Gestão de projetos: um guia completo

Com tantas estruturas, jargões e siglas, a gestão de projetos muitas vezes parece assustadora.

Fala-se em PMBOK, PRINCE2, RAM, WBS, gráficos de Gantt, Kanban… e a lista continua.

Com todos esses acrônimos, parece que estamos enviando mensagens de texto a um adolescente, não planejando trabalho para impulsionar um negócio.

Mas você não pode se dar ao luxo de ser intimidado por jargões. No final das contas, a gestão de projetos não é um conceito complexo, mesmo com toda essa linguagem.

Em essência, a gestão de projetos consiste na coordenação de recursos (membros da equipe, ferramentas, locais, dinheiro) para concluir um projeto da maneira mais eficiente e bem-sucedida possível.

A gestão de projetos diz respeito aos objetivos do projeto, às ferramentas e técnicas que você utiliza para conduzir sua equipe ao sucesso no dia-a-dia e a longo prazo.

Neste guia, detalharemos como usar um gestor de projetos para fazer exatamente isso — tudo no mais simples português.

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O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é o processo de organização do plano, objetivos, marcos e entregas de um projeto, bem como de gerenciamento dos membros da equipe, cronogramas e orçamentos para garantir a entrega de projetos bem-sucedidos.

Ela envolve muitos processos essenciais, incluindo:

• Avaliar a viabilidade do projeto ou determinar se ele pode ter sucesso a um custo aceitável dentro de um período de tempo adequado.
• Criar um plano de gestão de projetos
• Identificar as principais entregas do projeto (componentes do produto final, serviço ou resultado).
• Dividir as entregas do projeto em tarefas mais facilmente gerenciáveis, atribuindo-as a equipes e funcionários.
• Manter o projeto funcionando sem problemas após o início.

Componentes de uma gestão de projetos bem-sucedida

Quando gerenciados corretamente, os projetos servem como alavancas para que as empresas desenvolvam novos produtos ou serviços, transformem os processos internos e criem valor para os clientes.

Eles são a força motriz por trás da inovação e da transformação em uma empresa.

Mas sem o sistema de gestão de projetos certo, eles podem sugar tempo e dinheiro de sua organização.

Em 2020, 11,4% de cada dólar investido em projetos foram desperdiçados devido ao baixo desempenho ou gestão.

Ufa.

Para evitar cair nessa armadilha, você precisa construir uma base sólida de gestão de projetos.

Aqui estão os 7 componentes para uma gestão de projetos bem-sucedida.

1. Estrutura ou metodologia correta

O primeiro passo para a gestão de projetos bem-sucedida é encontrar a estrutura ou metodologia certa. Ela deve se adequar ao seu setor, escopo, fluxo de trabalho e estrutura de equipe.

Uma estrutura delineia a hierarquia da equipe, como você produz as entregas, os planos iniciais e o processo de gestão real. Escolha de forma inteligente.

Já falaremos sobre estruturas de gestão de projetos, não se preocupe.

2. Cultura de transparência e responsabilidade

A transparência pode fazer toda a diferença na gestão de um projeto. Não importa quão granulares sejam os planos, seus funcionários controlarão seu próprio trabalho.

Se eles não entenderem os objetivos de longo prazo, os KPIs (indicadores-chave de desempenho) ou os planos, eles não saberão onde se encaixam no quebra-cabeça.

Estabeleça uma cultura de transparência e responsabilidade. Envolva todos os funcionários no processo de planejamento (em algum nível) e dê a eles propriedade sobre as tarefas e entregas usando uma ferramentas para gestão de projetos, como a monday.com!

Esta mudança de cultura fará com que sua empresa avance a passos largos. Os funcionários “comuns” irão se autogerir com mais eficácia do que se um gerente fosse microgerenciá-los, e com níveis mais altos de responsabilidade, também aumentará a motivação para um melhor desempenho.

3. Escopo realista

O desvirtuamento de escopo é um dos principais desafios enfrentados pelos gerentes de projeto. Mais da metade das empresas experimenta algum nível de desvirtuamento ou de alterações imprevistas no escopo durante um projeto.

(Fonte da imagem)

Quer reduzir a possibilidade de desvirtuamento de escopo e evitar completamente os projetos irreais? Inclua as partes interessadas e os funcionários experientes nos estágios iniciais do planejamento.

Isso ajudará você a evitar suposições e a confiar mais na experiência coletiva e nos dados.

4. Programações precisas e previsíveis

Se você quer que sua equipe se mantenha produtiva, precisa criar um cronograma de projeto realista. Embora seja quase impossível criar a linha de tempo perfeita, isso não significa que você deva fazer de qualquer jeito ou pressionar os funcionários a entregar muito de uma só vez.

Cronogramas ruins e dependências não consideradas podem levar a atrasos e outros contratempos dispendiosos.

Se você usar uma estrutura ágil como o scrum, poderá evitar essas questões, concentrando-se no curto prazo e em incrementos menores de entrega.

Para um planejamento inicial tradicional e eficaz, será necessário criar cronogramas com espaços livres reservados para a solução de problemas imprevistos.

5. Gestão efetiva de recursos

A gestão de recursos é um importante princípio da gestão de projetos. Utilizar e reabastecer de forma efetiva os recursos em todo o projeto é fundamental para manter a agilidade e, ao mesmo tempo, permanecer dentro das restrições de orçamento.

Imagine que você é um empreiteiro planejando dois projetos de construção diferentes. Se sua equipe estiver trabalhando em dois locais de construção, você pode planejar usar o mesmo pourer de concreto em ambos para que não precise alugá-lo duas vezes em momentos diferentes, por exemplo.

Para projetos digitais, os recursos geralmente se referem a funcionários ou equipes específicas. Uma designer gráfica pode estar envolvida em vários projetos simultâneos, então, você precisará planejar com ela, para aproveitar ao máximo seu tempo disponível.

6. Engajamento das partes interessadas

Uma parte interessada é uma pessoa diretamente envolvida no sucesso de um projeto. Pode ser um cliente, um usuário interno do produto, um executivo ou um gerente de produto.

Se aqueles diretamente afetados pelo projeto não estiverem envolvidos e engajados na gestão, há o risco de o projeto sair do curso à medida que o mercado e as necessidades do usuário mudam.

7. Sistema de gestão de projetos

Nenhuma empresa pode realizar uma gestão bem-sucedida de projetos se seu sistema for baseado em uma rede de planilhas e e-mails infinitos. Nada pode ser prático, escalável ou transparente em um sistema como esse.

Para ter sucesso no mundo do trabalho remoto, da colaboração interdepartamental,  do compartilhamento de arquivos na nuvem e de mil outras variáveis exclusivas da sua empresa, você precisa de um programa de gestão de projetos moderno.

Bom, e por falar nisso…

A monday.com é um Work OS fácil de usar que se adapta perfeitamente a qualquer estrutura de gestão de projetos que você utilize.

Com visualizações que vão desde a nossa tabela personalizada (com status codificados por cores) até quadro Kanban, gráfico de Gantt e visualizações de calendário ou de cronograma, você pode realmente personalizar a experiência para o seu fluxo de trabalho.

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Como escolher a estrutura certa para a gestão de projetos

Uma das decisões mais importantes que você fará na gestão de projetos é a escolha da estrutura.

A estrutura controla como sua equipe é organizada e como são tomadas decisões cruciais no planejamento e acompanhamento de seus projetos.

Ela considera seu escopo, suas entregas e seu fluxo de trabalho.

Como prometido, aqui estão as principais estruturas de gestão de projetos (com links para informações mais abrangentes):

1. Gestão de projetos em cascata

A cascata, ou gestão tradicional de projetos, está focada no “planejamento perfeito”. Antes mesmo de começar, você detalha e programa o projeto inteiro do início ao fim.

Pode parecer uma ideia antiquada, mas em alguns casos, ainda é a melhor abordagem.

Se você estiver trabalhando com produtos físicos que tenham muitas dependências ou com serviços cujo SLA exige perfeição, consistência e prazos definidos, esta é a alternativa apropriada.

2. Gestão de projetos Kanban

Ao contrário da estrutura em cascata, a gestão de projetos Kanban se concentra na melhoria contínua. Usando um quadro Kanban (um quadro simples dividido em colunas de “a fazer”, “fazendo” e “feito”), sua equipe planeja como melhorar produtos, campanhas ou processos.

O método originou-se na indústria automobilística do Japão e é normalmente usado como uma forma de implementar os princípios da gestão Lean.

Para saber mais sobre a estrutura de gestão de projetos kanban, confira nosso guia.

3. Gestão de projetos Scrum

A estrutura scrum é a maneira mais popular de implementar a gestão ágil de projetos. Ela divide projetos maiores em sprints mais curtos de uma a quatro semanas para facilitar a adaptação às demandas do projeto conforme ele evolui.

Ela também estabelece regras para o tamanho e funções da equipe, planejamento, reuniões, entregas e muito mais.

É uma ótima estrutura para equipes que realizam incrementos funcionais de seu trabalho durante um projeto, não apenas os de software. Por exemplo, você pode usá-la para campanhas de marketing, design de produto ou outros projetos de criação.

Leia nosso post sobre a metodologia scrum para saber mais.

4. Gestão ágil de projetos

Ágil tornou-se uma palavra-chave na gestão de projetos e é muitas vezes prescrito como uma solução para empresas ineficientes.

Mas não é um sistema perfeito. Ele tem suas próprias deficiências.

(Fonte da imagem)

Na verdade, a maioria das empresas que tenta mudar para o ágil encontra grandes problemas.

Estruturas ágeis, como as scrum, são projetadas para dar lugar a equívocos, tentativas e erros e mudanças imprevistas. Em outras palavras, se você emprega uma abordagem ágil, não espere que suas operações funcionem perfeitamente. Elas também podem ser difíceis de escalar para equipes maiores.

No entanto, o ágil é ótimo justamente pelas mesmas razões. Para muitas equipes, ter a flexibilidade para alterar os planos do projeto ao longo do tempo é fundamental para garantir que elas possam concluí-lo.

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Mesmo que você não implemente uma estrutura puramente ágil, pode se beneficiar da adoção de alguns valores inspirados no ágil durante a gestão de seu projeto.

Para saber mais sobre como executar seu próximo projeto usando uma estrutura ágil, confira nosso guia passo a passo.

Infelizmente, não há uma resposta pronta em relação à melhor estrutura para cada empresa. Um estranho não pode dizer qual a melhor opção para sua equipe, mas ao entender suas escolhas, você pode chegar à melhor decisão.

Como estruturar a equipe do projeto para maximizar a produtividade

A forma como você organiza a equipe de um projeto depende em grande parte da sua estrutura e do escopo do mesmo.

Aqui estão algumas estratégias para montar uma equipe bem-sucedida e produtiva.

1. Recrute talentos em todos os departamentos

Os grandes talentos da equipe de seu projeto provavelmente virão de diversos departamentos.

Por quê?

Porque qualquer projeto precisa de experiências e contribuições variadas de diferentes partes interessadas.

O benefício é duplo. Em vez de contratar novos talentos, você pode utilizar melhor os recursos existentes. E, ao incluir membros de diferentes departamentos, você pode obter uma adesão mais ampla para o sucesso do projeto.

2. Identifique os membros certos da equipe do projeto para criar as entregas

Para projetos menores dentro de um único departamento, você deve incluir todos os membros necessários.

Por exemplo, se o projeto for um design de site, você precisará de designers gráficos, desenvolvedores front-end e redatores, entre outros profissionais especialistas nessa área.

Para projetos mais complexos, talvez seja mais fácil dividir o projeto em equipes menores com base no tipo de entrega. Mas a mesma regra se aplica a essas equipes.

Suas equipes precisam ser altamente colaborativas e autossuficientes. Pode parecer óbvio, mas a maioria das empresas não consegue ter essa perspectiva ao montar suas equipes.

3. Saiba exatamente pelo que um gerente de projeto é responsável, e como escolher um

A função de um gerente de projeto depende da sua estrutura e do tipo de pessoa que você escolher para o trabalho.

Por exemplo, um gerente de projeto pode ser alguém com formação profissional como PM ou um especialista no assunto (PME) — alguém extremamente experiente na área do projeto.

(Fonte da imagem)

Um gerente de produto (PM) profissional pode desempenhar um papel de facilitador durante o planejamento inicial. Eles dão espaço para as partes interessadas e PMEs moldarem o plano do projeto com sua experiência prática.

Se o gerente for uma PME, pode assumir um papel mais visionário, moldando diretamente o roadmap e os planos de alto nível.

As empresas menores podem não ter condições de arcar com um gestor de projeto dedicado, caso em que a escolha lógica seria uma PME ou um executivo.

De qualquer forma, um gerente de projeto deve…

• Assumir a liderança do planejamento do projeto e da avaliação de viabilidade.
• Destacar as principais entregas e sua interdependência.
• Encontrar as principais partes interessadas e parceiros potenciais.
• Estimar os custos e detalhar o orçamento.
• Identificar e minimizar riscos.
• Ajudar na estruturação das equipes do projeto.
• Monitorar a implementação do projeto e certificar-se de que ele siga o plano (quando possível).
• Ajustar o plano do projeto para lidar com mudanças imprevistas e novas prioridades.

4. Capacite os membros “comuns” da equipe para participar da gestão do projeto

Os funcionários de empresas que exercem “alta confiança” relatam uma produtividade 50% maior que suas contrapartes em empresas de “baixa confiança”. Dar aos funcionários autonomia para agir de acordo com seus critérios é extremamente benéfico. Por outro lado, a microgestão retarda o progresso e prejudica a moral da equipe.

Com responsabilização pelas tarefas e total transparência sobre o que se espera deles, os membros de sua equipe impulsionarão o projeto adiante. Eles terão o espaço necessário para ir além e se tornar a força motriz por trás do projeto. A matriz de decisão é uma ferramenta que também pode ajudar nesse processo.

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Como aproveitar ao máximo a ferramenta para gestão de projetos

Depois de definir a estrutura apropriada para seu projeto, bem como para o seu ciclo de vida, é hora de colocar as coisas em prática.

Embora planilhas, e-mails e quadros brancos possam ser suficientes para projetos mais simples e em pequena escala, projetos grandes e complexos demandam um sistema de gestão de projetos robusto para que sejam bem-sucedidos.

A monday.com é um gerenciador de projetos que oferece todas as funcionalidades de que você precisa, desde templates específicos para cada plataforma, quadros e automações de fluxo de trabalho até integrações de ferramentas de colaboração.

Veja como você a configuração de sua área de trabalho digital pode ser aplicada para capacitar as equipes de seu projeto.

1. Use a documentação do projeto para acelerar a adoção da estrutura

Adicione a documentação que delineia a nova estrutura e processo a todas as tabelas do projeto. Essa é a maneira mais rápida e fácil de acelerar a adoção do seu novo processo de planejamento de projeto.

2. Crie seu roadmap de produto e plano de projeto de alto nível

Os projetos que carecem de visão e direcionamento dificilmente inspirarão os funcionários. É por isso que um roadmap de projeto é tão importante.

Certifique-se de delinear não apenas o escopo geral de seu projeto, mas também a razão pela qual ele é importante e seu impacto potencial.

Você pode fazer isso na seção de escopo do projeto na monday.com ou criar uma seção separada e dedicada aos resultados.

3. Detalhe o projeto e mapeie seu fluxo de trabalho

Depois de ter um roadmap ou alguma outra forma de plano de projeto de alto nível, é hora de detalhar a programação do projeto.

Se você estiver trabalhando com um modelo em cascata, pode usar o que é conhecido como estrutura analítica do projeto (WBS). Essencialmente, é um plano onde você divide as entregas em tarefas específicas.

O quão granular você deve ser vai depender da sua estrutura e do escopo de seu projeto como um todo.

4. Incentive a responsabilização

No painel da monday.com, você pode atribuir facilmente a propriedade de tarefas e subtarefas a determinados funcionários. Dessa forma, você incentiva a responsabilização e aumenta a motivação.

E como os responsáveis por cada tarefa ficam visíveis para toda a equipe do projeto, você se beneficiará de uma dose saudável de pressão social para garantir o progresso individual.

Clique no ícone de pessoa na coluna “Responsável” e procure pelo nome. Ele agora receberá notificações sobre prazos e comentários.

Além de atribuir responsáveis para as tarefas, também é uma boa ideia dar a cada membro da equipe incumbências simples, como relatar o progresso durante as reuniões de status e identificar seus próprios obstáculos. Isso ajuda a manter uma cultura de transparência e gera motivação.

5. Colabore diretamente nas tarefas

Você pode fazer a gestão de tarefas, bem como comentar e colaborar diretamente em cada uma na plataforma da monday.com. Nossa solução suporta anexos de arquivos, menções (com notificações por e-mail) e discussões encadeadas.

Clique no balão para abrir a aba de comentários e ver toda a comunicação relevante. É fácil.

Confira nosso artigo sobre como criar uma lista de tarefas efetiva.

6. Personalize seus quadros para adequá-los ao seu fluxo de trabalho

Depois de criar os planos e painéis, você pode começar a personalizá-los para que se adéquem ao seu fluxo de trabalho.

• Adicione à visualização da tabela colunas ou campos de status que correspondam ao número de etapas em seu fluxo de trabalho. Por exemplo, talvez você queira colunas que o ajudem a monitorar o responsável pela tarefa, o prazo, o status atual, as aprovações e os comentários.
• Adicione campos de cronograma e dependências para acessar a visualização do gráfico de Gantt.
• Adicione vários responsáveis pelas tarefas – por exemplo, um gerente, desenvolvedor e revisor de código.

Estes são apenas alguns exemplos da flexibilidade da nossa área de trabalho digital. Depois de terminar a personalização, você pode salvar o quadro como um template reutilizável.

7. Automatize tarefas repetitivas para acelerar a gestão de projetos

Você também pode configurar facilmente as automações da monday.com para otimizar seu fluxo de trabalho e garantir uma gestão mais eficiente do projeto. Por exemplo, é possível notificar os gerentes automaticamente quando os prazos forem atingidos, criar um novo elemento de tarefa toda semana e muito mais.

8. Use painéis personalizados para manter-se atualizado

Quando os projetos estiverem em andamento e as equipes acostumadas à nova área de trabalho, seus gerentes precisarão de uma maneira fácil para monitorar o status dos projetos.

Na monday.com, eles poderão criar um painel personalizado que destaque os KPIs mais importantes com apenas alguns cliques.

Como será o futuro da gestão de projetos?

Muitas tendências da gestão de projetos estão moldando a forma como trabalhamos. A inteligência artificial (IA) pode ser a maior delas – e com o efeito mais duradouro.

É provável que a IA altere a forma como as reuniões são planejadas e agendadas. Mas o escritor de tecnologia Peter Giffen acredita que a IA “poderia também incorporar a análise de dados e examinar automaticamente os dados da equipe do projeto, fornecendo indicações claras sobre como melhorar o desempenho”.

Além da IA, existem três outras tendências de gestão de projetos que podemos esperar num um futuro próximo:

1. Os gerentes de projeto precisarão de habilidades de IA e IE: já discutimos a importância da IA, mas a IE — inteligência emocional — está se tornando cada vez mais uma habilidade necessária no ambiente de gestão de projetos. A capacidade de entender outros seres humanos é essencial.
2. A necessidade de adotar abordagens de gestão de projetos mais personalizadas ou híbridas: já se foram os dias em que uma única metodologia de gestão de projetos era suficiente. Nós já declaramos nosso amor pelo ágil, mas é provável que os modelos precisem ser flexíveis para acomodar equipes diferentes e vários projetos. Temos quase certeza de que existe um template da monday.com para isso.
3. Uma estrutura de equipe mais diversificada: você está buscando a equipe “perfeita”. É importante entender que essa equipe se tornará cada vez mais heterogênea — na origem étnica, status socioeconômico e até mesmo em termos de localização (a transição para uma equipe de trabalho remoto foi acelerada graças à pandemia global).

Independentemente de tudo, a gestão de projetos chegou para ficar (ainda bem)! Mas nem todo software de gestão de projetos  é desenvolvido da mesma forma.

Por que usar a monday.com para a gestão de projetos?

O mercado oferece alguns softwares para gerenciamento de projetos gratuito. A ferramenta para gestão de projetos da monday.com permite que as equipes gerenciem todos os projetos e tarefas em um único lugar.

Com nossa solução, as equipes podem:

• Acompanhar o progresso visualmente
• Ficar por dentro da programação e dos prazos
• Colaborar de forma mais eficiente

Experimente nosso sistema de gestão de projetos agora mesmo: as duas primeiras semanas são por nossa conta!

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Leia também: Método do caminho crítico