As 5 melhores ferramentas de gestão de projetos

Seja para construir uma pirâmide no deserto do Egito, lançar um foguete no espaço ou impulsionar seu novo negócio, grandes empreendimentos exigem planejamento para serem bem-sucedidos.

É possível realizar grandes feitos sem a gestão de projetos? Sim, claro. É possível fazer um monte de coisas, desde que se esteja preparado para um processo que provavelmente será penoso, estressante e fará você chorar encolhido embaixo da mesa.

As ferramentas de gestão de projetos estão aqui para ajudar.

Com tantas opções disponíveis, analisá-las pode consumir muito tempo e energia. Mas não se preocupe, você chegou ao lugar certo: neste artigo, vamos detalhar as principais ferramentas de gestão de projetos disponíveis no mercado atualmente.

O que caracteriza uma ótima ferramenta de gestão de projetos?

Ao escolher a ferramenta ideal, é importante entender os requisitos do seu negócio e alinhá-los com a ferramenta que você está considerando. Aqui estão 7 características importantes a serem consideradas ao analisar as ferramentas de gestão de projetos:

• Planejamento do projeto – seja por meio de um gráfico de Gantt, um quadro Kanban ou uma planilha simples, o planejamento e a programação precisam estar no cerne de qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos.
• Personalização – Se não existem dois negócios iguais, por que uma ferramenta de gestão do trabalho deveria ditar a forma como você executa as suas atividades? Encontre uma ferramenta de gestão de projetos que possa ser personalizada para oferecer suporte a qualquer sistema, processo ou interação colaborativa que funcione para o seu negócio.
• Colaboração em equipe – As equipes precisam se comunicar, tanto internamente quanto com os clientes. As ferramentas de colaboração precisam permitir o armazenamento e compartilhamento de arquivos, além de possibilitar a comunicação em tempo real.
• Automação – É hora de parar de fazer o trabalho repetitivo. A execução de tarefas manuais (por exemplo, enviar um e-mail para sua equipe de design quando a equipe de conteúdo tiver finalizado o texto) é completamente desnecessária no mundo atual. Encontre uma ferramenta que economize seu tempo por meio de automações avançadas.

• Gestão de recursos – Monitorar quem faz o quê e quando é um componente chave de qualquer projeto. Também costuma ser o elemento mais difícil de rastrear. Muitas vezes, indivíduos ou equipes designados para um projeto têm outras pendências em sua lista de tarefas. Garantir que eles concluam o trabalho no prazo é fundamental, portanto, uma ferramenta prática de gestão de projetos permitirá que você administre com precisão a programação, o controle do tempo e muito mais.
• Relatórios e orçamentos – Uma boa ferramenta de gestão de projetos deve oferecer relatórios robustos para ajudá-lo a entender o andamento de seus projetos a qualquer momento. Esses relatórios devem identificar os gargalos, bem como o tempo e o dinheiro gastos, permitindo que os recursos sejam alocados adequadamente.
• Simplicidade e facilidade de uso – Se uma ferramenta for muito complexa, as pessoas rapidamente deixarão de usá-la, independentemente de suas funcionalidades. As empresas não podem gastar tempo ou dinheiro em treinamentos complexos e precisam de uma ferramenta que seja intuitiva desde o início.

Qual software de gestão de projetos é ideal para o seu negócio?

Escolher a ferramenta certa pode ser difícil, e é por isso que elaboramos este guia. Analisaremos várias ferramentas de gestão de projetos para que você possa entender qual delas é ideal para as suas necessidades.

1.monday.com

Vamos começar com a melhor (eu sei, somos suspeitos)…

Ao considerar a simplicidade, não há dúvidas sobre a monday.com. Temos orgulho de ser a melhor ferramenta de gestão de projetos que existe. Sem contar que nossa plataforma é muito fácil de configurar.

Com uma interface intuitiva e altamente personalizável, os usuários podem começar a trabalhar em minutos.

Vamos abordar alguns dos principais diferenciais da monday.com:

Colaboração:

Do ponto de vista da colaboração, a monday.com é excelente. Os recursos colaborativos da plataforma ajudam a manter as equipes alinhadas e fornecem um local central para a comunicação e o armazenamento de informações, eliminando a necessidade de pesquisar em e-mails ou na intranet. Tudo é instantânea e facilmente acessível a todos, economizando tempo e aumentando a transparência durante o processo.

Programação e planejamento:

O planejamento e a programação do projeto são fáceis com a monday.com, graças à inclusão de várias opções de visualização que ajudam você a analisar o andamento do projeto de várias maneiras.

Personalização:

A monday.com oferece mais de 120 templates para ajudar sua equipe a dar o pontapé inicial em seus projetos, o que significa que, independentemente do setor em que você atua, há uma solução pronta para o seu negócio.

E, com tantas visualizações disponíveis, cada membro da equipe pode ver os dados do projeto de uma forma que atenda às suas necessidades.

Preço:

A monday.com oferece quatro planos de preços diferentes (Básico, Padrão, Profissional e Corporativo) e cobramos por número de usuários.

Oferecemos um teste grátis de 14 dias com descontos para planos anuais. Confira nossa página de preços para saber mais.

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2. Microsoft Project

O Microsoft Project é possivelmente uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais conhecidas do mercado. Disponível como uma solução autônoma ou como um complemento para o Microsoft Office, ele é famoso pela visualização do gráfico de Gantt que oferece.

O Microsoft Project é uma ferramenta eficiente com recursos sólidos de planejamento, geração de relatórios e gestão de recursos. No entanto, para aproveitar o MS Project ao máximo, é necessário um período de treinamento significativo.

O Microsoft Project, embora funcione para a gestão ágil de projetos, é mais adequado para projetos em cascata com marcos e entregas definidos.

Ele está disponível em três planos. O Plano 1 começa de US$ 10/usuário por mês, embora os relatórios estejam disponíveis apenas no Plano 3, que custa US$ 30/usuário por mês. O Plano 5 amplia ainda mais os recursos — essa opção oferece funcionalidades de gerenciamento de demanda, mas custa US$ 55/usuário por mês.

3. Jira

Outra solução popular de gestão de projetos é o Jira. Mais conhecido por sua integração de metodologias ágeis, ele é muito utilizado por equipes de desenvolvimento de software. Com poderosos recursos de relatórios e painéis, o Jira pode fornecer uma imagem detalhada do progresso de um projeto.

A ferramenta oferece alguns recursos de automação muito úteis que ajudam a tornar os fluxos de trabalho e a gestão de tarefas mais eficientes, e pode ser integrado a outros aplicativos populares.

Em termos de colaboração, ele fornece um local unificado para armazenar informações e arquivos. Ele também permite que as equipes se comuniquem com rapidez e facilidade.

O Jira tem como foco projetos de desenvolvimento (o que pode ser frustrante para equipes de marketing ou expansão). Os fluxos de trabalho ficam restritos às visualizações Kanban prontas para uso, embora os gráficos de Gantt estejam disponíveis por meio de aplicativos de terceiros.

O Jira oferece um plano grátis com recursos limitados para equipes que estão começando a gerenciar projetos. Seu plano Padrão começa em US$ 7,75/mês por usuário e o plano Premium está disponível por US$ 15,25/mês por usuário.

4. Trello

O Trello tem uma interface muito simples e fácil de usar que torna o gerenciamento de quadros Kanban intuitivo e divertido. Com o Trello, cada quadro é um projeto e as tarefas são organizadas em cartões. A ferramenta não oferece gráficos de Gantt, mas essa funcionalidade pode ser adicionada por meio de power-ups pagos.

Com base na complexidade do projeto, você pode ter quadros muito simples (“A fazer”, “Fazendo” e “Feito”, por exemplo) ou listas significativamente mais complexas com diferentes níveis de validação necessários. Conforme as tarefas são criadas, é possível atribuir membros da equipe a elas, proporcionando uma representação rápida e visual de quem é responsável pelo quê e do status de cada uma.

O Trello é bastante eficaz, mas, por oferecer somente algumas automações ou integrações (exclusivas para os planos pagos), você pode se frustrar com as limitações da ferramenta.

Ele oferece um plano grátis para quem está começando, mas para realmente usá-lo como um sistema de gestão de projetos, você precisa de um plano de negócios. O plano Premium está disponível por US$ 10/mês por usuário. Para equipes maiores, o plano Enterprise custa US$ 17,50/mês por usuário.

Leia também: Preços do Trello

5. Smartsheet

Para os fãs dos gráficos de Gantt, uma alternativa ao Microsoft Project é o Smartsheet, que aprimora as planilhas e oferece aos usuários uma ferramenta de gerenciamento centralizada para todas as informações relacionadas ao projeto.

Ele fornece alguns painéis e relatórios poderosos que ajudam a garantir que os projetos permaneçam dentro do cronograma. Com a integração do quadro Kanban, as equipes podem visualizar as informações de várias maneiras para entender melhor as prioridades.

O Smartsheet talvez não seja tão poderoso quanto outras ferramentas de gestão de projetos nesta lista em relação à colaboração. Ele não fornece um meio de armazenar arquivos ou comunicar atualizações diretamente na ferramenta.

Essa lacuna é atenuada pelas integrações disponíveis com outros aplicativos populares.

O Smartsheet oferece dois níveis diferentes de serviço. O Pro é um plano pago disponível por US$ 7/usuário por mês, enquanto o plano Executivo está disponível por US$ 25/usuário por mês.

Conclusão

Independentemente do tamanho e da complexidade do projeto, ter uma ótima ferramenta de gestão de projetos é essencial para o sucesso. Além de ser rápida de configurar e fácil de começar a usar, é fundamental que a ferramenta selecionada possa atender aos requisitos do seu negócio.

Aqui estão três principais dicas finais para ajudá-lo a avaliar qual ferramenta de gestão de projetos é ideal para você:

1. Determine quais integrações são necessárias para garantir que a ferramenta funcione da maneira que você espera.
2. Explore as funcionalidades mobile/offline da ferramenta, pois a gestão de projetos a partir de qualquer lugar é essencial para um negócio moderno e com atividades que ocorrem de forma remota.
3. Considere a flexibilidade da ferramenta — ela pode ser personalizada de acordo com as suas necessidades e escalonada conforme você cresce?

Em última análise, a ferramenta certa deve melhorar a colaboração, bem como ajudar a manter seu projeto no caminho certo e dentro do orçamento.

Temos que dizer que a monday.com é realmente a melhor opção.

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