Mitarbeitern Feedback zu geben, ist anspruchsvoll. Man muss Vertrauen zu seinem Gegenüber aufbauen, herausfinden, wie man die Mitarbeiter-Leistung im Vergleich zu anderen messen kann und man muss Chancen formulieren, wie die Arbeit in Zukunft verbessert werden kann. Das kann schwierig sein, da du die Entwicklung einer Person ganz objektiv bewerten musst, ohne Voreingenommenheit, und ein praktisch umsetzbares Feedback geben musst.
Bei all diesen Anforderungen hilft eine Mitarbeiter-Feedback Vorlage. Mit einer guten Vorlage kannst du die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters anhand von vordefinierten Kriterien bewerten und das beschleunigt und vereinfacht den Prozess der Leistungsbewertung. In diesem Artikel stellen wir dir die perfekte Mitarbeiterbeurteilung-Vorlage vor und geben dir Tipps zur Verbesserung deiner Feedbackgespräche.
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch ist ein Treffen von Vorgesetzten, Fachkräften und Kollegen, bei dem die Arbeit des Mitarbeiters, sein Verhalten am Arbeitsplatz und seine Fortschritte bei der Erreichung seiner beruflichen Ziele besprochen werden. Dieses Gespräch muss schriftlich dokumentiert werden, und dabei hilft eine Vorlage.
Du solltest deine Mitarbeitergespräche so gestalten, dass sie zu deinem Team und deinem Unternehmen passen. Grundsätzlich sollten Leistungsgespräche jedoch Folgendes abdecken:
- Ob der Mitarbeiter seine Ziele erreicht hat
- Stärken und Arbeitsergebnisse des Mitarbeiters
- Möglichkeiten, wie sich der Mitarbeiter in seiner Rolle in Zukunft verbessern kann
- Alle neuen Leistungsziele, auf die sich der Mitarbeiter konzentrieren wird
- Wie der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens und in seiner Karriere vorankommen möchte
Die Mitarbeiter sollten auch in der Lage sein, dem Vorgesetzten detailliertes Feedback zur eigenen Position, zum Team und der Organisation zu geben. Dieses Feedback kann nämlich helfen, interne Prozesse zu verbessern und Probleme am Arbeitsplatz zu lösen. Auch dabei hilft eine Vorlage!
Warum soll ich eine Vorlage für Mitarbeitergespräche verwenden?
Eventuell sprichst du schon täglich mit deinen Mitarbeitern über die Arbeit, nimmst dir aber nur selten Zeit, die Position deines Mitarbeiters unter vier Augen zu besprechen? Dann nutze zur Leistungsbeurteilung eine Vorlage, damit du nach kurzer Vorbereitung schon startklar bist für dein Mitarbeitergespräch und viele weitere Vorteile genießt. Die ideale Vorlage für ein Mitarbeitergespräch ermöglicht dir Folgendes:
- Die Einstufung der Mitarbeiter nach objektiven Kriterien, damit du sehen kannst, wer die besten Mitarbeiter in deinem Team sind
- Die Dokumentation, wie sich Mitarbeiter im Laufe der Zeit in ihrer Stelle entwickeln und verändern
- Die Dokumentation von schlechten Leistungen, falls du mal eine nicht zufriedenstellende Leistung ansprechen musst
- Die Verbesserung des Kontakts zu Teammitgliedern, damit du ihre Arbeitsanforderungen besprechen kannst
Die perfekte Vorlage für eine Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter kann sogar noch mehr! Die ausgefüllten Informationen helfen dir nämlich dabei, deine Gedanken zu sortieren und rundum eine gründlichere Bewertung abzugeben. Darüber hinaus erhältst du damit ein Dokument, das du bei der Suche nach neuem Personal für eine Stelle oder Führungsposition verwenden kannst.
Beispiele für Mitarbeitergespräch-Vorlagen
Gemeinhin wird das Mitarbeitergespräch als einseitiges Feedback von Managern an ihre Mitarbeiter angesehen. Es gibt aber viele verschiedene Formate und Arten von Feedback und Feedback-Vorlagen, die dynamische Gespräche fördern und Entwicklung ermöglichen.
Selbstbeurteilung
Wie der Name schon sagt, sind Selbstbeurteilungen schriftliche Bewertungen der Mitarbeiter über ihre eigene Arbeit. Selbstbeurteilungen erhöhen das Engagement der Mitarbeiter in ihre berufliche Entwicklung, da sie selbst erkennen, wo ihre Stärken und Schwächen liegen. Wenn du deinen Mitarbeiter bittest, vor seiner Leistungsbeurteilung eine Selbsteinschätzung vorzunehmen, verbessert das sogar die Qualität der Diskussion. Dein Mitarbeiter kann die Leistungsbeurteilung Vorlage verwenden, um sich an bestimmte Momente zu erinnern, in denen er seine Ziele erreicht oder nicht erreicht hat, und dies im Gespräch hervorheben.
Hier findest du eine Vorlage für eine Selbstbeurteilung, die du mit deinem Team ausprobieren kannst:
Peer Review
Ein Peer Review ist eine schriftliche Beurteilung, die Teammitglieder übereinander abgeben. Peer Reviews sind für die Entwicklung gut funktionierender Teams von großer Bedeutung, da sie dazu beitragen, dass sich die Teammitglieder gegenseitig konstruktives, umsetzbares Feedback geben. Das ist auch eine gute Team-Building-Maßnahme, da sie den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, einander zu loben und sich zu bedanken. Das Peer Review sollte möglichst auf Basis einer Bewertung Mitarbeiter-Vorlage geschehen.
Nutze für deine Leistungsbeurteilungen solche Peer-Review-Vorlagen. Da die Teammitglieder eine besondere Arbeitsbeziehung zueinander haben, können Peer Reviews Dinge aufzeigen, die den Managern allein nicht aufgefallen wären.
Teambeurteilung
Bei der Leistungsbeurteilung des Teams geht es um das Team als Ganzes und nicht um den einzelnen Mitarbeiter. In diesen Vorlagen werden Fragen zum Gesamtbild des Teams gestellt, u. a.:
- Bringen uns unsere täglichen Aktivitäten auf dem Weg zu unseren Zielen voran?
- Was hemmt uns?
- Was könnten wir ändern, um smarter und schneller zu arbeiten?
- Welche Fähigkeiten fehlen unserem Team?
- Führt unsere Zielsetzungstaktik zu guten Leistungen?
Vierteljährliche oder jährliche Beurteilungen
Vierteljährliche oder jährliche Beurteilungen sind zyklische Überprüfungen, bei denen Führungskräfte und Mitarbeiter die Leistung des Mitarbeiters in einem bestimmten Zeitraum betrachten. Diese regelmäßigen Beurteilungen geben dem Mitarbeiter überschaubare Fristen vor, auf die er sich konzentrieren soll, und motivieren ihn, schnell zu reagieren. Die Nutzung eines gemeinsamen Arbeitsbereichs wie das monday.com Work OS ist sehr praktisch für solche Beurteilungen, da frühere Arbeiten an einem zentralen Ort ganz einfach zugänglich sind.
Besprechung der beruflichen Entwicklung
Die Besprechung der beruflichen Entwicklung konzentriert sich auf die Fortschritte eines Mitarbeiters bei der Erreichung seiner beruflichen Ziele. Diese Meetings können sich an den folgenden Kernpunkten orientieren – Ziele, Hindernisse, Chancen und Entscheidungen:
- Ziele = „Was sind deine Ziele?“
- Hindernisse = „Was hat deinen Fortschritt auf dem Weg zum Ziel gebremst?“
- Chancen = „Wie hast du Widerstände überwunden oder eine Chance zum Fortschritt genutzt?“
- Entscheidungen = „Welche Maßnahmen planst du als nächstes und warum?“
Hier ist ein Beispiel für eine Vorlage nach diesem Konzept zum selbst Ausprobieren:
Arbeitgeberbewertung
Arbeitgeberbewertungen sind anonyme Umfragen, die an die Mitarbeiter verschickt werden. Sie geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihren Arbeitgeber zu beurteilen und Feedback zu den positiven und negativen Aspekten der Zusammenarbeit mit dem Personal zu geben. Durch monday.com Formulare wird das Erstellen und Versenden von Mitarbeiterbefragungen zum Kinderspiel, weil der Vorgesetzte ganz einfach ein neues Formular erstellen kann und ein eigenes Board für die Formularansicht.
monday.com Vorlage für Mitarbeitergespräche
Die Durchführung von Feedbackgesprächen zur Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter ist mit Hilfe einer Vorlage viel einfacher, da dadurch alle relevanten Infos zentral erfasst werden und gleichzeitig ein Dokument entsteht, auf das du später wieder zurückgreifen kannst. Daher hat monday.com eine Vorlage für Mitarbeitergespräche entwickelt, mit der deine Besprechungen nahtlos und geordnet ablaufen.
Diese bieten:
- Zusammenarbeit in Echtzeit, damit Führungskräfte und Mitarbeiter während der Leistungsbeurteilung weitere Eingaben vornehmen können
- Bearbeitungsberechtigungen zur Festlegung, wer das Dokument einsehen und ändern darf
- Anpassbare Elemente zur Anpassung der Vorlage an das Branding oder die Bedürfnisse deiner Organisation
- Bilder, Videos und Tabellen mit denen du deine Beurteilungen visuell ansprechender gestalten kannst
- Updates, die alle Änderungen am Dokument protokollieren
- Benachrichtigungen über Aktionen im Dokument, wie hinzugefügte Inhalte
Nutze die kostenlose Vorlage für Mitarbeitergespräche von monday.com. Mit unserer kostenlosen Testversion ist ein Kauf gar nicht nötig.
Tipps und Tricks zur Vorlage für Mitarbeitergespräche
Hier sind vier Möglichkeiten, wie du deine Mitarbeiter-Feedback-Vorlagen am besten nutzt:
1. Lege SMARTE Ziele fest
Ziele wie „Verbesserung der Produktivität“ sind schwer zu erreichen, da sie keine greifbaren Anhaltspunkte für die Leistungsbeurteilung bieten. SMARTE Ziele lösen das Problem. SMARTE Ziele sind:
- Spezifisch
- Messbar
- Erreichbar
- Realistisch
- Zeitgebunden
Um ein SMARTES Ziel zu formulieren, versuche dieses Format: „Bis zum [Ende des nächsten Beurteilungszeitraums] wird [Person] mit [Strategie] [Metrik] erreichen.“ Zum Beispiel: „Bis Juni 2022 wird Anne mindestens 10 Teamsitzungen im neuen Konferenzraum abhalten.“
2. Nutze die Vorlage als Gesprächskatalysator
Einige Unternehmen geben ihren Mitarbeitern ausschließlich schriftliche Leistungsbeurteilungen. Dieser Ansatz mindert allerdings das Verständnis der Mitarbeiter für ihre Bewertung und verschließt die Tür für Feedback und Fragen.
Sorge stattdessen dafür, dass die Organisation und ihre Mitarbeiter auf derselben Seite stehen, denn dies wird das Engagement der Mitarbeiter erhöhen. Anschließend kannst du eine Vorlage für Mitarbeitergespräche verwenden, um ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht zu führen. Wenn beide Parteien den Zweck und den Wert des Gesprächs verstehen, werden beide mehr Nutzen aus dem Gespräch ziehen.
3. Zeige Wege zur Verbesserung auf
Negatives Feedback ist für viele Mitarbeiter demoralisierend, vor allem wenn sie nicht wissen, wie sie das Problem lösen können. Wenn du konstruktive Kritik gibst, frag nach, wie das Problem in Zukunft behoben werden kann und mach bei Bedarf selbst Vorschläge. Wenn die Kritik zum Beispiel darin besteht, dass der Mitarbeiter immer wieder Berichte mit Grammatikfehlern einreicht, frag ihn, ob ihm eine Software zur Grammatikprüfung helfen würde – oder frage nach, was er sonst braucht, um sich zu verbessern.
4. Blick Richtung Zukunft
Viele Manager beschränken sich bei Mitarbeitergesprächen darauf, die aktuellen Aufgaben ihrer Mitarbeiter zu diskutieren und lassen deren zukünftige Laufbahn außer Acht. Dies ist eine verpasste Chance, denn wenn du mit dem Mitarbeiter über seine Zukunft sprichst, kannst du ihm Wege aufzeigen, wie er seine Karriere in deinem Unternehmen vorantreiben kann.
Scheue dich nicht, mithilfe der Mitarbeitergespräch-Vorlage offene Fragen zu stellen wie „Was ist dein Traumjob?“ oder „Wie würdest du deinen derzeitigen Job ändern, wenn du könntest?“. Du kannst die Antworten deiner Mitarbeiter nutzen, um Möglichkeiten zu finden, wie er die Leidenschaft für die Arbeit noch besser verwirklichen kann.
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FAQs zu Vorlagen für Mitarbeitergespräche
Was schreibe ich in die Vorlage für meine eigene Leistungsbeurteilung?
Eine Selbstbeurteilung sollte beinhalten, ob du deine Ziele erreicht hast, worauf du stolz bist und woran du noch arbeiten willst. Du solltest dir auch neue Ziele setzen, um deine zukünftige Leistung zu steigern. Du kannst deine Bewertung mit Stift und Papier oder einfach direkt eine digitale Vorlage zur Selbstbeurteilung ausfüllen.
Soll ich in einer Vorlage zur Leistungsbeurteilung nach Mitarbeiterfeedback fragen?
Ja. Denn die Mitarbeiter interagieren anders mit deinem Unternehmen als du selbst und können daher oft Probleme und Chancen erkennen, die du vielleicht übersehen hast. Das Einholen von Feedback gibt den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie geschätzt und gehört werden, wodurch sie zufriedener sind und sich langfristig stärker für dein Unternehmen engagieren. Feedback lässt sich viel leichter überprüfen und effektiv nutzen, wenn es in einer Feedbackbogen-Vorlage erfasst wurde.
Was sind die Schritte bei einer Leistungsbeurteilung?
Die Durchführung einer Leistungsbeurteilung erfolgt in 3 Schritten:
- Wähle eine Vorlage für die Leistungsbeurteilung aus und finde Kriterien, mit denen du deine Mitarbeiter bewerten kannst.
- Gehe die Vorlage durch und beurteile jeden Mitarbeiter einzeln.
- Triff dich mit dem Mitarbeiter und besprich deine Erkenntnisse.
Bitte den Mitarbeiter, seine Leistung vor dem Gespräch selbst einzuschätzen, damit beide Parteien auf das Gespräch vorbereitet sind.
Wie entscheide ich, welches Bewertungssystem ich für ein Mitarbeiterbeurteilungsformular verwende?
Bei einigen Mitarbeitergesprächen wird eine numerische Bewertungsskala wie 1–10 verwendet, andere hingegen nutzen eine Likert-Skala verwenden, also „unbefriedigend“, „zufriedenstellend“ und „mehr als zufriedenstellend“.
Welche Skala für dein Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von der Rolle der zu beurteilenden Person ab. Eine numerische Bewertung spiegelt zum Beispiel die Leistung am besten wider, wenn die Stelle anhand quantifizierbarer KPIs gemessen wird, wie der Umsatz pro Quartal. Wenn die Rolle flexibel ist und Aufgaben umfasst, die du nicht mit Zahlen messen kannst, ermöglicht dir die Likert-Skala eine ganzheitliche Bewertung der Leistung.
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