Es gibt viele Gründe für erfolglose Produktlaunches oder Produktupdates, aber der häufigste Grund ist, dass der Kunde den Mehrwert des Produkts nicht erkennt. Deshalb sollte es der Kern deiner Marketing- und Vertriebsstrategien sein, deinen Kunden zu zeigen, inwiefern dein Produkt einen Mehrwert bietet und das alles fängt bei der User Story an.
In diesem Artikel erfährst du, wie du eine agile User Story Vorlage dafür nutzen kannst, die Alleinstellungsmerkmale (USPs) deines Produkts herauszuarbeiten und zu überprüfen, ob sie zu den Interessen der Kunden passen und die gewünschten Ergebnisse bringen.
Was ist ein User-Story-Template?
Eine User-Story-Vorlage für Excel gibt dir einen Überblick über das, was deine User Stories enthalten sollten. Sie gibt dir eine klare Vorstellung davon, welche Perspektive deine User Story einnimmt und das wiederum gibt dir Infos für deine agile Software-Entwicklungs-Strategie.
Typischerweise beinhaltet eine User-Story-Vorlage folgende Informationen:
- wer der User ist
- welchen Mehrwert das Produkt oder die Funktion dem User bietet
- warum die Funktion nützlich ist
Die Vorlage dient dir zur Erinnerung, damit während der Software-Entwicklung die Wünsche des Kunden nicht aus dem Fokus geraten. Sie erfasst mehrere Perspektiven, damit sichergestellt ist, dass die Entwickler Funktionen für viele unterschiedliche Kundentypen entwickeln. Aber es gibt noch ein paar weitere Gründe, warum du eine Vorlage verwenden solltest.
Warum solltest du ein User-Story-Template verwenden?
User Storys haben sehr viele Vorteile, da sie die Basis dafür sind, dass Software-Funktionen positiv aufgenommen werden. Die Vorlage kann den Entwicklungsprozess beeinflussen und als wertvolles Feedback dienen, bevor die Kunden das Produkt in die Hände bekommen. Dadurch kannst du mögliche Probleme ausbügeln, bevor das Produkt auf den Markt kommt und so negativen Kundenbewertungen vorbeugen, die den Ruf deines Unternehmens schädigen könnten. Die frühzeitige Behebung von Bugs und Problemen kann spätere Updates unnötig machen, und das spart Ressourcen und schont die Geduld der Kunden.
Mit einem User-Story-Template für Word oder Excel bekommst du eine einfach wiederverwertbare Formel für Erfolg. Aber was noch wichtiger ist: Du kannst damit auch die Zusammenarbeit im Team stärken. Sobald die Vorlage einmal etabliert ist, können Teams zusammenkommen, gemeinsam Probleme beheben und Verbesserungsvorschläge machen. Die Bedeutung des Projektmanagements darf nicht unterschätzt werden, denn: 67 % der Projekts scheitern, wenn sie unterschätzt werden. Das macht deutlich, wie wichtig eine klare und systematische Herangehensweise an das Projektmanagement ist, um die Arbeit zu erledigen, und das gilt auch für User Storys.
Da User Storys die Bausteine eines Agile Frameworks sind, kann es Zeit sparen deren Workflows in Vorlagen zu automatisieren und dazu beitragen, Prozesse zu optimieren. Dank automatisierter Workflows kannst du die Wahrscheinlichkeit von Engpässen verringern, die die Produktivität hemmen.
Obwohl sie Bausteine sind, können User Storys auch als Sprungbretter angesehen werden, die dich zu einer erfolgreichen Software-Entwicklung katapultieren. Mit jeder abgeschlossenen User Story kann das Team seine Arbeitsmoral steigern und vom Momentum der erledigten Aufgabe profitieren. Motivation ist der Schlüssel zur Durchführung und zum Abschluss eines Projekts, deshalb ist es ein Erfolgsrezept für die Produktivität, das User-Story-Format in einer Vorlage abzubilden.
Welche Beispiele für User-Story-Vorlagen gibt es?
1. Vorlage für die User-Story-Kategorie
Wenn du User Storys erstellst, kannst du sie nach den Funktionstypen kategorisieren, die du gerade entwickelst. Vielleicht hast du gerade mehrere User Storys gleichzeitig in Bearbeitung, die alles abdecken, vom Zahlungssystem bis hin zu den Suchfunktionen.
Indem du jede Art von User Story in eine eigene Box packst, kannst du die Inhalte organisieren. Auf diese Weise kann das Team, das an der jeweiligen Funktion arbeitet, alle relevanten Informationen auf einen Blick sehen. Durch die Auflistung von Annahmekriterien kannst du Normen für die Erledigung der Arbeit festlegen, sodass dein Team Meilensteine zum Ziel hat, auf die sie hinarbeiten können.
2. Vorlage für das User-Story-Mapping
Da User Storys ein wesentlicher Bestandteil des Projekt-Management-Systems vieler Unternehmen sind, ist es sinnvoll, diese in Anlehnung an ihre individuellen Workflows zu gestalten. Du kannst eine User-Story-Vorlage wie diese hier verwenden, um alle dazugehörigen Aufgaben und Aktivitäten zusammenzutragen, die für die User Story von Bedeutung sind, sodass du den Endkunden einen größeren Mehrwert bieten kannst. So sammelst du alle relevanten Daten zum Aufgabenfortschritt an einem zentralen Ort.
3. Rollenbasierte Vorlagen für User Storys
Eine User Story soll dir aber nicht nur helfen herauszufinden, was der Endbenutzer von einer Funktion erwartet. Du kannst diese Bausteine nutzen, um Workflows für unterschiedliche Rollen in deinem Unternehmen zu optimieren. Ein CEO legt unter Umständen Wert auf deine übergreifende Geschäftsstrategie, wohingegen ein Software-Entwickler eher an Weiterbildungen interessiert ist. User Storys helfen bei der Verteilung von Aufgaben an unterschiedliche Mitarbeitende basierend auf deren Kompetenzen. Auch kann berücksichtigt werden, inwieweit die Interessen mit denen der Kunden übereinstimmen.
Sollten deine Kunden eher in das B2B-Segment fallen, kann dir diese Vorlage dabei helfen, dein Software-Marketing an die Mitarbeitenden unterschiedlicher Unternehmensebenen anzupassen. Du kannst die in der User Story formulierte Motivation nutzen, um verlockende, wirkungsvolle Marketinginhalte zu erstellen, die den Kern der Kundenprobleme treffen. Für die grundlegende Planung kannst du eine Word-Vorlage für User Storys verwenden, da du dafür lediglich Informationen eintragen musst.
Wenn du aber mehr Optionen brauchst, bietet dir das Work OS von monday.com das perfekte User-Story-Template. Das könnte viel besser zu dir passen.
Das User-Story-Template von monday.com
In der Vorlage für agile User Storys von monday.com kannst du die Hauptkriterien für deine User Story festlegen. Sie bietet ein Framework, um herauszuarbeiten, wer der Endbenutzer ist, was dieser von einer Funktion erwartet und warum er oder sie davon profitiert. Die Vorlage kannst du bei Bedarf auch in Excel verwenden.
Mit dem Work OS von monday.com kannst du die Excel-Vorlage der ausgefüllten User Story mit anderen Abteilungen teilen, Dokumente zur Verfügung stellen und auch vom Homeoffice aus daran zusammenarbeiten. Auf diese Weise können Produktmanager jederzeit den neusten Stand abrufen und sichergehen, dass alles planmäßig läuft. In der Zeitleistenansicht von monday.com kannst du den Fortschritt visuell darstellen und auf einen Blick sehen, wie viel Zeit bis zur Markteinführung bleibt. Außerdem kannst du jedes User Story Feedback als neues Updates für dein Team veröffentlichen.
Eine der vielen Ansichten in monday.com ist das Kanban-Board. Es ist speziell für Workflows wie die Erstellung von User Storys entwickelt worden, da es den Prozess der Erledigung von kleineren Aufgaben visualisiert.
Jetzt, da du dich mit dem User-Story-Format und den Vorlagen etwas vertraut gemacht hast, zeigen wir dir, wie du das Beste aus ihnen herausholen kannst.
Tipps & Tricks für User-Story-Templates
Wenn du den effizienten Aufbau deiner User-Story-Vorlagen verbessern möchtest, indem du sie fokussiert und leicht verständlich gestaltest, dann haben wir hier ein paar Tipps für dich.
Erstelle verständliche Inhalte
Um Workflows zu erstellen, die die Produktentwicklung vorantreiben, solltest du jede User Story präzise und leicht überschaubar halten. Die User Story wird von vielen Teammitgliedern aus unterschiedlichen Abteilungen gelesen. Im Idealfall kommuniziert sie die Perspektive des Endbenutzers so prägnant wie möglich.
Je mehr Zeit die Mitarbeitenden benötigen, um den Inhalt der User Story zu verstehen, desto langsamer bewegt sie sich durch die Pipeline. Außerdem können klare Formulierungen Missverständnisse vermeiden.
Konzentriere dich auf das „Warum“
Der Schwerpunkt deiner User Story sollte auf dem „Warum“ liegen. Es geht also nicht hauptsächlich darum, was die Endbenutzer denken, sondern vielmehr darum, warum sie es denken. Sobald du das „Warum“ verstehst, das deinen idealen Kunden antreibt, erlangst du auch ein tieferes Verständnis von seiner Perspektive und kannst ein besseres Produkt entwickeln, das auf den Ziele der Benutzer basiert.
Vermeide Fachsprache
Wenn du zu viel in deine User Story hineinpackst, zu viele Fachbegriffe oder branchenspezifische Sprache verwendest, bremst du die Geschwindigkeit des Auffassungsvermögens. Fachsprache ist schwer verständlich – und das gilt doppelt für Mitarbeitende, die nicht vom Fach sind, aber trotzdem deine User Storys lesen und verstehen müssen.
Akronyme sind unter Umständen praktisch, allerdings setzen sie automatisch voraus, dass der Leser weiß, wofür die Buchstaben stehen. Wenn du sie also nutzt, solltest du sichergehen, dass du das Akronym ausschreibst, wenn du es erstmals verwendest, um Verwirrung zu vermeiden.
FAQ zum User-Story-Template
Wie ist die Struktur im User-Story-Format?
Um eine User Story gut zu strukturieren, ist das oberstes Gebot „Klarheit“. Eindeutige Formulierungen bringen eine User Story auf den Punkt und fördern das Verständnis über Teams und Abteilungen hinweg. Und das ist oftmals der entscheidende Schlüssel zur zeitökonomischen Erledigung einer Aufgabe. Eine typische User Story enthält Informationen über den Endbenutzer, alle nächsten Schritte, die für die Software-Entwicklung nötig sind und Platz, wo unterschiedliche Teammitglieder ihr Feedback vermerken können.
Was sind die 3 Cs einer User Story?
Die drei 3 Cs sind:
- Card
- Conversation
- Confirmation
„Card“, also „Karte“, bezieht sich auf die individuelle Aufgabe der User Story, da diese vom Projekt-Management-System in den meisten Fällen als Karte dargestellt wird. Beim Stichwort „Conversation“, also Kommunikation“, geht es um die Gespräche, die zwischen Teammitgliedern stattfinden, einschließlich aller Änderungsvorschläge, die basierend auf dem Feedback zur User Story gemacht werden. „Confirmation“, also „Bestätigung“, bezieht sich auf die Annahme der Kriterien und auf das, was notwendig ist, um eine User Story zufriedenstellend abzuschließen.
Wie verfasst du eine effektive User Story?
Um eine effektive User Story zu formulieren, musst du allen Schnickschnack, alle Füllwörter und jegliche Fachsprache aus deiner Beschreibung verbannen, die das Verständnis beeinträchtigen könnten. Vergiss nicht, dass auch Mitarbeitende, die nicht vom Fach sind, die User Story lesen könnten. Deshalb ist Klarheit extrem wichtig, wenn du eine User Story formulierst, da du dadurch ein größeres Momentum aufbauen kannst, während das Team an der User Story arbeitet.
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