Méthodologie Kanban : tout ce que vous devez savoir

Demandez à n’importe quel chef de projet : « Qu’est-ce qui fait passer un projet de l’échec au succès ? » et ils vous répondront : « Travailler avec des personnes motivées ».

En effet, tous les projets ont besoin d’un champion : une personne complètement investie par le projet. Mais si, pour une raison ou une autre, cette personne-là perd sa motivation et s’arrête de s’intéresser au projet, alors ce dernier finira automatiquement par échouer. Or, il existe un secret pour que les gens continuent de croire en votre projet. Pour cela, vous devez toujours leur faire garder le produit fini en ligne de mire et faire en sorte qu’il paraisse atteignable à tout moment. Et c’est justement tout ce que promet la gestion de projet Kanban.

Dans cet article, nous allons donc définir ce qu’est la gestion de projet Kanban, ses principes fondamentaux et ses avantages. Enfin, nous vous dévoilerons comment vous pouvez l’utiliser dans vos projets avec monday.com.

Qu'est-ce que la méthode Kanban ?

La méthode Kanban est une méthode de gestion de projet utilisée pour mettre en œuvre les principes de la gestion de projet Agile, dite « méthode Agile ». Elle est généralement utilisée par les équipes agiles pour visualiser leur processus de travail et en maximiser l’efficacité.

Ainsi, la gestion de projet Kanban repose sur une communication en temps réel, une transparence totale du travail et une organisation visuelle de la progression du projet. Elle est surtout connue pour son utilisation dans le cadre du développement de logiciels DevOps mais elle peut être utilisée par toutes sortes d’équipes professionnelles.

Pour aller plus loin : Gestion de projet en cascade et Agile, comment choisir ?

Quelles sont les origines de la méthode Kanban ?

La méthode Kanban a vu le jour dans les années 1940 au Japon. Ingénieur et homme d’affaires, Taiichi Ohno travaillait chez Toyota Automotive au Japon lorsqu’il a créé le premier système Kanban. Ce système, d’abord très simple, s’est petit à petit transformé en un système de production allégé destiné à contrôler les processus de travail, à surveiller les niveaux des stocks et à gérer chaque étape du processus de production, le tout avec la meilleure gestion du temps possible et de manière optimale.

Kanban (カンバン ou 看板) est le mot japonais qui signifie « panneau de signalisation », autrement dit c’est un « signal visuel ». Sa forme la plus courante est celle d’un tableau Kanban dans lequel différentes cartes Kanban représentent des tâches individuelles elles-même regroupées par statut.

Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?

On résume souvent le tableau Kanban comme l’évolution des post-its et des tableaux blancs : un système d’organisation qui permet aux membres de votre équipe de connaître les tâches qui leurs sont assignées, les échéances à tenir et toute autre information pertinente de manière visuellement intuitive et rassemblées en un seul endroit.

Un tableau Kanban se compose d’une série de cartes et de colonnes représentant des tâches individuelles et leurs étapes. Par exemple, les étapes peuvent faire référence à l’état de la tâche et être intitulées « En attente », « À faire », « En cours » ou « Fait ». Chaque carte est attribuée à un collaborateur qui est chargé d’accomplir la tâche et de déplacer la carte d’une colonne à l’autre jusqu’à ce que le projet soit achevé.

Quels sont les éléments clés d'un tableau Kanban ?

Qu’il s’agisse d’un système physique composé de post-its ou d’un tableau numérique intégré à un logiciel de gestion de projet, tout tableau Kanban comporte les éléments suivants :

1. Colonnes : il s’agit des différentes étapes du processus de travail de l’équipe, telles que « À faire », « En cours » ou « Fait ». Elles sont représentées sous forme de colonnes sur le tableau.
2. Cartes : il s’agit d’unités de travail individuelles, telles que des tâches ou des projets, qui se déplacent à travers les étapes du processus de travail sur le tableau.
3. Limites des Travaux en cours (WIP) : il s’agit du nombre maximum d’éléments de travail qui peuvent se trouver dans chaque étape du processus de travail à un moment donné.
4. Swimlanes : les Swimlanes sont des divisions horizontales qui peuvent être utilisées pour séparer et catégoriser diverses activités, par exemple par équipe ou par département.
5. Étiquettes : les étiquettes de cartes constituent une méthode pratique et efficace pour classer, arranger et filtrer vos cartes. Elles servent à fournir un contexte, mettre l’accent sur les tâches critiques et aider à localiser les tâches qui requièrent une attention particulière pour atteindre des objectifs spécifiques.

Quels sont les 4 principes fondamentaux de la méthode Kanban ?

Voici les quatre aspects essentiels de la gestion de projet Kanban :

Facilité de mise en œuvre : la flexibilité de la méthode Kanban signifie qu’elle peut être mise en œuvre dans vos processus de travail existants sans les perturber. L’implémentation d’un système Kanban devrait toujours être fluide. Il suffit de l’appliquer à ce que vous faites aujourd’hui, puis de voir comment les choses se passent pendant un certain temps.

Changements progressifs : au lieu de procéder à des changements radicaux, essayez de conserver votre niveau de production et votre style actuels. Concentrez-vous sur des changements progressifs à un rythme confortable au fil du temps. Ce faisant, vous rencontrerez moins de résistance interne.

Respect des processus et des rôles actuels : la méthodologie Kanban ne bouscule pas les processus et les rôles existants. Elle permet à l’équipe du projet de décider et de mettre en œuvre les changements nécessaires. Au fil du temps, l’équipe identifiera et apportera progressivement tous les changements ou ajustements nécessaires au processus actuel.

Inspirer le leadership à l’échelle de l’entreprise : un système Kanban efficace encourage une amélioration constante à tous les niveaux de l’organisation. Le leadership peut venir de n’importe quel membre de l’équipe puisque chacun a le potentiel de partager de grandes idées, de mettre en œuvre des changements monumentaux et de trouver des moyens d’améliorer la façon dont vous travaillez et dont vous fournissez des produits et des services.

Les 6 pratiques fondatrices de la méthodologie Kanban

Maintenant que nous avons décomposé chaque principe Kanban, il est temps de se plonger dans la mise en œuvre de la méthode Kanban. Voici les six pratiques fondamentales d’un système Kanban efficace :

1. Visualiser le processus de travail

L’outil Kanban fonctionne mieux avec un tableau visuel rempli de cartes Kanban que vous pouvez déplacer. Pour cela, vous pouvez utiliser un tableau blanc, des post-its collés sur un mur ou encore un logiciel Kanban informatique. La visualisation du processus à l’aide d’un tableau Kanban facilite la transparence et donne à votre équipe une méthode facile à comprendre pour faire avancer les choses.

monday.com dispose d’une visualisation intégrée des données Kanban, de sorte que votre équipe a toujours accès au tableau Kanban et aux cartes Kanban correspondantes.

2. Limiter les travaux en cours (WIP)

La méthode Kanban est un système à flux tendu qui encourage votre équipe à terminer son travail avant d’entreprendre de nouvelles tâches. Cela permet à chaque collaborateur de se concentrer sur sa tâche en cours et cela signale aussi aux parties prenantes que la capacité de chaque équipe est limitée et qu’il convient d’en tenir compte.

À tout moment, pour chaque collaborateur, vous ne devriez pas voir plus d’un ou deux éléments sous la rubrique « En cours » ou « À faire ». Une fois qu’une fiche de travail passe à la rubrique « Fait », la personne désignée peut retirer un élément de la rubrique « À faire » pour le faire passer à la rubrique « En cours » et répéter le processus.

3. Gérer le processus de travail

Un aspect essentiel du système Kanban consiste à observer le déroulement des opérations et à veiller à ce que les niveaux de production s’améliorent en permanence. En fin de compte, cela signifie qu’il faut identifier les goulets d’étranglement dans votre processus de travail et surveiller attentivement la durée pendant laquelle les éléments de travail restent à chacun des différents stades du processus.

Si le travail s’accumule ou reste trop longtemps dans les étapes de transfert, vous devrez peut-être procéder à des ajustements. Avec le temps, le processus de travail de votre équipe s’améliorera et le processus de livraison deviendra plus fluide et plus prévisible.

4. Structurer ses règles en matière de processus

Définir plus précisément les règles et procédures facilitera le travail de chacun. En fin de compte, il s’agit de créer le cadre qui explique « Comment nous travaillons ici », qui doit être compris par toute l’équipe et qui doit convenir à chacun.

En utilisant la méthodologie Kanban, cette création de procédure commence par la mise en place des check-listes standards pour chaque type de travail. Ensuite il faut définir ce qu’est une tâche achevée, créer des descriptions détaillées des colonnes ou des swimlanes, identifier le moment où il faut retirer les cartes et enfin définir le niveau acceptable de WIP pour chaque rubrique.

Vous trouverez dans cet article des modèles de plans d’action indispensables pour planifier ce procesus.

5. Faire le bilan et fournir un feedback

La mise en place de boucles de rétroaction fait partie intégrante d’un système Kanban efficace. Les boucles de rétroaction permettent à votre équipe « d’échouer rapidement et d’échouer souvent ». Cela peut sembler contre-intuitif au début, mais c’est en fait l’une des manières les plus ingénieuses pour réussir à créer un système de travail infaillible.

En effet, il est préférable de déterminer rapidement si l’on est sur la bonne voie plutôt que de continuer à suivre un chemin contre-produtif pendant des semaines, des mois, voire des années. Pour créer des boucles de rétroaction, on peut mettre en place des examens du processus réguliers et prévoir ensuite des données de suivi qui permettront de garder un œil sur la bonne avancée du processus de travail.

6. Améliorer et évoluer à l’aide de la méthode scientifique

La méthode Kanban vous aide à vous adapter aux changements et à vous améliorer à un rythme graduel que tout le monde peut adopter. Elle encourage également l’utilisation de la méthode scientifique, qui consiste à formuler une hypothèse, à la tester et à apporter des modifications en fonction des résultats obtenus.

Au fur et à mesure que vous apportez des changements et que vous répétez le test, votre système va se renforcer et l’impact de la solution apportée augmenter.

Quels sont les avantages de la méthode Kanban ?

Voici quelques-uns des principaux avantages que vous pouvez attendre de la mise en œuvre d’une gestion de projet Kanban :

• Amélioration de la communication : un tableau Kanban en ligne facilite la communication (y compris la communication à distance), car les membres de l’équipe comprennent mieux les besoins du projet. La possibilité d’ajouter des commentaires aux cartes y contribue également.
• Hiérarchisation efficace des priorités : la gestion de projet Kanban permet de s’assurer que les employés consacrent leur temps aux tâches qui font réellement avancer les choses.
• Amélioration de la transparence : la plus grande force de la méthode Kanban est d’apporter de la visibilité à ce qui était auparavant invisible, en particulier les goulets d’étranglement qui entravent les processus. En fait, 59 % des chefs de projet pensent que la visualisation des processus à l’aide du système Kanban est essentielle à la mise en œuvre de la méthode Agile.
• Allocation efficace des ressources : un tableau Kanban permet de visualiser la charge de travail de chaque membre de l’équipe et ainsi de pouvoir allouer les ressources en toute connaissance de cause à l’ensemble du personnel.
• Amélioration continue : plus vous utilisez le système Kanban, plus vous éliminez les obstacles et les goulets d’étranglement dans vos processus.

Quand utiliser un outil Kanban (et quand s’en passer)

Il est important de déterminer si un outil Kanban est le meilleur moyen de gérer vos projets. Cela dépendra de la taille et des préférences de votre équipe ainsi que des spécificités de votre organisation, de votre travail et de votre projet. Pour vous aider dans le processus de prise de décision, vous pouvez également utiliser les questions suivantes :

De quelle structure votre équipe a-t-elle besoin ?

L’un des avantages de la méthode Kanban est sa flexibilité. Elle favorise le changement continu tout au long d’un projet, contrairement à des cadres plus stricts comme la méthode Scrum où il n’est pas toujours possible d’apporter des modifications pendant un sprint. Le système Kanban est utile pour les projets non-itératifs où les tâches ne passent pas par plusieurs phases.

À lire : La différence entre Kanban et Scrum, les notions à connaître.

Les projets itératifs tels que le développement de fonctionnalités d’applications, où il arrive que l’on doive revenir plusieurs fois sur la même étape de conception, ne sont pas idéaux pour le système Kanban. Cependant, la méthode Kanban fonctionne particulièrement bien pour les organisations qui ont un processus de travail continu, comme le marketing, l’événementiel ou l’édition.

Les tâches dépendent-elles beaucoup les unes des autres ?

La méthode Kanban fonctionne mieux lorsque chaque tâche peut être accomplie au sein de la même équipe, sans trop de dépendances. C’est pourquoi elle n’est pas adaptée aux projets complexes qui nécessitent plusieurs tâches, plusieures étapes et plusieurs administrateurs. Elle n’est pas non plus idéale pour les projets dont la plupart des tâches nécessitent des ressources partagées.

C’est pourquoi on a depuis inventé la méthode de gestion de projet Scrumban, qui combine le meilleur des deux cadres Agile : la structure temporelle de Scrum et la flexibilité de Kanban.

Exemples de tableaux Kanban

Il est plus facile de mettre en œuvre la méthodologie Kanban lorsqu’on l’a déjà vue à l’œuvre. Voici donc quelques exemples de différentes manières d’utilisation d’un outil Kanban pour gérer des projets dans différents domaines d’activité.

Tableau Kanban, exemple 1

L’entreprise de décoration d’intérieur Ellie’s Interiors organise ses projets en fonction du degré d’achèvement des étapes de son processus et du client. Chaque carte représente un client différent et une pièce à concevoir, tandis que la colonne du tableau Kanban organise les niveaux d’achèvement du processus.

Exemple de tableau Kanban 2

L’entreprise de mode Mad Hatter utilise un tableau Kanban pour suivre l’état d’approvisionnement de ses différents produits. Les cartes représentent les produits de son inventaire et les colonnes indiquent s’ils doivent bientôt être commandés et dans quel délai.

Mad Hatter pourrait également choisir de créer un système Kanban pour visualiser le processus de fabrication ou les commandes de ses clients, en utilisant des cartes pour représenter chaque élément de travail. Elle pourrait également utiliser la méthode Kanban pour vérifier si ses commandes ont été expédiées à temps.

Tableau Kanban, exemple 3

Enfin, voici l’exemple d’une entreprise de construction dont le méthode Kanban permet de suivre l’achèvement des projets de construction par phase. Les cartes représentent l’emplacement des projets, tandis que les colonnes indiquent l’état d’avancement de chaque projet.

Comment créer un tableau Kanban dans monday.com

1. Créer un tableau monday.com

Pour utiliser le système de tableau Kanban dans monday.com, vous devez d’abord avoir un tableau dans votre compte. Pour ajouter un nouveau tableau, cliquez sur le bouton « + Ajouter » dans le volet gauche de votre écran, puis sélectionnez « Nouveau tableau ». Dans le même menu, vous pouvez également choisir d’importer un nouveau tableau à partir d’Excel, de Google Sheets, de Trello, etc. ou de choisir un modèle préétabli.

2. Ajouter une vue Kanban

Pour ajouter la vue Kanban à votre tableau, cliquez sur l’option + en haut de votre tableau (l’inscription « Ajouter une vue » apparaît lorsque vous passez la souris dessus) et sélectionnez « Kanban ».

Vous pouvez également ajouter une nouvelle vue au tableau en cliquant sur « Board Power-Up » dans le coin supérieur droit de votre écran. Sélectionnez « Vues du tableau » et choisissez « Kanban » dans le centre de vues.

3. Configurer votre vue Kanban

Cliquez sur l’icône de la roue dentée en haut à droite de votre vue pour ouvrir le menu Paramètres.

Suivez les étapes suivantes pour configurer votre vue Kanban :

• Colonne Kanban : sélectionnez les colonnes d’état que vous souhaitez afficher dans votre vue Kanban dans la section « Colonne Kanban » des Paramètres.
• Colonnes de couverture : sélectionnez une ou plusieurs colonnes de fichiers à afficher en couverture de vos cartes Kanban dans la section « Colonnes de couverture ».
• Colonnes de carte : sélectionnez les informations des colonnes de votre tableau que vous souhaitez afficher directement sur vos cartes Kanban afin de les visualiser d’un coup d’œil.
• Diviser par groupes : cliquez sur la case « Diviser par groupes » en bas du menu Paramètres pour afficher vos cartes Kanban en fonction des groupes auxquels elles appartiennent dans votre tableau.

Une fois votre tableau Kanban configuré, vous pouvez facilement ajouter de nouvelles cartes, les modifier et les déplacer.

4. Déplacer les cartes le long du processus de travail

Une fois le tableau Kanban créé, il devient important de se concentrer sur l’achèvement des tâches.

Lorsque la phase en cours d’une tâche est terminée, sa carte est déplacée dans la colonne suivante du processus de travail Kanban. Par exemple, un écrivain peut terminer un brouillon d’article et déplacer sa carte dans la colonne « Révision ». Un éditeur pourra alors prendre le relais et commencer sa tâche. Si des modifications sont nécessaires, la tâche peut être replacée dans la colonne précédente et les responsables peuvent utiliser les commentaires fournis pour décrire les changements nécessaires.

Les tableaux Kanban aident généralement les chefs de projet à identifier rapidement les dysfonctionnements du processus de travail car les cartes situées dans une zone à problèmes ont tendance à s’empiler.

5. Analyser

Les chefs de projet peuvent ainsi suivre la durée moyenne que prend une carte pour avancer dans le processus de travail et voir combien de tâches ont été achevées dans un laps de temps donné. Sur monday.com, vous pouvez utiliser des modèles dynamiques pour obtenir des données plus complètes.

Pourquoi utiliser monday.com comme outil Kanban ?

L’utilisation de monday.com comme base de votre gestion de projet vous permet de visualiser vos projets de différentes manières, notamment sous la forme d’un tableau Kanban.

• Les tableaux Kanban de monday.com sont incroyablement visuels, colorés et peuvent inclure des images,
• Vous pouvez diviser vos colonnes Kanban en différents groupes pour une meilleure organisation,
• Chaque carte peut être ouverte et facilement mise à jour en un seul clic, ce qui permet aux membres de l’équipe d’attribuer des cartes à des groupes spécifiques, de mettre à jour les dates, de joindre des photos, de laisser des notes et bien plus encore,
• L’interface par glisser-déposer rend les tableaux Kanban de monday.com rapides et faciles à utiliser,
• Vous pouvez facilement déplacer les tâches d’une étape à l’autre de votre projet au fur et à mesure que les éléments sont complétés,
• A l’intérieur de votre tableau Kanban, vous pouvez afficher une liste des tâches organisée sous forme de tableau à côté du tableau Kanban complet.

Mettre en place un système Kanban efficace en un rien de temps

Chaque projet a besoin d’un champion et chaque champion a besoin d’un arsenal d’outil complet pour être prêt à faire face à toutes les difficultés.

Dans la gestion de projet, la méthode Kanban est un champion sur lequel se repose de nombreuses équipes. Et monday.com est là pour leur fournir une technologie qui ne s’arrête pas à un simple tableau Kanban. monday connecte toutes les équipes de votre organisation avec la plus puissante des technologies de gestion de projet.