Analyse de la gestion des ressources

Vous avez probablement déjà lu des tonnes d’articles sur la gestion de projet. En effet, internet regorge de guides pratiques et de tutos pour apprendre à gérer ses projets en 10 leçons. Mais, ce qui est souvent négligé dans la gestion de projet, c’est l’importance de la gestion des ressources. C’est pourquoi nous allons ici nous concentrer sur la gestion des ressources dans la gestion de projet et sur la manière dont la gestion des ressources vous aidera à développer un portefeuille de projets performant.

Cet article explique donc ce qu’est la gestion des ressources, pourquoi la gestion des ressources est importante, ce que fait un gestionnaire de ressources et comment vous pouvez facilement prendre le contrôle de la planification de la gestion de vos ressources en utilisant monday work management.

Qu'est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources consiste à planifier, programmer et allouer des ressources telles que des personnes, des compétences, de l’argent ou des outils en vue d’un projet à venir. L’objectif est de gérer ses ressources de manière appropriée afin de générer de la valeur ajoutée pour une entreprise.

En règle générale, les chefs de projet divisent les ressources disponibles en deux catégories :

• Les ressources matérielles sont celles que l’on peut voir ou toucher. Il peut s’agir de main-d’œuvre, de machines, de biens, de logiciels ou d’argent.
• Les ressources immatérielles sont plus abstraites. Il peut s’agir d’une propriété intellectuelle (comme un brevet technologique), d’une idée ou d’un ensemble particulier de compétences nécessaires à la réalisation d’un projet.

Pourquoi la gestion des ressources est-elle importante en gestion de projet ?

La gestion des ressources est importante car elle permet de planifier et d’évaluer précisément ce dont on a besoin pour mener à bien un projet. Cette approche réduit les risques de gaspillage, accroît l’efficacité de l’équipe et permet de réutiliser et de recycler les ressources en fonction des besoins des projets.

Voici un exemple concret de la gestion des ressources dans le cadre d’un projet. Imaginons que vous développiez une nouvelle application logicielle pour un client et que vous disposiez de trois mois pour mener à bien votre projet. Vous planifiez les compétences et la disponibilité de votre équipe dès le début du projet et vous répartissez les tâches à vos collaborateurs sur cette base. Ensuite, vous assurez le suivi des tâches du projet et vous vous attaquez aux goulets d’étranglement potentiels avant qu’ils ne se produisent.

Ainsi, le jour où l’un de vos collaborateurs se fait porter pâle, vous pouvez rapidement réaffecter ses tâches à un autre collègue. Lorsqu’un ordinateur portable tombe en panne, vous en avez un autre prêt à l’emploi. Le projet ne subit aucun retard et vous livrez l’application dans les délais et le budget impartis. Enfin, votre client est tellement impressionné qu’il fait appel à votre entreprise pour son prochain besoin de développement.

C’est ça, une bonne gestion des ressources en action. Elle permet tout simplement d’économiser du temps, de l’argent et des soucis.

Qu’est-ce qu’un gestionnaire de ressources ?

Un gestionnaire de ressources ressemble beaucoup à un chef de projet, à une différence près :

• Le chef de projet se concentre sur la création et l’attribution des tâches nécessaires pour réaliser un projet,
• Le gestionnaire de ressources est chargé d’allouer les ressources nécessaires à l’accomplissement de ce projet.

Si vous avez une petite équipe, votre chef de projet et votre gestionnaire de ressources peuvent être la même personne. Mais n’oubliez pas qu’il s’agit de deux casquettes totalement différentes.

Quelles sont les différentes techniques de gestion des ressources ?

Il existe six techniques principales pour une gestion efficace des ressources : la prévision des ressources, la planification des ressources, l’allocation des ressources, l’échelonnement des ressources, le nivellement des ressources et le lissage des ressources.

1. Prévision des ressources

La prévision des ressources permet d’anticiper les besoins futurs en ressources. Une prévision précise signifie moins de gaspillage et une exécution plus rapide et moins coûteuse des projets.

Pour faire de bonnes prévisions de ressources, vous devez connaître sur le bout des doigts le cycle de vie de vos projets et avoir une idée exacte de la disponibilité de toutes les ressources au sein de votre organisation. Or, un bon logiciel de gestion des tâches peut atteindre ce niveau de visibilité et vous garantir un accès facile à vos projets comme à vos ressources, dans un endroit unique et centralisé.

2. Planification des ressources

La planification des ressources consiste à déterminer les ressources (comme les personnes, le temps et l’argent) dont vous avez besoin pour mener à bien un projet et à vous assurer que les bons éléments se trouvent au bon endroit et au bon moment. Grâce à une bonne planification des ressources, les équipes peuvent rester organisées, efficaces et prêtes à relever tous les défis qui se présentent à elles.

3. L’allocation des ressources

L’allocation des ressources consiste à tirer le meilleur parti des ressources disponibles. Il s’agit d’évaluer toutes les ressources à votre disposition, d’analyser comment elles peuvent être utilisées efficacement, puis de déployer ces ressources pour aider votre équipe à se mettre au travail.

4. L’échelonnement des ressources

L’échelonnement des ressources consiste à créer une stratégie bien orchestrée pour déterminer quand et où les ressources du projet seront utilisées. En fait, il s’agit d’organiser toutes les ressources en fonction d’une chronologie de projet précise afin de s’assurer que les tâches et les projets sont achevés à temps et sans accroc. Pour échelonner des ressources, on utilise un calendrier des ressources. En fait, il s’agit d’un échéancier de projet qui vous permet de planifier, de gérer et d’allouer toutes les ressources de votre projet afin que vous puissiez en respecter les étapes et les échéances.

5. Nivellement des ressources

Le nivellement des ressources est une méthode utilisée par les chefs de projet pour découvrir les ressources sous-utilisées ou mal allouées et les redéployer afin d’en optimiser l’efficacité. En ce qui concerne les stocks, il s’agit de s’assurer qu’il n’y a ni pénurie ni excès. De même, vous pouvez allonger la chronologie d’un projet pour en niveler les coûts globaux. Par exemple, si vous devez attendre que des matériaux rentables soient à nouveau disponibles.

6. Lissage des ressources

Le lissage des ressources vise à garantir que les ressources sont réparties aussi uniformément que possible dans le temps. Lorsque le lissage des ressources est bien fait, un chef de projet peut respecter les délais et les objectifs d’un projet tout en minimisant les fluctuations dues à la surcharge ou à la sous-utilisation de ses ressources. En fait, cette technique consiste surtout à modifier les dates de début et de fin des activités d’un projet afin d’éviter les pics et les creux de disponibilité des ressources.

Or, monday work management peut considérablement faciliter le processus de prévision, d’allocation, de planification, de nivellement et de lissage de vos ressources, grâce à une interface visuelle conviviale et sans code. Testez-le gratuitement dès aujourd’hui et constatez par vous-même !

Quels sont les cinq types de ressources les plus courants en gestion de projet ?

De manière générale, que ce soit en tant que chef de projet ou gestionnaire de ressources, vous aurez à gérer cinq types de ressources en gestion de projet.

1. Les personnes

Les personnes de votre équipe qui exécutent les tâches du projet sont appelées les « ressources humaines » du projet. En fait, le service des ressources humaines couvre un large éventail de tâches de gestion, allant du recrutement du personnel à la gestion du temps, en passant par l’évaluation des performances des travailleurs et de leur charge de travail par rapport aux indicateurs de performance clés (KPI). Comme vous l’avez probablement deviné, une bonne gestion des ressources alliée à une bonne gestion des tâches est essentielle pour accomplir tout cela.

Or, monday work management peut être utilisé comme un logiciel de gestion des ressources complet. En effet, il fournit des WorkForms pour saisir les demandes d’emploi, offre un widget Suivi du temps pour garder un œil sur la charge de travail de votre équipe et propose de nombreux modèles spécifiques aux RH pour vous aider à démarrer de manière rapide et organisée.

2. Ressources matérielles

Les ressources matérielles d’un projet sont les ressources tangibles dont votre équipe a besoin pour mener à bien une tâche. Il s’agit donc des matériaux consommables comme les éléments constitutifs d’un projet de construction, par exemple.

Si vous avez un projet de grande envergure, il vous sera peut-être difficile de suivre des dizaines d’éléments sur une feuille de calcul. C’est là que monday work management s’avère utile.

Nos vues cartographiques permettent à tous les collaborateurs de voir l’emplacement précis des matériaux et de partager des étiquettes pour les différents types de matériaux sur leurs modèles de processus de travail. Vous pouvez également choisir entre les vues Gantt, Kanban, Calendrier de travail et Tableau de bord entre autres pour visualiser instantanément le statut d’une ressource.

3.  Les équipements

Certes, il existe un certain chevauchement entre les ressources faisant partie des équipements et celles correspondant au matériel. En fait, la différence réside dans le fait que les matériaux sont utilisés par le projet, alors que l’on dispose toujours de ses équipements à la fin d’un projet. Par exemple, si l’on construit un mur, toutes les briques sont utilisées à la fin du projet, alors que la truelle et la pelle peuvent être utilisées à nouveau.

4. L’argent

La gestion du budget d’un projet est l’un des aspects les plus difficiles à maîtriser. Pour les chefs de projet, garder un œil sur son budget implique de suivre les dépenses, de prévoir les coûts et parfois de prendre des décisions stratégiques pour s’assurer de rester dans les limites du budget.

5. Le temps

La gestion du temps en tant que chef de projet consiste à créer des calendriers et des échéances pour votre projet et votre équipe. Ensuite, il faut suivre les tâches pour s’assurer que l’on respecte les délais du projet. Le secret consiste à classer les tâches par ordre de priorité et à suivre de près l’avancement des travaux afin d’éviter tout retard.

Quels sont les avantages de la gestion des ressources ?

La gestion des ressources peut sembler fastidieuse dans le sens où elle ajoute une étape supplémentaire dans un processus de projet déjà long. Mais elle est absolument essentielle si vous voulez optimiser et utiliser au mieux vos actifs.

Voici les cinq principaux avantages dont vous bénéficierez si vous investissez d’emblée dans la gestion des ressources :

1. Une bonne gestion des ressources permet d’éviter les imprévus

On le sait, prévoir les besoins en ressources d’un projet est un défi majeur pour une entreprise. Mais, en prenant le temps de bien comprendre ce dont on dispose et comment l’utiliser, on peut anticiper les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent. Ainsi, on s’épargne des maux de tête considérables.

2. Une bonne gestion des ressources minimise les surcharges de travail

Une gestion efficace des ressources permet de ne pas surallouer une même ressource, ce qui aurait pour effet d’étouffer la productivité de son équipe.

Une bonne gestion des ressources garantit que chaque collaborateur dispose exactement de ce dont il a besoin, au moment où il en a besoin. Cet aspect est crucial pour la satisfaction au travail, en particulier lorsque les membres d’une équipe jonglent avec plusieurs projets.

3. Une bonne gestion des ressources rend votre équipe plus efficace

En optimisant l’affectation des ressources, votre équipe aura plus de facilité à accomplir ses tâches dans les délais impartis. En plus, elle gaspillera moins de ressources, ce qui vous permettra de terminer vos projets dans les temps et sans dépassement de budget.

4. Une bonne gestion des ressources crée un filet de sécurité

Imaginons que votre projet n’atteigne pas ses objectifs en raison d’un manque de ressources. Cela arrive. Mais, si vous pouvez démontrer que vous avez planifié et géré vos ressources de manière appropriée, vos parties prenantes sauront que vous avez fait tout ce qui était possible avec les ressources dont vous disposiez. Or, cela leur permettra de réaffirmer leur confiance en vous.

5. Une bonne gestion des ressources renforce l’efficacité opérationnelle

La gestion de vos ressources et le suivi de leur affectation vous permettent de mieux comprendre comment votre équipe consomme les ressources qui lui sont affectées. Or, ces données vont vous permettre de planifier avec précision votre prochain projet. C’est ainsi que la gestion des ressources aide à développer un portefeuille de projets performant.

Conseils et bonnes pratiques pour la gestion des ressources

Si vous commencez à travailler sur vos processus de gestion des ressources, voici nos trois meilleurs conseils :

1. Planifier à l’avance

En France, 25 % des projets ne respectent pas leurs délais. Si vous ne voulez pas faire partie de ces entreprises, commencez par essayer de déterminer vos besoins en ressources le plus tôt possible dans le projet, afin d’éviter les bousculades de dernière minute.

2. Équilibrer la charge de travail de son équipe

Ne surchargez pas votre équipe, c’est ainsi que l’on commet des erreurs. En fait, 23 % des employés se sentent très souvent ou en permanence en sentiment d’épuisement professionnel. Alors, pour éviter de mettre trop de pression sur votre équipe, divisez les tâches importantes en tâches plus petites et essayez de les répartir équitablement entre plusieurs collaborateurs.

3. Faire preuve de souplesse

Une bonne gestion des ressources repose sur une conscience aiguë du fait que le changement est inévitable. Selon une étude réalisée par KPMG, pour 44 % des sociétés de gestion de portefeuille (SGP) interrogées, la conduite du changement est un facteur clé de réussite dans la digitalisation de l’économie. Ainsi, lors de la planification et de l’allocation des ressources pour votre projet, attendez-vous à l’inattendu. En fait, préparez-vous à devoir modifier l’affectation des ressources au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Gérez efficacement vos ressources avec monday.com

C’est donc pour toutes ces raisons que monday work management facilite l’exercice difficile de la gestion des ressources. En effet, monday vous aide à mettre toutes vos ressources en avant afin de voir ce qui est utilisé, pendant combien de temps et qui en est responsable en temps réel.

Notre plateforme de gestion du travail, conviviale et sans code, vous permet de :

• Planifier, programmer et allouer des ressources pour s’adapter à l’évolution des priorités, avec des affichages centrés sur les ressources qui vous donnent l’état précis de la ressource sous forme d’instantané.

• Utiliser la vue Charge de travail pour visualiser et suivre facilement les heures que chaque collaborateur consacre à chaque tâche du projet. Vous pouvez ainsi obtenir une vue d’ensemble rapide des ressources sur- ou sous-utilisées et gérer le temps de votre équipe de manière proactive. Vous pouvez également utiliser cette vue pour suivre les ressources et l’équipement.

• Gardez un œil sur le budget de votre projet et suivez vos dépenses grâce à nos affichages financiers.

Donnez un coup de fouet à votre gestion des ressources avec monday.com

En résumé, la gestion des ressources est un élément essentiel de la gestion de projet. En effet, vous pouvez éviter toutes sortes de problèmes imprévus en planifiant, en programmant et en allouant vos ressources dès la conception d’un projet.

Or, monday work management permet justement de se concentrer sur l’exécution efficace des tâches, des projets et des processus et d’atteindre des objectifs communs à grande échelle en facilitant la gestion des ressources à chaque étape du processus.