Le guide complet de la gestion de portefeuille de projet en 2024

Selon le Project Management Institute, la gestion de portefeuille de projet est « un moyen de combler le fossé entre la stratégie et sa mise en œuvre ».

En effet, la gestion de portefeuille de projet réunit l’ensemble des projets d’une organisation pour les gérer de manière centralisée dans le but d’en maximiser les rendements et d’en minimiser les risques au niveau de l’entreprise.

Dans cet article, nous allons donc d’abord définir ce qu’est un portefeuille de projet puis ce qu’est la gestion de portefeuille de projet. Ensuite, nous en verrons les avantages et les bonnes pratiques. Enfin, nous montrerons comment utiliser monday PMO work management pour gérer facilement vos portefeuilles de projets.

Qu'est-ce qu'un portefeuille de projets ?

Par définition, un portefeuille de projets est un regroupement de projets ou de programmes et même, dans certains cas, un regroupement des deux. Les portefeuilles de projets sont créés pour héberger et gérer les informations importantes relatives à ces activités afin d’assurer une supervision collective.

Ainsi, un portefeuille de projets est une source unique d’information qui permet de prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources pour chacun des projets gérés. Mais ce n’est pas tout. Un bon portefeuille de projets améliore également les prévisions de performances ainsi que les risques inhérents à chaque projet. En outre, c’est un guide utile pour suivre leurs progrès et la cohérence de leur mise en œuvre, en particulier leur cohérence avec les objectifs et la stratégie globale de son organisation.

La gestion de portefeuille de projets, c'est quoi ?

Par définition, le processus de gestion de portefeuille de projets consiste à sélectionner, hiérarchiser et contrôler les projets et les programmes d’une organisation. Cette gestion et cette supervision centralisées permettent ainsi d’établir une règle de conduite pour l’ensemble de l’organisation.

En d’autres termes, la gestion de portefeuille de projets attribue des responsabilités. De cette manière, l’organisation dispose toujours d’une personne ou d’un groupe de personnes qui surveillent de près les performances des investissements dans les projets de l’entreprise.

Ainsi, si un projet est cohérent avec les stratégies mises en place, mais aussi avec les valeurs et les objectifs à long terme de l’entreprise et qu’il fonctionne bien, il a plus de chances d’être financé et d’être bien classé en terme de priorité. Mais s’il est risqué, peu performant ou éloigné de la stratégie globale de l’entreprise, il devra probablement être étudié pour être soit réorienté ou bien abandonné.

C’est pourquoi il est nécessaire d’intégrer la gestion de portefeuille de projets dans son organisation. Déjà, cela permet de reprendre la main sur sa gestion de projet. En outre, on peut alors prendre des décisions plus éclairées sur la manière de mettre en œuvre efficacement sa stratégie et de prendre en charge l’allocation de ses actifs.

Voici quelques exemples d’objectifs de la gestion de portefeuille de projets :

• identifier les rendements potentiels des projets,
• prévoir les risques,
• faciliter la communication,
• obtenir l’adhésion des parties prenantes.

Quelle est la différence entre la gestion de portefeuille de projets, la gestion de projet et la gestion de programme ?

La relation et la hiérarchie entre la gestion de portefeuille de projets, la gestion de programme et la gestion de projet peuvent être décrites comme suit.

• La gestion de projet consiste généralement à gérer des projets temporaires ou uniques axés sur un produit ou un service spécifique.
• La gestion de programme implique une approche coordonnée de la gestion de projets liés de manière à rendre cohérents leurs objectifs connexes.
• La gestion de portefeuille de projets prend un groupe de projets ou de programmes et les gère collectivement en tant que groupe, en veillant à ce qu’ils restent en permanence cohérents avec la stratégie globale mise en place.

En d’autres termes, les projets sont les éléments constitutifs d’un programme, tandis que les programmes et les projets individuels forment un portefeuille.

Les avantages de la gestion de portefeuille de projets

Comme la plupart des processus de gestion de projet, une gestion réfléchie de son portefeuille de projets a plus d’un effet bénéfique sur la valeur de l’entreprise.

1. Meilleure cohérence stratégique

La gestion de portefeuille de projets aide les responsables d’organisation et des opérations à déterminer si d’autres grands projets contribuent à la réalisation des objectifs et des indicateurs clés de performance de l’organisation et s’ils sont conformes à ces derniers.

2. Amélioration de l’efficacité

Lorsque tous les projets sont regroupés en un seul endroit, il est plus facile de voir ce qui est prioritaire, ce qui peut être mis de côté, etc. Cela permet également d’avoir un aperçu de la façon dont des projets similaires se sont déroulés dans le passé, afin de mieux les mettre en œuvre à l’avenir.

3. Meilleure gestion des risques

Un portefeuille de projets bien conçu est un portefeuille visuellement clair. Ainsi, il facilite la gestion des risques en regroupant les éléments les plus importants de chaque projet en un seul endroit pour pouvoir les évaluer plus rapidement.

4. Diversification

Le fait de disposer d’un portefeuille de projet facilement accessible aide le PMO à évaluer si les projets prioritaires pour l’organisation offrent une bonne diversité. Inversement, cela peut l’aider à déterminer si un projet n’est pas pertinent.

Bonnes pratiques de gestion de portefeuille de projets

Naturellement, comme n’importe quelle méthode de gestion de projet, les meilleures pratiques en matière de gestion de portefeuille de projets ont tendance à varier d’une entreprise à une autre. Néanmoins, il existe plusieurs étapes constantes qui s’appliquent à la plupart des secteurs d’activité.

Étape 1 : réaliser un inventaire pratique et détaillé des projets

Faire l’inventaire de tous ses projets permet d’acquérir un niveau de compréhension essentiel à une gestion de portefeuille de projets efficace. Cet inventaire peut inclure l’intitulé des projets bien sûr, mais aussi leur chronologie de projet, les coûts estimés, les objectifs commerciaux, leur retour sur investissement potentiel et la manière dont ils profitent à l’entreprise.

On peut ainsi créer une vue d’ensemble très détaillée de ses projets comprenant toutes les informations nécessaires pour fournir des mises à jour éclairées aux investisseurs du projet ou prendre de meilleures décisions sur place.

Étape 2 : évaluer les projets dans une optique stratégique

Il est important de donner la priorité aux projets les plus en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. D’autres facteurs à prendre en compte sont le degré de risque d’un projet et le fait qu’il implique ou non une réorganisation massive de l’entreprise.

En fin de compte, un bon gestionnaire de portefeuille de projets identifiera rapidement les propositions de projets qui se chevauchent et éliminera d’emblée les projets dont l’analyse de rentabilité est médiocre afin d’assurer une meilleure cohérence entre la direction et les parties prenantes.

Étape 3 : hiérarchiser, classer et financer les projets

Une fois que l’on a évalué chaque projet en fonction de sa cohérence avec la stratégie mise en place, il faut encore établir des priorités en fonction de son financement et des ressources disponibles.

C’est pourquoi un processus approfondi de notation et de catégorisation peut s’avérer utile. En effet, il va aider à déterminer la quantité de travail qui devra être effectuée à l’avenir. Ainsi, la gestion du travail est grandement facilitée.

Étape 4 : examiner et gérer minutieusement son portefeuille de projets

Un processus d’évaluation et de hiérarchisation optimal ne servira à rien si votre portefeuille de projets n’est pas géré activement après la création de la liste des projets approuvés.

Or, une plateforme comme monday PMO work management rationalise ce processus en permettant de superviser l’état de chaque projet sur un tableau de bord orienté selon les données réelles de vos projets, qui plus est visuellement bien conçu.

En outre, au minimum, les gestionnaires de portefeuille de projets ont besoin de contrôler la performance de leurs actifs tous les trimestres. Mais, pour vraiment exceller, ils devraient le faire plus fréquemment.

Au cours de ce processus d’analyse, les gestionnaires de portefeuille de projets et les parties prenantes se réunissent souvent pour discuter des initiatives qui nécessitent et méritent un financement supplémentaire, de celles qui doivent être mises en pause et de celles qui doivent être complètement arrêtées.

Les défis de la gestion de portefeuille de projets

Une bonne gestion de portefeuille de projets est très efficace, mais elle exige un véritable engagement. En voici les cinq défis majeurs.

1. Établir une relation cohérente entre les gestionnaires et les parties prenantes

L’équipe de gestion de portefeuille de projets et les parties prenantes ont chacune des motivations et des priorités propres qui doivent fonctionner en parallèle. La gestion de la collaboration entre ces deux parties n’est pas toujours facile, car les décisions d’investissement sont scrutées à la loupe.

Il faut de l’engagement de la base au sommet et autant de transparence que possible pour maintenir les projets sur la bonne voie et les relations intactes.

2. Gestion du temps et des ressources

Il peut être difficile de définir combien de temps, de capacités et de ressources (le budget par exemple) sont disponibles pour chacune des nombreuses opérations essentielles à tout projet. Avec monday PMO work management, vous pouvez utiliser la vue Charge de travail et la vue Calendrier pour obtenir des informations claires et détaillées et faciliter la gestion de toutes vos ressources.

3. Visibilité des données

Pour une gestion de portefeuille de projets efficace, il faut être en mesure d’importer et de personnaliser la façon dont les parties prenantes voient les données pertinentes du projet.

Pour ce faire, monday PMO work management permet d’utiliser des widgets pour créer des tableaux de bord personnalisés. Vous pouvez aussi mettre en place des automatisations pour envoyer régulièrement des rapports. Enfin, vous pouvez également ajouter plus d’une vue de tableau de bord sur un tableau, construit exactement comme vous le souhaitez.

4. Être opérationnel et se développer

Au fur et à mesure que son portefeuille de projets s’étoffe, on a de plus en plus besoin d’une plateforme de gestion du travail capable de suivre ses progrès et de réduire le travail manuel et répétitif. En effet, les feuilles Excel et les e-mails ne vous fourniront jamais les automatisations, les calculs et la communication nécessaires pour être parfaitement opérationnels. Qui plus est, ils ne le feront jamais sur une plateforme unique, ce qui peut ralentir ou même empêcher les organisations d’étendre leurs portefeuilles de projets.

5. Risques macroéconomiques

Même la gestion de portefeuille de projets la plus parfaite peut être affectée par des facteurs complètement indépendants, comme un ralentissement économique par exemple. Toutefois, pouvoir compter sur une plateforme et un système de gestion de portefeuille de projets efficaces peut aider à prendre de meilleures décisions financières avant, pendant et après une crise ou une période creuse.

Pourquoi utiliser une plateforme de gestion de portefeuille de projets ?

Suivre l’état d’avancement d’un projet, son financement, ses cycles d’investissement, son administration et sa communication est déjà assez difficile lorsque le personnel et les ressources sont tendus ou limités. Sans plateforme de gestion de portefeuille de projets, vous allez peut-être devoir vous contenter de faire des suppositions éclairées et espérer qu’elles atteignent leur but.

Mais le meilleur outil de gestion de portefeuille de projets reste celui qui prend également en compte les besoins de vos chefs de projet. En effet, leurs données doivent remonter jusqu’aux gestionnaires de portefeuille de projets de niveau supérieur et à leurs tableaux de bord correspondants.

C’est pourquoi toute organisation devrait rechercher une solution qui élimine les transferts manuels de données ou les réunions excessives de mise à jour de l’état d’avancement des projets. En effet, cela permet d’améliorer ses processus globaux et son efficacité, mais surtout de préserver sa santé mentale.

Or, c’est exactement ce que vous permet de faire monday PMO work management.

Comment monday work management peut aider votre gestion de portefeuille de projets ?

monday PMO work management est parfaitement adapté à une gestion de portefeuille de projets de premier ordre. En effet, ses fonctionnalités et ses options de personnalisation vous aident, vous et vos responsables, à avoir une vue d’ensemble pertinente de vos projets. De plus, monday work management permet de détecter facilement les goulots d’étranglement et les problèmes en rassemblant les données des projets des différents programmes dans une vue détaillée de grande qualité.

Investir dans monday.com, c’est donc s’assurer que toutes les bonnes pratiques de la gestion de portefeuille de projets sont respectées.

• Réalisez un inventaire pratique et détaillé des projets à l’aide d’un tableau de gestion de portefeuille de projets. Ce tableau fournit une vue d’ensemble de haut niveau qui est facilement connectée à une vue plus granulaire du projet que vos chefs de projet tiennent facilement à jour.
• Évaluez les projets d’un point de vue stratégique grâce à des colonnes personnalisées qui facilitent le suivi des cycles de financement, de l’état du financement, des ressources investies, de la valeur actuelle estimée et de la dernière évaluation.
• Hiérarchisez, classez et financez les projets en fonction des colonnes personnalisées qui indiquent les priorités et la notation personnalisée des projets.
• Examinez et gérez minutieusement votre portefeuille à l’aide de tableaux de bord personnalisés qui donnent un aperçu de la rentabilité et de la santé globales du portefeuille.

La possibilité d’attribuer un administrateur aux tâches individuelles (ce qui permet d’avoir toujours une personne de référence) fournit une meilleure vision de la performance et facilite la gestion de tout risque potentiel au fur et à mesure qu’il se présente.

Et pour en savoir plus sur la manière dont monday.com peut également faciliter votre gestion des tâches, consultez notre guide.