Die ultimative Anleitung für PI Planning

Program Increment (PI) Planning ist ein kadenzbasiertes Ereignis, das alle Agile Release Train (ART) Teams auf dieselbe Mission und Vision ausrichtet. Es ist ein entscheidendes Element des Scaled Agile Framework (SAFe), das Organisationen beherrschen müssen, wenn sie erfolgreiche Produkte entwickeln und verwalten wollen.

In diesem Guide erfährst du, warum Organisationen das PI Planning nutzen, wer daran beteiligt ist, was auf der Agenda steht und wie du erfolgreiche PI Planning Events durchführst. Außerdem zeigen wir dir, wie du mehrere Teams zusammenbringen und den PI Planning Prozess mit monday dev straffen und vereinheitlichen kannst.

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Was ist PI Planning?

Program Increment (PI) Planning ist ein wichtiges Ereignis für Agiles Projektmanagement, genauer gesagt: im Scaled Agile Framework (SAFe), bei dem mehrere Teams innerhalb desselben Agile Release Train (ART) zusammenkommen, um sich über die Ziele abzustimmen und die Arbeit für das kommende Program Increment zu planen.

Dabei handelt es sich in der Regel um eine zweitägige Veranstaltung, die alle 8-12 Wochen stattfindet und bei der die Teams eine gemeinsame Vision entwickeln, Funktionen planen, Abhängigkeiten identifizieren und die Ziele für das nächste Programminkrement festlegen.

Warum PI Planning?

Das PI Planning zielt darauf ab, Releases aufeinander abzustimmen, die Zusammenarbeit zu fördern, Risiken zu managen, die Vorhersehbarkeit zu verbessern und sicherzustellen, dass die Teams effektiv und effizient auf gemeinsame Geschäftsziele hinarbeiten. Obwohl sie viel Zeit und Aufwand erfordert, sind viele Organisationen der Meinung, dass die Vorteile die Kosten für eine groß angelegte agile Entwicklung überwiegen. Hier sind die wichtigsten Gründe:

Ausrichtung und Sichtbarkeit

Das PI Planning richtet alle Teams innerhalb des Agile Release Train (ART) auf den Geschäftskontext und die Vision aus. Es klärt die Arbeitsplanung für das kommende Program Increment und sorgt dafür, dass alle an den Aufgaben mit der höchsten Priorität arbeiten.

Zusammenarbeit und Koordination

Das PI Planning bringt Teams zusammen, um Abhängigkeiten zu diskutieren und zu koordinieren. Es fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit und ermöglicht Diskussionen und Entscheidungen in Echtzeit.

Risikomanagement

Das PI Planning identifiziert potenzielle Risiken und Probleme frühzeitig. Es ermöglicht es den Teams, proaktiv Pläne zur Risikominderung zu entwickeln und verringert das Risiko von Überraschungen während der Projektabwicklung.

Planung und Vorhersehbarkeit

Das PI Planning führt zu einer genaueren Planung und Schätzung. Es erhöht die Vorhersehbarkeit der Lieferung und gibt den beteiligten Stakeholdern vs Shareholdern Vertrauen in die Zusagen des Teams.

Ressourcennutzung

Das PI Planning hilft dabei, die Kapazitäten und Fähigkeiten der Teams effektiver zu nutzen. Es passt die Nachfrage an die Kapazität an und beseitigt überschüssige unfertige Arbeit.

Motivation und Klarheit

Das PI Planning stellt sicher, dass die Teams das Gesamtbild und ihre Rolle im Projekt verstehen. Es schafft ein gemeinsames Verständnis von Zielen und Prioritäten und erhöht die Motivation des Teams.

Soziale Netzwerke

Das PI Planning ermöglicht eine persönliche Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern. Es baut Beziehungen und Vertrauen zwischen den Teams auf und bringt die wichtigsten Interessengruppen zusammen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wie oft wird das PI Planning durchgeführt?

Das PI Planning erfolgt in der Regel alle 8 bis 12 Wochen, aber Organisationen können den Zeitplan an ihre Bedürfnisse anpassen. Manche Unternehmen bevorzugen beispielsweise 8-Wochen-Intervalle, um flexibler zu sein, während andere 12-Wochen-Intervalle wählen, um sich an den Finanzquartalen zu orientieren. Wenn die Sprint-Planung pro Sprint 2 Wochen vorsieht, besteht ein PI aus 4 bis 6 Sprints, was einen gleichmäßigen Rhythmus für die Planung und Abstimmung gewährleistet.

Unabhängig davon, welchen Rhythmus Unternehmen wählen, hat die PI-Planung einen regelmäßigen, vorhersehbaren Zeitplan. Es ist ein festes, zeitlich begrenztes Ereignis, das in der Regel zwei Tage lang dauert. Die gleichbleibende Kadenz stellt sicher, dass die Teams regelmäßig die Möglichkeit haben, ihre Arbeit über den Agile Release Train (ART) hinweg zu synchronisieren, zu planen und anzupassen.

Wer ist am PI Planning beteiligt?

Da das PI Planning eine gemeinschaftliche Angelegenheit ist, müssen mehrere Perspektiven berücksichtigt werden. Hier sind die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten:

Release Train Engineer (RTE)

Der RTE moderiert das gesamte PI Planning, das heißt, er hilft:

• Risiken und Abhängigkeiten zu managen
• Programmziele zu erstellen und zu verfolgen
• Strategische Ausrichtung sicherzustellen

Produktmanager

Die Produktmanager stellen die Programmvision und die kommenden Projektmeilensteine vor. Außerdem tun sie folgendes:

• Überprüfen den Planentwurf
• Verwalten und priorisieren Arbeitsabläufe
• Aktualisieren die Produkt-Roadmap nach der Planung

Produkt Owner

Die Product Owner kümmern sich um die Backlog-Pflege und das Backlog-Refinement des Teams. Sie sind außerdem verantwortlich für:

• Definition von Features und User Stories
• Entscheidungen in Bezug auf User Storys
• Übermittlung der Vision der oberen Führungsebene

Scrum Master

Die Scrum Master helfen den Product Ownern und Entwicklern, indem sie alle Hindernisse aus dem Weg räumen, die das Team einschränken könnten. Sie müssen auch:

• Sicherstellen, dass jeder die agilen Prinzipien befolgt
• Den Zeitplan überwachen und die Teams coachen
• Teamplanungsprozesse unterstützen und Abhängigkeiten identifizieren

Entwickler

Die Developer und Tester nehmen an Breakout-Sessions teil, um:

• User Stories zu erstellen und zu verfeinern
• Risiken und Abhängigkeiten zu identifizieren
• PI-Ziele für das Team zu entwerfen

Andere wichtige Interessengruppen

Außerdem kann die PI-Planung folgende Rollen beinhalten:

• Systemarchitekten
• Technische Leiter
• Senior Executives
• Unternehmenseigentümer
• Kunden

Was steht auf der PI Planning Agenda?

Die Tagesordnung für ein PI Planning Event umfasst in der Regel diese Kernsitzungen:

• Präsentation des Geschäftskontextes: Ein Überblick über die aktuelle Lage des Unternehmens und die Marktbedingungen.
• Präsentation der Produktvision: Details über kommende Funktionen und Prioritäten vom Produktmanagement.
• Team Breakouts: Die Teams arbeiten in kleineren Gruppen, um Pläne zu entwerfen, Kapazitäten zu bewerten und Risiken und Abhängigkeiten zu ermitteln.
• Überprüfung der Planentwürfe: Die Teams stellen ihre Planentwürfe für Feedback vor und konzentrieren sich dabei auf Risikomanagement und teamübergreifende Abhängigkeiten.
• Fertigstellung: Nach Diskussionen und Anpassungen legen die Teams ihre Ziele fest und verpflichten sich, sie im Laufe des Increments zu erreichen.

Wie du dich auf ein PI Planning Event vorbereitest

Hier sind zehn wichtige Schritte, die sicherstellen, dass deine Organisation gut auf eine erfolgreiche PI-Planungsveranstaltung vorbereitet ist.

1. Erforsche und kommuniziere den Zweck: Sorge dafür, dass alle Beteiligten, insbesondere Führungskräfte und das Management, die Ziele der PI-Planung klar verstehen. Kommuniziere, dass das Ziel darin besteht, einen Fahrplan zu erstellen und potenzielle Hindernisse zu identifizieren.
2. Plane weit im Voraus: Plane die Veranstaltung für das nächste Quartal am Ende des laufenden Quartals. Sorge dafür, dass alle wichtigen Interessenvertreter und Führungskräfte verfügbar sind.
3. Bereite die Vision und den Kontext des Programms vor: Lege die Vision und den Zweck des Programms im Voraus fest. Stelle sicher, dass die Programmverantwortlichen und die Stakeholder wissen, wie sie diese Informationen vermitteln können.
4. Sorge für geeignete Räumlichkeiten: Buche einen großen Raum, der etwa das Doppelte der erwarteten Teilnehmerzahl fassen kann. Sorge dafür, dass die Teilnehmenden aus der Ferne gut ausgerüstet sind, z. B. mit Videokonferenzgeräten.
5. Verfeinere das Backlog: Überprüfe und verfeinere das Product Backlog. Stelle sicher, dass die User Stories und Features klar definiert und priorisiert sind.
6. Involviere die Stakeholder: Sprich mit den Geschäftsinhabern und Interessengruppen, um die Prioritäten und Erwartungen zu verstehen.
7. Plane die Logistik: Stelle die notwendigen Instrumente, Ressourcen und Materialien bereit. Richte bei Bedarf Instrumente für die digitale Zusammenarbeit ein.
8. Bereite eine Agenda vor: Erstelle eine detaillierte Tagesordnung für die zweitägige Veranstaltung. Plane Zeit für den geschäftlichen Kontext, Visionspräsentationen, Teambesprechungen, Planüberprüfungen usw. ein.
9. Pre-PI-Planning: Jedes Team sollte seine eigene Pre-PI-Planning-Sitzung durchführen, um erste Pläne zu erstellen und mögliche Risiken und Abhängigkeiten zu identifizieren.
10. Richte ein Programmboard ein: Bereite ein physisches oder digitales Programmboard vor, um Funktionen, Abhängigkeiten und Meilensteine zu visualisieren.

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Wie man ein PI Planning Event durchführt 

So sieht ein typischer PI Planning Plan für die zwei Tage aus.

Tag 1

Am ersten Tag steht ein Überblick über den Geschäftskontext, die Produktvision und die Architektur auf dem Programm, gefolgt von einer detaillierten Teamplanung und ersten Überprüfungen dieser Pläne.

• Geschäftskontext: Ein Geschäftsinhaber oder eine Führungskraft stellt die aktuelle Situation des Unternehmens, die Vision des Projektportfolios und die Art und Weise, wie bestehende Lösungen die Kundenbedürfnisse erfüllen, vor.
• Produktvision/Lösung: Der Produktmanager stellt die aktuelle Produktvision vor, die in der Regel aus den Top 10 der kommenden Funktionen besteht.
• Architekturvision und Entwicklungspraktiken: Der Systemarchitekt stellt die Architekturvision vor, und ein leitender Entwicklungsmanager erläutert die besten agilen Entwicklungspraktiken.
• Planungskontext: Der RTE stellt den Planungsprozess und die erwarteten Ergebnisse vor.
• Team-Breakouts #1: Die Teams schätzen ihre Kapazität für jede Iteration und identifizieren die Backlog-Elemente, die für die Umsetzung der Funktionen benötigt werden. Sie erstellen einen für alle sichtbaren Planentwurf, Iteration für Iteration.
• Überprüfung des Planentwurfs: Die Teams präsentieren die wichtigsten Planungsergebnisse, einschließlich Kapazität, Auslastung, PI-Ziele, potenzielle Risiken und Abhängigkeiten. Business Owner, Produktmanager und andere Stakeholder prüfen den Plan und geben ihren Input.
• Managementprüfung und Problemlösung: Das Management verhandelt über Änderungen des Umfangs und löst Probleme, indem es verschiedenen Planungsanpassungen zustimmt. Der RTE moderiert diese Sitzung und bringt die wichtigsten Stakeholder zusammen, um die notwendigen Entscheidungen zu treffen.

Tag 2

Die Agenda des zweiten Tages ist dazu gedacht, dass die Teams ihre Pläne finalisieren, Risiken besprechen und sich auf die Ziele für die kommende PI einigen. Zum Abschluss gibt es eine Vertrauensabstimmung, um sicherzustellen, dass sich alle an den Plan halten, und eine Retrospektive, um zukünftige PI Planning Events zu verbessern.

• Planungsanpassungen: Die Geschäftsführung präsentiert die Ergebnisse von Tag 1 und alle Änderungen.
• Team Breakouts #2: Die Teams setzen die Planung fort, nehmen Anpassungen auf der Grundlage des Feedbacks des Managements vor und legen die Ziele für die kommende PI fest. Die Geschäftsinhaber ordnen den Zielen Geschäftswerte zu und erstellen eine Rangliste.
• Endgültige Planüberprüfung: Jedes Team stellt seine endgültigen Pläne vor, einschließlich der Risiken, Hindernisse und Abhängigkeiten. In dieser Phase müssen die Geschäftsinhaber alle Pläne genehmigen, auch wenn die Teams sie anpassen müssen.
• ART-Risiken: Die Teams diskutieren und kategorisieren die Risiken, die bei den abschließenden Planpräsentationen festgestellt wurden, in eine von vier Kategorien:
  • Gelöst: Die Teams sind sich einig, dass es kein Risiko mehr gibt.
  • Eigenverantwortlich: Jemand übernimmt die Verantwortung für die Verwaltung eines ungelösten Risikos.
  • Akzeptiert: Jeder versteht und erkennt die unvermeidlichen Risiken an.
  • Abgemildert: Die Teams ermitteln Strategien, um die Auswirkungen eines Risikos zu verringern.
• Vertrauensabstimmung: Die Teams stimmen über ihre Zuversicht ab, die PI-Ziele zu erreichen, indem sie die „Fist to five”-Abstimmungsmethode (physisch oder digital) anwenden.
  • Wenn der Durchschnitt bei drei oder mehr liegt, wird der Plan akzeptiert.
  • Wenn es weniger als drei sind, muss der Plan möglicherweise überarbeitet werden.
  • Wenn jemand zwei oder weniger Stimmen hat, sollte er seine Bedenken äußern. Es kann notwendig sein, diese Bedenken zur Risikoliste hinzuzufügen, sie neu zu planen oder weitere Informationen bereitzustellen.
• Planüberarbeitung (optional): Wenn das Vertrauen gering ist, müssen die Teams ihre Pläne eventuell überarbeiten.
• Rückblick auf die Planung und Blick nach vorne: Der RTE führt einen kurzen Rückblick auf die Veranstaltung durch, um Verbesserungen für zukünftige PI-Planning-Sitzungen zu ermitteln.

Was passiert nach einem PI Planning Event? 

Indem sie diese Planungsaktivitäten nach der PI befolgen, können Organisationen sicherstellen, dass die Pläne effektiv umgesetzt und während der gesamten Programmlaufzeit kontinuierlich verbessert werden.

• Nächste Schritte: Um die Ziele voranzubringen, koordinieren die Teams ihre Kalender, um tägliche Standups und Iterationsmeetings zu vereinbaren.
• Dokumentation: Die Teams übertragen Ziele, User Stories und das Program Board in Tools wie monday dev und aktualisieren die Roadmaps anhand der Programmziele.
• Ausführung: Die ARTs beginnen mit der Umsetzung der Pläne, die während des PI Plannings festgelegt wurden, und liefern gemäß den Zusagen einen Mehrwert.
• Post-PI-Planning-Events: Weitere Planungssitzungen, an denen Stakeholder aus allen Agile Release Trains (ARTs) innerhalb des Solution Trains teilnehmen, finden statt, um die Synchronisation und Abstimmung sicherzustellen. Die Teams stellen ihre Pläne vor, erklären ihre Ziele und teilen Meilensteine und Zeitpläne für jede Iteration und jeden ART.
• Kontinuierliche Verbesserung: Die Teams halten regelmäßig Inspect and Adapt (I&A)-Sitzungen ab, in denen sie über ihre Fortschritte nachdenken, Verbesserungspotenziale identifizieren und die Pläne bei Bedarf anpassen, um die Leistung zu optimieren.
• Kundenfeedback: Produktverantwortliche suchen aktiv nach Feedback von Kunden und Endnutzern und berücksichtigen es, damit zukünftige Pläne mit den Erwartungen der Kunden übereinstimmen.

Häufige Fehler beim PI Planning vermeiden

Hier sind zehn häufige Fallstricke, die du bei deinem PI Planning vermeiden solltest.

1. Unzureichende Vorbereitung: Nicht genügend Kontext oder Visionen vor dem Event und kein klares Backlog oder keine priorisierten Funktionen bereithalten.
2. Schlechtes Zeitmanagement: Wenn Diskussionen die Tagesordnung sprengen und nicht genug Zeit für Teambesprechungen oder Planüberprüfungen eingeplant wird.
3. Mangelndes Engagement der Stakeholder: Die wichtigsten Stakeholder des Unternehmens werden nicht in den Prozess einbezogen, und die Unternehmensleitung ist nicht in der Lage, sie zu überzeugen.
4. Ignorieren von Abhängigkeiten: Das Versäumnis, teamübergreifende Abhängigkeiten zu erkennen und zu verwalten, und die fehlende Visualisierung von Abhängigkeiten auf dem Programm Board.
5. Überbetonung von Schätzungen: Du verbringst zu viel Zeit mit Details auf Kosten anderer Aktivitäten und verlierst das große Ganze aus den Augen.
6. Vernachlässigung der Teamdynamik: Keine Förderung eines positiven und integrativen Umfelds für die Zusammenarbeit. Das Versäumnis, Konflikte oder Probleme sofort zu lösen.
7. Das Überspringen der Vertrauensabstimmung: Die Vertrauensabstimmung im Team über den Plan nicht durchführen oder nicht ernst nehmen.
8. Vergessen, vergangene PIs zu überprüfen: Kein Rückblick auf die Leistung früherer PIs, um die aktuelle Planung zu unterstützen.
9. Vernachlässigung von Retrospektiven: Überspringen oder Überstürzen der Planungsretrospektive und Nichtumsetzung von Verbesserungen auf der Grundlage des Feedbacks aus früheren Sitzungen.
10. Herausforderungen bei der virtuellen Planung: Die mangelnde Anpassung des Planungsprozesses an verteilte Teams und die Verwendung unzureichender Tools für die Fernzusammenarbeit.

monday dev für das PI Planning nutzen

monday dev basiert auf dem monday.com Work OS und ist vollgepackt mit vielseitigen Funktionen, die es Teams und Stakeholdern ermöglichen, bei jedem Schritt des PI Planning Prozesses miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Anpassbare Boards

Passe die anpassbaren Boards an, um verschiedene Aspekte des PI Panning zu unterstützen. Zum Beispiel:

• Programm Board: Erstelle ein übersichtliches Programm-Board, das die Funktionen, Abhängigkeiten und Meilensteine der einzelnen Teams aufzeigt.
• Team Boards: Richte für jedes Team individuelle Boards ein, auf denen die PI-Ziele festgehalten werden, damit die Teams ihre Zielsetzung in umsetzbare Punkte unterteilen können.

Kollaboration

Nutze monday dev, um ausgiebig zusammenzuarbeiten:

• Aktualisierungen in Echtzeit: Teams können gleichzeitig an ihren Plänen arbeiten, sodass Änderungen in Echtzeit für alle Beteiligten sichtbar sind.
• Kommentare und Diskussionen: Nutze die Kommunikationsinstrumente der Plattform, um Abhängigkeiten, Risiken und Anpassungen während der Planung zu besprechen.

Ansichten

Verbessere dein PI Planning mit den Visualisierungsfunktionen der Plattform:

• Gantt-Diagramme: Verwende Gantt-Ansichten, um die zeitliche Abfolge von Funktionen und Abhängigkeiten in der Programmstufe zu visualisieren.
• Kanban Boards: Verwende Boards im Kanban-Stil, um das Backlog zu verwalten und die Arbeit für die kommende PI zu planen.

Integrationen

Nutze die Integrationsfunktionen und:

• Verbinde externe Tools: Integriere die vorhandenen Tools, um relevante Daten für die Planung zu erhalten.
• Automatisiere Arbeitsabläufe: Richte Automatisierungen ein, um Teammitglieder über Aktualisierungen oder Änderungen des Plans zu informieren.

Berichte

Nutze die Berichtsfunktionen, um:

• Verfolge den Fortschritt: Überwache den Fortschritt der PI-Ziele während der gesamten Erhöhung.
• Verschaff dir Einblicke: Erstelle Dashboards zur Visualisierung von Teamkapazitäten, Risiken und anderen wichtigen Kennzahlen für das PI Planning.

Optimiere dein PI Planning mit smarter Technologie

Ein erfolgreiches PI Planning hängt von der aktiven Beteiligung und Abstimmung aller Teammitglieder und Interessengruppen ab. Mit monday dev hast du eine flexible Plattform, um die technische Infrastruktur bereitzustellen, aber der Erfolg der Veranstaltung hängt letztendlich von der effektiven Moderation und dem Engagement des Teams ab.

Teste monday dev, um herauszufinden, wie du deinen PI Planning Prozess rationalisieren und alle auf dieselbe Seite bringen kannst.

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