Controle de projetos: o que é e principais ferramentas

A gestão de projetos é fundamental para a entrega bem-sucedida de qualquer iniciativa. Para manter um projeto no caminho certo, é essencial acompanhar de perto as tarefas, os cronogramas e os marcos envolvidos.

Neste artigo, vamos explicar o que é o controle de projetos, quais recursos um software de controle de projetos eficiente deve oferecer e como você pode usar nosso template para monitorar o progresso e manter sua equipe alinhada.

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O que é controle de projetos?

O controle de projetos é o processo de monitoramento e registro do progresso de um projeto ao longo de todo o seu ciclo de vida. Ele cumpre uma função dupla: mantém os projetos no caminho certo e garante que todos os envolvidos estejam a par do status dos vários componentes, como tarefas, cronogramas, recursos e orçamento.

Em geral, para controlar um projeto, é necessário usar um software de controle de projetos, como o monday work management.

Dependendo do escopo do projeto, também pode ser necessário recorrer a técnicas específicas, como gráficos de Gantt, indicadores-chave de desempenho (KPIs) ou reuniões regulares de check-in com os participantes e colegas de equipe. Esses recursos contribuem para que o projeto avance conforme o planejado, atinja as metas estabelecidas e mantenha o alinhamento com os objetivos organizacionais.

O que é um software de controle de projetos?

Um software de controle de projetos é uma ferramenta que permite monitorar todos os aspectos de um projeto, incluindo progresso, tarefas e recursos. Ele funciona como uma central de comando, reunindo todas as informações em um único lugar para facilitar a tomada de decisões informadas.

Embora seja possível gerenciar projetos usando planilhas, softwares básicos ou até post-its em um quadro branco, as melhores opções oferecem recursos de colaboração, painéis visuais e integrações que conectam os dados relacionados ao projeto às demais ferramentas utilizadas pela equipe.

Qual a importância do controle de projetos?

O acompanhamento do progresso de um projeto ajuda toda a equipe a se concentrar na conclusão das tarefas mais importantes, cumprir o cronograma e gerir os orçamentos do produto com eficácia.

Com o controle de projeto, as equipes podem:

• Manter-se atualizadas sobre os prazos e entregas para evitar atrasos
• Acompanhar os orçamentos para evitar gastos excessivos
• Identificar gargalos antecipadamente e adaptar o planejamento de projetos para evitar contratempos
• Colaborar de forma eficiente com todas as informações disponíveis em uma única plataforma

O controle do progresso fornece aos gerentes uma visão clara do andamento do projeto. Essa visibilidade permite ajustar recursos, alocar tarefas de forma eficaz e fornecer atualizações detalhadas às partes interessadas. O controle também mantém as equipes alinhadas, reduz ineficiências e impulsiona o sucesso em projetos complexos.

A melhor forma de iniciar é definindo objetivos claros, elaborando um plano de projeto detalhado e adotando um software de gerenciamento de projetos que centralize todas as informações. O monday work management permite que as equipes organizem as etapas do trabalho em uma única plataforma, oferecendo a confiança necessária para alcançar resultados consistentes.

Como controlar o progresso de um projeto?

Monitorar um projeto é bastante simples com nossos templates de gerenciamento de projetos. No entanto, existem algumas etapas que você precisará seguir para controlar de forma eficaz o progresso do seu projeto:

1. Defina metas claras

Metas de projeto e marcos de projeto claros são essenciais para conduzir seu projeto na direção certa. Uma ótima maneira de começar é usando metas SMART, ou seja, metas específicas (specific), mensuráveis (measurable), alcançáveis (achievable), relevantes (relevant) e com prazo determinado (time-bound).

Esse método ajuda a garantir que suas metas sejam claras e viáveis. Depois de defini-las, você estará mais bem preparado para configurar seu software de controle de projetos e monitorar o progresso de maneira eficaz.

2. Crie um plano de projeto

A próxima etapa é criar um plano de projeto que descreva todos os resultados esperados e, em seguida, divida-os em tarefas. Atribua as atividades aos membros da equipe para que você saiba quem é responsável pelo quê antes de começar a trabalhar.

3. Defina a linha de base do seu projeto

Agora é hora de definir a linha de base do projeto, estabelecendo como ele deve evoluir, o orçamento disponível, os principais marcos e os prazos. Essa referência será usada para acompanhar o andamento do projeto, ajudando a identificar atrasos, imprevistos e mudanças ao longo do tempo.

4. Configure o seu software de controle de projetos

Com essas etapas concluídas, é hora de configurar seu software de controle de projetos. É aqui que nosso template faz a diferença: em vez de começar do zero, você contará com todos os elementos essenciais prontos para uso – programação de projetos, cronogramas, gestão de tarefas, integrações e automações.

5. Mantenha seu software de controle de projetos atualizado

Você precisará garantir que todos na equipe do projeto atualizem regularmente o status das tarefas atribuídas, o que é fácil com as integrações e automações do monday work management. Por exemplo, é possível configurar seu software para que, quando uma tarefa do projeto for concluída, você receba uma atualização automática no Slack.

6. Revise regularmente o andamento do projeto

Para tirar o máximo proveito do seu software de controle de projetos, agende revisões regulares a fim de monitorar o progresso, manter as partes interessadas atualizadas e resolver possíveis atrasos ou problemas. Além de manter o projeto no ritmo certo, essa prática ajuda a identificar oportunidades de melhoria para os próximos projetos.

Os 5 melhores softwares de controle de projetos

As ferramentas de controle de projetos são plataformas de software baseadas na web ou na nuvem que permitem que equipes e indivíduos planejem cronogramas de projetos e acompanhem o progresso para melhorar a colaboração da equipe. Confira os melhores softwares de controle de projetos para 2025:

1. monday.com

Ideal para: equipes de qualquer tamanho

Recursos principais:

• Gestão de recursos e controle de tempo
• Mais de 27 visualizações de trabalho
• Integração com mais de 200 aplicativos de terceiros
• Automações e ferramentas de IA

Preços:

Plano grátis disponível.
Planos a partir de R$ 50/usuário/mês

Veja todos os planos de preços da monday.com

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2. Asana

Ideal para: fluxos de trabalho focados em tarefas

Recursos principais:

• Acompanhamento de tarefas com várias visualizações
• Integração com outras ferramentas
• Dependências e automações de tarefas

Preços:

Plano grátis disponível
Planos a partir de US$ 10,99/usuário/mês

3. Smartsheet

Ideal para: planilhas dinâmicas

Recursos principais:

• Visualizações em grade, calendário e de trabalho
• Cálculos automatizados entre diferentes planilhas
• Recursos avançados de geração de relatórios
• Exportação de planilhas

Preços:

Plano grátis disponível
Planos a partir de US$ 10/usuário/mês

4. Trello

Ideal para: pequenas equipes visuais

Recursos principais:

• Quadros Kanban com listas e cartões
• Listas de verificação e definição de prazos
• Comentários e marcação de colegas de equipe

Preços:

Plano grátis disponível
Planos a partir de US$ 5 por usuário/mês

5. Wrike

Ideal para: gestão do fluxo de trabalho

Recursos principais:

• Gestão de documentos
• Mais de 400 integrações com aplicativos
• Fluxos de trabalho personalizáveis

Preços:

Plano grátis disponível
Planos a partir de US$ 10/usuário/mês

Principais recursos de um software de controle de projetos eficaz

A eficácia de um software de controle de projetos depende diretamente de como ele é estruturado e utilizado. Para extrair o máximo valor da ferramenta, é essencial buscar recursos que realmente sustentem seu fluxo de trabalho. Ao avaliar as opções disponíveis, fique atento a esses atributos essenciais:

1. A capacidade de criar um esboço do projeto
2. Uma maneira de determinar entregas, prazos e marcos claros
3. Recursos que ajudem a definir metas realistas, claras e mensuráveis e a decidir como você irá avaliá-las
4. Uma maneira de agendar reuniões regulares com sua equipe e as partes interessadas
5. Transparência total em todos os aspectos do projeto

Você provavelmente está se perguntando: “É possível que um único software ofereça todas essas funções?”
A resposta é sim, e nas seções a seguir, você poderá conferir como elas funcionam no monday work management.

1. Automação do fluxo de trabalho

A automação de fluxos de trabalho é um dos principais impulsionadores da eficiência em projetos, eliminando tarefas repetitivas e demoradas, como mover elementos ao longo do pipeline ou notificar membros da equipe após a conclusão de atividades.

Com automações, você pode criar fluxos personalizados que atendem exatamente às necessidades do seu time – e em plataformas como a monday.com, é possível começar com templates prontos ou construir seu próprio fluxo do zero.

No monday work management, configurar automações é simples e intuitivo. Confira uma prévia:

2. Aplicativo móvel

Um bom software de controle de projetos deve impulsionar a produtividade – e nada prejudica mais esse objetivo do que a falta de acesso mobile.

Embora o monday work management vá muito além da gestão de projetos, ele garante que sua equipe possa acessar tarefas e se comunicar em contexto de qualquer lugar ou dispositivo. Isso é fundamental para gerentes de projeto e equipes remotas, que precisam acompanhar o progresso e atribuir tarefas de forma rápida e eficiente.

Com o monday work management, as equipes executam projetos do início ao fim, gerenciam prazos e personalizam fluxos de trabalho para otimizar cada processo, tarefa ou iniciativa.

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3. Integrações de terceiros

Só porque você busca um software centralizado de controle de projetos não significa que não precise de outras ferramentas para realizar seu trabalho.

Por isso, ao escolher uma solução, é essencial que ela se integre perfeitamente à sua pilha de tecnologia.

O monday work management se conecta às suas ferramentas favoritas, reunindo todo o trabalho da equipe em um único lugar.

Se precisar de algo exclusivo, você pode usar nossa estrutura low-code para criar aplicativos personalizados que atendam às necessidades específicas do seu time.

E se você já utiliza o Microsoft Teams ou o Microsoft Project, temos uma boa notícia: essas são apenas algumas das diversas integrações que o monday work management oferece – combinando fluxos de trabalho robustos com um gerenciamento de projetos ainda mais eficiente.

5 consequências de não usar um software de controle de projeto

Um dos maiores benefícios do controle dos projetos é a agilidade. Em um cenário de negócios em constante mudança, sabemos o quão rápido as situações podem evoluir. O sucesso de uma equipe depende da capacidade de seus membros de planejar e executar com rapidez, responder a imprevistos de maneira eficaz e criar soluções criativas em tempo real.

Com uma organização aprimorada e uma comunicação eficiente, os softwares de controle de projeto fornecem a infraestrutura necessária para acelerar o ritmo de trabalho.

Por outro lado, equipes que não utilizam essas ferramentas enfrentam dificuldades em se manter no rumo certo, comunicar-se de forma eficaz e cumprir prazos. Elas lidam com desafios significativos, como:

1. Informações desorganizadas e em silos 

Uma das principais características de um software de controle de projetos é sua capacidade de organizar informações e recursos. Ele garante que todos tenham acesso a qualquer dado de que possam precisar, a qualquer momento. Sem eles, fica extremamente difícil alcançar esse nível de acessibilidade.

Atualmente, os profissionais usam dezenas de aplicativos corporativos para fazer seu trabalho, criar relatórios e extrair dados. Sem um local centralizado para consolidar todas essas informações, será um grande desafio garantir que as partes interessadas possam visualizar os dados atualizados sempre que precisarem.

2. Colaboração insuficiente dentro e entre equipes 

Colaboração, coordenação e comunicação eficazes são essenciais para manter todas as partes interessadas alinhadas e garantir a eficiência geral. Softwares de controle de projeto atuam como uma central, reunindo todas essas interações em um só lugar.

À medida que o número de participantes em um projeto cresce, torna-se cada vez mais difícil colaborar de forma eficiente sem o apoio de uma plataforma adequada. Sem essa estrutura, lacunas de comunicação inevitavelmente surgem, prejudicando a colaboração e gerando frustração entre os membros da equipe.

3. Excesso de reuniões 

Sem um software de controle de projetos para centralizar as informações e atualizações, as equipes geralmente recorrem a reuniões presenciais ou online para se alinharem. Se você já esteve em uma reunião de atualização de status, provavelmente percebeu quanto tempo elas consomem e como são ineficientes. 

Reuniões dedicadas ao compartilhamento do progresso, resolução de problemas ou perguntas drenam a produtividade e interrompem o fluxo de trabalho, o que acaba atrasando seus projetos.

4. Dificuldade em cumprir prazos 

Criar um cronograma e definir as metas são parte importante da gestão de projetos. Os softwares de controle de projetos facilitam o mapeamento e a visualização dos prazos para garantir que nada fique para trás. Sem um, gerenciar todas as variáveis e garantir que cada membro da equipe cumpra seus respectivos prazos se torna um grande desafio.

5. KPIs difíceis de acompanhar

Indicadores de desempenho (KPIs) são métricas que um gerente de projetos cria no início de um projeto para avaliar seu sucesso. Monitorá-los continuamente ao longo do ciclo de vida do projeto – e não apenas no final – é essencial para garantir que tudo avance de forma alinhada às metas e objetivos definidos para o trabalho.

Os softwares de controle de projetos simplificam o monitoramento de KPIs, permitindo criar, ou até automatizar, relatórios diretamente na plataforma. Sem esse suporte, o rastreamento manual em sistemas distintos pode gerar confusão e aumentar o risco de erros.

3 estratégias para o controle de projetos

A gestão eficaz do progresso requer abordagens estruturadas que proporcionem clareza e flexibilidade à sua equipe. Essas três estratégias ajudarão você a monitorar o trabalho com eficiência, independentemente do tamanho ou do escopo dos seus projetos.

1. Acompanhamento do trabalho em nível individual

A propriedade clara é fundamental para manter as tarefas em dia e promover a responsabilização. Veja a seguir como se manter organizado:

• Atribua tarefas específicas com prazos claros usando uma estrutura de detalhamento para visualizar as prioridades.
• Acompanhe os volumes de trabalho com campos personalizados que destacam detalhes como tipo de tarefa, prazos ou recursos atribuídos.
• Atualize regularmente o status das tarefas para manter o processo de comunicação transparente e eficiente.

2. Acompanhamento do trabalho em nível de projeto

Para gerir o progresso de um único projeto, é importante concentrar-se nos marcos e na alocação de recursos.

• Use gráficos de Gantt ou visualizações de cronograma para ter uma visão geral do progresso, facilitando a identificação de dependências ou possíveis atrasos.
• Centralize as atualizações do projeto em relatórios de status para manter os participantes alinhados em tempo real.
• Acompanhe todos os aspectos de um projeto com o monday work management para garantir que nada fique para trás.

3. Acompanhamento do trabalho em vários projetos

Ao gerir vários projetos, ter uma visão unificada é fundamental para a tomada de decisões e o planejamento.

• Use as ferramentas de gerenciamento de portfólio para centralizar as atualizações e identificar tendências em todos os projetos.
• Organize os projetos com base nas prioridades estratégicas, usando ferramentas que permitam uma estrutura de detalhamento dinâmico do trabalho em andamento.
• Com painéis que consolidam todos os projetos em um só lugar, o monday work management oferece uma visão completa do progresso da sua organização e uma maneira simplificada de tomar decisões informadas.

Como controlar seu projeto com o monday work management

Pronto para retomar o controle dos prazos dos seus projetos? Descubra como monitorar o andamento de cada etapa com a nossa plataforma:

1. Planeje seu caminho crítico

Vá além dos gráficos básicos com nossas visualizações de Gantt e caminho crítico. Identifique as tarefas essenciais para o sucesso do projeto, acompanhe prazos com precisão e estabeleça dependências para garantir que tudo avance conforme o planejado.

2. Importe do Excel

Transforme rapidamente planilhas rígidas em quadros inteligentes que podem ser apresentados em diversas visualizações. Colabore com a sua equipe em tempo real a partir de dados precisos. Você também pode exportar nosso template de controle de projetos para o Excel.

3. Crie painéis

Crie painéis de gestão de projetos personalizados em poucos minutos, usando os dados do seu quadro para acompanhar o progresso sem depender de templates separados. Com colunas de fórmula, calcule automaticamente os dados mais relevantes e mantenha as informações sempre atualizadas.

4. Personalize o status e as automações

Facilite a priorização de tarefas e a atualização do status do projeto. Em vez de depender de um template estático no Excel, utilize automações, códigos de cores personalizados e status em texto para manter todos alinhados e o trabalho em movimento.

Transforme a forma como você controla seus projetos

Seja para melhorar a comunicação da equipe ou acelerar os prazos do projeto, uma ferramenta de controle de projetos é a melhor maneira de reunir informações vitais e a colaboração em um só lugar.

Os softwares de acompanhamento mais eficazes não apenas impulsionam a produtividade, mas também ajudam a manter o escopo e o orçamento sob controle, oferecendo automações, integrações com suas ferramentas atuais e acesso móvel.

Descubra por que milhares de equipes escolhem a monday.com como sua plataforma de confiança para o controle de projetos.

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O conteúdo deste artigo é fornecido apenas para fins informativos e, até onde a monday.com sabe, os dados apresentados são precisos e atualizados no momento da publicação. Dito isso, a monday.com incentiva os leitores a verificar todas as informações diretamente.