Le guide complet de la gestion de portefeuille de projet en 2025

La gestion de portefeuille de projets (GPP) est essentielle pour optimiser les ressources et maximiser la performance des projets au sein de toute entreprise. Selon le Project Management Institute, la gestion de portefeuille est même « un moyen de combler le fossé entre la stratégie et sa mise en œuvre ».

Or, pour les professionnels cherchant à structurer efficacement leurs projets et à suivre l’évolution de leurs tâches, des outils comme monday work management offrent une solution complète et flexible. En effet, avec son interface intuitive et des fonctionnalités puissantes, monday.com autorise une gestion collaborative en temps réel, favorisant une prise de décision stratégique efficace.

Dans cet article, après une définition d’un portefeuille de projets et la définition de la gestion de portefeuille de projets, nous verrons les avantages et les bonnes pratiques d’une bonne gestion de portefeuille de projets. Enfin, nous expliquerons comment utiliser monday.com pour gérer ses portefeuilles de projets, améliorer la transparence au sein de son entreprise et renforcer la productivité de ses équipes.

Qu'est-ce qu'un portefeuille en gestion de projet

Par définition, un portefeuille de projet est un ensemble structuré de projets, de produits ou de programmes et, dans certains cas, un regroupement de tout cela. Mais, contrairement à une gestion individuelle, un portefeuille permet de superviser plusieurs initiatives simultanément en optimisant l’allocation des ressources et en garantissant la cohérence avec les objectifs communs et la stratégie globale de son organisation.

En outre, un portefeuille de projet facilite la prise de décisions en fournissant une vue d’ensemble des progrès, des risques et des performances de chaque projet. La gestion de portefeuille aide ainsi les entreprises à prioriser les projets en fonction de leur valeur ajoutée, tout en assurant un suivi continu de leur avancement.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets

Le processus de gestion de portefeuille de projets (GPP) consiste à sélectionner, hiérarchiser et contrôler efficacement les projets et les programmes d’une organisation. Ainsi, cette gestion centralisée permet d’établir une règle de conduite à tenir pour l’ensemble de l’entreprise.

En d’autres termes, la gestion de portefeuille de projets permet d’attribuer des responsabilités. De cette manière, l’organisation dispose toujours d’une personne ou d’une équipe qui surveillent de près les performances des investissements dans les projets existants de l’entreprise.

Par exemple, si un projet est cohérent avec les stratégies globales mises en place, mais aussi avec les valeurs et les objectifs à long terme de l’entreprise et qu’il fonctionne bien, il a plus de chances d’être financé et d’être bien classé en termes de priorité. Mais, s’il est risqué, peu performant ou éloigné de la stratégie globale de l’entreprise, il devra probablement être étudié pour être soit réorienté ou bien abandonné.

C’est pourquoi, il est nécessaire de bien intégrer la gestion d’actifs dans son organisation. D’une part, cela permet de reprendre la main sur sa gestion de projet. De l’autre, on peut alors prendre des décisions plus avisées sur la manière de mettre en œuvre efficacement sa stratégie et de prendre en charge l’allocation de ses ressources.

Voici quelques exemples d’objectifs de la gestion de portefeuille de projets :

• identifier les rendements potentiels des projets,
• prévoir les risques,
• faciliter une communication transparente,
• obtenir l’adhésion des parties prenantes.

Quelle est la différence entre la gestion de portefeuille, la gestion de projet et la gestion de programme ?

La relation et la hiérarchie entre la gestion de portefeuille, la gestion de programme et la gestion de projet peuvent être décrites comme suit.

• La gestion de projet consiste généralement à gérer des projets temporaires ou uniques axés sur un produit ou un service spécifique.
• La gestion de programme implique une approche coordonnée de plusieurs projets liés, de manière à rendre cohérents leurs objectifs connexes.
• La gestion de portefeuille prend un groupe de projets ou de programmes et les gère collectivement en tant que groupe, en veillant à ce qu’ils restent en permanence cohérents avec la stratégie globale de l’entreprise.

En d’autres termes, les projets sont les éléments constitutifs d’un programme, tandis qu’un regroupement de programmes ou de projets individuels forment un portefeuille.

Quel est le rôle d'un responsable de portefeuille de projets

Qu’il s’agisse de finance, de gestion client ou de projets de construction, un responsable de portefeuille projet joue un rôle clé dans l’optimisation des ressources disponibles et la cohérence des projets avec la vision globale d’une organisation. Parfois aussi appelé responsable PMO, le poste de gestionnaire de portefeuille consiste donc à superviser un ensemble d’actifs, à évaluer leurs performances et à trouver l’équilibre parfait entre rendement et risque pour chacun des produits qu’il doit gérer.

Compétences analytiques

Les gestionnaires de portefeuille doivent posséder des compétences analytiques solides pour évaluer les performances des projets, identifier les risques potentiels et ajuster les priorités en conséquence. En outre, ils doivent savoir analyser précisément les indicateurs de performance clés pour prendre des décisions avisées à l’aide d’outils de gestion dédiés.

Compétences stratégiques

D’un point de vue stratégique, les gestionnaires de portefeuille doivent bien comprendre les objectifs globaux de l’entreprise afin de prioriser les projets qui soutiendront la vision stratégique à long terme et assureront la rentabilité de l’organisation. Dans ce cadre, ils doivent également être capables d’instaurer des processus de management de projet efficaces.

Importance de la gestion de portefeuille

Comme la plupart des processus de gestion de projet, une gestion réfléchie de son portefeuille de projets a plus d’un effet bénéfique sur la valeur de l’entreprise.

1. Meilleure cohérence stratégique

La gestion de portefeuille aide les chefs de projet à identifier les meilleurs projets potentiels à développer en fonction des objectifs globaux de l’entreprise pour améliorer les indicateurs clés de performance de l’organisation, s’ils sont conformes à ces derniers.

2. Amélioration de l’efficacité

Lorsque tout est regroupé au même endroit, il est plus facile de voir ce qui est prioritaire de ce qui peut être mis de côté. Cela permet également d’avoir un aperçu de la façon dont des projets similaires se sont déroulés dans le passé, afin de mieux les mettre en œuvre à l’avenir.

3. Meilleure gestion des risques

Un portefeuille de projets bien conçu est un portefeuille clair visuellement. Ainsi, il facilite la gestion active des risques en regroupant les éléments les plus importants de chaque projet au même endroit pour pouvoir les évaluer plus rapidement.

4. Diversification

Le fait de disposer d’un portefeuille de projet facilement accessible aide les chefs de projet à évaluer si les projets prioritaires pour l’organisation offrent une bonne diversité. Inversement, cela peut l’aider dans l’arbitrage des projets pour déterminer si un projet n’est pas pertinent.

Stratégies pour optimiser la performance d'un portefeuille de projet

Naturellement, comme n’importe quelle méthode de gestion de projet, les meilleures pratiques en matière de gestion de portefeuille ont tendance à varier d’une entreprise à une autre. Néanmoins, il existe plusieurs bonnes pratiques qui s’appliquent à la plupart des secteurs d’activité.

Alors, comment mettre en place un portefeuille de projet ?

Étape 1 : réaliser un inventaire pratique et détaillé des projets

Faire l’inventaire de tous ses actifs permet d’acquérir un niveau de compréhension essentiel à une gestion de portefeuille efficace. Cet inventaire peut inclure l’intitulé des projets bien sûr, mais aussi la chronologie du projet, les coûts estimés, les objectifs commerciaux, leur retour sur investissement potentiel et la manière dont ils profitent à l’entreprise.

On peut ainsi créer une vue d’ensemble très détaillée comprenant toutes les informations nécessaires pour fournir des mises à jour avisées aux investisseurs du projet ou prendre de meilleures décisions sur place.

Étape 2 : évaluer les projets dans une optique stratégique

Il est important de donner la priorité aux projets les plus en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. D’autres facteurs à prendre en compte sont le degré de risque d’un projet et le fait qu’il implique ou non une réorganisation massive de l’entreprise.

En fin de compte, un bon gestionnaire de portefeuille de projet va rapidement identifier les propositions de projets qui se chevauchent et éliminer d’emblée les projets dont l’analyse de rentabilité est médiocre afin d’assurer une meilleure cohérence entre la direction et les parties prenantes.

Étape 3 : suivi et évaluation des performances

Une fois que l’on a évalué chaque projet en fonction de sa cohérence avec la stratégie mise en place, il faut encore établir des priorités en fonction de son financement et des ressources disponibles pour éviter les conflits de ressource.

C’est pourquoi, un processus approfondi de notation et de catégorisation peut s’avérer utile. En effet, le classement des projets permet de déterminer la quantité de travail à venir. Ainsi, la gestion du travail est grandement facilitée.

Étape 4 : réajustement des objectifs

Un processus d’évaluation et de hiérarchisation optimal ne servira à rien si votre portefeuille n’est pas géré activement après la création de la liste des projets approuvés.

Or, une plateforme comme monday work management rationalise tout ce processus. En effet, elle permet de superviser l’état de chaque projet sur un tableau de bord unique. Ainsi, vous pouvez visualiser vos données en temps réel, qui plus est sur une interface visuellement bien conçue.

Enfin, un directeur de projet doit pouvoir contrôler la performance de ses portefeuilles tous les trimestres au minimum. Même si, pour vraiment exceller, il faudrait le faire plus souvent. Au cours de ce processus d’analyse, les gestionnaires d’actifs et les parties prenantes se réunissent pour discuter des initiatives qui méritent un financement supplémentaire, de celles qui doivent être mises en pause et celles qui doivent être complètement arrêtées. Disposer d’une bonne plateforme de communication est alors un avantage conséquent pour pouvoir prendre rapidement des décisions avisées.

Les défis de la gestion de portefeuille

Une bonne gestion de portefeuille de projets peut être très efficace pour tous les départements des entreprises. Mais, elle exige un véritable engagement de la part de tous. En voici les cinq défis majeurs.

1. Établir une relation cohérente entre les gestionnaires de portefeuille et les parties prenantes

Les gestionnaires de portefeuille et les parties prenantes ont chacun des motivations et des priorités propres. Pourtant, ils doivent fonctionner en parallèle quoi qu’il arrive. Gérer sereinement la collaboration entre ces deux parties n’est donc pas toujours facile. En effet, les décisions concernant les diverses opportunités d’investissement sont scrutées à la loupe et les stratégies d’investissement devront être patiemment argumentées.

Il faut donc de l’engagement de la base au sommet de l’entreprise, et autant de transparence que possible pour maintenir les projets sur le bon cap tout en gardant ses relations professionnelles intactes.

2. Gestion du temps et des ressources

Il peut être difficile de définir combien de temps, de capacités et de ressources (par exemple, les ressources humaines ou le budget) sont disponibles pour chacune des nombreuses opérations essentielles à un programme. Pourtant, avec un logiciel de gestion performant comme monday work management, vous avez de nombreux outils à disposition pour faciliter votre gestion de portefeuille. Par exemple, vous pouvez utiliser la vue Charge de travail et la vue Calendrier pour obtenir des informations claires et détaillées et faciliter la gestion de toutes vos ressources.

3. Visibilité des données

Ensuite, un gestionnaire de portefeuille doit pouvoir personnaliser la façon dont les parties prenantes voient les données pertinentes du projet pour faciliter l’identification des objectifs à court et long terme.

Pour ce faire, monday work management propose un grand nombre de widgets pour créer des tableaux de bord personnalisés. Vous pouvez aussi mettre en place des automatisations pour envoyer régulièrement les rapports pertinents. Enfin, vous pouvez également ajouter plus d’une vue de tableau de bord sur un tableau, construit exactement comme vous le souhaitez.

4. Être opérationnel et se développer

Au fur et à mesure que son approche de gestion de portefeuille s’étoffe, on a de plus en plus besoin d’une plateforme de gestion du travail capable de suivre ses progrès et de réduire le travail manuel et répétitif. En effet, les feuilles Excel et les e-mails ne fourniront jamais les automatisations, les calculs et la communication nécessaires pour être parfaitement opérationnels. Qui plus est, ils ne le feront jamais sur une plateforme unique, ce qui peut ralentir ou même empêcher les organisations d’étendre leurs portefeuilles.

5. Risques macroéconomiques

Même la gestion de portefeuille la plus performante peut être affectée par des facteurs complètement indépendants, comme un ralentissement économique par exemple. Toutefois, pouvoir compter sur une plateforme et un système de gestion de portefeuille efficaces peut aider à prendre de meilleures décisions financières avant, pendant et après une crise ou une période creuse.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de portefeuille de projet ?

Suivre l’état d’avancement d’un projet, son financement, ses cycles d’investissement, son administration tout en favorisant une communication transparente est déjà assez difficile lorsque le personnel et les ressources disponibles sont suffisants. Mais, sans un logiciel de gestion de portefeuille performant, tous vos efforts risquent bien d’être réduits à néant.

En effet, une approche de gestion de portefeuille complète doit aussi prendre en compte les besoins de vos chefs de projet. Cela inclut le fait de pouvoir facilement faire remonter toutes les informations pertinentes jusqu’aux gestionnaires de portefeuille de niveau supérieur et à leurs tableaux de bord correspondants.

C’est pourquoi, toute organisation devrait rechercher un logiciel de gestion de portefeuille de projets qui élimine les transferts manuels de données ou les réunions excessives de mise à jour de l’état d’avancement des projets. De cette manière, on améliore les processus globaux et son efficacité, mais surtout on préserve sa santé mentale.

Or, c’est exactement ce que propose monday work management.

Comment monday work management peut faciliter votre gestion de portefeuille de projets ?

Qu’il s’agisse de gestion de portefeuille clients, de portefeuille financier, de gestion traditionnelle ou de gestion alternative, monday work management est un logiciel de gestion parfaitement adapté à une gestion de portefeuille de premier ordre. En effet, ses outils de gestion performants et ses options de personnalisation permettent d’obtenir facilement une vue d’ensemble pertinente de tous ses projets.

Investir dans le logiciel monday work management, c’est donc s’assurer que toutes les bonnes pratiques de la gestion de portefeuille sont respectées.

• Réalisez un inventaire pratique et détaillé de vos projets à l’aide d’un tableau de bord de gestion de portefeuille optimisé. Ce tableau fournit ainsi une vue d’ensemble connectée intuitivement à des vues plus détaillées que vos chefs de projet peuvent facilement tenir à jour.
• Évaluez vos actifs d’un point de vue stratégique grâce à des colonnes personnalisées qui facilitent la priorisation des projets, le suivi des cycles de financement, des ressources des projets, de leur valeur actuelle estimée et de leur dernière évaluation.
• Hiérarchisez, classez et financez vos actifs en fonction de colonnes personnalisées qui indiquent la politique d’investissement choisie, mais aussi leur priorité et leur notation personnalisée.
• Examinez chaque détail de votre portefeuille de projet à l’aide de tableaux de bord personnalisés qui offrent un aperçu de la rentabilité et de la santé globales de votre portefeuille.

En outre, pouvoir attribuer un administrateur aux tâches individuelles (ce qui permet d’avoir toujours une personne de référence) fournit une meilleure vision de la performance des projets et facilite la gestion de tout risque potentiel au fur et à mesure qu’il se présente.

Alors, essayez gratuitement monday.com et optimisez votre gestion de portefeuille dès aujourd’hui avec le meilleur logiciel de gestion de portefeuille de projets.