No processo de gestão de projetos, a execução do projeto tende a ser o centro das atenções. Por quê?
Esse é o estágio em que as coisas são feitas — e a conclusão ou não das atividades durante essa etapa tem grande influência no desempenho final do projeto. Afinal, apenas 40% dos projetos, na maioria das vezes ou sempre, entregam todos os benefícios propostos.
Neste guia, apresentaremos os principais termos, metodologias e ferramentas recomendadas para uma excelente execução de projeto. Você também terá uma ideia dos desafios que pode esperar e encontrará um processo de oito etapas para alcançar o sucesso.
Comece jáO que é execução do projeto?
A execução do projeto, também conhecida como implementação do projeto, é o processo de colocar em prática as atividades descritas no planejamento.
Naturalmente, essa costuma ser a fase mais longa de um processo maior chamado ciclo de vida da gestão de projetos. Esse ciclo é composto de quatro a seis etapas — para o nosso propósito, incluiremos quatro, descritas a seguir:
- Iniciação do projeto
- Planejamento do projeto
- Execução do projeto
- Encerramento do projeto
O que acontece durante a execução do projeto?
Pronto para conhecer os bastidores da execução de projetos? Então vamos lá. Durante essa etapa tão importante, muita coisa acontece. Essas são algumas das principais atividades:
- Criação e apresentação das entregas: Suas equipes realizam as atividades planejadas para criar as entregas que serão compartilhadas com as partes interessadas
- Controle e avaliação do projeto: O gerente do projeto passa dos panoramas de alto nível e dos documentos detalhados para o monitoramento do progresso em relação aos marcos e ao cronograma esperado.
- Revisão do escopo do projeto: Os membros da equipe e os gerentes devem garantir regularmente que o trabalho esteja alinhado com as definições estabelecidas nas fases de iniciação e planejamento.
- Documentação: Os colaboradores do projeto devem acompanhar as tarefas à medida que elas progridem, são concluídas, atrasam ou são descartadas. É fácil fazer isso usando um rastreador de projetos como a monday.com, mas falaremos mais sobre ela adiante.
Desafios comuns durante a execução do projeto
Por mais perfeito que seja o planejamento do projeto ou a preparação do backlog, os projetos estão sujeitos a inconvenientes na fase de execução. Nesta seção, abordaremos alguns dos mais comuns e como eles podem ser gerenciados.
Desvio de escopo
O desvio de escopo ocorre quando, após a iniciação de um projeto, são solicitadas ou realizadas adições/alterações que não haviam sido estabelecidas no documento de escopo inicial.
Embora o desvio de escopo seja comum, a melhor maneira de evitá-lo é por meio de um planejamento completo do projeto e de consultas frequentes a esses documentos importantes.
Controle de qualidade
O controle de qualidade é um dos maiores encargos de um gerente de projeto durante a fase de execução, pois ele afeta não apenas o resultado final, mas também aspectos como o orçamento e o desvio de escopo ao longo do processo.
Realizar verificações rotineiras é uma ótima maneira de garantir esse controle, assim como trabalhar em sprints.
Solicitações de mudança e gestão de controles
As solicitações de mudança estão intimamente ligadas ao desvio de escopo. Às vezes, as expectativas de um cliente podem mudar ao longo de um projeto, o que resulta na solicitação de revisões ou ajustes.
A melhor maneira de gerenciar essas solicitações é por meio de formulários personalizados. Dessa forma, é criado um registro específico e as aprovações ou rejeições são documentadas com precisão. Experimente nosso template de solicitações e aprovações ou crie o seu na monday.com.
Leia também: Fluxo de trabalho: o que é e por que ele é importante
8 etapas para uma execução de projeto bem-sucedida (além de ferramentas e recursos)
Você pode dividir a execução do projeto em diversas etapas para alcançar o sucesso. Aqui estão oito delas e uma explicação sobre como o Work OS da monday.com pode ajudar você nesse processo.
1. Escolha e implemente um software de gestão de projetos
Há um motivo para essa ser a primeira etapa: as outras sete dependem dela. O software de gestão adequado oferece visibilidade real da execução de um projeto — todas as tarefas, pessoas e métricas. Algumas tarefas clássicas da execução de projetos que você pode realizar com mais eficácia na monday.com são:
- Controle de tempo
- Armazenamento de arquivos
- Programação
- Comunicação
- Integração com seus aplicativos favoritos
Para cada uma das etapas a seguir, mencionaremos um ou dois recursos que a tornam possível.
2. Atribua tarefas de forma eficaz
Os gerentes de projeto sabem que, quando uma tarefa se enquadra em determinada categoria, ela deve ser atribuída a um ou mais membros específicos da equipe. Na monday.com, você pode fazer isso com mais eficiência de duas maneiras:
- Coluna de pessoas: Use essa coluna para atribuir indivíduos ou várias pessoas e equipes a uma atividade do projeto
- Status e automações: Para novas tarefas de uma categoria, por exemplo, comunicação com as partes interessadas, você pode criar uma automação por meio da qual sempre que uma nova tarefa for criada com determinado status, uma pessoa específica será automaticamente atribuída.
3. Forneça recursos que capacitem sua equipe
Além do gerente, há os membros da equipe envolvidos no projeto, todos com diferentes estilos de trabalho e preferências. A monday.com permite que você reúna todos eles, e possibilita a personalização que pode fazer toda a diferença:
- Mais de 8 visualizações: Os membros da equipe podem visualizar os quadros da maneira que quiserem, usando visualizações como gráfico de Gantt, Kanban, entre outras, além de filtros avançados e uma função de pesquisa.
- Status e colunas personalizados
4. Crie um plano de gestão de riscos
Riscos ou crises acabam ocorrendo durante a execução do projeto. Você pode consultar o Registro de riscos que criou em nossa plataforma para reduzir a perda de tempo e o impacto negativo de não saber como determinados riscos devem ser gerenciados.
5. Favoreça a comunicação eficaz
O software de gestão de projetos ideal facilita e incentiva a comunicação centralizada. Na monday.com, você pode usar a seção de atualizações nos elementos para conversas, comunicados e até mesmo anotações em ativos. Você também pode sincronizar facilmente o conteúdo com outros aplicativos usando as integrações.
6. Torne rotineiras as verificações de progresso
As verificações rotineiras de progresso são fundamentais para detectar indícios de problemas ou progressos inesperados que poderiam liberar tempo ou recursos para outras atividades. Com a monday.com, é possível automatizar lembretes para as próximas reuniões e até mesmo enviar relatórios dos painéis para as partes interessadas internas e externas.
7. Gerencie o alcance
A monday.com permite que você gerencie as solicitações e aprovações em um só lugar, para que não haja surpresas.
8. Prepare-se para a fase de encerramento do projeto
Grande parte da fase de encerramento do projeto gira em torno da coleta de documentação e entregas importantes para as partes interessadas. Se você usar a monday.com durante o planejamento e a implementação do projeto, será fácil pesquisar e localizar rapidamente documentos importantes, relatórios e muito mais em um só lugar.
3 templates para a execução de projetos
Aqui estão as imagens dos nossos templates de execução de projetos. Você pode testar todos gratuitamente!
- Template de projeto único
- Template de gestão de portfólio
- Template de solicitações e aprovações
Algumas das principais metodologias de gestão de projetos
Há diversas metodologias de gestão de projetos que podem impactar a maneira como você planeja e executa seu projeto. Abaixo estão algumas das principais, com links para artigos que as abordam em mais detalhes.
Scrum
O Scrum é uma estrutura para organização, planejamento e execução de projetos complexos. O Product owner organiza o trabalho relativo a um problema no backlog do produto. A equipe Scrum transforma parte do trabalho em incremento de valor durante um sprint. A equipe Scrum e as partes interessadas inspecionam os resultados e fazem ajustes para o próximo sprint.
Ágil (Kanban)
O ágil não é uma estrutura passo a passo, mas uma metodologia (ou filosofia) que envolve uma abordagem iterativa para a entrega de um projeto.
Método do caminho crítico
A análise do caminho crítico é um método usado para identificar o tempo que um projeto levará para ser concluído.
Ele analisa as tarefas dependentes ao longo do projeto para identificar aquelas com maior duração e fornecer a você e à sua equipe uma compreensão precisa do cronograma.
Waterfall
A metodologia waterfall, ou em cascata, é uma abordagem de gestão de projetos em que você divide um grande projeto em etapas lineares bem definidas, desde a coleta de requisitos até a implementação.
PRINCE2
O método PRINCE2 é baseado em 7 princípios, 7 temas e 7 processos. Os princípios são o “porquê”, os temas são o “o quê” e os processos são o “como”.
Leia mais sobre outras metodologias de gestão de projetos em nosso blog.
Perguntas frequentes
Qual é o principal objetivo da execução do projeto?
Também chamada de fase de implementação, a execução do projeto serve para gerenciar todas as atividades que contribuirão para a conclusão bem-sucedida do projeto e de suas entregas.
Quais são os componentes da execução do projeto?
- Escopo do projeto
- Padrões de qualidade e aspectos técnicos
- Definição de metas
- Alocação de recursos
- Cronograma
- Organização
Quem é responsável pela execução do projeto?
O gerente do projeto deve supervisionar e orientar a equipe que realiza as atividades de execução do projeto. Embora não seja responsável por efetivamente criar as entregas, ele é responsável pela gestão contínua do projeto.
Com o Work OS da monday.com
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