Loi de Pareto : la règle des 80-20 pour améliorer sa gestion du travail

La loi de Pareto, parfois appelée « règle des 80-20 » ou « méthode 20-80 », est une technique de hiérarchisation universelle. Elle stipule que dans de nombreux domaines, environ 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts fournis pour les atteindre. Conçue à l’origine par l’économiste Vilfredo Pareto et diffusée par Joseph Juran dans les années 1940, elle trouve aujourd’hui une résonance particulière dans le domaine de la gestion du travail.

En effet, lorsque l’on gère des projets comportant de nombreuses tâches, il est essentiel d’établir des priorités. Ainsi, comprendre et appliquer la loi de Pareto permet de mieux cibler ses priorités et d’optimiser ses ressources. Or, dans un environnement de travail toujours plus exigeant, monday work management offre une approche innovante pour maximiser son efficacité au travail en identifiant et en concentrant ses efforts sur les tâches à plus fort impact.

Dans cet article, après une définition simple de la loi de Pareto, nous découvrirons son fonctionnement, ses avantages et ses inconvénients avec des exemples d’application de la loi de Pareto en gestion de projet. Puis, nous explorerons comment intégrer la loi de Pareto à sa gestion du travail quotidienne pour atteindre de meilleurs résultats tout en réduisant la charge de travail superflue. Enfin, nous verrons comment monday work management peut aider à appliquer la loi de Pareto de manière concrète et stratégique.

Qu'est-ce que la loi de Pareto

La loi de Pareto, également appelée « règle des 80-20 », « loi des rares vitaux » ou « principe de la rareté des facteurs » est une loi de distribution universelle qui stipule que, quel que soit le phénomène considéré, 80 % des conséquences découlent de seulement 20 % des causes dudit phénomène.

Ainsi, ce principe suppose qu’il existe naturellement une répartition inégale entre les conséquences et les causes d’un phénomène, quel qu’il soit. Cependant, la loi de Pareto n’est pas conçue pour être prise au pied de la lettre. Les chiffres 20 et 80 sont plus ou moins variables selon les domaines. Mais, elle a une valeur universelle.

On peut donc appliquer la méthode 20-80 à l’ensemble de sa vie quotidienne aussi bien qu’à son travail. Par exemple, dans la vie quotidienne :

• nous n’utilisons à 80 % que 20 % de nos affaires,
• 80 % de nos relations proviennent de 20 % de nos amis.

Appliquée au monde du travail, la loi de Pareto stipule que :

• dans le commerce, 80 % des ventes d’une entreprise proviennent de 20 % de ses produits ou services.
• en gestion de la relation client, 20 % des clients génèrent 80 % de la marge d’une entreprise,
• en gestion des stocks, 20 % des ressources sont responsables de 80 % du chiffre d’affaires,
• en développement logiciel, 80 % des bugs proviennent de 20 % du code.

Appliquée au monde du travail, la loi de Pareto permet donc de visualiser rapidement les éléments vitaux des éléments secondaires d’un projet. En effet, avec la règle des 80-20, on peut sélectionner efficacement les éléments prioritaires d’un projet afin de se concentrer sur les tâches qui ont le plus d’impact tout en passant les tâches inutiles au second plan.

Origine de la loi de Pareto

À l’origine, c’est l’économiste italien Vilfredo Pareto qui a développé ce principe à la fin du 19e siècle après avoir étudié les inégalités de richesses en Italie et dans d’autres pays européens. Il observe alors que la répartition des richesse suit une courbe similaire quelle que soit le pays observé et ce malgré une distribution des richesses variable selon les pays.  Il en déduit alors une loi de distribution qu’il transforme en formule mathématique.

Puis, dans les années 1940, le qualiticien roumano-américain Joseph Moses Juran réutilise ces travaux pour développer ce qu’il appellera la « loi de Pareto ». Il stipule alors qu’environ 20 % des causes d’un phénomène donné vont produire environ 80 % des conséquences totales.

Appliqué à la gestion du travail, on comprend ainsi que lorsque l’on utilise la loi de Pareto pour planifier et hiérarchiser son travail, on peut consacrer plus de temps et d’efforts aux tâches hautement prioritaires qui auront le plus d’impact sur le produit fini.

Comment appliquer la loi de Pareto ou méthode 20-80

On l’a vu, la loi de Pareto, ou règle des 80-20, peut s’appliquer à presque tous les domaines, qu’il s’agisse de la gestion des stocks, des ventes, de la clientèle ou même du référencement naturel SEO. Elle permet de visualiser la relation inégale entre intrants et extrants qui permet de répartir efficacement les efforts à fournir pour maximiser sa productivité. C’est pourquoi, elle est principalement utilisée en entreprise car elle aide à comprendre où concentrer son énergie pour être le plus efficace.

(source)

Par exemple, en gestion de projet Agile, le travail est déjà divisé en tâches plus petites et en sprints. Mais, parfois on peut vite se décourager face à des dizaines, voire des centaines de tâches à réaliser, sans savoir par laquelle commencer. Grâce à la loi de Pareto, on peut donc rapidement identifier les tâches les plus importantes et commencer par celles-ci. Voici comment utiliser efficacement la loi de Pareto dans sa gestion de projet quotidienne.

Améliorer la prise de décision

Lorsqu’il s’agit de prendre des décisions, la loi de Pareto, ou méthode 20-80, peut aider à se concentrer sur les actions ayant l’impact le plus positif sur l’entreprise. En effet, en identifiant les 20 % d’éléments qui affectent le plus leur organisation, les dirigeants d’entreprises peuvent affecter les ressources là où elles comptent le plus, qu’il s’agisse du budget d’une campagne marketing ou de la main-d’œuvre nécessaire à un nouveau développement produit. Ainsi, on réduit la fatigue décisionnelle et on évite de consacrer trop de temps à des domaines non essentiels.

Optimiser le contrôle qualité

La règle des 80-20 permet d’identifier les 20 % des facteurs à l’origine de 80 % des problèmes d’un projet. Grâce à la loi de Pareto, on peut donc optimiser ses efforts de contrôle qualité en créant une approche plus ciblée pour allouer efficacement les ressources nécessaires. Ainsi, on peut éliminer efficacement les principales sources de défauts, améliorer la qualité globale de son produit et augmenter significativement sa satisfaction client.

Augmenter la productivité

La loi de Pareto aide les chefs de projets à identifier rapidement les 20 % d’efforts qui vont être les plus productifs. Ainsi, en se concentrant sur les tâches à fort impact, les collaborateurs sont moins accaparés par des tâches inutiles et chronophages. Enfin, ce niveau de priorisation peut améliorer la gestion du temps tout en améliorant les performances globales de l’entreprise.

Exemples de la loi de Pareto appliquée à la gestion du travail

Aujourd’hui, la loi de Pareto est un outil indispensable pour améliorer l’efficacité en entreprise. La méthode 20-80 est donc fréquemment utilisée en gestion de projet pour aider à hiérarchiser ses tâches et à travailler plus efficacement. Pour cela, on doit d’abord créer un plan de projet sur une plateforme telle que monday work management. Puis, les chefs de projet peuvent se concentrer sur les domaines qui génèrent le plus de valeur pour l’entreprise. Ainsi, on peut rapidement obtenir des résultats performants en respectant délais et budget.

Voici quelques exemples d’utilisation de la loi de Pareto pour optimiser sa gestion du travail.

• Hiérarchisation des tâches : en identifiant les 20 % de tâches qui représentent 80 % de la réussite d’un projet, les chefs de projet peuvent se concentrer en priorité sur ces tâches à fort impact. Ainsi, on peut atteindre plus rapidement ses principaux jalons de projet et éviter d’accumuler du retard.
• Résolution des problèmes : c’est souvent un petit nombre des mêmes problèmes récurrents qui causent le plus de retard dans un projet. En s’attaquant le plus vite possible aux problèmes les plus fréquents, on peut réduire les goulets d’étranglement et garder son équipe concentrée sur les bons objectifs.
• Gestion des ressources : il arrive souvent que 20 % des ressources ou de la main-d’œuvre contribuent à la majorité de la réussite d’un projet. En soutenant les contributeurs clés, on peut donc améliorer de manière significative l’efficacité d’un projet.

Avantages à utiliser la loi de Pareto ou règle des 80-20

L’un des principaux avantages de la méthode 20-80 est qu’elle permet de tirer le maximum d’impact d’un minimum d’efforts. En outre, l’application de loi de Pareto à la gestion du travail présente d’autres avantages clés :

• guider l’établissement des priorités et la gestion des tâches,
• améliorer la productivité,
• organiser et répartir les ressources,
• prendre des décisions plus avisées,
• favoriser l’attention et la concentration sur les éléments hautement prioritaires,
• fixer des objectifs réalistes et pertinents,
• atteindre ses objectifs plus rapidement.

Inconvénients de la loi de Pareto ou règle des 80-20

Si la méthode 20-80 présente de nombreux avantages, elle comporte également quelques inconvénients. La plupart de ces inconvénients sont liés à la compréhension, à l’exécution et aux attentes qui entourent la loi de Pareto.

• On pense souvent à tort qu’il suffit de fournir 20 % d’efforts pour obtenir 80 % de résultats. Mais la loi de Pareto ne fonctionne pas ainsi. La proportion 80-20 n’indique pas l’effort à fournir, seulement les causes et les effets. C’est pourquoi, l’effort fourni doit toujours être de 100 % pour obtenir les résultats voulus.
• Les collaborateurs peuvent se focaliser sur les 20 % des tâches jugées les plus essentielles et perdre de vue la situation dans son ensemble ou d’autres tâches importantes. Cependant, toutes les tâches doivent être accomplies. Il peut être difficile de trouver un équilibre entre les 20 % de tâches prioritaires et les autres. Mais, elles restent toutes importantes.
• Selon la loi de Pareto, en gestion de la relation client, 20 % de sa clientèle peut générer 80 % de son chiffre d’affaires. Mais, offrir un niveau de service client supérieur à seulement 20 % de ses clients n’est peut-être pas la meilleure stratégie pour améliorer sa rétention client.
• Parfois, notre compréhension de la règle des 80-20 est trop rigide. Les pourcentages se réfèrent à un exemple selon lequel une petite partie de la cause peut conduire à la plupart des résultats. Mais, cela ne veut pas dire que dans certains cas il ne s’agira pas d’une répartition de type 90-10 ou 60-40.

Toutefois, sachez que la loi de Pareto n’est pas la seule technique de hiérarchisation de projets. Par exemple, on peut utiliser d’autres modèles comme la méthode de hiérarchisation MosCow, la matrice d’Eisenhower ou un modèle GTD (Getting Things Done) par exemple.

Comment appliquer la loi de Pareto avec monday work management

Si vous souhaitez mettre en œuvre la méthode 20-80 sur votre lieu de travail, mieux vaut d’abord s’assurer que vos collaborateurs comprennent comment hiérarchiser leurs tâches. Pour cela, recourir à une plateforme performante comme monday work management facilite grandement la visualisation et la hiérarchisation des tâches pour mettre en œuvre la loi de Pareto.

Ainsi, avec monday work management, on peut utiliser des tableaux pour trier et organiser efficacement ses tâches. Ensuite, chaque collaborateur peut se concentrer sur les éléments les plus urgents en fonction de ses responsabilités et des objectifs généraux du projet. Grâce à monday, de nombreuses fonctionnalités et outils clés peuvent aider à mettre en œuvre efficacement la loi de Pareto.

Tableaux personnalisables

Avec monday work management, vous pouvez choisir parmi des centaines de modèles qui peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins. Créez un diagramme de Pareto avec les tâches de votre projet, définissez les responsabilités, les niveaux de priorité, les échéances, etc. Ajoutez des documents pertinents, des commentaires ainsi que des liens à n’importe quelle tâche pour vous assurer que toutes les informations sont toujours disponibles au même endroit.

Automatisation des tâches

Définissez des automatisations et des processus de travail pour les autres tâches manuelles afin que les collaborateurs concernés puissent recevoir des notifications à certains intervalles, lorsqu’un statut change ou lorsque des échéances arrivent. Grâce aux automatisations, toute l’équipe peut se concentrer sur les tâches importantes et laisser monday work management s’occuper du travail manuel et répétitif.

Reporting et analyses avancés

Obtenez une vue d’ensemble de votre travail grâce à des tableaux de bord, des outils de reporting et des informations sur les progrès de votre équipe. Grâce aux outils d’analyse de monday work management, vous pouvez mieux comprendre si la méthode 20-80 fonctionne et si la loi de Pareto a l’effet escompté.

Augmenter sa productivité avec la loi de Pareto

Même lorsque l’on a pris l’habitude d’utiliser efficacement la loi de Pareto, il est important de se rappeler qu’il ne s’agit pas d’une règle absolue. Les chiffres 80 % et 20 % ne sont pas une science exacte. Mais, ce qu’il est important de retenir, c’est que toutes les tâches ne sont pas égales et qu’il est donc essentiel d’établir des priorités. Pour hiérarchiser correctement ses priorités, bénéficier d’une plateforme puissante comme monday work management peut aider à organiser ses projets et ses tâches tout en collaborant efficacement.