Diagramme de Gantt : le guide pour tout savoir

Un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui se présente sous la forme d’un graphique à barres horizontales. Il permet de visualiser ses plans de projet, y compris son calendrier prévisionnel, ses tâches et tous les événements à venir. Ainsi, chaque barre d’un diagramme de Gantt représente une tâche, tandis que les dates sont disposées horizontalement.

Aujourd’hui, les diagrammes de Gantt ont de nombreuses qualités. En premier lieu, ils servent à planifier de grands projets de bout en bout. Mais, on les utilise aussi pour gérer ses ressources et pour visualiser l’avancement des projets car ils constituent l’un des moyens les plus utiles et les plus classiques de représenter des activités dans le temps. En outre, un diagramme de Gantt permet de montrer les marges et les dépendances entre chaque tâche, c’est-à-dire la façon dont une tâche est liée aux autres.

Dans cet article, nous allons donc nous concentrer sur les diagrammes de Gantt : leur définition, leur utilité et leurs avantages. Puis, nous verrons leur différence par rapport à d’autres types de graphiques, mais aussi la manière de créer son diagramme de Gantt avec un bon logiciel de gestion de projet, des exemples, et bien plus encore.

Un diagramme de Gantt, c’est quoi ?

Inventé en 1890 par le polonais Karol Adamiecki et remanié en 1910 par l’américain Henry Gantt, un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui prend la forme d’un graphique à barre horizontale. Il sert à représenter la chronologie des grands projets en faisant apparaître de manière détaillée leurs tâches, leurs jalons et tous les événements à venir.

Ainsi, les diagrammes de Gantt ont de nombreux avantages. En effet, même le plus simple des diagrammes de Gantt clarifie les délais, les étapes et l’état d’avancement d’un projet. Grâce à ce type de diagramme, un chef de projet sait instantanément ce sur quoi chacun doit travailler, le temps imparti pour le faire ainsi que le moment et la manière dont cela va influer sur l’ensemble du projet. En outre, ils peuvent être utilisés dans de nombreux cas et s’appliquent à tous les types de projets. Voici quelques exemples de l’utilité des diagrammes de Gantt pour différents objectifs ou projets.

• Simplifier les grands projets et suivre leurs indicateurs clés de performance.
• Aider à la gestion des ressources pour planifier des campagnes marketing par exemple.
• Comprendre visuellement la portée et les exigences d’un projet.
• Guide exhaustif pour suivre l’avancement d’un projet.

Créer une structure de répartition du travail (WBS)

Les diagrammes de Gantt aident également à mettre en place une « structure de répartition du travail » (Work Breakdown Structure ou WBS en anglais). Il s’agit d’une méthode spécifique permettant de diviser des objectifs vastes ou compliqués en objectifs plus faciles à maîtriser. Ainsi, une WBS montre les tâches à accomplir. Mais elle ne précise pas quand chaque tâche doit commencer ou se terminer. C’est là que le diagramme de Gantt montre toute son utilité. En effet, on peut superposer les éléments voulus sur une structure de répartition du travail (WBS) pour obtenir une image plus claire de son projet. Par exemple, on peut ajouter les jalons de projet, les dates clés, le responsable des tâches ou le statut de chaque tâche.

Exemple de diagramme de Gantt marketing

Imaginons qu’une équipe marketing utilise un diagramme de Gantt identique à l’exemple ci-dessus pour planifier ses différentes campagnes et tâches telles que les médias sociaux, le contenu du site web, l’image de marque, etc. Alors, tous les collaborateurs peuvent voir exactement quelles sont les tâches en cours, quels sont les membres de l’équipe qui y travaillent et comment chaque tâche influe sur les autres. Ainsi, on peut mieux planifier les produits à livrer et estimer efficacement les délais.

Différence entre un diagramme de PERT et un diagramme de Gantt

Bien que les diagrammes de Gantt et de PERT soient tous deux d’importants outils de planification de projet, il existe des différences essentielles entre les deux. Notamment, ils se différencient au niveau de leur orientation, des dépendances entre les tâches, mais aussi de leur complexité et de leur chemin critique.

Ainsi, dans un diagramme de PERT (« Program Evaluation and Review Technique » en anglais), les tâches ne sont pas représentées par des barres horizontales mais par un graphique en réseau qui comprend des nœuds ou des cercles avec des flèches entre eux pour montrer les dépendances entre les tâches. Les diagrammes de PERT sont donc des outils de gestion très pratiques pour décrire les interdépendances entre les tâches et pour analyser le chemin critique des projets complexes.

Différence entre un diagramme de PERT et un diagramme de Gantt

Bien que les diagrammes de Gantt et de PERT soient tous deux d’importants outils de gestion de projet, il existe des différences essentielles entre les deux. Notamment, ils se différencient au niveau de leur orientation, des dépendances entre les tâches, mais aussi de leur complexité et de leur chemin critique.

Ainsi, dans un diagramme de PERT (« Program Evaluation and Review Technique » en anglais), les tâches ne sont pas représentées par des barres horizontales mais par un diagramme en réseau qui comprend des nœuds ou des cercles avec des flèches entre eux pour montrer les dépendances entre les tâches. Les diagrammes de PERT sont donc très pratiques pour décrire les interdépendances entre les tâches et pour analyser le chemin critique des grands projets.

Les diagrammes de Gantt quant à eux mettent plutôt l’accent sur l’ordonnancement des tâches et le suivi de l’avancement pour un éventail de tailles et de types de projets.

Pourtant, cela ne veut pas dire que ces deux outils de gestion ne peuvent pas être appliqués à un même projet. Mais, de manière générale, les diagrammes de PERT sont bien adaptés à la phase de planification du projet tandis que les diagrammes de Gantt offrent plus de souplesse et d’options tout au long du cycle de vie d’un projet.

Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt ?

Bien que le diagramme de Gantt de chaque équipe va prendre une forme différente en fonction des processus de travail et du chemin critique modélisé, il sert presque toujours à visualiser les éléments suivants.

• Dates et heures : les dates des tâches, leur début et leur fin ainsi que leur place dans le calendrier global du projet afin de faciliter la planification.
• Tâches et barres de tâches : les tâches et les sous-tâches sont représentées dans l’ordre de ce qui doit être accompli. Les tâches sont organisées verticalement sur la gauche avec des barres représentant chaque tâche, le tout aligné sur une frise chronologique afin de mieux visualiser les dépendances tout au long de la durée de vie du projet.
• Jalons et progrès : certains éléments d’un projet sont représentés par des jalons de projet qui, sur un diagramme de Gantt, ressemblent à des tâches avec un marqueur distinct. La progression est suivie en fonction de la proximité de chaque phase par rapport au jalon correspondant, avec parfois un pourcentage d’achèvement d’une tâche en cours.
• Dépendances : des flèches ou des lignes sont utilisées pour indiquer les tâches qui dépendent les unes des autres.
• Marqueurs verticaux : les marqueurs verticaux indiquent les données actuelles d’un projet. Ainsi, on peut voir où en est le projet et quelle est la quantité de travail qu’il reste à faire.
• Marges : on peut représenter trois sortes de marges. La marge totale est le délai dont on dispose pour réaliser chaque tâche sans retarder l’ensemble du projet. La marge libre est le délai dont on dispose pour réaliser une tâche sans retarder une autre tâche. Enfin, la marge négative est le délai dont on dispose pour réaliser une tâche pour rattraper le temps perdu et tout de même livrer le projet à la date prévue.
• Ressources : certaines tâches comprennent des ressources telles que des outils, des documents ou des contacts utiles à l’accomplissement de la tâche.

Comment créer un diagramme de Gantt

Créer un diagramme de Gantt sans modèle nécessite plusieurs étapes assez fastidieuses : compiler toutes les tâches et sous-tâches, déterminer toutes les dépendances en jeu sur l’intégralité du projet jusqu’à créer une frise chronologique horizontale. Alors, même s’il est possible de le faire de manière autonome, il est beaucoup plus facile de commencer en s’aidant des vues et des modèles de diagramme de Gantt intégrés d’un bon logiciel de diagramme de Gantt, comme monday work management.

Cependant, si vous n’êtes pas effrayé par un peu de compilation manuelle, nous avons préparé un article complet sur la manière de créer un diagramme de Gantt dans Excel pour vous aider à créer votre propre diagramme de Gantt gratuit en toute autonomie.

Visualiser ses tâches avec monday work management

monday work management est un logiciel de gestion de projet qui propose plus de 27 vues différentes dont un diagramme de Gantt pour visualiser ses tâches dans une interface claire. Ainsi, plutôt que de partir de zéro, il suffit de créer un tableau de travail avec la liste de tous les paramètres que l’on souhaite faire apparaître dans son plan de projet, comme les colonnes et les automatisations. Ensuite, en quelques clics, on peut le visualiser sous la forme d’un diagramme de Gantt. Voici comment procéder.

• Assurez-vous que votre tableau dispose d’une colonne Chronologie et d’une colonne Dépendances.
• Dans le menu Affichage du tableau, sélectionnez Gantt.
• Vous pouvez maintenant profiter d’une interface intuitive pour modifier instantanément votre graphique et utiliser des fonctionnalités innovantes comme la Ligne de référence de Gantt, qui permet de visualiser la progression de son projet par rapport à l’échéancier prévu.

En outre, une fois votre vue Gantt créée dans monday work management, vous pouvez la personnaliser à votre guise. Par exemple, vous pouvez l’ajouter en tant que widget à votre tableau de bord pour qu’elle soit facilement accessible, personnaliser les options et colonnes de votre tableau et afficher les éléments par groupe, comme les phases du projet par exemple. Vous pouvez également jouer avec la mise en forme de votre tableau en ajoutant des étiquettes ou des couleurs spécifiques à votre processus de travail.

Enfin, monday work management est une solution dynamique qui permet d’agrandir ou de réduire son diagramme de Gantt en personnalisant facilement son cadre temporel. Grâce à son interface claire, un chef de projet peut choisir de visualiser son graphique par période de plusieurs jours, semaines, mois, années ou trimestres. On peut également zoomer sur de petites tâches et obtenir une vue d’ensemble en quelques clics.

Avec monday work management, vous visualisez votre travail comme vous le souhaitez. Même si les tâches commencent sur un tableau, vous n’avez pas besoin de revenir à la vue du tableau depuis votre diagramme de Gantt pour mettre à jour votre projet. Si vous préférez travailler principalement avec un diagramme de Gantt, vous pouvez mettre à jour les éléments directement à partir de la vue Gantt, sans avoir à passer d’une vue à l’autre.

Les avantages et les inconvénients des diagrammes de Gantt

Si les chefs de projet utilisent aussi souvent les diagrammes de Gantt pour organiser leurs projets, c’est parce qu’ils sont particulièrement utiles. En effet, il s’agit d’un outil collaboratif qui facilite la communication sur les tâches et la mise à jour des projets.

Avantages des diagrammes de Gantt

Examinons maintenant quelques-uns des principaux avantages à utiliser un diagramme de Gantt pour la gestion de projet.

• Comprendre le chemin critique d’un projet en identifiant les dépendances entre les tâches.
• Mieux allouer les ressources en visualisant les dates de début et de fin de chaque tâche et en identifiant les conflits de ressources et de calendrier.
• Représentation claire et visuelle d’un projet et de son calendrier, ce qui facilite la gestion de la chronologie du projet.
• Le suivi de l’avancement de plusieurs tâches et leur comparaison par rapport au calendrier prévu facilite l’identification des retards potentiels ou des goulets d’étranglement et améliore la gestion du temps,
• L’appropriation des tâches est plus évidente car les membres de l’équipe se voient attribuer des tâches et connaissent leurs responsabilités et leurs échéances,
• Les chefs de projet peuvent identifier les risques potentiels et prendre des mesures en conséquence en visualisant les dépendances entre les tâches et les chemins critiques,
• Meilleure communication avec les membres de l’équipe, les clients et les parties prenantes et meilleure gestion des attentes tout en fournissant une vue d’ensemble claire de l’avancement du projet.

Inconvénients des diagrammes de Gantt

Si les avantages des diagrammes de Gantt sont indéniables, ils ne conviennent pas toujours à toutes les équipes ou à tous les projets. Cela dit, leurs inconvénients ne sont pas rédhibitoires. Il s’agit plutôt d’obstacles potentiels qui peuvent généralement être évités grâce à une planification et une mise en œuvre adéquates ainsi qu’avec une communication permanente au sein de l’équipe.

Voici cependant les inconvénients des diagrammes de Gantt dont il vaut mieux tenir compte.

• Peuvent devenir complexes et difficiles à utiliser dans le cas de projets importants et plus détaillés comportant de nombreuses tâches,
• Les maintenir à jour peut s’avérer fastidieux et chronophage lorsque des changements surviennent,
• Sans une gestion attentive des ressources, ils peuvent potentiellement surcharger les membres de l’équipe avec des tâches multiples,
• Les collaborateurs qui ne sont pas familiarisés avec cet outil de gestion peuvent avoir besoin d’une courbe d’apprentissage un peu trop ambitieuse pour pouvoir le comprendre et l’utiliser efficacement,
• Ils peuvent ne pas inclure toutes les données nécessaires pour chaque tâche, telles que la liste des informations complète ou les ressources humaines requises, ce qui peut entraîner des retards.

Pourtant, des outils de gestion comme monday work management permettent de gérer facilement ses projets à l’aide de diagrammes de Gantt. En effet, ils possèdent toutes les fonctionnalités pour éviter ces inconvénients grâce à de nombreuses options d’automatisations, des outils de communication intégrés, etc.

Cependant, certains projets peuvent bénéficier de différents types de visualisation. En effet, selon la taille de votre équipe, votre calendrier et la nature de votre projet, vous pouvez tout à fait envisager une alternative au diagramme de Gantt.

Alternatives au diagramme de Gantt

Si les diagrammes de Gantt peuvent être utiles pour de nombreux types de projets, ils ne constituent pas toujours la meilleure option pour toutes les équipes. Par exemple, il existe de nombreux autres types de graphiques, de tableaux et d’outils de gestion de projet, chacun avec ses qualités et ses inconvénients. Parmi les alternatives les plus populaires, on peut citer :

• Tableau Kanban : les tableaux Kanban permettent de représenter visuellement les tâches sous la forme de cartes et les étapes d’un processus de travail sous la forme de colonnes. Chaque collaborateur déplace ensuite les cartes d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de l’avancement des tâches. Ainsi, on obtient une vue d’ensemble claire de l’état d’avancement et du processus de travail.

• Tableau Scrum : utilisés dans la gestion de projet Agile, les tableaux Scrum sont des outils dynamiques conçus pour le développement itératif. Ils visualisent les tâches de l’utilisateur dans un backlog produit et affichent leur progression à travers différentes étapes au cours de chaque sprint.

• Tableau chronologique : les frises chronologiques fournissent une représentation simple et linéaire des tâches et des événements d’un projet au cours d’une période donnée et donnent un aperçu rapide des étapes importantes à ne pas louper.
• Check-list : les check-lists de projet sont simples, directes et sans courbe d’apprentissage. Elles sont donc facilement adaptables à n’importe quelle équipe. Elles peuvent être utilisées seules ou en association avec d’autres graphiques et tableaux.

Parfois, il peut même être utile d’utiliser plus d’une sorte de vue en même temps. Or, des outils de gestion de projet tels que monday work management permettent de choisir parmi plus de 27 vues. Ainsi, vous n’avez jamais à vous limiter à une seule option et vous pouvez bénéficier de chaque type de tableau de gestion de projet, à tout moment.

Gérez tous vos projets avec monday

Pour conclure, un diagramme de Gantt est certainement un outil de planification très utile pour visualiser ses projets et, avec l’avènement des logiciels de diagrammes de Gantt, ils peuvent indéniablement aider à faire passer les processus de votre équipe à la vitesse supérieure. Cependant, toutes les solutions logicielles ne se valent pas.

Les outils de gestion de projet les plus sophistiqués, comme monday work management, offrent des fonctionnalités avancées telles que différentes vues graphiques, des automatisations personnalisables, des intégrations et la possibilité de filtrer les informations incluses. Alors, si vous recherchez une solution visuelle capable de gérer des projets de toutes tailles et adaptée à tous les domaines, ainsi qu’un diagramme de Gantt performant, monday.com est sûrement ce qu’il vous faut.