Previsão de vendas: como otimizar estimativas com templates

Esqueça a busca por previsões de vendas com 100% de precisão. Na realidade, as melhores previsões são aquelas que se baseiam em dados confiáveis. Embora não exista um método infalível para determinar com exatidão o desempenho futuro das suas vendas, há uma maneira de garantir estimativas mais precisas: utilizar um template de previsão de vendas.

Se quiser saber mais sobre previsão de vendas e como otimizar o processo, você chegou ao lugar certo. Neste artigo, exploraremos a importância da previsão de vendas e como ferramentas como o monday CRM podem ajudar pequenas empresas a alcançar suas metas de receita. Além disso, disponibilizaremos um template simples para facilitar esse processo!

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O que é previsão de vendas?

A previsão de vendas é uma estratégia que ajuda as empresas a estimar as vendas futuras. Usando dados históricos, as empresas podem projetar seu desempenho a curto e longo prazo, o que permite tomar decisões embasadas.

Desde a alocação eficiente do orçamento e a contratação de novos funcionários até a definição de metas e a gestão do fluxo de caixa, a previsão fornece às empresas as informações necessárias para a expansão do negócio.

Leia também: O que é gestão de vendas?

O que é template de previsão de vendas?

Um template de previsão de vendas oferece um formato estruturado para garantir que todas as informações essenciais sejam incluídas, promovendo consistência no processo e facilitando a compreensão de todos os envolvidos.

Os templates de previsão de vendas possibilitam que as equipes avaliem a expectativa de vendas em um determinado período, e podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de cada negócio.

Eles podem incluir métricas e KPIs como:

• Valor médio do pedido
• Unidades vendidas
• Taxa de crescimento de vendas
• Despesas
• Taxa de execução anual
• Taxa de conversão

A escolha dos KPIs a serem monitorados depende do serviço, produto e metas do negócio. Embora seja possível utilizar templates de previsão de vendas em Excel, uma solução ainda mais eficiente é recorrer a um software especializado para simplificar o processo.

Por que a previsão de vendas é importante para as empresas?

É altamente recomendável que as empresas utilizem templates de previsão de vendas para projetar o futuro do negócio com base em dados reais, não em suposições. Esse processo é importante por diversos motivos:

• As previsões ajudam os líderes de vendas a definir metas e cotas realistas, permitindo que os representantes alcancem seus objetivos sem sobrecarregar os recursos disponíveis.
• Ao antecipar as necessidades, as empresas podem planejar a alocação de recursos onde eles são mais necessários, atendendo com eficácia às demandas dos clientes
• Com uma visão clara do futuro, as empresas podem tomar decisões informadas, alinhadas às suas metas gerais.
• A previsão de vendas permite às equipes reduzir gastos desnecessários, ajudando as empresas a evitar problemas de fluxo de caixa e a se manterem dentro do orçamento.
• Identificar problemas potenciais antes que se tornem maiores permite que sejam tomadas medidas preventivas, evitando, por exemplo, surpresas financeiras.

Como funciona a previsão de vendas na prática?

Para entender o impacto real da previsão de vendas, imagine que sua última análise indique um aumento de 50% nas vendas nos próximos seis meses, devido a estratégias de marketing bem-sucedidas e maior demanda nos últimos dois trimestres. Com esses dados, sua equipe decide contratar dois novos profissionais para que seja possível administrar o volume de trabalho e continuar a prestar um excelente serviço aos clientes.

Essa previsão também oferece uma visão clara do aumento na receita, permitindo que a empresa tome decisões financeiras com mais segurança. Sem esse planejamento, a expansão poderia ser adiada por incertezas, levando a uma sobrecarga da equipe e, consequentemente, à queda na satisfação dos clientes e no faturamento a longo prazo.

Embora planilhas no Excel ou Google Sheets sejam um bom ponto de partida para o controle do orçamento e gestão de recursos, o uso de ferramentas especializadas pode tornar esse processo ainda mais eficiente. Softwares de previsão de vendas, como o monday CRM, oferecem uma plataforma robusta e personalizável para acompanhar orçamento e alocação de recursos em um único lugar, garantindo maior controle financeiro e operacional.

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Quais são os métodos de previsão de vendas?

Como vimos acima, a previsão de vendas é essencial para planejar operações e estratégias, oferecendo uma visão clara do que esperar em termos de receita. Existem vários métodos para realizar previsões, sendo os principais:

1. Previsão baseada no histórico de vendas: utiliza dados passados de vendas para identificar tendências e padrões. Funciona bem em mercados estáveis, mas pode ser menos eficaz em ambientes dinâmicos.
2. Previsão por funil de vendas: analisa o estágio das oportunidades no funil de vendas, desde a prospecção até o fechamento. Esse método fornece estimativas mais precisas, considerando a probabilidade de conversão em cada fase.
3. Métodos estatísticos e previsão de vendas com machine learning: utiliza algoritmos avançados para analisar grandes volumes de dados e prever vendas de forma mais exata. Esse método exige recursos tecnológicos.
4. Previsão intuitiva: baseia-se na experiência e percepção dos membros da equipe de vendas. Essa abordagem é rápida, mas menos confiável, já que depende de avaliações subjetivas.

A escolha do método ideal depende das características do mercado e das necessidades de cada empresa. Em muitos casos, uma combinação de métodos pode gerar as previsões mais precisas e ajustadas à realidade do negócio.

O que é um software de previsão de vendas?

O software de previsão de vendas permite que as empresas acompanhem, gerenciem e executem suas projeções com mais precisão. Ele centraliza todas as informações sobre vendas passadas e atuais, facilitando a criação de previsões embasadas.

Alguns exemplos de dados históricos que uma solução de previsão de vendas pode armazenar incluem:

• Número de vendas realizadas no último trimestre
• Período em que as vendas ocorreram
• Vendedores responsáveis por cada transação
• Clientes que efetuaram as compras
• Canais utilizados para as vendas (e-mail, telefone, redes sociais etc.)
• Alterações relevantes na empresa

Com essas informações, os gerentes de vendas podem tomar decisões estratégicas e gerar previsões de receita mais precisas. Muitas empresas utilizam softwares de CRM para essa finalidade, integrando facilmente dados de clientes e de vendas para tornar o processo mais eficiente.

As previsões de vendas são sempre precisas?

A precisão da previsão de vendas depende de diversos fatores, sendo a qualidade dos dados o mais importante. Quando os dados são relevantes, atualizados e confiáveis, não há motivo para que suas projeções sejam imprecisas.

Segundo o 2024 Sales Forecasting Benchmark Report (disponível apenas em inglês), alguns dos principais desafios que impactam a precisão das previsões incluem:

• Ausência de integração entre os sistemas de geração de relatórios e os dados do CRM (66%)
• Incerteza sobre a origem dos dados do pipeline (60%)
• Dificuldade na integração de sistemas para manter a precisão do pipeline (33%)

O relatório também aponta que 97% dos líderes de vendas acreditam que dados precisos são essenciais para previsões confiáveis. Como a principal barreira para coletar e acessar essas informações é a não utilização de um CRM, a primeira etapa para melhorar suas previsões de vendas deve ser adotar uma plataforma de CRM eficaz.

O que diferencia a previsão em um CRM dos métodos de previsão de vendas manuais?

Comparado às planilhas, os CRMs tornam a previsão de vendas muito mais precisa e simples. Em vez de depender de métodos ultrapassados, com registros manuais, um CRM aproveita os dados existentes e os insere automaticamente em um template de previsão de vendas, fazendo todo o trabalho pesado por você.

Com um CRM, você pode criar previsões de vendas mais detalhadas, focando em dados específicos. Seu CRM provavelmente já contém informações valiosas, como histórico de vendas, frequência de pedidos, valor médio dos pedidos, facilitando a conexão automática desses dados.

Muitos CRMs, como o monday CRM, contam com inteligência artificial, possibilitando que os dados armazenados sejam preenchidos automaticamente no template de previsão. Além disso, o uso de um CRM torna a previsão histórica escalável e adaptável à medida que as necessidades da sua empresa evoluem.

Leitura extra: Gerenciamento de clientes: tudo o que você precisa saber

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5 erros comuns na previsão de vendas

A previsão de vendas pode ser uma excelente ferramenta para otimizar as operações de negócios com base em projeções precisas. No entanto, se não for realizada com cuidado, pode levar a resultados incorretos. A seguir, listamos cinco erros comuns ao fazer previsões de vendas:

1. Excesso de confiança nos dados: As previsões de vendas são geralmente fundamentadas em dados históricos, o que pode ser útil, mas não deve ser encarado como uma garantia, especialmente em ambientes dinâmicos e em constante evolução.
2. Negligenciar fatores externos: Há outros fatores relevantes que podem influenciar as vendas e que estão fora do seu controle, como intempéries climáticas, condições de mercado, eventos sociopolíticos e indicadores econômicos, por isso é importante estar sempre preparado para diferentes cenários
3. Ignorar tendências sazonais de vendas: Se o seu modelo de previsão histórica analisa o ano como um todo, ele pode não considerar flutuações do mercado, como demandas sazonais ou feriados, que são essenciais para previsões de períodos mais curtos.
4. Esquecer de fazer ajustes: Sua previsão de vendas deve ser um processo contínuo, não um evento isolado. Isso significa que é essencial atualizar regularmente sua previsão com dados atualizados e insights valiosos.
5. Deixar as emoções dominarem Às vezes, os representantes de vendas podem se envolver emocionalmente, seja de forma positiva ou negativa, em negociações no pipeline, o que pode resultar em projeções imprecisas. Por isso, é fundamental que as previsões sejam baseadas em dados confiáveis.

Dicas para uma projeção de vendas eficiente

Para evitar os erros mencionados acima, sua equipe pode adotar algumas estratégias para aprimorar o processo de previsão de vendas. Com essas dicas, as projeções se tornarão mais precisas, resultando em um desempenho mais consistente a longo prazo.

• Use dados corretos: inclua em sua previsão de vendas apenas dados sobre os quais você tem certeza absoluta, como dados de uma plataforma de CRM ou insights baseados em IA.
• Use um template: como mencionamos anteriormente, os templates podem simplificar o monitoramento de diversas métricas e eliminar o trabalho manual de inserção de dados.
• Considere outros fatores: sempre que possível, integre dados externos, como histórico de vendas, condições econômicas e tendências de mercado.
• Comunique-se de forma consistente: é essencial que todos os envolvidos – representantes de vendas, gerentes e partes interessadas – estejam alinhados em relação aos dados utilizados para compor a previsão.
• Revise regularmente: revise regularmente a previsão e os dados relacionados para garantir que estejam sempre atualizados e precisos.

Como funciona uma previsão de vendas com IA?

A inteligência artificial (IA) é muito útil na previsão de vendas, aprimorando os modelos e oferecendo resultados mais precisos. Por meio de machine learning, análise preditiva e processamento de grandes volumes de dados, a IA vai além das abordagens tradicionais de previsão.

Ela é capaz de analisar padrões em grandes quantidades de dados, identificar tendências e ajustar as previsões em tempo real, levando em consideração variáveis como condições de mercado, eventos globais, comportamento do cliente e outros fatores econômicos.

Ferramentas de previsão de vendas com IA

Existem várias ferramentas de previsão de vendas baseadas em IA no mercado, e muitas delas estão integradas a sistemas mais robustos, como plataformas de vendas e CRMs. Confira algumas delas:

• monday CRM: Oferece análises orientadas por IA em painéis personalizados, fornecendo insights em tempo real.
• Salesforce Einstein: utiliza IA para analisar dados de vendas anteriores e prever a receita futura.
• Zoho CRM: fornece previsões orientadas por IA, além de análises detalhadas de vendas.
• Gong: usa IA para analisar conversas sociais em tempo real, fornecendo previsões sobre o sucesso do negócio.

Benefícios do uso de IA na previsão de vendas

A IA aprimora a previsão de vendas ao oferecer vantagens significativas para as empresas, ajudando-as a obter projeções mais precisas e a aumentar a eficiência. Veja como a IA pode beneficiar esse processo:

• Previsões mais precisas: reduz a margem de erro, minimizando o impacto de falhas humanas.
• Adaptações em tempo real: ajusta as previsões com base em mudanças no mercado e novas entradas de dados, com o mínimo de intervenção manual.
• Otimização rápida de estratégias: utiliza IA para identificar tendências emergentes e ajustar rapidamente as abordagens de vendas.
• Economia de tempo e aumento da eficiência: automatiza a análise de dados e a geração de relatórios, otimizando o fluxo de trabalho.
• Aprimoramento da tomada de decisões: oferece insights acionáveis e precisos, contribuindo para o aumento da receita.

Use o monday CRM para previsões de vendas eficazes

Existem diversas opções de software de previsão de vendas no mercado, mas é fundamental escolher a solução ideal para as necessidades específicas da sua empresa.

Desenvolvido com base no robusto Work OS da monday.com, o monday CRM oferece todos os recursos necessários para otimizar sua previsão de vendas. Nossa plataforma intuitiva facilita a análise de vendas anteriores com relatórios detalhados e permite a definição de metas para vendas futuras. A seguir, mostramos algumas maneiras de utilizar o monday CRM para gerenciar sua previsão e criar um plano eficaz.

Acesse insights instantâneos sobre o desempenho

Os usuários podem criar painéis personalizados para visualizar informações detalhadas do pipeline e da performance, obtendo insights acionáveis e instantâneos sobre vendas mensais, projeções anuais e muito mais. Esse recurso vai além da análise de estatísticas e números – ele também possibilita que as empresas acompanhem o progresso das vendas em relação às suas previsões. Com a flexibilidade de selecionar widgets para destacar os dados e análises mais relevantes, os usuários conseguem ter uma visão clara, precisa e atualizada do desempenho das suas vendas.

Economize tempo com automações baseadas em IA

O monday CRM oferece automações no code, impulsionadas por IA, que ajudam as empresas a otimizar seus fluxos de trabalho de vendas, garantindo maior eficiência. Isso permite que os funcionários dediquem menos tempo a tarefas manuais, como entrada de dados e acompanhamento, e se concentrem no que realmente gera impacto: gerenciar as vendas de forma eficaz.

Sincronize os dados integrando aplicativos externos

Se você já utiliza uma ferramenta de previsão de vendas, não se preocupe. Com o monday CRM, os usuários podem integrar mais de 200 plataformas e ferramentas externas. Esqueça a necessidade de alternar entre sistemas ou inserir dados manualmente – as empresas podem integrar informações de aplicativos de terceiros, como Salesforce ou Stripe, diretamente no CRM, garantindo previsões mais precisas.

Garanta visibilidade para toda a sua equipe

Para uma previsão de vendas eficaz, é essencial que todos na equipe compreendam as metas da empresa, como alcançá-las e o prazo determinado. Um sistema central de gestão do trabalho proporciona a visibilidade necessária para que os objetivos sejam monitorados de perto. Com o monday CRM, todos têm acesso às metas de vendas compartilhadas, promovendo a responsabilização coletiva e garantindo o cumprimento das metas.

Inicie seu processo de previsão com um template

Comece rapidamente a previsão de vendas com nosso template totalmente personalizável, criando uma estrutura consistente para monitorar suas projeções continuamente. Personalize o template conforme as métricas que você deseja acompanhar e conecte-o a um painel centralizado, acessível a todos, para visualizar as informações em tempo real.

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Faça previsões de vendas mais precisas

A previsão de vendas é um processo fundamental para identificar oportunidades de crescimento e tomar decisões estratégicas. Como você já deve ter percebido, fazer previsões precisas é desafiador. No entanto, com o software adequado e um template de previsão como o do monday CRM, suas projeções serão mais eficientes, fáceis de gerenciar e baseadas em dados sólidos de vendas anteriores.