Als 2004 der Grundstein für den Burj Khalifa gelegt wurde, war das Ziel klar: Das höchste Gebäude der Welt zu errichten – ein Symbol für Fortschritt, Luxus und technische Meisterleistung. Ursprünglich mit 1,5 Milliarden US-Dollar budgetiert, kletterten die finalen Baukosten auf rund 1,8 Milliarden US-Dollar – eine moderate Steigerung von etwa 20 %. Trotz vieler Herausforderungen wurde das Bauwerk planmäßig 2010 eröffnet.
Ein ganz anderes Bild zeigt sich beim Flughafen Berlin Brandenburg (BER). Geplant mit 1,9 Milliarden Euro, stiegen die Kosten auf 7,1 Milliarden Euro – eine Explosion um über 270 %. Außerdem führten Baumängel, fehlerhafte Technik und mangelhafte Kontrolle zu jahrelangen Verzögerungen, sodass die Fertigstellung und Eröffnung statt 2011 erst 2020 erfolgte, mit 9 Jahren Verspätung.
Was machte den Unterschied? Erfolgreiches Projektmanagement. Während beim Burj Khalifa klare Strukturen, präzise Planung und entschlossenes Risikomanagement den Bauprozess sicherten, wurde der BER von unrealistischen Zeitplänen, schlecht koordinierten Bauprozessen und fehlender Qualitätskontrolle ausgebremst.
Doch was macht gutes Projektmanagement aus? Welche Methoden und Tools helfen, Projekte effizient zu steuern? Und welche Rolle spielt moderne Software dabei?
Dieser Guide liefert dir die Antworten und zeigt, wie du Projekte professionell planst, durchführst und erfolgreich abschließt.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist die strukturierte Umsetzung eines Vorhabens mit klar definierten Zielen und messbaren Erfolgsfaktoren.
Der Begriff Projektmanagement setzt sich aus den lateinischen Wörtern „proiectum“ (das Vorausgeworfene, der Plan) und „manus agere“ (anleiten, führen) zusammen. Es beschreibt die Organisation – die Planung, Steuerung und Umsetzung eines Vorhabens mit einem klar definierten Ziel innerhalb eines festen Zeitrahmens.
Kurz gesagt: Projektmanagement sorgt dafür, dass Ideen nicht nur vage, gute Absichten bleiben, sondern erfolgreich in die Tat umgesetzt werden. Es geht darum, die nötigen Abläufe im Unternehmen zu organisieren, die einzelnen Aufgaben zu verteilen, Zuständigkeiten zu verteilen, Fortschritte zu überwachen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Ohne eine gute Struktur entstehen Missverständnisse, Handlungsunfähigkeit, Verzögerungen und unnötige Kosten, aber mit der richtigen Strategie laufen Projekte effizient, termingerecht und erfolgreich.
Die zentralen Ziele im Projektmanagement:
- Zielerreichung: Projekte sollten nach der Methode der SMART-Ziele (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) geplant werden, um klar definierte Erfolgskriterien erreichen zu können. Projektziele sind immer auch mit den OKR (Objectives and Key Results) des Unternehmens verknüpft, dienen also mehreren Zielen.
- Risikomanagement: Proaktive Risiko-Kalkulation, -Bewertung und Gegenmaßnahmen für potenzielle Risiken, um Probleme frühzeitig zu erkennen und gezielt gegensteuern zu können.
- Stakeholder-Management: Die Interessen aller Beteiligten – Mitarbeitende, Kunden, Investoren und andere – also Stakeholder vs Shareholder in Einklang bringen, um Konflikte zu vermeiden.
- Effizienz & Effektivität: Zeit, Budget und vorhandene Mittel optimal einsetzen, um unnötige Verzögerungen und Verschwendung zu vermeiden. Das erfordert auch entschlossene Entscheidungen.
- Kundenzufriedenheit: Erwartungen von Auftraggebern erfüllen, um langfristige Beziehungen und Vertrauen aufzubauen.
- Mitarbeiterentwicklung: Teams fördern, indem Motivation, Zusammenarbeit und individuelle Stärken gezielt entwickelt werden.
- Innovationsförderung: Ein Umfeld schaffen, das neue Ideen begünstigt und Innovationen ermöglicht, um Projekte in einer dynamischen Marktlandschaft erfolgreich zu machen.
All diese Aspekte greifen ineinander. Ein Projektleiter muss sie in Balance halten, damit das Vorhaben nicht nur erfolgreich abgeschlossen wird, sondern auch einen nachhaltigen Mehrwert schafft. Moderne Softwarelösungen wie monday.com unterstützen Unternehmen dabei, all diese Ziele effektiv und effizient zu erreichen.
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Strukturiertes Projektmanagement ist essenziell, um eine Vision, eine Idee und ein allgemeines Vorhaben effizient und erfolgreich in die Tat umzusetzen. Unternehmen setzen daher bewährte Projektmanagement-Methoden ein,um die gesamten Arbeitsabläufe zu optimieren, viele häufige Fehler zu vermeiden und Kosten zu sparen. Realistische Planung, eine gute Risikostrategie und entschlossenes Handeln auch in Stresssituationen macht also den Unterschied zwischen Erfolg und Chaos Report aus.
Verantwortung im Projektmanagement
Damit ein Projekt erfolgreich umgesetzt wird, müssen klare Verantwortlichkeiten definiert und aktiv durchgesetzt werden. Es braucht eine zentrale Ansprechperson, die den Überblick behält, die Koordination übernimmt und Entscheidungen trifft. Daher beauftragen Unternehmen interne oder externe Projektmanager, die die Verantwortung für das geplante Vorhaben übernehmen und alles in die Wege leiten, damit die benötigten Aufgaben, Prozesse und Beteiligten richtig aufgestellt und aufeinander abgestimmt sind. Dazu gehört unter anderem:
1. Projektziele definieren
Ein klarer Projektauftrag ist die Basis für den Erfolg. Eine Vision muss also in einen klar definierten Plan verwandelt werden, und dazu gehören die Festlegung von Projektzielen und Meilensteinen. Ziele sollten immer SMART Ziele sein, also sie müssen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und termingebunden sein. Ohne die eindeutige Definition besteht die Gefahr, dass unterschiedliche Erwartungen an den Projekterfolg entstehen, dass Teams ziellos und ineffizient arbeiten oder über das eigentliche Ziel hinausschießen.
2. Projektbeteiligte und -rollen identifizieren
Wer sind die Schlüsselpersonen im Projekt? Welche Komponenten und Kompetenzen braucht das Projekt, welche Abteilungen spielen mit, welche Teammitglieder werden gebraucht, und auch externe Dienstleister und Stakeholder müssen zum Projekt stark definiert und beauftragt werden? Die Hierarchien, Rollen und Verantwortlichkeiten müssen zum Projektstart klar abgegrenzt sein, um reibungslose Abläufe zu begünstigen und Missverständnisse im Unternehmen zu vermeiden.
3. Ressourcenmanagement
Ressourcen wie Zeit, Budget und Arbeitsaufgaben müssen sinnvoll und optimal eingesetzt werden. Durch strategische Ressourcenplanung und Priorisierung kann Verschwendung und doppelter Aufwand vermieden werden.
4. Zeitmanagement
Projekte haben Deadlines, die eingehalten werden müssen. Eine gute Zeitplanung mit Ablieferungsterminen für Teilaufgaben, feste Daten für die wichtigsten Meilensteine und eingebaute Pufferzeiten (zum Beispiel entsprechend der ALPEN-Methode) sind unbedingt nötig und deren Einhaltung muss überwacht werden. Erfahrene Planer kalkulieren bewusst realistische, kurze Fristen ein, rechnen aber immer mit dem Risiko einer eventuellen Verzögerung und bauen Puffer ein für Plan B, um ernsthafte Konflikte mit der Endablieferung zu vermeiden und den Erfolg zu sichern, auch wenn einige Faktoren später als geplant fertig werden sollten.
5. Kostenmanagement
Ohne klare Budgetierung können Projekte schnell aus dem Ruder laufen. Eine realistische Kostenplanung und regelmäßige Kontrolle der Kostenstände sind wichtig für den wirtschaftlichen Erfolg des Projekts. Um finanzielle Risiken zu minimieren, gibt es meistens einen speziellen Kostenverantwortlichen, der sich mit den Abteilungen abstimmt und regelmäßig an den Projektmanager berichtet. Bei Problemen müssen Kosten mit allen Stakeholdern abgesprochen werden und notfalls ein Plan für Einsparungen oder Finanzspritzen gemacht werden – am besten schon im Voraus, bevor die Schwierigkeiten auftreten.
Wichtige Kompetenzen des Projektmanager
Projektmanagement ist eine Balance aus wirtschaftlichen Zielen und menschlichen Bedürfnissen. Daher muss ein PM eine Bandbreite an Aufgaben erfüllen:
- Selbstmanagement: Projektmanager jonglieren viele Aufgaben gleichzeitig und müssen sich selbst gut organisieren können. Dazu gehört, Prioritäten richtig zu setzen, sich nicht in Detailarbeit zu verlieren, richtig zu delegieren und auch unter Druck fokussiert zu bleiben. Gleichzeitig müssen sie darauf achten, sich selbst nicht zu überlasten – denn nur wer seine eigene Arbeitslast im Griff hat, kann auch für ein funktionierendes Projektteam sorgen. Moderne Software hilft dabei, den Arbeitsaufwand im Blick zu behalten und zu steuern.
- Entscheidungsstärke: Ein Projektmanager muss oft schnell handeln, auch wenn nicht alle Informationen vorliegen. Entscheidungsfreude bedeutet nicht, impulsiv zu handeln, sondern Fakten effizient zu bewerten, Risiken abzuwägen und Verantwortung für die getroffene Wahl zu übernehmen. Eine analytische Denkweise, Erfahrung (auch mit gescheiterten Projekten) und der Zugang zu aktuellen Projektdaten helfen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, ohne Zeit zu verlieren. Digitale Tools ermöglichen es, Fortschritte und Abweichungen in Echtzeit zu erkennen, sodass Projektmanager vorausschauend handeln können, anstatt nur auf Probleme zu reagieren.
- Kommunikationsfähigkeit und Führungsstil: Ein guter Projektmanager kommuniziert nicht nur klar und direkt, sondern schafft auch eine Atmosphäre des Vertrauens. Er bezieht das Team mit ein, hört zu und gibt konstruktives Feedback. Tools für transparente Kommunikation sorgen dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand sind und Missverständnisse vermieden werden.
- Empathie und Teamführung: Ein modernes Projektmanagement setzt auf motivierte und engagierte Mitarbeitende. Dazu gehört nicht nur Einfühlungsvermögen, sondern auch die Fähigkeit, Teams zu inspirieren, Potenziale zu fördern und Konflikte frühzeitig zu lösen. Wer mit Wertschätzung führt und eine offene Kommunikation und Unternehmenskultur schafft, steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit im Team.
- Problemlösungskompetenz: Herausforderungen gehören zum Alltag im Projektmanagement. Wer Abläufe und mögliche Engpässe frühzeitig erkennt, stressresistent ist und weiß, wie man pragmatische Lösungen findet, kann in Krisen effizient reagieren und Probleme gezielt lösen.
Moderne Projektmanagement-Software erleichtert es, diese Anforderungen zu erfüllen. Automatisierte Workflows, zentrale Kommunikationsplattformen und Echtzeit-Analysen unterstützen eine effiziente Projektsteuerung und können so gut wie alle Punkte auf dieser Liste abhaken.
Verschiedene Projektmanagement Methoden
Ein guter Projektmanager braucht nicht nur die richtigen Fähigkeiten, sondern auch eine klare Strategie, um Projekte effizient zu steuern. Hier kommen Projektmanagement-Methoden ins Spiel: Sie geben Struktur für die Organisation vor, helfen bei der Koordination und sorgen dafür, dass Teams produktiv zusammenarbeiten. Je nach Art des Projekts, der Teamdynamik und den Anforderungen gibt es verschiedene Ansätze – von fest durchgeplanten Methoden des klassischen Projektmanagements bis hin zu flexiblen Modellen des agilen Projektmanagements. Auch moderne Projektmanagement-Tools unterstützen dabei, diese klassischen oder agilen Methoden effektiv umzusetzen und Transparenz im Team zu schaffen. Doch welche Methode, welche Form eignet sich für welches Projekt?
1. Klassisches Projektmanagement (Wasserfall-Methode)
Beim klassischen Projektmanagement folgt das gesamte Projekt einer festen Abfolge von 5 Phasen: Zuerst wird geplant, dann umgesetzt, anschließend überprüft und schließlich abgeschlossen. Diese Methode ist besonders geeignet, wenn die Anforderungen von Anfang an klar definiert sind und sich während des Projekts nicht groß ändern. Ein typisches Beispiel ist das Wasserfall-Modell, bei dem jede Phase erst vollständig abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnt. Das sorgt für eine hohe Struktur und Nachvollziehbarkeit – allerdings kann es schwierig werden, spätere Änderungen einzuarbeiten, weil das Projekt in festen Bahnen verläuft.
2. Agiles Projektmanagement (Scrum & Kanban)
Wenn sich Anforderungen während des Projekts ändern oder noch nicht vollständig feststehen, ist ein agiler Ansatz sinnvoll. Agiles Projektmanagement setzt auf Flexibilität, schnelle Anpassungen und regelmäßige Überprüfung der Ergebnisse. Eine weit verbreitete Methode ist Scrum: Hier arbeitet das Team in kurzen Zyklen, sogenannten „Sprints“, in denen die einzelnen Aufgaben priorisiert, erledigt und anschließend überprüft werden. So kann das Projekt jederzeit angepasst werden, ohne dass alles von vorne beginnt.
Eine andere agile Methode ist Kanban, das auf einer visuellen Darstellung von Aufgaben basiert. Alle Aufgaben werden auf einem Board (physisch oder digital) abgebildet und durch verschiedene Spalten – etwa „To Do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ – geschoben. So sieht das gesamte Team jederzeit den aktuellen Stand des Projekts und kann Engpässe schnell erkennen.
3. Hybrides Projektmanagement
Nicht jedes Projekt passt sauber in eine dieser Kategorien – und genau hier setzt das hybride Projektmanagement an. Es kombiniert klassische und agile Ansätze, um die Vorteile beider Welten zu nutzen. Beispielsweise kann die übergeordnete Planung nach dem Wasserfall-Modell erfolgen, während einzelne Teilaufgaben agil mit Scrum oder Kanban umgesetzt werden. Diese Methode ist besonders in Unternehmen beliebt, die sowohl eine klare Struktur als auch Flexibilität brauchen, um auf neue Entwicklungen reagieren zu können.
5 Phasen des Projektmanagements
Erfolgreiches Projektmanagement beginnt mit einer einfachen Projekt-Roadmap, um die Erwartungen festzulegen. Matt Burns, Projektmanager bei monday.com sagte dazu:
Der wichtigste Schritt vor der Initiierung eines jeden Projektes ist die Erstellung einer Roadmap für das Projekt gleich zu Beginn. Wenn du nämlich an einen bestimmten Ort gehen möchtest, aber weder Karte noch Wegweiser hast, wirst du wahrscheinlich vom Kurs abkommen.
Um dir die Entwicklung deiner Roadmap zu erleichtern, tauchen wir jetzt in den Projektlebenszyklus ein, der aus fünf Projektmanagement Phasen besteht. Hier ist eine detaillierte Übersicht der fünf Phasen im Projektmanagement:
1. Projektinitiierung
Bei jedem Projekt ist die Vorbereitung das Wichtigste, um die Arbeit letztendlich frist- und budgetgerecht abschließen zu können. Deshalb ist es entscheidend, dass du auf die Phase der Projektinitiierung nicht verzichtest. Sie dient dazu, eine gute Projektgrundlage zu schaffen, indem du folgende Punkte festlegst:
- Projektumfang: Ermittle die spezifischen Abgrenzungen des Projekts, einschließlich dessen, was du erreichen möchtest und was nicht. Mit anderen Worten: projektrelevante Ziele setzen und ausgrenzen, was irrelevant ist. Die Festlegung dieser Grenzen soll den sogenannten „Scope Creep“ verhindern (die ungewollte, schleichende Ausweitung des Projektumfangs), durch den sich die Projektergebnisse ändern und die Deadlines nach hinten verschieben.
- Allgemeiner Projektüberblick: Erstelle eine Übersicht der notwendigen Ressourcen, sowie den Zeitrahmen und die Ziele, die für den Projektabschluss erforderlich sind. Außerdem entwirfst du eine Strategie zur Überwachung dieser Anforderungen im Laufe des Projekts.
- Budgets: Erarbeite gemeinsam mit Stakeholdern, wie viel Geld für dein Projekt zur Verfügung steht und wie hoch die Kosten für ein erfolgreiches Projekt ausfallen.
Für größere Projekte ist es eventuell angebracht, eine Project Charter oder eine „Project Initiation Documentation“ (PID) zu verfassen, welche diese Aspekte detaillierter beleuchten.
2. Planung
Durch die Formulierung eines eindeutigen und sorgfältig durchdachten Projektplans stellst du sicher, dass das Vorhaben in logische Schritte aufgebaut ist und alle Teammitglieder auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Während der Projektplanung wirst du:
- Durch eine Stakeholder-Analyse die Hierarchie und Zuständigkeiten der Projektbeteiligten klären
- Die gewünschten Arbeitsergebnisse definieren (Ziele, KPIs, OKRs)
- Die erforderlichen Projektressourcen bestimmen
- Die damit verbundenen Aktivitäten identifizieren
- Kompetente Teammitglieder für dein Projekt auswählen
- Die wesentlichen Projektmeilensteine und Fälligkeitsdaten im Zeitplan festlegen, einschließlich des endgültigen Projektabschlusstermins.
Während dieses Prozesses kannst du die Art und Weise des Projektmanagements für dein Team festlegen, wobei du aus zahlreichen klassischen und agilen Methoden auswählen kannst. Nachfolgend eine Liste von beliebten Projektmanagement Methoden – die wichtigsten werden wir später genauer ins Visier nehmen.
- Agiles Projektmanagement
- Klassisches Projektmanagement nach der Wasserfall-Methode
- PRINCE2
- Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
- Scrum Framework
- Lean Projektmanagemnt
- Kanban-Ansicht
3. Durchführung
In der Durchführungsphase, der Projektabwicklung, setzt du deinen Projektplan in die Praxis um. Die Hauptaufgabe des Projektteams liegt darin, den auftraggebenden Stakeholdern die geforderten Ergebnisse zu liefern. Diese Phase läuft zeitgleich mit der Überwachungs- und Kontrollphase ab. Der Projektmanager übernimmt dabei unter anderem folgende Aufgaben:
- Workflows verwalten
- Änderungen empfehlen
- Korrekturmaßnahmen vorschlagen
Im Endeffekt geht es darum, die Kontrolle zu behalten, mit dem gesamten Team zusammenzuarbeiten und den Kurs beizubehalten.
4. Überwachung/Kontrolle
Eine kontinuierliche Überwachung ist in jedem Projektlebenszyklus von entscheidender Bedeutung, um die Kontrolle zu behalten. Projektmanager können mit effektivem Tracking der Fortschritte jederzeit nachsehen: „Wo stehen wir im Verhältnis dazu, wo wir laut Projektmanagement-Plan stehen wollen?“ Dies erfordert:
- Regelmäßige Einblicke in den Status und in wichtige Kennzahlen, also kontinuierliche Projekt-„Kontrollen“
- Komplette Projektdokumentation, sowie Tracking-Tools, mit denen sich der Projektfortschritt visualisieren lässt, wie z.B. mit Kanban-Boards, oder Gantt-Diagrammen und Ansichten des Arbeitspensums. Diese Funktionen sollten in einem guten Projektmanagement Tool enthalten sein (das monday work management bietet z.B. mehr als 15 dynamische Board-Ansichten)
Je höher die Visualität und je schneller die Echtzeit-Aktualisierung, desto besser.
5. Abschluss
In dieser letzten Phase, die manchmal auch als „Projekterfüllung“ bezeichnet wird, schließt du alle Aktivitäten ab und lieferst das Endprodukt oder die Endleistung. Diese Übergabe kann an den Kunden, ein internes Team oder einen externen Stakeholder erfolgen. Die Abschlussphase kann auch weitere Aspekte bedeuten, wie:
- Abschluss formeller Verträge oder verbindlicher Vereinbarungen
- Eine ausführliche Prüfung oder ein Audit von allem, was gut, und was nicht nach Plan gelaufen ist, sowie Erfassung dessen, was Teams aus diesem Projekt lernen können.
Standards und Normen im Projektmanagement
Es gibt verschiedene Modelle und Richtlinien, die weltweit für Internationales Projektmanagement angewendet werden. Zu den bekanntesten gehören:
- PMBOK (Project Management Body of Knowledge): Ein Standard des Project Management Institute (PMI), der bewährte Methoden für Internationales Projektmanagement definiert.
- PRINCE2 (Projects in Controlled Environments): Ein strukturierter Ansatz aus Großbritannien, der Projekte in klar definierte Prozesse unterteilt.
- ISO 21500: Eine internationale Norm, die allgemeine Prinzipien für Projektmanagement beschreibt.
- Agile Frameworks (Scrum, SAFe, LeSS): Standards für agile Projekte, die sich besonders in Software-Entwicklungsprozessen etabliert haben.
Welche Methode die richtige ist, hängt vom Unternehmen, der Branche und dem jeweiligen Projekt ab. Während PRINCE2 sehr prozessorientiert ist, setzt Scrum stärker auf Flexibilität und Eigenverantwortung der Teams.
Internationale Projektmanagement-Zertifizierungen
Wer als Projektmanager arbeiten möchte oder seine Karriere in diesem Bereich vorantreiben will, kann sich durch eine anerkannte Projektmanagement Weiterbildung an verschiedenen Hochschulen zertifizieren lassen. Zu den wichtigsten gehören:
- PMP (Project Management Professional): Die bekannteste Zertifizierung des Project Management Institute, weltweit anerkannt.
- PRINCE2-Zertifizierung: Besonders in Europa weit verbreitete und stark auf strukturierte Prozesse fokussierte Projektmanagement Weiterbildung.
- Scrum Master Zertifizierung: Ideal für agile Projekte, vor allem in der IT-Branche.
- Certified Agile Project Manager (IAPM): Eine Kombination aus klassischem und agilem Projektmanagement.
Diese Zertifikate helfen nicht nur dabei, das eigene Wissen zu vertiefen, sondern erhöhen auch die Akzeptanz auf dem Markt und die Jobchancen. Viele Unternehmen bevorzugen zertifizierte Projektmanager, weil sie sich auf deren Methodenkenntnis verlassen können.
Herausforderungen im Projektmanagement
Erwartbare und unerwartbare Herausforderungen
Projektmanagement ist eine Disziplin voller Hürden. Während der BER an Planungsfehlern, technischen Mängeln und Unentschlossenheit scheiterte, stellte das Burj-Khalifa-Projekt seine Teams vor extreme kulturelle Herausforderungen, technische Anforderungen und Finanzierungsengpässe in der Finanzkrise, die mit präziser Planung abgefedert wurde. Neben den erwartbaren Projektrisiken können auch unerwartete Rückschläge wie Finanzkrisen oder Pandemien wie COVID-19 Projekte ebenso ins Wanken bringen. Die Frage ist nicht, ob Probleme auftreten – sondern, wie sie bewältigt werden
Herausforderung | Beschreibung |
---|---|
Unklare Zielsetzung | Fehlende oder vage definierte Ziele führen zu Chaos und ineffizienter Arbeit. |
Schlechte Kommunikation | Missverständnisse und fehlende Abstimmung verzögern Projekte und verursachen Fehler. |
Scope Creep | Unkontrollierte Erweiterung des Projektumfangs führt zu Zeit- und Budgetüberschreitungen. |
Ressourcenmangel | Fehlende Kapazitäten oder falsche Ressourcenverteilung gefährden den Erfolg. |
Mangelndes Risikomanagement | Unvorhergesehene Probleme ohne Plan B können Projekte scheitern lassen. |
Technische Herausforderungen | Veraltete, schwer bedienbare oder inkompatible Tools behindern reibungslose Abläufe und kosten Nerven. |
Mangelnde Team-Motivation | Überlastung, Kommunikationsprobleme oder fehlende Wertschätzung senken Produktivität und Engagement. |
Bürokratische Hürden | Übermäßige Regulierung, langsame Genehmigungsprozesse oder starre Hierarchien bremsen Projekte aus. |
Fehlende Stakeholder-Einbindung | Wenn Kunden, Investoren oder andere Beteiligte nicht frühzeitig einbezogen werden, kann es zu späten Änderungswünschen oder Widerständen kommen. |
Kulturelle Unterschiede | In internationalen Teams können unterschiedliche Arbeitsweisen, Erwartungen und Kommunikationsstile zu Missverständnissen führen. |
Best Practices für erfolgreiches Projektmanagement
- Klare Ziele setzen: SMART formulierte Ziele und KPIs sorgen für Orientierung, Fokus und Erfolgsausrichtung.
- Strukturierte Planung: Meilensteine, Deadlines und Zuständigkeiten von Anfang an definieren.
- Transparente Kommunikation: Regelmäßige Updates und offene Feedback-Kultur fördern Zusammenarbeit und reibungslose Abläufe.
- Flexibilität bewahren: Unerwartete Änderungen unserer Vuca-Welt erfordern schnelle Anpassungsfähigkeit.
- Ressourcen gezielt nutzen: Zeit, Budget und Personal effizient einplanen und Backups einkalkulieren, um Engpässe zu vermeiden.
- Risikomanagement betreiben: Frühzeitig Risiken identifizieren und Notfallpläne bereithalten.
- Projektmanagement-Software nutzen: Digitale Tools nutzen, um Prozesse zu automatisieren und den Überblick zu behalten.
Wie Projektmanagement Software die Arbeit vereinfacht
Die richtige Projektmanagement-Software kann den Unterschied zwischen einem gut organisierten, effizienten Projekt und purem Chaos ausmachen. Doch nicht jede Lösung passt zu jedem Team oder Unternehmen. Während einige Tools auf Flexibilität und agiles Arbeiten setzen, bieten andere eine feste Struktur mit klaren Workflows. Die Wahl hängt von verschiedenen Faktoren ab: Projektart, Teamgröße, benötigte Funktionen und Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen.
Wichtig ist, dass die Software den Projektmanager unterstützt – und nicht zur zusätzlichen Herausforderung wird. Daher sind eine intuitive Bedienung, Transparenz über Aufgaben und Fortschritte sowie einfache Automatisierungsmöglichkeiten für wiederkehrende Prozesse wichtige Kriterien. So bleibt mehr Zeit für strategische Entscheidungen, statt sich mit manueller Arbeit aufzuhalten.
Beliebteste Eigenschaften von Projektmanagement-Software
Die meist-gewünschten Eigenschaften von Projektmanagement-Tools sind laut einer Befragung von Experten aus verschiedenen Branchen und Berufsfeldern folgende:
- Effizienzsteigernde Funktionen wie Automatisierungen und KI
- Digitale, visuelle Ansichten wie Kanban-Boards
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
- Projekt-Dashboards
Vorteile von Projektmanagement-Tools
Daraus leitet sich ab, welche Funktionen bei einer Projektmanagement-Plattform von Vorteil sind, damit alle Bedürfnisse erfüllt werden.
Mit diesen Funktionen verschafft eine gute Projektmanagement-Software den Projektteams einen großen Vorteil:
- Projektmanagement-Tools: In die Plattform integrierte Werkzeuge zur Unterstützung von klassischen, hybriden oder agilen Methoden des Projektmanagements, wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Zeitleisten-Ansicht, Kalender und Zeiterfassungstools. So können Teams auf die Art arbeiten, die ihnen am besten liegt und die Abläufe durch Struktur vorantreiben.
- Aufgabenverwaltung: Die Möglichkeit, Aufgaben in verschiedenen Formaten anzulegen und einzurichten, zum Beispiel als To-do-Liste, als Kanban-Karten oder ein anderes Listenformat, sorgt für die essenzielle Klarheit, Struktur und gute Organisation der Projektbausteine.
- Boards: Damit alle eine gute Übersicht haben, an welchen Aufgaben gearbeitet wird und von wem, wie deren Fortschritt ist, wann eine Deadline oder die nächsten Projektmeilensteine anstehen, braucht es optisch ansprechende Boards. Dies sind eine Art digitale Anzeige der Arbeit wie in einem Cockpit, in dem man auf verschiedenen Monitoren verschiedene Ansichten des Geschehens hat und jederzeit einen Blick auf das werfen kann, das einen gerade am meisten interessiert. Damit hat jeder im Team die nötige Weitsicht und Detaileinsicht in das Projekt.
- Team-Zusammenarbeit: Es muss eine zentrale Informationsquelle für alle Teams geben. Einen einzigen Ort, an dem zusammengearbeitet wird, parallel und in Echtzeit. Denn das fördert die nahtlose Zusammenarbeit im Team, da jeder sehen kann, wer an was arbeitet und wie der Stand der Dinge ist. Auch Stakeholder aus dem Management können jederzeit einfach nachsehen, was sie gerade am meisten interessiert und jeder ist in das Projekt involviert. Dadurch sind alle abgestimmt und es gibt weniger unerfreuliche Überraschungen.
- Zeitmanagement: Vom Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter bis zur Projekt-Deadline – Zeitpläne, Fristen und Termine festzulegen und die Einhaltung zu überwachen gehört zur Kernaufgabe jedes Projektmanagers. Um die zeitlichen Abläufe zu strukturieren, Meilensteine und Abhängigkeiten zu definieren und realistisch Kosten und Ressourcen kalkulieren zu können, bietet PM-Software die nötige Struktur und Funktionen sowie gebrauchsfertige Vorlagen, mit denen diese Prozesse schneller und stark vorangetrieben werden können.
- Berichterstattung: Ob du ein kurzes Update des Kostenstands brauchst, oder die Ausgaben einer bestimmten Abteilung mit dem Budget abgleichen willst, ein gutes Projektmanagement-Tool macht dir das einfach und gibt dir Echtzeit-Einblicke in detaillierten Ansichten und Analysen der aktuell im Dashboard vorhandenen Zahlen.
Erfolgsfaktoren im Projektmanagement
Führungsstil
Der Führungsstil eines Projektmanagers hat großen Einfluss auf den Erfolg eines Projekts. Es gibt verschiedene Ansätze, die je nach Team, Unternehmenskultur und Projektanforderungen sinnvoll sein können. Während autoritäre Führung heute kaum noch zeitgemäß ist, setzen moderne Projektmanager auf flexible und teamorientierte Methoden und Kommunikation.
Führungsstil | Merkmale | Wann sinnvoll? |
---|---|---|
Autoritär (veraltet) | Klare Hierarchie, Entscheidungen liegen allein beim Projektmanager. | In Krisensituationen mit schnellem Handlungsbedarf. |
Demokratisch | Team wird in Entscheidungen einbezogen, offene Kommunikation. | Wenn Kreativität und Eigenverantwortung gefragt sind. |
Laissez-faire | Team arbeitet eigenständig, wenig direkte Steuerung. | Erfahrene Teams mit hoher Eigenmotivation. |
Situativ | Führung wird an die jeweilige Situation angepasst. | In dynamischen Projekten mit wechselnden Anforderungen. |
Transformationale Führung | Fokus auf Motivation, Vision und Weiterentwicklung des Teams. | Wenn langfristige Innovation und Teamzusammenhalt wichtig sind. |
Ein guter Projektmanager wählt den Führungsstil, der am besten zur Situation und zum Team passt – oft ist eine Kombination aus mehreren Ansätzen ideal.
Effektive Kommunikation
Projektmanagement steht und fällt mit der Kommunikation. Missverständnisse, unklare Anweisungen oder fehlende Abstimmungen sind oft der Grund, warum Projekte scheitern. Gute Kommunikation bedeutet aber mehr als nur regelmäßige Meetings oder E-Mails – es geht darum, Akzeptanz zu schaffen und Informationen so zu vermitteln, dass alle sie verstehen und wissen, was zu tun ist.
Dafür gibt es ein paar einfache Regeln:
- Klare Anweisungen: „Mach das mal so“ bringt wenig – besser ist: „Mach das so, weil…“
- Aktives Zuhören: Nicht nur reden, sondern auch verstehen, was das Team braucht.
- Transparenz: Jeder sollte wissen, woran der andere arbeitet, um Doppelarbeit zu vermeiden.
- Die richtigen Tools nutzen: Kommunikationsmodelle und -werkzeuge helfen beim wertschätzenden und wertfreien Kommunizieren, wie:
- 4 Ohren Modell: Kommunizieren
- Briefing: Klare Richtlinien, auf die man später zur Qualitätskontrolle wieder zurückgreifen kann
- Regelmäßiger Austausch: wie das Jour Fixe Meeting, um einen Gelegenheit zum Austausch zu bieten.
- Projektmanagement-Software: hilft, Aufgaben, Deadlines und Fortschritte für alle sichtbar zu machen und Unklarheiten zu verhinden.
Besonders in Remote-Teams oder großen Projekten ist es wichtig, dass alle jederzeit auf die wichtigsten Infos zugreifen können. Tools wie monday.com helfen dabei, Kommunikation und Task Management an einem Ort zu bündeln.
Strukturiertes Vorgehen
Ohne eine klare Struktur wird selbst das motivierteste Team irgendwann ins Rudern kommen. Ein strukturiertes Projektmanagement bedeutet, dass alle wissen, was wann zu tun ist – von der ersten Planung bis zum Abschluss.
Dafür gibt es bewährte Methoden wie:
- Projektphasen definieren: Welche Schritte muss das Projekt durchlaufen?
- Meilensteine setzen: Woran erkennt man, dass das Projekt auf Kurs ist?
- Rollen klar verteilen: Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich?
- Risiken berücksichtigen: Was könnte schiefgehen – und wenn es passieren sollte, wie geht man damit um?
Struktur sorgt für Orientierung und gibt dem Team Sicherheit. Gleichzeitig bleibt genug Flexibilität, um auf Änderungen zu reagieren – denn kein Projekt läuft exakt nach Plan.
Wie monday.com das Projektmanagement revolutionieren kann
Projektmanagement ist ein komplizierter Job – aber mit der richtigen Software wird es deutlich einfacher. monday.com ist mehr als nur ein Tool zur Aufgabenverwaltung. Als Work Operating System (Work OS) hilft die Plattform dabei, Projekte zu strukturieren, Arbeitsabläufe zu automatisieren und effizient mit verschiedenen Teams zusammenzuarbeiten. Dabei ist monday.com flexibel genug, um sich an verschiedene Branchen und Arbeitsweisen anzupassen.
Drei Produktlinien für unterschiedliche Anforderungen
Je nach Bedarf bietet monday.com drei spezialisierte Produktlinien:
- monday work management: Die ideale Lösung für Teams, die Projekte planen, Aufgaben verwalten und Workflows optimieren möchten. Von To-do-Listen bis hin zu komplexen Multi-Projekt-Übersichten – alles bleibt übersichtlich und leicht steuerbar.
- monday dev: Entwickelt für Softwareteams, die agile Methoden wie Kanban oder Scrum nutzen. Hier lassen sich Entwicklungszyklen abbilden, Fehlermanagement betreiben und Releases effizient planen.
- monday sales CRM: Eine Plattform für Vertriebsteams, die ihre Kundenbeziehungen und Verkaufsprozesse in einem zentralen System verwalten wollen. Automatische Lead-Verfolgung, Pipeline-Management und KI-gestützte Unterstützung sorgen für bessere Abschlussraten.
Funktionen, die das Projektmanagement erleichtern
monday.com bietet verschiedene Funktionen, Tools und Widgets, die alle Aspekte der Arbeit an Projekten noch effizienter machen:
- Automatisierte Workflows: Wiederkehrende Aufgaben und Benachrichtungen von Teammitglieder lassen sich einfach automatisieren, was Zeit spart, damit die Mitarbeiter sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können.
- Verschiedene Projektansichten: Ob Kanban-Board, Gantt-Diagramm oder Kalenderansicht – jeder Stakeholder kann seine bevorzugte Darstellung wählen, mit der er am besten arbeiten kann. Ob Vertreter des agilen Projektmanagements, des hybriden oder des klassischen PMOs.
- KI-Unterstützung: monday AI hilft, E-Mails zu schreiben, Inhalte zusammenzufassen, Aufgaben zu priorisieren und sinnvolle nächste Schritte zu generieren. Die KI von monday nimmt Denkarbeit ab und erledigt Aufgaben mit Präzision.
- Echtzeit-Kollaboration: Mit Workdocs können Teams gemeinsam an Dokumenten arbeiten, an einem zentralen Ort Feedback geben und Ideen direkt im Projektumfeld einbringen und umsetzen.
- Mobile App: Projekte lassen sich auch unterwegs verwalten, sodass jeder Stakeholder von überall Einblicke in die Vorgänge und den Status des Projekts und der Aufgaben hat.
- Flexibilität für verschiedene Methoden: Egal ob klassisches, agiles oder hybrides Projektmanagement – mit monday.com kann jede der bevorzugten Arbeitsweisen ausgeführt werden.
Wie monday.com in der Praxis funktioniert, zeigt diese Video-Demo:
Mit monday.com behalten Teams den Überblick, sparen Zeit durch Automatisierungen und arbeiten produktiver – egal in welcher Branche oder mit welcher Methode.
6 Schritte, um das Beste aus einer Projektmanagement-Software herauszuholen
Während Tabellenkalkulationen, E-Mails und Whiteboards für sehr einfache und kleine Projekte ausreichen können, benötigen große und komplexe Projekte eine robuste Projektmanagement-Plattform, um erfolgreich zu sein.
Das monday work management bietet alle notwendigen Funktionen, die du brauchst: von plattformspezifischen Vorlagen, Boards und Workflow-Automatisierungen bis hin zur Integration von Tools für die Zusammenarbeit.
Du kannst einen digitalen Arbeitsbereich, wie monday PMO work management einrichten, um deine Projektteams zu unterstützen.
1. Nutze die Projektdokumentation für schnellere Einführung des Frameworks
Erstelle eine klare Projektdokumentation, indem du wichtige Projekteinzelheiten notierst, die deinem Team den Weg zum Erfolg der Projektplanung und -durchführung erleichtern. Die Dokumentation nimmt einen besonders hohen Stellenwert ein, wenn du mehrere Teams in der Verwendung einer bestimmten Projektmanagement-Methodik schulst.
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Mit einem Work OS kannst du Dokumente direkt in deinem Workflow, oder in einem größeren Arbeitsbereich, erstellen, teilen und gemeinsam bearbeiten. Mit den workdocs von monday.com können Teammitglieder den Ablauf eines Projekts und ihre Rolle in Echtzeit einsehen und verstehen.
2. Erstelle eine Roadmap und eine Projektplan-Gesamtübersicht
Eine projektspezifische Roadmap ist eine visuelle Gesamtübersicht über die Ziele und Ergebnisse eines Projekts, die auf einer Zeitleiste angeordnet wird. Dies ist nützlich, um die Erwartungen der Stakeholder zu verwalten, Pläne zu kommunizieren und Ressourcen mit anderen Teams zu koordinieren.
Eine Projektmanagement-Software ermöglicht dir flexible und dynamische Dokumente zu erstellen, auf die jeder problemlos zugreifen kann. Besser noch: mit Projekt-Roadmap-Vorlagen, wie der von monday.com kannst du noch schneller durchstarten.
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3. Erstelle einen individuallen Workflow
Sobald du eine Roadmap oder einen anderen übergeordneten Projektplan ausgearbeitet hast, beginnst du Arbeitsabläufe detaillierter zu gestalten. Dieser wichtige Schritt sorgt dafür, dass deine Teammitglieder ihre Arbeit problemlos und intuitiv erledigen, und Projektmanager den Projektfortschritt überwachen und kontrollieren können.
Nutze anpassbare Vorlagen in deinem Work OS, um verschiedene Projektmethoden anwenden, sowie verschiedene Ansichten und Automatisierungen und vieles mehr hinzufügen zu können.
Mit monday work management kannst du jeden beliebigen Workflow erstellen — egal, ob Work Breakdown Structures (WBS), Risikoregister, Projektvorschläge oder Ressourcenmanagement.
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4. Rege zur Eigenverantwortung an
Das Ressourcenmanagement mit dem monday work management erlaubt Projektmanagern, die Kapazitäten einzelner Teammitglieder zu verstehen und dementsprechend zu planen. Die Funktion sorgt für unkomplizierte Zuweisung von Aufgaben an einzelne Mitarbeiter oder Teams, wodurch jedem die Verantwortung für seine Arbeit übertragen bleibt. Du kannst sogar Automatisierungen einrichten, die Benachrichtigungen an den jeweiligen Aufgaben-Verantwortlichen senden, sobald eine Projektphase abgeschlossen wurde.
Zusätzlich zur Zuweisung von Verantwortung über Aufgaben, ist es eine gute Idee, jedem Teammitglied einfache Verantwortungsgebiete zu erteilen, wie z.B. Projektberichte über den Fortschritt in Statusmeetings zu präsentieren und Stolpersteine zu identifizieren. Dies hilft, die Kultur der Transparenz aufrechtzuerhalten und sorgt für Schwung.
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5. Zeige Schlüsseldaten für schnellere Entscheidungsfindung an
Treibe deine Projekte mit umsetzbaren Erkenntnissen voran, die alle in einem dynamischen Dashboard in monday work management angezeigt sind. Hier einige Beispiele für Daten-Spalten, die du wahrscheinlich verfolgen willst:
- Zeiterfassungs-Spalte: Hier kann dein Team ablesen, wie viel Zeit eine Aufgabe benötigt
- Anpassbare Status-Spalte: Jeder Stakeholder kann den aktuellen Status deiner Projekte sowie häufige Engpässe einsehen
- Deadlines-Spalte: Dieses Datumsfeld macht jedes Teammitglied für den Erfolg deines Projekts rechenschaftspflichtig
Sobald du verschiedene Workflows erstellt hast, solltest du sie als Ressource nutzen, um Berichte und Dashboards zu erstellen. Bewerte den Erfolg eines Projekts anhand der KPIs und nutze die gewonnenen Daten, als Entscheidungs-Grundlage oder zur Steuerung neuer Projekte.
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6. Automatisiere wiederkehrende Aufgaben, um das Projektmanagement voranzutreiben
Automatisierungen können deinen Workflow beschleunigen und so für effizienteres Projektmanagement sorgen. Beispielsweise kannst du Manager automatisch benachrichtigen, wenn Fälligkeitstermine überschritten werden, oder jede Woche ein neues Element für eine Aufgabe erstellen und vieles mehr. Du kannst zwischen verschiedenen vorgefertigten Automatisierungsvorlagen auswählen oder deine eigenen automatisierten Workflows erstellen.
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8 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement
Mit solidem Projektmanagement können Unternehmen neue Produkte und Dienstleistungen entwickeln, interne Unternehmensprozesse optimieren und Kunden einen Mehrwert bieten —, und zwar reibungsloser und effizienter. Diese Bausteine ermöglichen Innovation und Kontrolle über essenzielle Ressourcen wie Zeit und Geld. Um dir beim Projektmanagement zum Erfolg zu verhelfen, haben wir acht Tipps für dich zusammengetragen, die deine Organisation vorantreiben, anstatt sie zu bremsen:
1. Investiere in Projektinitiierung und Projektplanung
Die Gründe, warum Projekte fehlschlagen, sind oft auf mangelhafte Planung und Recherche zurückzuführen. Dies sind ausschlaggebende Bestandteile des Projektlebenszyklus.
Wenn du bereits zu Beginn wesentliche Aspekte, wie die organisatorischen Prioritäten, Zielvorgaben und Anforderungen, festlegst, verringerst du die Gefahr späterer Verwirrungen.
2. Wähle das richtige Framework bzw. die Methode für dein Projekt
Der zweite Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Projektmanagement ist, die richtige Methode zu finden. Die Wahl des Frameworks bestimmt, wie du jede einzelne Projektphase visualisierst, priorisierst und abschließt.
3. Fördere eine Kultur der Transparenz und Eigenverantwortung
Transparenz kann bei der Verwaltung eines Projekts den entscheidenden Unterschied ausmachen, sobald komplexe oder heikle Situationen entstehen. Mit einer starken Kultur der Transparenz können sich Teammitglieder und Führungskräfte darauf verlassen, dass Probleme rechtzeitig angesprochen werden und jeder die Verantwortung für die eigene Arbeit übernimmt, ganz gleich, wie detailliert oder stressig die Pläne auch sein mögen.
Dies beginnt mit einer klaren Kommunikation, wodurch jeder Mitarbeiter die langfristigen Ziele, KPIs (Key Performance Indicators) und Pläne kennt und weiß, wie diese in das Gesamtbild einzuordnen sind. Eine Möglichkeit, dies zu gewährleisten, besteht darin, jeden Angestellten zu einem gewissen Maß in den Planungsprozess einzubeziehen und die Verantwortung für Aufgaben und Lieferergebnisse zu übertragen. Eine Plattform wie monday.com macht es dir möglich, einen vielseitigen Projektmanagement-Workflow zu erstellen, den du an individuelle Anforderungen anpassen kannst.
4. Entscheide dich für einen realistischen Projektumfang
Wir erwähnten bereits den Begriff Scope Creep. Frei übersetzt bedeutet das die schleichende Ausweitung des Umfangs. Dies ist eine der größten Herausforderungen für Projektmanager. Obwohl es mit unkontrollierbaren Faktoren zusammenhängen kann, die erst während der Projektlaufzeit ersichtlich werden, kann die Anwesenheit der richtigen Personen am Planungstisch helfen, den Projektumfang korrekt zu definieren und zu verhindern, dass dein Projekt aus den Fugen gerät. Eine Möglichkeit einen realistischen Projektumfang festzulegen besteht darin, auf Daten von vergangenen Projekten zurückgreifen, um Prognosen zu erstellen.
5. Priorisiere die Ausarbeitung eines effizienten Zeitplans
Wenn du die Produktivität deines Teams erhalten möchtest, musst du einen Arbeitsplan erstellen, der das Arbeitspensum deines Teams und die angestrebten Lieferdaten realistisch festsetzt. Das Ausbalancieren dieser beiden Faktoren ist eine lohnenswerte Investition deiner Zeit.
Klar kommunizierte Zeitpläne reduzieren Verzögerungen und kostenintensive Rückschläge. Die Art deiner Projektmanagement Methode beeinflusst die Kommunikation und kann Auswirkungen darauf haben, wie dein Team seine Zeit nutzt, um Ziele zu erreichen. Wenn du ein agiles Framework wie Scrum verwendest, konzentrierst du dich auf kurzfristige und kleinere Lieferschritte. Zudem ist es wichtig, Zeit für Dinge einzuplanen, die unerwartet auftreten.
Mit einem Work OS wie monday.com kannst du die Arbeitslasten von Einzelpersonen, sowie die Teamauslastung im selben Arbeitsbereich anzeigen, indem du auch deinen Kalender, deine Zeitleisten und deine Ressourcen verwaltest.
Jetzt loslegen6. Effektives Ressourcenmanagement
Die wirtschaftliche Verwaltung von Ressourcen ist eine wichtige Grundlage des Projektmanagements. Es bezieht sich auf den Prozess der Vor- und Zeitplanung, sowie der Verteilung deiner Ressourcen, mit dem Ziel, die Effizienz zu maximieren. Diese Ressourcen könnten u.a. Angestellte, Kapital und andere materielle Güter sein.
Ein Beispiel für effiziente Verwaltung physischer Ressourcen ist: Ein auf das Management von Bauprojekten spezialisierter Bauunternehmer, könnte einen Betongießer für zwei Baustellen buchen, anstatt den Preis für zwei gleichzeitig gebuchte Betongießer zu zahlen.
Bei digitalen Projekten sind mit Ressourcen häufig bestimmte Mitarbeitern oder Teams gemeint. Ein Grafikdesigner arbeitet möglicherweise an mehreren, gleichzeitig ablaufenden Projekten, daher musst du die Zeitplanung entsprechend anpassen, um das Projekt abzuschließen.
7. Involviere deine Stakeholder
Ein Stakeholder ist eine Person, die direkt in den Erfolg des Projekts investiert. Dies könnte ein wichtiger Kunde, ein interner Produktnutzer, eine Führungskraft oder ein Produktmanager sein.
Ein erfolgreiches Projekt fußt auf starker Kommunikation zwischen allen Parteien, sowie dem gegebenen Input aller Beteiligten vor, während und nach einem Projekt. Jeder Stakeholder gewährt einzigartige Einblicke und Perspektiven in Bezug auf Unternehmensziele und die Fähigkeiten des Teams. Das monday work management bietet kollaborative Dashboards mit mehr als 30 Widgets, die du per Drag-and-drop verschieben und einsetzen kannst, um Gesamtübersichten deiner Projektdaten zu erstellen, wodurch alle Stakeholder schnelle und präzise Entscheidungen treffen können.
8. Wähle fortschrittliche Projektmanagement-Tools und eine entsprechende Software
Um in der modernen Welt des Homeoffice erfolgreich zu sein, brauchst du ein Work OS, das abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und gemeinsame Dateinutzung in der Cloud ermöglicht, und dir 1000 weitere Anwendungsfälle bereitstellt, die optimal zu deinem Unternehmen passen. Hier kommt die Plattform von monday.com als ein komplettes Toolkit, basierend auf einem vielseitigen und intuitiven Work OS, für jedes Projekt ins Spiel.
Mit dem monday work management kannst du Workflows gestalten und die Effizienz und Produktivität deines Teams steigern, indem du jeden Workflow völlig problemlos an deine jeweiligen Bedürfnisse anpasst. Dies gibt dir die Möglichkeit, mit deinem bevorzugten Projektmanagement-Framework zu arbeiten. Mit unseren Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen, Kalenderansichten und Zeitleisten-Software kannst du deine Workflows individuell erstellen und alle Statusangaben mittels Farbcodierung leicht verständlich darstellen. Zudem kannst du monday.com nahtlos mit anderen Tools deines Tech-Stacks integrieren sowie Boards, projektbezogene Status-Dashboards und Projektaktualisierungen mit deinem gesamten Team in Echtzeit teilen.
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Mit dem monday work management kannst du sofort loslegen. Natürlich kannst du auch erst einmal weiterlesen, um mehr darüber zu erfahren, wie du das Beste aus deinen Projektmanagement-Tools herausholen kannst.
Jetzt loslegenWarum monday.com im Projektmanagement einsetzen?
Kurz gesagt: monday work management geht über die Grenzen einer Projektmanagement-Software hinaus, da sie Teams die Möglichkeit einräumt, alle Projekte und Aufgaben an einem einzigen, zentralen Ort zu verwalten.
Mit unserer Lösung können Teams:
- den Projektfortschritt auf einen Blick erkennen
- Zeitpläne und Deadlines im Blick behalten
- effizienter und effektiver zusammenarbeiten
- ihre idealen Workflows erstellen
Probiere jetzt unsere Plattform aus, indem du dich für die kostenlose Testversion anmeldest, mit der du dein nächstes Projekt organisieren kannst. Alternativ kannst du auch weiterlesen, um mehr über Trends im Projektmanagement zu erfahren, und wie du ein produktives Projektmanagement-Team zusammenstellst.
Jetzt loslegenDie Zukunft des Projektmanagements
Neue Trends im Projektmanagement werden unsere Arbeitsweise immer weiter vorantreiben. Es gibt viel Begeisterung um künstliche Intelligenz (KI) und deren Auswirkungen auf den Bereich des Projektmanagements durch die Auslagerung und Automatisierung von Routineaufgaben sowie die Aufbereitung von Daten und Erkenntnissen.
Diese Kraft nutzt auch monday.com und bietet einen integrierten AI Assistant sowie eine Reihe generativer KI-Funktionen zur Automatisierung von Aufgabenerstellung, E-Mail-Formulierung, Formelbildung und Zusammenfassungen bietet.
Neben KI gibt es drei weitere starke Projektmanagement-Trends, die wir auch in Zukunft erwarten können:
- Projektmanager werden sowohl KI- als auch EI-Kompetenzen benötigen: EI ‑ emotionale Intelligenz ‑ ist eine immer stärker geforderte menschliche Qualität im PM-Bereich. Die Fähigkeit, gut mit anderen Menschen umzugehen, ist von entscheidender Bedeutung.
- Übergang zu individuellen oder hybriden PM-Ansätzen: Vorbei sind die Zeiten, in denen eine einzige PM-Methodik ausreichte. Es ist anzunehmen, dass Modelle zunehmend flexibel sein müssen, um verschiedenen Teams und unterschiedlichen Projekten gerecht zu werden.
- Bedeutend vielseitigere Teamstrukturen: Immer diversere Teams werden ein breiteres Spektrum an Kompetenzen, Erfahrungen und Technologien mitbringen. Teams müssen nun lernen, mit dieser Vielseitigkeit umzugehen, um effektiv und effizient zusammenarbeiten zu können.
Erfolgreiches Projektmanagement erfordert, dass du den richtigen Ansatz zur Erfüllung der Projektnotwendigkeiten und Teambedürfnisse verstehst und diese mit der richtigen Work OS Plattform kombinierst. Monday work management bietet eine umfangreiche Funktionspalette, mit der du jeden Projektmanagement-Ansatz mühelos verwaltest.
Melde dich einfach kostenfrei bei monday.com an und probiere die Tools und Methoden jetzt selber aus.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Definition von Projektmanagement?
Projektmanagement ist der Prozess der Verwaltung von zusammenhängenden Aufgaben, Ressourcen und Zeitplänen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es beinhaltet die sorgfältige Koordinierung von Aufgaben, Mitarbeitern und Ressourcen, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, während gleichzeitig Faktoren wie Projektumfang, Zeit und Kosten, Risiken und Qualität berücksichtigt werden müssen. Die Rolle des Projektmanagers besteht darin, den Projektfortschritt zu beaufsichtigen und anzuleiten, und gleichzeitig Kommunikation, Problemlösung und Entscheidungsfindung während des gesamten Projektlebenszyklus sicherzustellen.
Was sind die Grundlagen des Projektmanagements?
Die wesentlichen Bestandteile des Projektmanagements sind die Planung, Organisation, Überwachung und Steuerung zahlreicher Aktivitäten, die im Rahmen des Projektumfangs erledigt werden müssen. Durch die Verwendung einer Plattform wie monday work management behältst du jeden Aspekt deines Projekts, sowie die kritischen Ziele und Deadlines immer im Auge und erhöhst so die Chancen auf einen fristgerechten, erfolgreichen Projektabschluss.
Wie lernt man Projektmanagement?
Projektmanagement ist eine Kompetenz, die du dir am besten durch die Praxis aneignest. Um ein Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, erfordert es ein Verständnis der verschiedenen genutzten Tools und Techniken, die Entwicklung eines Plans für die Verwaltung von Aufgaben, Ressourcen und Zeitplänen, sowie den Einsatz von Methoden des Projektmanagements. Es gibt eine Reihe von weltweit anerkannten, professionellen Akkreditierungen, wie die Zertifizierung zum „Project Management Professional (PMP)“, die du an verschiedenen Hochschulen erwerben kannst und die dir bei der Entwicklung der notwendigen Kompetenzen weiterhelfen können. Schließlich stellt das Netzwerken mit anderen Projektmanagern sicher, dass du stets über alle aktuellen Trends der Branche Bescheid weißt.
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