Gestão de riscos: 6 etapas essenciais para projetos de sucesso

Administrar uma empresa ou conduzir um grande projeto pode, muitas vezes, parecer como caminhar em uma corda bamba. Um único passo em falso – ou uma decisão equivocada – pode gerar um efeito cascata capaz de comprometer todo o trabalho realizado.

Por isso, não faz sentido iniciar projetos sem considerar os riscos envolvidos. Seria como atravessar uma corda bamba sem checar a previsão do tempo ou usar equipamentos de segurança. A gestão de riscos permite identificar ameaças, priorizar as mais críticas e agir de forma proativa para minimizá-las.

Neste artigo, vamos analisar em detalhes a gestão de riscos e mostrar como identificar, monitorar e mitigar ameaças nos seus projetos com o apoio de ferramentas como o monday work management, que ajudam a alcançar resultados com mais segurança e confiança.

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O que é gestão de riscos?

Gestão de riscos é um conceito de gestão de projetos que se refere à prática de identificar, avaliar, priorizar e mitigar riscos, além de preveni-los, para que você possa concluir um projeto sem grandes transtornos.

A ideia da gestão de riscos é prever e evitar situações adversas antes que elas ocorram, para que você alcance seus objetivos com segurança.

No gerenciamento de projetos, os riscos podem ir de imprevistos naturais a falhas tecnológicas. A gestão de riscos busca mapear todos eles, avaliá-los e definir prioridades com base na probabilidade de ocorrência e no impacto que podem gerar nos resultados.

Quem é responsável pela gestão de riscos?

A gestão de riscos não é tarefa de uma única pessoa. Geralmente, há um gestor ou coordenador de riscos que supervisiona os processos e é responsável por gerenciar os riscos individualmente. No entanto, todas as partes interessadas do projeto são responsáveis pela identificação de ameaças.

Riscos de alto nível podem ser abordados durante a fase de concepção realizada antes do lançamento de um projeto, juntamente com o esclarecimento do escopo e da meta. Nesta fase, os responsáveis ou patrocinadores do projeto definirão os benefícios que o projeto final proporcionará, juntamente com o grau de risco que estão dispostos a tolerar.

Outros riscos são identificados ao longo do ciclo de vida do projeto, como durante as fases de iniciação e planejamento, bem como nas fases de execução, controle e avaliação.

A importância da gestão de riscos

A gestão de riscos aumenta as chances de sucesso dos projetos. Ao antecipar possíveis problemas e adotar medidas preventivas, as empresas ganham eficiência e evitam perdas significativas de tempo e dinheiro a longo prazo.

Alguns benefícios do processo de gestão de riscos incluem:

• Proporcionar um resultado mais previsível para o projeto ao identificar e planejar os riscos de forma clara, reduzindo a probabilidade de impactos negativos.
• Aumentar a estabilidade do projeto, atribuindo responsabilidades claras por cada risco e definindo respostas adequadas.
• Antecipar questões regulatórias, criando um plano formal e reunindo toda a documentação necessária com antecedência.
• Reduzir a responsabilidade legal e evitar litígios por meio de um plano estruturado para mitigar riscos e prevenir negligência.
• Atender aos requisitos regulatórios e do setor, identificando proativamente todos os riscos e realizando pesquisas detalhadas em níveis local, estadual e federal.

Qual é a diferença entre risco positivo e risco negativo?

Nem todos os riscos são negativos. Embora geralmente associemos riscos a problemas, eles também podem trazer oportunidades.

Riscos negativos envolvem ações indesejadas que ameaçam o sucesso do projeto, como:

• Atrasos na entrega do projeto
• Estouro significativo do orçamento
• Equipes que não conseguem concluir as tarefas no prazo

Riscos positivos, por outro lado, podem gerar impactos benéficos, como:

• Conclusão do projeto antes do prazo
• Atração de mais clientes do que o esperado
• Descoberta de novas oportunidades ao longo do caminho

Independentemente de serem positivos ou negativos, é fundamental se preparar para todos os tipos de risco com antecedência. Riscos positivos, se ignorados, podem se tornar negativos caso a equipe não tenha um plano para aproveitá-los de forma estratégica.

6 etapas para uma gestão de riscos eficiente

A gestão de riscos é um processo iterativo que envolve etapas importantes, como identificação, análise, priorização, atribuição de responsabilidades e planejamento. A seguir, examinaremos cada elemento do processo de gestão de riscos:

1. Identificação dos riscos

A identificação de riscos é uma etapa essencial do plano de gestão de riscos, na qual novos riscos potenciais são detectados e documentados em um registro de riscos. Nessa fase, costuma-se realizar sessões de brainstorming para levantar tudo o que pode dar errado, organizando as informações em uma estrutura de detalhamento. Esses riscos devem se basear em dados de projetos anteriores, pesquisas e até cenários improváveis.

Embora grande parte da identificação ocorra no início do projeto, trata-se de um processo contínuo. Novos riscos podem surgir a qualquer momento e precisam ser constantemente detectados, analisados e planejados. Quanto maior a empresa, mais complexa se torna essa identificação, tornando a gestão de riscos corporativos essencial para o sucesso dos projetos.

2. Análise dos riscos

Após identificar os riscos, é hora de analisá-los. A análise de riscos consiste em avaliar como os eventos de risco podem afetar os resultados e metas do projeto. Em outras palavras, trata-se de determinar a probabilidade de ocorrência de cada risco, mensurar seu impacto, avaliar a exposição ao risco e definir possíveis prazos para sua manifestação.

Os dois principais tipos de análise de risco são:

• Análise qualitativa de riscos: identifica todos os possíveis resultados de um projeto e os classifica de acordo com uma escala definida pela equipe, como alta, média ou baixa.
• Análise quantitativa de riscos: vai além da qualitativa, atribuindo valores numéricos às avaliações. A probabilidade de ocorrência é expressa em porcentagem (por exemplo, de 0 a 100%), e o impacto pode ser medido em valores financeiros, tempo de atraso ou outras métricas relevantes.

3. Priorização dos riscos

Os riscos raramente são iguais, por isso é essencial priorizá-los. Alguns exigem atenção imediata, pois podem comprometer todo o projeto, enquanto outros, embora importantes, representam menor ameaça e podem ser classificados em categorias menos críticas.

Por fim, existem riscos com impacto mínimo ou nulo. Como não afetam significativamente o orçamento ou o cronograma, eles normalmente são apenas monitorados, garantindo que não surjam mudanças inesperadas.

4. Responsabilidade pelos riscos

A atribuição de responsabilidades é um elemento crucial na gestão de riscos e não deve ser negligenciada. Cada risco deve ter um responsável, alguém familiarizado com o tipo de risco ou com experiência em lidar com situações semelhantes. Caso o risco se concretize, essa pessoa será encarregada de liderar os esforços para solucioná-lo.

Designar responsáveis por diferentes riscos ajuda a distribuir o volume de trabalho, evitando que uma única pessoa fique sobrecarregada. Além disso, garante que sempre haja alguém no comando do plano de ação, para nenhuma etapa seja esquecida durante a solução do risco.

5. Resposta aos riscos

O próximo passo é elaborar o plano de resposta aos riscos. Nesse plano, você definirá uma estratégia específica para cada risco, de preferência com base em sua prioridade. Algumas das estratégias mais comuns incluem:

• Prevenção do risco: evitar o risco, reduzindo sua probabilidade de ocorrência quase a zero.
• Mitigação do risco: adotar medidas para reduzir o impacto do risco no projeto.
• Transferência do risco: repassar o risco a um terceiro, compartilhando a responsabilidade.
• Aceitação do risco: reconhecer o risco sem tentar eliminá-lo, transferi-lo ou mitigá-lo, aceitando suas possíveis consequências.

O responsável por cada risco é geralmente o primeiro a agir de acordo com a estratégia de mitigação definida. Além disso, costuma ser sua função comunicar o evento e as ações tomadas, tanto para a equipe quanto para as principais partes interessadas.

6. Monitoramento e controle de riscos

O gerenciamento de riscos não está completo sem um sistema de monitoramento eficaz. Isso é especialmente importante para riscos significativos e contínuos, que exigem supervisão de longo prazo.

O responsável pelo risco deve acompanhar a ameaça até sua resolução ou até a conclusão do projeto. Esse acompanhamento geralmente ocorre por meio de reuniões de risco ou atualizações regulares em um sistema de gestão de riscos e projetos, como o monday work management.

O aspecto mais importante do monitoramento é a transparência. Manter toda a equipe alinhada e informada durante o acompanhamento do risco é fundamental para um processo de gestão eficiente e bem-sucedido.

Tipos de riscos de projeto

Antes de agir para minimizar os riscos, é fundamental entender o que pode dar errado no projeto. A seguir, apresentamos alguns dos riscos mais comuns que as equipes costumam enfrentar durante os projetos:

• Desvio de escopo: ocorre quando um projeto não é planejado com precisão ou novas tarefas são continuamente adicionadas, causando atrasos
• Riscos financeiros: aumento de custos, orçamento inadequado ou estimativas incorretas podem comprometer a saúde financeira do projeto
• Riscos operacionais: qualquer fator que afete o fluxo ou funcionamento dos negócios, como problemas em remessas ou na cadeia de suprimentos
• Programação inadequada: desalinhamento da equipe em relação ao cronograma do projeto, aumentando o risco de não concluir tarefas no prazo
• Riscos externos: fatores fora do controle da equipe, como questões ambientais, alterações na legislação, disputas trabalhistas ou problemas na cadeia de suprimentos
• Riscos estratégicos: decisões estratégicas mal fundamentadas, como pesquisa insuficiente sobre concorrentes, escolha de ferramentas inadequadas ou metodologias de gestão de projetos equivocadas, podem atrasar o projeto
• Problemas de comunicação: falhas na comunicação prejudicam a colaboração. É essencial utilizar plataformas eficazes de gestão e colaboração, como o monday work management, para garantir um fluxo de informação contínuo

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Dicas e práticas recomendadas para uma gestão de riscos bem-sucedida

Além de criar um plano de gestão de riscos, existem algumas práticas recomendadas que você pode implementar para garantir que sua equipe esteja pronta para lidar com qualquer ameaça que surgir. Aqui estão algumas dicas importantes para gerenciar riscos com sucesso:

• Revise seu plano de gerenciamento de riscos regularmente para ver se algo precisa ser atualizado conforme o projeto avança
• Certifique-se de que todos os membros relevantes da equipe e partes interessadas estejam envolvidos e compreendam os riscos potenciais do projeto, bem como o plano para lidar com eles
• Aproveite dados históricos e experiências anteriores para aprender com erros passados e aprimorar seus processos de gestão de riscos em projetos futuros.
• Programe avaliações de risco frequentes ao longo do ciclo de vida do projeto ou sempre que ocorrerem mudanças significativas
• Implemente um registro de riscos para rastrear e priorizar ameaças, como uma plataforma de gerenciamento de projetos que permita visualizar, organizar e gerenciar riscos com facilidade

Como o monday work management ajuda a gerenciar riscos

Gerenciar riscos exige visibilidade e transparência. A melhor forma de garantir isso é utilizar uma plataforma de gestão de projetos confiável, capaz de centralizar todas as tarefas relacionadas ao gerenciamento de riscos. O monday work management oferece uma visão completa do seu processo de riscos, com uma interface intuitiva e fácil de usar.

Com o monday work management, as equipes podem acompanhar cada etapa da gestão de riscos de forma colaborativa. Suas ferramentas de comunicação permitem que você esteja sempre ciente das ameaças, sem surpresas desagradáveis. A seguir, destacamos algumas das principais funcionalidades que tornam o monday work management ideal para o gerenciamento de riscos.

Personalize seu registro de riscos

Comece a catalogar seus riscos utilizando nosso template de registro de riscos. Qualquer membro da equipe pode identificar, sinalizar e adicionar elementos diretamente ao quadro, facilitando a avaliação da probabilidade de cada risco e a atribuição de responsáveis. O template também exibe cálculos de probabilidade, categorias e status dos riscos, garantindo que todos os profissionais de gestão de projetos e gestores de risco tenham visibilidade completa.

Comunicação e colaboração automatizadas

Com o monday work management, sua equipe permanece sempre informada com os recursos automatizados de comunicação e colaboração. Crie suas próprias automações no-code para ser notificado instantaneamente quando o status de um risco for atualizado, quando as responsabilidades forem alteradas ou defina lembretes para acompanhar os riscos de maior prioridade.

Monitore projetos de perto com integrações e painéis atualizados em tempo real

O monday work management oferece mais de 200 integrações com ferramentas populares, permitindo sincronizar dados de diversas fontes e manter sua equipe sempre atualizada. Com todos os tomadores de decisão tendo acesso a informações em tempo real, sua empresa consegue tomar decisões estratégicas mais inteligentes e eficazes a longo prazo.

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Garanta o sucesso do seu projeto com planejamento

Uma série de fatores pode afetar ou prejudicar até mesmo os projetos menos complexos. De ataques cibernéticos a mudanças nas regulamentações, passando pelo lançamento de um produto semelhante por concorrentes ou pela falência de um fornecedor, as possibilidades são infinitas. Com uma plataforma robusta como o monday work management, você pode gerenciar, monitorar e agir sobre riscos potenciais com mais confiança, garantindo que seus planos de contingência estejam prontos para prevenir ou mitigar impactos de eventuais problemas.