Como otimizar seu negócio com a automação de processos

As empresas enfrentam uma pressão constante para fazer mais com menos. Precisam aprimorar continuamente as habilidades dos colaboradores, embora o tempo para treinamentos seja limitado. Devem acompanhar as tendências do setor, apesar das dificuldades em adotar as práticas recomendadas mais recentes. Além disso, é fundamental atender às demandas dos clientes sem comprometer a lucratividade, mesmo diante de orçamentos reduzidos.

Uma solução eficaz para aliviar essa pressão é a automação de processos, que substitui tarefas manuais por tecnologias capazes de simplificar e otimizar as operações de negócios. Neste artigo, exploraremos como funciona a automação de processos, seus principais benefícios, 9 exemplos práticos de fluxos de trabalho em ação e como o monday work management pode facilitar essa transformação.

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O que é automação de processos?

A automação de processos consiste em automatizar fluxos de trabalho, operações e tarefas rotineiras, eliminando a necessidade de execução manual. Os melhores candidatos à automação são atividades repetitivas e que consomem muito tempo – como notificar manualmente um colega quando uma tarefa estiver pronta para avançar para a próxima etapa ou enviar e-mails de confirmação de pedidos a clientes.

Como funciona a automação de processos

Enquanto os fluxos de trabalho são conjuntos de etapas repetíveis executadas para concluir um processo de negócios, a automação é o método utilizado para realizar essas etapas automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual.

Embora cada plataforma de automação funcione de maneira diferente, o monday work management se baseia em três componentes principais: acionadores, condições e ações. Veja como eles funcionam:

• Acionadores: são os eventos que iniciam o fluxo de trabalho automatizado, como a alteração do status de uma tarefa, a criação de um novo elemento ou a atualização de uma coluna.
• Condições: definem critérios específicos para que a automação ocorra. Por exemplo: se o prazo de uma tarefa expirar, a ação programada deve ser executada.
• Ações: representam o que acontece automaticamente quando os critérios são atendidos, como enviar um e-mail a um colega ou arquivar uma tarefa.

Você pode testar o monday work management gratuitamente para ver, na prática, como diferentes automações podem otimizar seus processos e gerar resultados para o seu negócio.

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5 benefícios da automação de processos

Os benefícios da automação de processos sequenciais podem variar conforme a função, o tipo de negócio e o setor. No entanto, de forma geral, ao incorporar automação aos seus processos, é possível esperar o seguinte:

1. Economia de custos

O principal motivo para adotar fluxos de trabalho automatizados é a economia de tempo e recursos. Em vez da sua equipe executar os mesmos processos repetitivos todos os dias, você os automatiza para reduzir custos e aumentar a produtividade.

Imagine que um representante de suporte ao cliente de um e-commerce dedique 8 horas por semana a tarefas manuais, como enviar confirmações de pedidos, atualizar o estoque e gerar etiquetas de envio. Ao automatizar tais atividades administrativas, a empresa recupera um tempo valioso. Com isso, pode reduzir os custos operacionais ou redirecionar esse tempo para atividades mais estratégicas e de maior valor.

2. Redução de erros humanos

Sua ferramenta de automação executará o processo exatamente da mesma maneira todas as vezes. Desde que você tenha configurado seu fluxo de trabalho corretamente e considerado as implicações de cada condição usada, não haverá surpresas ao longo do caminho.

Já quando os processos dependem da intervenção humana, há sempre margem para erro: dados digitados incorretamente, notificações esquecidas ou e-mails deixados na pasta de rascunhos. A automação elimina essas falhas, garantindo precisão e produtividade em todas as etapas essenciais do fluxo de trabalho.

3. Comunicação simplificada

As tarefas e os fluxos de trabalho manuais costumam travar ou são completamente interrompidos com o famoso: “Ninguém me avisou!” A automação elimina esse tipo de problema, mantendo todos informados sempre que houver uma atualização de status, seja por e-mail, mensagem direta ou alerta no quadro.

4. Melhor organização

Ao automatizar o gerenciamento de tarefas, você evita que informações importantes se percam no meio do caminho. Assim, por exemplo, se uma atividade não for concluída no prazo, a automação pode reencaminhá-la ao responsável ou acionar um lembrete para o gerente. O resultado? Nada fica para trás, mesmo em cenários mais complexos.

5. Escalabilidade

A automação de fluxos de trabalho permite escalar operações de forma simples e eficiente. Sua empresa de e-commerce recebeu o dobro de pedidos? Você pode ajustar a automação para processar as etiquetas de envio com o novo volume – sem precisar ampliar a equipe. Assim, é possível acompanhar o crescimento com agilidade e controle.

9 exemplos de automação de processos

Uma das vantagens da automação é que ela pode ser aplicada em uma ampla gama de cenários de negócios para controlar atividades com eficiência. Considere alguns dos exemplos a seguir como ponto de partida, mas não há limites para a forma como você pode adotar a automação de processos em sua organização.

1. Automação da gestão de projetos

Os gerentes de projeto usam softwares para gerenciar o fluxo de tarefas envolvidas na conclusão de seus projetos sem estourar o orçamento ou perder prazos. A automação de processos empresariais pode contribuir para o sucesso do gerenciamento de projetos ao:

• Gerar novas tarefas quando um projeto é atribuído aos membros da equipe
• Enviar notificações e lembretes em intervalos específicos, como uma semana antes de um prazo final
• Automatizar processos de aprovação para tarefas ou fases do projeto
• Atualizar automaticamente o status do projeto sempre que uma tarefa é concluída
• Gerar relatórios para apresentar aos clientes ou a outras partes interessadas importantes

2. Automação de vendas

As equipes de vendas podem usar um processo de vendas automatizado para lidar com as tarefas repetitivas envolvidas na prestação de experiências excepcionais aos clientes e leads por meio de:

• Envio de e-mails de acompanhamento após reuniões ou chamadas com clientes potenciais
• Criação de novos leads no software de CRM (gestão do relacionamento com o cliente) quando um formulário é enviado pelo site da empresa
• Envio de lembretes para ações importantes ou prazos relacionados a negociações em andamento
• Notificação de outros representantes de vendas um negócio for concluído – com sucesso ou não

Leia também: IA para vendas: o que é, benefícios e melhores ferramentas, Automação de CRM e 5 ferramentas de automação de vendas

3. Automação de marketing

A automação de processos administrativos pode aprimorar muitas das tarefas repetitivas envolvidas no marketing de uma empresa, por exemplo:

• Automação de campanhas de email marketing com base no comportamento ou nos dados demográficos de cada cliente
• Atualização automática do CRM sempre que um cliente interagir com um anúncio nas redes sociais
• Envio de lembretes aos membros da equipe de marketing sobre tarefas importantes, como a publicação de posts no blog ou a criação de conteúdo social
• Acompanhamento da análise do site e geração de relatórios sobre o desempenho

David Ly Khim, fundador da Omniscient Digital, também compartilha alguns casos de uso interessantes de automação voltados à otimização para motores de busca (SEO):

“Sabe aquelas tarefas administrativas e repetitivas que costumam consumir horas em cada projeto? É possível criar alguns tipos de ferramentas para automatizá-las. Por exemplo, ferramentas e calculadoras que enriquecem o conteúdo e atendem melhor à intenção de busca. Uma ferramenta que identifica links internos relevantes dentro do seu domínio e insere automaticamente os hiperlinks (com revisão humana). Outra que realiza a pesquisa inicial de palavras-chave, aplica tags e filtros, e entrega um conjunto inicial de recomendações. Profissionais de SEO podem se tornar muito mais produtivos de forma autônoma. E profissionais de marketing criativos, mesmo sem conhecimento técnico, passam a executar tarefas antes restritas aos especialistas. Isso amplia significativamente as possibilidades.”

4. Automação financeira

As equipes financeiras também podem se beneficiar da automação de processos ao lidar com tarefas repetitivas, como:

• Gerar faturas e notas fiscais e enviá-las aos clientes
• Pagar contas ou assinaturas recorrentes
• Ajustar relatórios financeiros com base em dados atualizados em tempo real
• Configurar planos de pagamento automatizados

5. Automação para e-commerce

As empresas de e-commerce podem aproveitar a automação de processos para otimizar suas operações e aumentar a satisfação dos clientes. Os exemplos incluem:

• Envio de e-mails de confirmação de remessa com números de rastreamento
• Atualização em tempo real dos níveis de estoque em todos os canais de vendas
• Acionamento de campanhas de e-mail para carrinhos abandonados ou promoções especiais com base no comportamento de cada cliente
• Criação de processos automatizados para o atendimento de pedidos, como imprimir e anexar etiquetas de envio depois que um pedido é feito

6. Automação para desenvolvimento de produtos

A automação para o desenvolvimento de produtos pode acelerar o tempo de lançamento no mercado e aumentar a qualidade dos produtos por meio de:

• Teste e identificação de bugs no código
• Geração de documentação e relatórios para referência dos desenvolvedores
• Envio de notificações quando um novo recurso é implementado ou um bug é corrigido
• Aprimoramento da colaboração entre os membros da equipe em ciclos de desenvolvimento ágeis, atualizando os status das tarefas e fornecendo notificações sobre quaisquer alterações

7. Automação de recursos humanos

Do onboarding ao desligamento de funcionários, as equipes de RH podem automatizar vários fluxos de trabalho para proporcionar uma experiência fluida e descomplicada aos funcionários. Por exemplo:

• Envio de e-mails de boas-vindas aos novos contratados com os documentos necessários para preenchimento
• Criação de um programa de indicação de funcionários, rastreando automaticamente as indicações e as recompensas
• Envio de lembretes relativos às principais tarefas de RH, como avaliações de desempenho ou requisitos de treinamento
• Automação do processo de desligamento, incluindo a revogação do acesso aos sistemas e a coleta de ativos da empresa

8. Automação de TI

As equipes de TI podem usar a automação para melhorar os tempos de resposta e reduzir a ocorrência de erros humanos na resolução de incidentes. Alguns exemplos incluem:

• Criação de tickets de serviço automáticos em resposta a incidentes críticos, como uma interrupção de servidor ou um problema de rede
• Atribuição dos membros apropriados da equipe para atender à solicitação de serviço com base em suas habilidades e disponibilidade
• Fornecimento de atualizações automáticas de status aos usuários afetados pelo incidente
• Escalonamento automático de problemas não resolvidos para níveis mais altos de suporte ou gerenciamento

9. Automação do atendimento aos clientes

Todo cliente espera que seu onboarding, suas dúvidas e eventuais problemas sejam resolvidos com rapidez e eficiência. A automação de processos pode apoiar seus principais fluxos de trabalho por meio de:

• Envio de e-mails de boas-vindas e configuração de tutoriais para garantir um começo tranquilo para os novos clientes
• Encaminhamento das solicitações de clientes para o agente de suporte adequado com base no tipo de problema, reduzindo os tempos de resposta e aumentando a produtividade da equipe
• Envio de pesquisas pós-interação para obtenção de feedback do cliente e melhoria da qualidade do serviço
• Automação de acompanhamentos, atualizações de status e solicitações de suporte para garantir uma experiência consistente e positiva

Leitura complementar: Gestão de serviços: o que é e como otimizar seus processos

7 práticas recomendadas para implementar a automação de processos

Os fluxos de trabalho digitais são ágeis, práticos e trazem diversos benefícios para as organizações. No entanto, dificilmente funcionam no modelo “ligar e esquecer”. A seguir, veja como extrair o máximo valor dos seus processos automatizados e garantir que eles operem com eficiência e consistência.

1. Identifique as ineficiências no fluxo de trabalho da sua empresa

Antes de mergulhar de cabeça e começar a automatizar todos os fluxos de trabalho manuais da sua empresa, reserve um tempo para identificar onde a automação pode agregar mais valor. Em que os membros da sua equipe estão gastando o tempo deles? O que os impede de progredir com tarefas mais estratégicas e de alto valor?

2. Envolva as principais partes interessadas

Como parte desse processo, converse com seus gerentes, líderes de equipe e usuários finais para saber mais sobre seus pontos problemáticos. Suas equipes de sucesso do cliente também podem fornecer insights operacionais sobre como os fluxos de trabalho atuais impactam os clientes pagantes.

3. Mapeie seus processos

Quando você tiver uma lista de processos a serem refinados, mapeie as etapas de cada um para determinar o que deve ser automatizado. A IA generativa pode ajudar nessa tarefa. Um hotel, por exemplo, pode pedir a uma ferramenta de IA generativa que liste todas as etapas envolvidas na concessão de um desconto de fidelidade a um hóspede cadastrado. O resultado seria semelhante a este:

• Pesquisa de reservas para identificar hóspedes que concluíram uma estadia nos últimos 3 meses
• Verificação de datas de reserva e critérios de elegibilidade de desconto (como duração da estadia, tipo de quarto etc.)
• Criação manual de um código de desconto
• Envio de e-mail personalizado com o código (utilizando um template)
• Acompanhamento com um segundo e-mail, caso o código não seja utilizado em até duas semanas

Todas essas etapas podem ser automatizadas por meio de um fluxo de trabalho baseado em regras, com condições específicas para datas e critérios de elegibilidade.

4. Comece aos poucos

Não é preciso automatizar tudo de uma só vez. Comece com um ou dois fluxos de trabalho para avaliar o impacto nas suas operações. Recomendamos priorizar tarefas repetitivas e operacionais, como o envio de notificações a membros da equipe ou a atualização manual de diferentes ferramentas de gerenciamento de projetos. Com uma automação simples, é possível eliminar esse tipo de atividade redundante e liberar tempo para o trabalho que realmente gera impacto.

5. Treine os membros da sua equipe

Alguns dos principais tipos de automação de processos impactarão o volume de trabalho dos seus funcionários e, possivelmente, até mesmo suas funções. Embora alguns profissionais possam estar compreensivelmente nervosos com o efeito de qualquer automação em seu trabalho, dados do LinkedIn sugerem que 4 em cada 5 pessoas estão interessadas em aprender mais sobre como usar a IA em suas atividades.

A comunicação é fundamental aqui. Os gerentes devem esclarecer o seguinte:

• Como o fluxo de trabalho automatizado será executado
• Se a intervenção humana será necessária como parte do novo fluxo de trabalho
• Qual treinamento estará disponível para ajudar os membros da equipe a aprender mais sobre o processo automatizado
• Como o funcionário deverá usar o tempo livre recém-adquirido

6. Monitore e otimize seus fluxos de trabalho

Como qualquer outro tipo de trabalho, os fluxos personalizados precisam de monitoramento regular para verificar se ainda estão atendendo às suas expectativas e se são mais eficientes do que os métodos manuais usados anteriormente. Como afirma o estrategista de segurança cibernética Crystal Morin:

Os voos comerciais são automatizados, mas a aterrissagem não. Os pilotos não cochilam quando o avião voa, eles estão constantemente auditando a telemetria do piloto automático.

Defina indicadores-chave de desempenho para medir a performance de seus fluxos de trabalho digitais e, em seguida, revise-os em intervalos regulares para avaliar se é possível fazer alterações para melhorar a eficiência dos negócios. Seus KPIs podem ser:

• Quanto tempo um fluxo de trabalho leva para ser concluído
• O custo médio de conclusão de um fluxo de trabalho automatizado em comparação com a execução manual
• Número de erros ou problemas que ocorrem em fluxos de trabalho automatizados
• Pesquisas de satisfação do cliente ou de funcionários sobre os novos processos

7. Reconheça os momentos que exigem intervenção humana

O fato de algo poder ser concluído por um robô não significa que essa seja sempre a melhor opção. Algumas tarefas individuais ainda exigem interação humana, especialmente em situações que demandam empatia, pensamento crítico ou tomada de decisão diferenciada. Por exemplo, um cliente que envia uma reclamação por e-mail provavelmente prefere receber uma resposta personalizada em vez de uma mensagem padronizada que não tenha profundidade ou inteligência emocional.

Por esse motivo, muitas empresas adotam uma abordagem HITL (humans-in-the-loop), um modelo híbrido em que os sistemas automatizados e a supervisão humana são integrados em um único fluxo de trabalho. Isso permite alcançar o equilíbrio perfeito entre a eliminação de tarefas rotineiras que consomem tempo na jornada de trabalho e o uso da mente humana para tarefas que exigem inovação e habilidades interpessoais.

Quais recursos procurar em uma solução de automação de processos?

Ferramentas de automação de processos estão ao alcance de empresas de todos os portes, orçamentos e necessidades. Mas como identificar a solução ideal para o seu negócio?

A seguir, destacamos os recursos essenciais que um software de automação deve oferecer para garantir eficiência em escala. E o melhor: todos eles estão disponíveis no monday work management.

Clareza com insights em tempo real

Insights em tempo real revelam a eficácia dos seus processos e indicam rapidamente quando algo precisa de atenção.

Com o monday work management, você garante visibilidade total em cada etapa da execução – podendo avaliar o desempenho e fazer ajustes sempre que sua estratégia estiver em risco. Por exemplo, se o curso do fluxo de gestão de campanhas for interrompido, o sistema envia uma notificação imediata, permitindo que você analise a etapa anterior e identifique rapidamente a origem do problema.

Curva de aprendizado mínima graças a uma interface intuitiva

Automação não é exclusividade de desenvolvedores. Com uma plataforma no-code ou low-code, qualquer pessoa pode configurar fluxos de trabalho eficientes e integrados sem precisar de conhecimento técnico ou habilidades de programação.

Profissionais de qualquer área – RH, financeiro, jurídico ou outros departamentos – podem assumir o controle de suas rotinas e criar automações completas usando os poderosos componentes disponíveis no monday work management.

A capacidade de monitorar seus fluxos de trabalho, do seu jeito

Cada empresa tem sua própria maneira de trabalhar, por isso, é fundamental que a automação reproduza com precisão cada etapa manual por meio de tarefas personalizadas.

Com a funcionalidade de arrastar e soltar, o monday work management permite criar sequências automatizadas sob medida e acompanhar os resultados em um painel totalmente personalizável, com mais de 27 visualizações, 36 tipos de colunas e 25 widgets disponíveis.

Conexões contínuas com outras ferramentas

As melhores ferramentas de gestão de fluxos de trabalho podem ser sincronizadas com outras ferramentas essenciais de sua pilha tecnológica. Por exemplo, integrações com provedores de e-mail, softwares de gestão de projetos e plataformas de gestão de clientes otimizam seus processos ao permitir a transferência automática de dados entre os sistemas existentes.

O monday work management otimiza seu investimento em softwares por meio da sincronização com mais de 200 aplicativos avançados, incluindo Zendesk, Salesforce, Zoom, HubSpot, Jira e Dropbox.

Fluxos de trabalho otimizados 24/7

Se você deseja a conveniência de verificar, alterar ou criar automações 24 horas por dia, 7 dias por semana, a acessibilidade mobile é uma prioridade. Uma interface responsiva e compatível com dispositivos móveis permite que a sua equipe otimize os fluxos de trabalho de qualquer lugar, a qualquer momento, o que é essencial para a continuidade dos negócios.

Soluções robustas de fluxo de trabalho, como o monday work management, se destacam no mercado. Nossa plataforma oferece às empresas as ferramentas ideais para transformar estratégias em resultados concretos com máxima eficiência e sem desperdício de tempo, recursos ou talentos. Experimente o monday work management gratuitamente e descubra como acelerar seus resultados.

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