Chronologie de projet : comment en créer une simplement

Un bon planning de projet ne conditionnera pas forcément le succès ou l’échec de l’ensemble d’un projet. Mais il peut tout de même faire la différence entre un projet livré dans les délais et dans le budget… et un projet qui ne respecte ni l’un ni l’autre. Malgré ces avantages, certaines entreprises n’utilisent toujours pas systématiquement d’outils pour créer, organiser et rationaliser la chronologie de leurs projets.

Dans ce guide, nous vous montrerons donc comment créer facilement une chronologie de projet avec une portée de projet précise et les éléments clés adéquats. En outre, nous vous donnerons quelques astuces pour créer simplement une chronologie de projet en utilisant les bons outils de gestion de projet. Enfin, nous verrons comment vous pouvez créer une chronologie de projet rapidement et efficacement avec monday work management.

Qu’est-ce qu’une chronologie de projet ?

Une chronologie de projet, parfois appelée « calendrier de projet » ou encore « échéancier de projet », est un outil, une fonction ou même un diagramme qui aide votre équipe à comprendre le planning du projet, de son lancement à sa conclusion.

Créer une chronologie de projet permet ainsi de visualiser le planning d’un projet en affichant les différentes séquences de tâches du projet, y compris leurs dates de début et de fin ainsi que leur durée. Une bonne chronologie de projet peut également inclure des jalons de projet, des dépendances de tâches ou d’autres informations nécessaires au suivi de l’avancement du projet.

Pour comprendre à quoi sert une chronologie de projet, imaginez le calendrier qu’une entreprise du bâtiment doit utiliser lors de la construction d’une nouvelle maison.

Ce calendrier de projet comprend les dates d’achèvement prévues de chaque étape du projet comme l’obtention du permis de construire, la pose des fondations, l’installation du toit et la remise des clés. Dans cet exemple, créer une chronologie de projet permet de s’assurer que la maison sera construite dans les délais et dans le respect du budget des maîtres d’ouvrage.

Les avantages à utiliser une chronologie de projet

Quelle que soit la méthodologie de gestion de projet que vous avez choisie, il y aura toujours de nombreuses raisons pour lesquelles il est bon d’utiliser une vue Calendrier pour gérer la chronologie de votre plan de projet. En effet, les plannings de gestion de projet offrent des avantages inestimables aux équipes comme aux chefs de projet et aux parties prenantes :

• Ils permettent aux équipes de visualiser l’avancement du projet par rapport aux échéances fixées,
• Ils facilitent l’évaluation des goulets d’étranglement, des obstacles et de la gestion des ressources,
• Ils aident à hiérarchiser les tâches spécifiques en cours,
• Ils permettent aux chefs de projet de répartir les tâches dans le temps et d’éviter de surcharger leur équipe,
• Ils donnent aux différents acteurs du projet un moyen de coordonner leurs efforts,
• Ils améliorent la responsabilité et la productivité au sein des équipes afin de garantir la réussite du projet.

Quels sont les différents types de chronologie de projet ?

Il existe différents types de chronologie de projet que vous pouvez utiliser. Le planning de projet que vous choisirez dépendra finalement des exigences propres à votre projet ou même de vos préférences personnelles en matière de visualisation des tâches.

Voici quelques types courants de chronologie de projet que vous pouvez rencontrer :

1. Le diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont un type de diagramme à barres qui illustre la chronologie d’un projet afin de visualiser comment on peut gérer un projet dans le temps. Les diagrammes de Gantt permettent également de montrer simplement les dépendances entre les différentes tâches d’un projet.

2. Graphique des jalons

Un graphique des jalons (« milestone chart » en anglais) permet de visualiser la chronologie du projet en fonction de ses différentes étapes. Ainsi, chaque échéance est mise en évidence pour montrer son importance dans l’ensemble du projet. De cette manière, le planning du projet est mis à jour au fur et à mesure de l’avancement du projet. Un graphique des jalons est généralement utilisé pour obtenir une vue d’ensemble du calendrier d’un projet et identifier les obstacles potentiels.

3. Organigramme des tâches

Dans un organigramme des tâches, parfois aussi appelé « diagramme de processus », la chronologie du projet est représentée par les différentes étapes d’un processus afin de montrer comment les tâches du projet sont interconnectées. Ce type de planning de projet est le plus souvent utilisé lorsque l’on ne sait pas encore quel est le processus de tâches et d’événements souhaité. Il peut également être conçu de manière collaborative grâce à notre tableau blanc collaboratif.

4. Méthode du chemin critique (CPM)

(source)

La méthode du chemin critique (CPM) est une technique de planification de projet qui identifie la plus longue séquence de tâches dépendantes qui doivent être accomplies pour exécuter un projet. Une chronologie qui applique la méthode du chemin critique (CPM) permet donc de repérer les retards potentiels et de déterminer le chemin critique d’un projet.

5. Technique d’évaluation et d’examen des programmes (PERT)

Un diagramme PERT (pour « Program evaluation and review technology » en anglais) est un autre type de chronologie de projet utilisée pour analyser les tâches nécessaires à l’achèvement d’un projet. Un diagramme PERT permet d’identifier rapidement les risques potentiels et d’améliorer l’efficacité globale d’un projet.

Que doit contenir une chronologie de projet ?

Une bonne chronologie de projet doit comprendre les éléments suivants :

• Les dates de début et de fin du projet : la date à laquelle le travail sur votre projet commence et celle à laquelle le produit final doit être livré,
• La liste des tâches du projet : une liste de toutes les tâches impliquées dans le projet,
• Les dates de début et de fin des tâches : les dates de début et de fin de chaque tâche,
• La durée de chaque tâche : le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche,
• Les jalons : événements ou réalisations importants du projet, tels que l’achèvement d’une tâche majeure ou la livraison d’un composant clé,
• Les dépendances : les relations entre les tâches, par exemple les tâches qui doivent être achevées avant que d’autres ne puissent commencer.

Cinq étapes pour créer simplement une chronologie de projet

Maintenant que vous avez une meilleure idée de ce qu’est une chronologie de projet et de ce à quoi elle peut ressembler, voyons comment vous pouvez créer la vôtre. Naturellement, la phase de planification joue un rôle important dans la création d’un planning de projet.

En effet, une bonne planification maximise l’efficacité de la gestion de projet en obligeant à tenir compte du budget, des ressources, de la charge de travail de chacun et des dates de début et de fin de chaque tâche. En fin de compte, le processus de planification permet de maximiser votre production et d’atténuer les risques inhérents au projet.

Voici donc cinq étapes à suivre pour créer simplement une chronologie de projet efficace :

1. Déterminer les objectifs et formuler un plan de secours

Au cours de la phase de planification du projet, il est nécessaire de déterminer les éléments livrables du projet et d’identifier les membres de l’équipe responsables de chacun d’entre eux. Ce processus facilite l’établissement d’une chronologie de projet à la fois réaliste et hiérarchisée. Le lancement de la planification de projet est aussi le bon moment pour rédiger un cahier des charges (SOW) ou plan de projet. Bien que moins complet qu’un plan de projet, vous pouvez également choisir de réaliser un plan d’action. Le cahier des charges (SOW) doit décrire clairement tous les éléments livrables et proposer un engagement de durée pour le projet.

Or, dans ce processus il ne faut pas minimiser l’importance d’un plan de secours. En effet, dans le déroulé de la chronologie du projet, on rencontrera forcément des obstacles en cours de route. Il est donc préférable de déterminer à quel moment ils peuvent se produire et d’imaginer dès le départ des solutions possibles au cas où ces problèmes surviendraient.

2. Diviser le projet en livrables de petite taille

Les grands projets peuvent être intimidants par leur complexité. Pour créer et maintenir l’élan nécessaire à leur achèvement, il est préférable de diviser tous les éléments intimidants en tâches plus petites. C’est là qu’une bonne structure de répartition du travail, ou « work breakdown structure » (WBS) en anglais, s’avère utile.

Une structure de répartition du travail (WBS) est un système d’organisation pour la gestion et la planification de projets. Sa principale utilité est de décomposer des objectifs vastes et complexes en objectifs gérables. Par essence, une structure de répartition du travail (WBS) est donc une sorte de liste de contrôle qui garantit que tout sera fait dans les temps. En plus, elle tient compte des dépendances entre les différentes tâches de la chronologie du projet.

3. Fixer une date d’échéance pour chaque tâche

Décomposer un projet en tâches plus petites est utile, mais ce n’est malheureusement pas suffisant. Il faut encore estimer avec précision le budget et le planning de chaque tâche pour savoir si elle est réalisable ou non.

Pour cela, posez-vous des questions comme :

• Ai-je le budget nécessaire pour réaliser cette tâche ?
• Mon équipe a-t-elle les compétences nécessaires pour la mener à bien ?
• Mon équipe dispose-t-elle de suffisamment de latitude pour mener à bien cette tâche ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous pouvez commencer à fixer des échéances de projet et définir une véritable portée du projet. C’est là que la chronologie du projet commence à vraiment prendre forme. En effet, vous pouvez alors planifier en fonction des tâches et des ressources réellement disponibles. Les outils de planification de projet facilitent grandement cette tâche car vous pouvez la réaliser en temps réel.

Si ce n’est déjà fait, vous pouvez ainsi consulter notre liste des 40 meilleurs logiciels de gestion de projet pour vous aider à choisir l’outil qu’il vous faut.

Mais, avec monday work management, c’est ici que vous commencerez à créer votre premier tableau pour suivre toutes les tâches et étapes qui composent votre chronologie de gestion de projet.

À partir de là, vous pouvez choisir des types de colonnes pour affecter des personnes à chaque tâche afin de savoir exactement où en est chaque élément du processus. Vous pouvez ensuite créer des dépendances pour montrer comment les tâches s’influencent les unes les autres.

4. Créer un tableau pour la chronologie de votre projet

Il existe une colonne sur monday.com qui vous aidera à visualiser la chronologie de votre projet : la colonne Calendrier. Elle vous permet d’avoir une vue d’ensemble du temps dont dispose votre équipe pour accomplir toutes les tâches d’un projet. Plus important encore, c’est la dernière pièce dont vous avez besoin pour convertir un tableau classique en une véritable chronologie de projet.

La vue Calendrier donne donc une vue d’ensemble de chaque tâche individuelle et du temps qu’il faudra pour la réaliser. Les tâches inachevées sont assorties d’une estimation de leur durée future. Vous pouvez ainsi voir l’état d’avancement de votre projet sur plusieurs jours, semaines, mois, voire années.

N’oubliez pas que plus vous ajoutez d’informations à votre chronologie de projet comme les différentes tâches, leurs dates, l’équipe ou le membre de l’équipe responsable et les dépendances, plus il vous sera facile de respecter le budget et le planning de votre projet.

5. Partager la chronologie de projet avec toutes les parties prenantes

À l’instar des projets eux-mêmes, une chronologie de projet est un élément en constante évolution. Les priorités changent, des obstacles surgissent et certaines tâches prennent parfois plus de temps que prévu. Considérez la chronologie de votre projet comme un document vivant facilement accessible et idéalement tenu à jour, à tout moment.

Ainsi, lorsque la première version de votre chronologie de projet est terminée, il peut être judicieux d’organiser une réunion de préparation. Cette réunion permettra de s’assurer que chacun comprend le processus mis en place et que tout le monde est d’accord avec le plan général du projet. Le partage de la chronologie de projet avec les parties prenantes est tout aussi important. En effet, cela leur permet d’avoir à tout moment une visibilité totale sur l’avancement du projet et garantit la transparence nécessaire à une gestion de projet réussie.

Respectez la chronologie de votre projet avec monday work management

Lorsqu’il s’agit de créer une chronologie de gestion de projet que tous vos collaborateurs apprécieront, monday work management est votre allié. Nos vues calendriers de gestion de projet et nos diagrammes de Gantt gratuits offrent une transparence totale afin que tout le monde sache ce sur quoi chacun travaille.

Examinons quelques caractéristiques clés qui font de monday work management une excellente plateforme pour créer votre chronologie de projet.

Gagnez du temps grâce aux modèles de chronologie de projet

Grâce à la gestion intégrée des tâches et une interface dynamique, vous pouvez facilement visualiser vos objectifs et suivre toutes les échéances de votre chronologie de projet. Pour cela, utilisez simplement notre modèle de chronologie de projet.

En effet, dans notre modèle de chronologie de projet, vous pouvez fixer des dates exactes pour chaque échéance et reprogrammer facilement les tâches si nécessaire. Ainsi, toutes les dates importantes sont à portée de main. En plus, vous obtenez des informations claires grâce à du reporting détaillé. Enfin, vous pouvez facilement exporter le modèle vers Excel pour une analyse plus approfondie.

Suivez facilement les étapes de votre projet

Alors que les échéances de projet vous aident à suivre les périodes exactes au cours desquelles vous devez accomplir des tâches, les jalons de projet marquent les dates spécifiques auxquelles vous devez accomplir des tâches particulières. Grâce à monday work management, vous pouvez facilement assurer le suivi des échéances comme des jalons de votre chronologie de projet et vérifier facilement si vos tâches ont été accomplies dans les délais impartis.

En effet, dans la vue principale des tableaux monday.com, un jalon est représenté par un losange sur la gauche. Lorsque vous consultez votre colonne Échéance en mode Délai, le losange devient vert si l’étape est terminée ou rouge si elle est en retard. Ainsi, vous êtes toujours au courant de l’état d’avancement des livrables de votre projet.

Repérez les données recherchées avec le filtre Échéance

Même si créer une chronologie de projet est toujours un bon moyen de garder un projet organisé, elles peuvent parfois devenir difficiles à gérer lorsque trop de tâches et de parties prenantes sont impliquées.

Pour remédier à ce problème, monday work management permet aux utilisateurs de filtrer les données de leur chronologie de projet en fonction des informations qu’ils souhaitent voir.

Ainsi, vous pouvez afficher des filtres chronologiques temporairement ou les enregistrer pour y accéder rapidement. En cliquant sur le bouton des filtres, vous pouvez donc sélectionner les filtres que vous souhaitez utiliser pour visualiser les informations dans votre chronologie de projet. Par exemple, la vue des Échéances.

Et ce n’est qu’un début. monday work management est doté de nombreuses autres fonctionnalités précieuses, notamment :

• Plus de 36 types de colonnes personnalisables pour tout simplifier et créer le processus de travail parfait,
• Plus de 27 sortes de visualisations de données, y compris une vue calendrier et les vues de Gantt que nous avons présentées dans cet article,
• Des recettes d’automatisation qui évitent les erreurs humaines, vous font gagner du temps et permettent à votre équipe de se concentrer sur l’essentiel,
• Plus de 72 intégrations pour que vos systèmes soient toujours cohérent et que vous passiez moins de temps à saisir des données manuellement,
• Des outils de communication étendus qui permettent à votre équipe et aux parties prenantes d’être informées en temps réel tout au long du projet.

Avec monday work management, le travail de chacun est facilité. En plus, vous pouvez suivre plusieurs projets en même temps et vous tenir au courant de chaque étape importante grâce à une interface conviviale.

Créez votre chronologie de projet en quelques minutes avec monday work management

Quel que soit le type de chronologie de projet que vous choisissez de créer, le plus important est de vous assurer que tous les acteurs du projet sont enthousiastes et prêts à utiliser le logiciel de chronologie de projet choisi. Cela signifie que vous devez non seulement utiliser une plateforme personnalisable, mais aussi une plateforme qui vous offre différentes façons de visualiser votre chronologie de projet afin que davantage de personnes la trouvent utile.

Mais, que vous soyez un chef de projet, un collaborateur ou une autre partie prenante du projet, monday work management a quelque chose à vous offrir. Avec monday work management, vous serez en mesure d’organiser votre chronologie de projet de manière efficace, sans courbe d’apprentissage abrupte, afin de garantir un démarrage plus rapide de votre projet.

Êtes-vous prêt à essayer monday work management ? Avec un essai gratuit de 14 jours, vous pouvez être sur la voie du succès dans la gestion de la chronologie de votre projet en un rien de temps, sans paiement nécessaire !