Bei der Umsetzung von Projekten ist es sehr wichtig, den genauen Bedarf an Ressourcen zu kennen. Wenn du das nicht planst, ist das Scheitern leider schon vorprogrammiert.
Das bedeutet, dass du vor dem Start eines Projekts jede einzelne Aufgabe, die erledigt werden muss, im Detail kennen musst. Du musst ganz genau wissen, welche und wie viele Ressourcen für jede Aufgabe benötigt werden, eventuelle Überschneidungen bei den Ressourcen berücksichtigen und klären, ob das Budget flexibel genug ist, um mögliche Komplikationen abzufangen – die Liste ist lang. An diesem Punkt setzt die Ressourcenplanung an.
In diesem Artikel erfährst du, was genau Ressourcenplanung ist, warum sie für den Projekterfolg so eine entscheidende Rolle spielt, die drei Phasen der Ressourcenplanung und wie du mithilfe des monday work management deine Ressourcen effektiv verteilen und verwalten kannst – wie ein Profi.
Teste monday work managementWas ist Ressourcenplanung?
Ressourcenplanung heißt der Prozess, bei dem ein Team für die Erfüllung einer Aufgabe bestimmte Ressourcen zuweist.
Diese Ressourcen können sowohl menschlicher als auch nicht-menschlicher Natur sein, also Mitarbeiter, Gelder, Infrastruktur oder Wissen. Das Hauptziel der Ressourcenplanung ist, die benötigten Ressourcen optimal zu verteilen, um die Effizienz zu maximieren.
Die Ressourcenplanung wird oft auch als „Ressourcenzuweisung“ bezeichnet – zwei synonyme Begriffe für denselben Prozess. Mach dir also nicht zu viele Gedanken um die Bezeichnung – nenne es einfach so, wie es für dich Sinn macht. Die Ressourcenplanung gibt Projektleitern die Möglichkeit, sämtliche verfügbaren Ressourcen zu nutzen und zu überwachen.
Das erleichtert die Übersicht, sodass du stets im Bilde bist, was zu tun ist und welche Teammitglieder die Ressourcen verwenden.
Warum ist die Ressourcenplanung wichtig?
Die Ressourcenplanung ermöglicht die präzise Verfolgung und Verwaltung deiner Ressourcenkapazität. Durch eine vorausschauende Planung kannst du potenzielle Projektrisiken in der Zukunft vermeiden.
Eine Überausstattung deines Projekts mit Ressourcen kann dazu führen, dass Zeit und Geld verschwendet werden. Im Gegensatz dazu besteht bei unzureichenden Ressourcen die Gefahr, wichtige Projektmeilensteine zu verpassen, Stakeholder zu enttäuschen oder sogar das gesamte Projekt aufgeben zu müssen. Laut dem Project Management Institute (PMI) schließen nur 46 % der jungen Unternehmen und 67 % der etablierteren Unternehmen Projekte regelmäßig innerhalb des Budgets ab. Noch alarmierender ist, dass nur 39 % der Projekte pünktlich abgeschlossen werden, und 21 % der Projekte von Start-ups scheitern.
Wenn die Dinge aus dem Ruder laufen, besteht die Gefahr, dass die Zeit des Teams nicht effizient genug verwaltet wird, was zu Stress und letztendlich zu Burnout führen kann. Deshalb spielt das Personalmanagement (HR) eine entscheidende Rolle in der Umsetzung der Ressourcenplanung. Statistisch gesehen ist es achtmal wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter im Job bleiben, wenn ihre Vorgesetzten ihnen kontinuierlich dabei helfen, ihre Arbeitsbelastung zu bewältigen. Allerdings geben nur etwa die Hälfte der Führungskräfte zu, dass sie dies tun.
Wenn du zufriedene Mitarbeiter und ein erfolgreiches Projekt haben willst, ist kluge Ressourcenplanung entscheidend. Das bedeutet, dass du nicht nur die Arbeitszeiten und das Arbeitspensum jedes Einzelnen kennen musst, sondern auch ihre Anliegen, Standorte, Talente und wie diese Talente als Ressource genutzt werden können.
Es gibt zahlreiche Personalangelegenheiten, die du im Auge behalten musst. Daher kann es sinnvoll sein, einen Personalplan als integralen Bestandteil deines umfassenderen Ressourcenmanagementplans zu erstellen. Dieses Thema vertiefen wir am besten noch etwas später.
Was sind die Vorteile der Ressourcenplanung?
Die sorgfältige Planung der Projektressourcen ist ein entscheidender Schritt im Projektmanagement und hat viele Vorteile. Indem du den Bedarf an Projektressourcen von Anfang an ermittelst, kannst du die Verfügbarkeit berechnen und einen präzisen Ressourcenplan erstellen. So kannst du zum Beispiel Engpässe vermeiden.
Das bedeutet, dass du herausfinden musst, wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten benötigt werden, wo sie eingesetzt werden sollen und welche Werkzeuge sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Auf diese Weise wird dein Ressourcenmanagement zuverlässiger und die Aufgabenzuweisung konsistenter.
Des Weiteren hilft dir die Ressourcenplanung dabei, die Arbeitsbelastung deines Teams zu überwachen.
Indem du ein klares Bild davon erhältst, welche Aufgaben jede Person während des Projekts übernimmt, kannst du potenzielle Überlastungen frühzeitig erkennen und gegensteuern. Das ist nicht zu unterschätzen, denn laut Stressreport geben 44 % der Arbeitnehmer an, dass Arbeitsbelastung Stress verursacht und 41 % dadurch weniger produktiv sind. Zudem führt Stress dazu, dass ein Drittel der Arbeitnehmer weniger engagiert ist und 15 % wegen Stress sogar den Jobwechsel in Betracht ziehen. Eine effiziente Projektplanung kann also dazu beitragen, den Stress zu reduzieren und die Mitarbeitermotivation zu steigern.
Im Endeffekt ermöglicht die Ressourcenplanung eine vollumfängliche Projektdokumentation. Falls ein Projekt scheitern sollte aufgrund von Ressourcenmangel, kannst du den Stakeholdern nachweisen, dass du mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen bestmöglich gearbeitet hast. Dadurch zeigst du, dass du für deine Entscheidungen Verantwortung übernimmst. Durch die Erfahrungen aus diesem Prozess kannst du außerdem deine Ressourcenplanung für kommende Projekte verbessern.
Jetzt loslegenWas sind die 3 Phasen der Ressourcenplanung?
Jede Organisation ist einzigartig, daher können die Schritte zur effizienten Ressourcenplanung von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Dennoch lassen sich drei grundlegende Phasen der Ressourcenplanung definieren, die du kennen solltest:
- Bewerten
- Zuweisen
- Überwachen/Überprüfen
1. Bewerte deine Ressourcen
Bevor du mit der Ressourcenzuweisung beginnst, musst du dir ein Bild von deinem Projektumfang und den verfügbaren Ressourcen machen. Das bedeutet, dass du genau herausfinden musst, welche Aufgaben zu erledigen sind, welche Ressourcen du für jeden Schritt brauchst und diese Anforderungen mit den verfügbaren Ressourcen abgleichen musst.
Danach kannst du das Budget planen und einen Zeitplan für das Projekt aufstellen und deine personellen Ressourcen bewerten, um sicherzustellen, dass dein Team das Projekt bewältigen kann.
2. Teile deine Ressourcen zu
Nachdem du den Umfang deines Projekts festgelegt und die dir zur Verfügung stehenden Ressourcen bewertet hast, kannst du die richtige Ressource für die richtige Aufgabe zuweisen.
Bei der Ressourcenzuweisung geht es darum, einer Aufgabe oder einer Person Ressourcen zuzuweisen und zu planen und diese Projektressourcen dann dort einzusetzen, wo sie benötigt werden. Wenn du mit vielen Ressourcen arbeitest, ist ein Work OS (Betriebssystem für die Arbeit) wie monday.com sehr nützlich.
Aber dazu kommen wir gleich.
3. Überwache und überprüfe deine Ressourcen
Auch nachdem du deine Ressourcen zugewiesen hast, ist die Ressourcenplanung noch nicht abgeschlossen. Das Ziel ist, durch Arbeitsplanung die Effizienz zu optimieren und hohe Arbeitspensen zu reduzieren. Daher ist es wichtig, die Ressourcenzuweisung kontinuierlich zu überwachen und neu zu bewerten.
Vielleicht wirst du feststellen, dass du an einigen Stellen Ressourcen zu viel oder zu wenig zugewiesen hast – in diesem Schritt kannst du erkennen, was falsch läuft und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Durch die konsequente Anwendung dieser Schritte kannst du einen effektiven Ressourcenplan entwickeln, der zeigt, wie dein Projektteam die Ressourcen optimal nutzt, um die Effizienz zu maximieren und zu verhindern, dass dein Team ein statistischer Ausnahmefall wird.
Wie kann monday.com dir bei der Ressourcenplanung helfen?
Geld wächst nicht auf Bäumen und wir wissen, dass du mit begrenzten Mitteln arbeiten musst.
Wenn du diese Ressourcen so einsetzen willst, dass du deine lange Liste von Aufgaben bewältigen kannst, ohne dass dein Team ausbrennt, brauchst du ein Work OS, das flexibel ist und sich leicht in deine bestehenden Prozesse und Systeme integrieren lässt.
Jetzt ist es Zeit für den Trommelwirbel! Denn hier kommt der Teil, in dem wir das monday work management vorstellen und erklären, warum es deine Vorstellung von strategischer Ressourcenplanung revolutionieren wird. Genauer gesagt geht es um unsere Vorlage für das Ressourcenmanagement.
Mit dieser Workflow-Vorlage kannst du die Zuweisung deiner Ressourcen optimieren und gleichzeitig für bessere Transparenz sorgen. Das verhindert Ressourcenkonflikte, die auftreten können, wenn dieselbe Ressource zu vielen Aufgaben zugewiesen ist oder wenn du und dein Team überlastet seid.
Diese Vorlage ist auch deshalb so gut, weil sie den Standort der Assets in den Mittelpunkt stellt.
Mit monday.com kannst du immer sehen, wo sich deine Ressourcen auf der Welt befinden, wer sie nutzt und für welche Aufgabe.
Deshalb ist monday work management perfekt für Projektmanager, die mehrere Ressourcen für verschiedene Aufgaben und Projekte jonglieren müssen. Oh, und noch ein paar Worte zur Benutzerfreundlichkeit. Einer der Vorteile unserer Vorlage für das Ressourcenmanagement ist, dass du deinen gesamten Arbeitsablauf mit nur einem Klick nach Excel exportieren kannst.
Du kannst aber auch Tabellen importieren und sie mit ein paar Klicks in ein elegantes monday.com Board verwandeln. Wenn du die Ressourcen deines Teams effektiv planen willst, ist monday.com genau das richtige Tool für dich.
Ressourcenplanung führt dich zum Erfolg
Im Endeffekt ist die Ressourcenplanung extrem wichtig, wenn du dein Projekt zum Erfolg führen willst. Wenn du dein Projekt mit zu vielen Ressourcen ausstattest, verschwendest du Zeit und Geld. Wenn du aber zu wenig Ressourcen einplanst, hast du am Ende einen Haufen ausgebrannter Teammitglieder und dazu noch ein gescheitertes Projekt.
Die Ressourcenplanung hilft dir dabei, das perfekte Gleichgewicht zu finden – und die Ressourcenmanagement-Vorlage von monday.com bringt dich ans Ziel. monday.com bietet Dutzende von Integrationen, mehr als 8 Visualisierungsarten (einschließlich Gantt-Diagramm) und 100 Vorlagen, die dir helfen, deine Projekte effizient zu planen und die Arbeit zu erledigen.
Also, worauf wartest du noch? Es wird Zeit, das monday work management auszuprobieren und herauszufinden, wie wir deine Ressourcenplanung verbessern können.
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