Gerenciamento do cronograma do projeto: um guia completo

Aí está você, quebrando a cabeça, imaginando como gerenciar o cronograma do seu projeto.

Talvez você seja um freelancer tentando programar o trabalho de um cliente. Ou talvez um gerente precisando recapitular as diferentes técnicas de gerenciamento do cronograma do projeto. Seja qual for o caso, estamos aqui para ajudar.

Neste guia, explicaremos o que é gerenciamento de cronograma, por que ele é tão importante para os gerentes de projeto, como gerenciar um cronograma e os diferentes métodos para um gerenciamento eficaz. Para facilitar ainda mais a sua vida, também mostraremos como usar um software para maximizar a produtividade e reduzir o risco de erros.

O que é gerenciamento do cronograma do projeto?

O gerenciamento do cronograma na gestão de projetos é o processo de planejamento, desenvolvimento, controle e monitoramento do cronograma de um projeto para garantir que as tarefas e atividades sejam concluídas no prazo.

Por exemplo, imagine que você é um gerente de projetos e lidera uma equipe que está organizando um festival de música.

A precisão da programação é fundamental. Você precisa garantir que os artistas cheguem a tempo e se apresentem no horário planejado, que todos os fornecedores estejam prontos e que a segurança esteja no local quando você precisar. É possível que você se depare com alguns problemas — o caminhão do equipamento de som atrase, um artista não possa comparecer e você precise de uma substituição de última hora.

Com um gerenciamento eficaz do cronograma, você conseguirá superar esses contratempos, fazendo os ajustes necessários para garantir uma experiência perfeita e memorável no festival.

O que é um cronograma de projeto

A principal ferramenta para o gerenciamento do cronograma é um cronograma de projeto, uma linha do tempo detalhada que descreve as tarefas, atividades e marcos necessários para a conclusão de um projeto. Ele ajuda a planejar, monitorar e gerenciar os recursos e as atividades envolvidas para garantir que o projeto seja entregue no prazo.

Os cronogramas de projetos são geralmente apresentados na forma de um gráfico de Gantt, mas também podem ser encontrados em muitos outros formatos (abordaremos alguns deles adiante).

Como criar um cronograma de projeto

1. Defina o escopo do projeto

O escopo do projeto é uma lista detalhada do que o projeto inclui (e do que não inclui): todas as entregas, tarefas, requisitos técnicos e expectativas do cliente. É impossível começar a criar um cronograma de projeto sem saber exatamente o que o projeto envolve, para que seja possível calcular quanto tempo ele levará.

2. Crie uma lista de tarefas

Em seguida, será necessário dividir o projeto em tarefas menores que possam ser atribuídas à equipe do projeto. Você pode fazer isso em seu software de gestão de projetos para simplificar ao máximo esse processo. O AI assistant da monday.com pode até fazer isso automaticamente — basta digitar seu objetivo geral e ele sugerirá tarefas para incluir em sua lista.

3. Identifique as dependências entre tarefas

As dependências são relações lógicas entre tarefas. Por exemplo, imagine que você esteja planejando um projeto de construção. Será necessário escavar o local onde deseja construir antes de fazer a fundação. Portanto, a tarefa “Fazer a fundação” dependeria da conclusão da tarefa “Escavação do local”. Essa é uma dependência entre tarefas e você precisará levá-la em conta ao criar o cronograma do projeto.

4. Defina os marcos do projeto

Para a maioria dos projetos, faz sentido adicionar checkpoints (chamados de marcos do projeto) ao longo do caminho até o prazo final. Isso ajudará você a identificar e resolver rapidamente quaisquer atrasos.

5. Atribua tarefas

Distribua a lista de tarefas entre a equipe do projeto, levando em conta a capacidade e as habilidades individuais de cada membro da equipe. Com o monday work management, você pode usar a visualização de volume de trabalho para ficar atento à carga de trabalho da sua equipe, garantindo que ninguém fique sobrecarregado.

6. Monitore e avalie o cronograma

Agora você já tem um cronograma definido, mas é fundamental acompanhar de perto o progresso. Afinal de contas, quando se trata de gestão de projetos, é sempre bom esperar o inesperado. O painel de roteiro de produto da monday.com é uma boa maneira de ter um panorama do seu projeto e verificar se você continua no caminho certo.

A importância do gerenciamento eficaz do cronograma

Cerca de 40% dos projetos não possuem um planejamento consistente, embora este seja o terceiro processo mais importante da gestão de projetos.

O gerenciamento do cronograma ajuda a manter o controle durante todo o ciclo de vida do projeto e a evitar possíveis problemas.

Além disso, a programação ajuda a identificar dependências — as relações lógicas entre as tarefas. Sem elas, não é possível priorizar as atividades na ordem correta.

Por exemplo, digamos que você queira preparar um panini.

Você poderia dividir as etapas em:

• Cortar o pão
• Passar mostarda no pão
• Acrescentar a carne e o queijo
• Adicionar os vegetais
• Montar o sanduíche

Nesse exemplo, você não poderia passar mostarda no pão antes de fatiar o pão, certo?

Portanto, a tarefa “passar mostarda” depende da tarefa “fatiar o pão”. As dependências entre tarefas ajudam a criar uma ordem lógica para todas as atividades envolvidas em seu projeto. Sem um cronograma, será difícil identificar essas dependências.

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Principais componentes do gerenciamento do cronograma do projeto

Cada projeto é único, mas seu processo de gerenciamento de cronograma provavelmente incluirá:

• Definição de atividades: Determinar as tarefas e atividades específicas necessárias para a conclusão do projeto. Primeiro, você precisará entender profundamente os objetivos e o escopo do projeto.
• Sequenciamento de atividades: Compreender quais atividades podem ser realizadas ao mesmo tempo, quais devem ser realizadas em uma determinada ordem e quais dependem de outras tarefas que devem ser realizadas primeiro.
• Estimativa de duração da atividade: Estimar o tempo que levará para concluir cada tarefa. Se você tiver dados de projetos anteriores, ótimo. Se não tiver, talvez seja necessário usar seu julgamento de especialista.
• Desenvolvimento do cronograma: Criação de um novo cronograma de projeto que inclua tudo o que será feito, a ordem em que será feito e o tempo que cada etapa levará. A primeira versão às vezes é chamada de linha de base do cronograma — a versão “oficial” do cronograma do projeto que você poderá usar como referência à medida que progride. Naturalmente, é provável que ela mude caso as tarefas sejam concluídas mais rapidamente ou mais vagarosamente do que o esperado.
• Monitoramento do cronograma: Acompanhar o progresso do seu projeto em relação à linha de base do cronograma e comparar o que está realmente acontecendo com o que você esperava.
• Gestão de mudanças: Assegurar que todas as modificações no cronograma sejam revisadas, aprovadas e comunicadas à equipe e às partes interessadas do projeto.

3 metodologias para criar um plano de gerenciamento do cronograma do projeto

O desenvolvimento de um plano de gerenciamento do cronograma do projeto envolverá a organização de todas as atividades do projeto em sequência e a estimativa de quanto tempo cada uma delas levará. A definição de um cronograma de projeto sólido pode ser complexa, principalmente se o seu projeto for abrangente, com muitas dependências.

Há alguns métodos que podem ser usados. Aqui estão os mais comuns:

1. Método do caminho crítico (CPM)

O método do caminho crítico é uma metodologia de programação que ajuda a determinar o caminho mais eficiente possível para o seu projeto — uma maneira sólida de entender a lógica por trás das tarefas e calcular a duração de cada uma delas.

Para implementar esse método, crie uma lista de todas as atividades envolvidas no projeto. Em seguida, estabeleça a sequência das atividades considerando todas as dependências críticas associadas ao projeto. Com base nessa sequência, você desenhará o que é chamado de “diagrama de rede”, uma representação gráfica do fluxo de trabalho do seu projeto.

Quando terminar de construir esse diagrama, você deverá estimar a duração de cada atividade. Por fim, encontre seu caminho crítico, ou seja, o melhor caminho para concluir seu projeto.

Saiba mais sobre o Método do caminho crítico aqui.

2. PERT

PERT é a sigla de Program Evaluation and Review Technique (Técnica de avaliação e revisão de programas). A principal diferença entre PERT e CPM está em sua abordagem de estimativa de tempo. Enquanto o CPM usa estimativas únicas, o PERT usa três estimativas:

• Duração mais provável: Se todos os outros fatores forem mantidos, essa é a melhor estimativa para suas tarefas.
• Estimativa pessimista: A duração máxima necessária para uma tarefa.
• Estimativa otimista: A duração mínima necessária para uma tarefa.

Com base nessas estimativas, você pode prever uma duração média para todo o projeto.

3. Gráfico de Gantt

Os gráficos de Gantt são uma das ferramentas mais populares para o planejamento de projetos. Confira a seguir a aparência de um gráfico de Gantt típico:

O comprimento das barras representa o escopo de cada tarefa e seu posicionamento no gráfico representa a programação — uma maneira simples de visualizar as dependências entre as tarefas rapidamente. Você também pode executar diferentes fluxos de trabalho paralelamente.

Os pequenos diamantes no gráfico representam os marcos do projeto. Os gráficos de Gantt também incluem uma linha vertical para indicar a data atual, de modo que, a qualquer momento, você possa entender facilmente se está no caminho certo e ajustar sua estratégia adequadamente.

Leia também: As melhores metodologias de gestão de projetos

Técnicas para estimar a duração dos projetos

Além da abordagem PERT que vimos na seção anterior, há algumas outras maneiras de calcular o tempo que cada tarefa levará:

Julgamento de especialistas: Uma das maneiras mais comuns de calcular estimativas de duração é simplesmente perguntar a um especialista. Por exemplo, se você estiver criando um aplicativo de software, um desenvolvedor de software sênior geralmente terá uma boa ideia de quanto tempo a equipe levará para concluir o projeto.

Estimativas análogas: Você pode usar dados históricos de projetos realizados anteriormente como referência. Por exemplo, se você estiver trabalhando em um novo projeto de construção, poderá basear suas estimativas no tempo que cada tarefa levou no passado.

Estimativa paramétrica: Você pode usar modelos matemáticos para estimar durações com base em parâmetros específicos do projeto. Por exemplo, se você sabe quanto tempo sua equipe leva para criar uma única linha de código, pode usar esse número como parâmetro para calcular o tempo que levaria para escrever o código de um novo recurso.

Estimativa de baixo para cima: Geralmente, é mais fácil fazer uma estimativa precisa se você dividir tarefas grandes em componentes menores e, em seguida, somar a duração de cada um para obter a duração total. Por exemplo, é mais simples estimar quanto tempo é necessário para construir uma parede do que estimar quanto tempo demoraria para construir quatro.

Análise de reservas: É recomendável determinar quanto tempo você precisará de reserva, para servir de “amortecedor” no caso de atrasos inesperados. Essa técnica é chamada de análise de reservas. Por exemplo, você pode analisar quanto tempo normalmente leva para receber uma remessa de peças de componentes (em vez de confiar na estimativa do fornecedor) e, em seguida, usar essa análise para calcular o tempo de reserva que deve ser incluído no plano de gerenciamento do cronograma do projeto.

Técnica Delphi: Em vez de confiar na estimativa de um único especialista, se você quiser ser realmente preciso, pode tentar usar a Técnica Delphi. Esse é o processo de coletar estimativas independentes de vários especialistas de forma anônima e, em seguida, discutir suas respostas até chegar a um consenso. Como exemplo, pode-se perguntar à sua equipe e às partes interessadas quanto tempo eles acham que o projeto levará e, em seguida, usar o resultado médio como estimativa de duração.