst und auf der Grundlage des Testergebnisses Änderungen vornimmst.
Wenn du Änderungen vornimmst und den Test wiederholst, sollte dein System stärker werden, und die Wirkung, die du erzielst, wird größer.
Was sind die Vorteile von Kanban?
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die du bei der Einführung von Kanban-Projektmanagement erwarten kannst:
- Verbessert die Kommunikation: Eine Online-Kanban-Board erleichtert die Kommunikation, da die Teammitglieder ein besseres Verständnis für die Projektanforderungen bekommen. Dazu trägt auch die Möglichkeit bei, Kommentare zu den Karten hinzuzufügen.
- Effektive Prioritätensetzung: Das Kanban-Projektmanagement stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre Zeit den Aufgaben widmen, die tatsächlich etwas bewirken.
- Transparenz: Die größte Stärke von Kanban ist es, das bisher Unsichtbare sichtbar zu machen – insbesondere Engpässe, die Prozesse behindern. Tatsächlich sind 59 % der Projektmanager der Meinung, dass die Visualisierung von Prozessen mit Kanban für die Umsetzung von Agile unerlässlich ist.
- Effiziente Ressourcenzuweisung: Mit einer Kanban-Board kannst du die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder visuell darstellen und die Ressourcen auf die Mitarbeiter verteilen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Je mehr du Kanban einsetzt, desto mehr Blockaden und Engpässe in deinen Prozessen werden abgebaut.
Wann du ein Kanban-Tool nutzen solltest (und wann nicht)
Es ist wichtig zu überlegen, ob ein Kanban-Tool der beste Weg ist, um deine Projekte zu verwalten. Das hängt von der Größe und den Vorlieben deines Teams sowie von den Besonderheiten deiner Organisation, deiner Arbeit und deines Projekts ab. Du kannst auch diese Fragen in deinen Entscheidungsprozess einbeziehen:
Wie viel Struktur braucht dein Team?
Die Essenz von Kanban ist Flexibilität – es erlaubt kontinuierliche Änderungen während eines Projekts, im Gegensatz zu Frameworks wie Scrum, bei denen du während eines Sprints möglicherweise keine Änderungen vornehmen kannst. Die Kanban-Methode eignet sich für nicht-iterative Projekte, bei denen die Aufgaben nicht mehrere Phasen durchlaufen.
Iterative Projekte wie die Entwicklung von App-Features, bei denen du vielleicht mehrmals zum Entwurf zurückkehren musst, sind nicht ideal für das Kanban-Framework. Obwohl Kanban in vielen Branchen und Disziplinen eingesetzt wird, eignet es sich besonders gut für Organisationen mit kontinuierlichen Arbeitsabläufen wie Marketing, Veranstaltungen oder Verlagswesen.
Habt ihr viele Aufgaben-Abhängigkeiten?
Kanban funktioniert am besten, wenn jede Aufgabe innerhalb desselben Teams erledigt werden kann, ohne dass zu viele Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben bestehen. Aus diesem Grund eignet es sich nicht gut für komplexe Projekte, die mehrere Aufgaben, Phasen und Verantwortliche erfordern. Es ist auch nicht für Projekte geeignet, bei denen die meisten Aufgaben gemeinsame Ressourcen erfordern.
Beispiele für Kanban Boards
Die Umsetzung der Kanban-Methode ist am einfachsten, wenn du sie erst einmal in Aktion siehst. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Unternehmen aus verschiedenen Branchen ein Kanban-Tool nutzen können, um Projekte und Geschäftsprozesse zu verwalten.
Kanban Board Beispiel 1
Das Inneneinrichtungsunternehmen Ellie’s Interiors organisiert seine Projekte nach Fertigstellung und Kunde. Jede Karte steht für einen anderen Kunden und einen anderen Raum, den es zu gestalten gilt, während die Spalte in der Kanban-Board den Grad der Fertigstellung angibt.
Kanban Board Beispiel 2
Das Modeunternehmen Mad Hatter verwendet ein Kanban Board, um zu verfolgen, wo sich die verschiedenen Produkte in seinem Bestand befinden. Die Karten stehen für die Produkte innerhalb des Inventar-Workflows, und die Spalten zeigen an, ob und wie bald sie bestellt werden müssen.
Das Modeunternehmen könnte durch die Nutzung von Kanban auch den Fertigungsprozess oder die Kundenbestellungen mit Karten visualisieren, die jedes Arbeitselement darstellen. Es kann Kanban auch einsetzen, um zu verfolgen, ob die Bestellungen pünktlich ausgeliefert wurden oder nicht.
Kanban Board Beispiel 3
Bei einem Bauunternehmen verfolgt das Kanban-Team die Fertigstellung von Bauprojekten nach Phasen. Die Karten stellen die Standorte der Projekte dar, während die Spalten angeben, wo sich jedes Projekt in einer Phase der Fertigstellung befindet.
Wie man ein Kanban Board in monday.com erstellt
Mit monday.com können agile Teams im Büro und virtuelle Teams problemlos gemeinsam auf das Kanban-Board zugreifen und Aufgaben in Echtzeit koordinieren. Aber nicht nur das. Mit monday kannst du deine gesamte Teamarbeit auf einer zentralen Plattform erledigen, die dir mit vielen leistungsstarken Funktionen die Arbeit abnimmt.
Sieh dir hier eine kurze Demo an:
So erstellst ein Kanban-Board in monday.com:
- Erstelle ein monday.com Board
Um das Kanban-Board-System auf monday.com nutzen zu können, musst du zunächst ein Board in deinem Konto haben. Um ein neues Board hinzuzufügen, klickst du auf den Button „+ Hinzufügen“ im linken Bereich deines Bildschirms und wählst dann „Neues Board“. Im gleichen Menü kannst du auch ein neues Board aus Excel, Google Sheets, Trello und anderen Programmen importieren oder eine vorgefertigte Vorlage auswählen.
- Füge eine Kanban-Ansicht hinzu
Um die Kanban-Ansicht zu deinem Board hinzuzufügen, klicke auf das + oben im Board (wenn du mit dem Mauszeiger darüber fährst, steht da „Ansicht hinzufügen“) und wähle „Kanban“.
Du kannst auch eine neue Board-Ansicht hinzufügen, indem du auf „Board Power-Ups“ in der oberen rechten Ecke deines Bildschirms klickst. Wähle „Board-Ansichten“ und wähle „Kanban“ aus der Ansichten-Zentrale.
- Richte deine Kanban-Ansicht ein
Klicke auf das Zahnradsymbol oben rechts in deiner Ansicht, um das Menü Einstellungen zu öffnen.
Befolge diese Schritte, um deine Kanban-Ansicht einzurichten:
- Kanban-Spalte: Wähle die Statusspalten, die du in deiner Kanban-Ansicht anzeigen möchtest, im Abschnitt „Kanban-Spalte“ der Einstellungen aus
- Deckspalten: Wähle im Abschnitt „Abdeckungsspalten“ eine oder mehrere Dateispalten aus, die als Deckblatt auf deinen Kanban-Karten angezeigt werden sollen.
- Kartenspalten: Wähle die Spalteninformationen aus deinem Board aus, die du direkt auf deinen Kanban-Karten anzeigen lassen möchtest, damit du diese Informationen auf einen Blick sehen kannst
- Nach Gruppen aufteilen: Klicke auf das Kästchen „Nach Gruppen aufteilen“ unten in deinem Einstellungsmenü, um deine Kanban-Karten nach den Gruppen, zu denen sie gehören, auf deiner Board anzuzeigen
Sobald dein Kanban-Board eingerichtet ist, kannst du ganz einfach neue Karten hinzufügen, Karten bearbeiten und Karten verschieben.
- Verschiebe die Karten entlang des Workflows
Nachdem du dein Kanban-Board erstellt hast, liegt der Fokus auf der Aufgabenerledigung.
Sobald eine Phase einer Aufgabe abgeschlossen ist, wird ihre Karte in die nächste Spalte des Kanban-Workflows verschoben. Ein Autor kann zum Beispiel seinen Entwurf fertigstellen und seine Karte in die Spalte „Überprüfen“ verschieben. Von dort aus kann ein Redakteur die Aufgabe übernehmen. Wenn Änderungen nötig sind, kann die Aufgabe zurück in die vorherige Spalte verschoben werden, und die Vorgesetzten können die Kommentarfunktion nutzen, um die notwendigen Änderungen zu beschreiben.
Kanban-Boards helfen dem Management, um Probleme im Arbeitsablauf schnell zu erkennen, da sich die Karten in einem Problembereich oft stapeln.
- Analyse
Projektmanager können verfolgen, wie lange eine Karte im Durchschnitt braucht, um den Workflow zu durchlaufen, und sehen, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitrahmen erledigt wurden. Auf monday.com kannst du dynamische Vorlagen für umfassendere metrische Messungen verwenden.
Warum du als Kanban Tool monday.com nutzen solltest
Wenn du monday.com als Grundlage für dein Projektmanagement verwendest, kannst du deine Projekte auf verschiedene Arten betrachten, zum Beispiel als Kanban-Board, es gibt aber auch klassische Aufgabenlisten und weitere Ansichten.
- monday.com Kanban-Boards sind unglaublich visuell, bunt und können Bilder enthalten.
- Unterteile deine Kanban-Spalten in verschiedene Gruppen für noch mehr Organisation.
- Jede Karte kann mit einem Klick geöffnet und einfach aktualisiert werden. So können Teammitglieder Karten bestimmten Gruppen zuweisen, Daten aktualisieren, Fotos anhängen, Notizen hinterlassen und vieles mehr.
- Die Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche macht das Arbeitsmanagement auf monday.com schnell und einfach.
- Einfaches Task-Management: Verschiebe Aufgaben von einer Phase deines Projekts zur nächsten, wenn sie erledigt sind.
- Sieh dir eine organisierte Liste von Aufgaben innerhalb deines Kanban-Boards als Tabelle neben dem vollständigen Kanban-Board an
Ein effektives Kanban-System implementieren
Jedes Projekt braucht einen Champion, und jeder Champion braucht ein voll ausgestattetes Arsenal, um auf alles vorbereitet zu sein.
Im Projektmanagement ist Kanban der Champion für viele Teams. monday.com bietet eine Technologie, die viel mehr als nur ein Kanban Board ist und alle Teams in deinem Unternehmen mit einer leistungsstarken Projektmanagement-Technologie verbindet. Nutze unsere Vorlage für Kanban Boards, um loszulegen.
Häufig gestellte Fragen zu Kanban
Kann Kanban für kleine und große Projekte eingesetzt werden?
Kanban ist eine vielseitige Projektmanagement-Methode, die sowohl bei kleinen als auch bei großen Projekten angewendet werden kann. Dank seiner Flexibilität können Teams das Kanban-Framework an ihre spezifischen Bedürfnisse und die Größe des Projekts anpassen, wodurch es in einer Vielzahl von Kontexten skalierbar und effektiv ist.
Ist Kanban für Remote-Teams geeignet?
Kanban eignet sich hervorragend für Teams, die ganz oder zum Teil im Homeoffice arbeiten. Die visuelle Natur und die Betonung von Transparenz und Zusammenarbeit machen es den Teammitgliedern leichter, sich abzustimmen und über den Arbeitsfortschritt auf dem Laufenden zu bleiben, selbst wenn sie vom Homeoffice arbeiten. Online-Kanban-Tools und digitale Boards erhöhen die Effektivität von Kanban in verteilten Teams noch weiter.
Wie hilft Kanban dabei, den Fortschritt des Teams zu verfolgen?
Einer der leistungsstärksten Aspekte eines Kanban-Boards ist, dass es zeigen kann, wie viel Arbeit jedes Teammitglied hat. Das ist ein sehr wichtiges Werkzeug für Manager, die den Fortschritt einzelner Teams verfolgen und sehen wollen, wie die einzelnen Teammitglieder vorankommen.
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