Qu’est-ce que le reporting et comment bien communiquer ses données

Le reporting est un élément essentiel de la gestion d’entreprise. En effet, il permet de collecter, d’analyser et de communiquer les informations les plus importantes pour son organisation afin de suivre sa performance dans tous les domaines et de prendre les bonnes décisions au bon moment. Mais, pour cela, encore faut-il savoir structurer ces informations de manière claire et pertinente pour qu’elles soient réellement utiles. En effet, une bonne gestion des données est cruciale car elle peut influencer la notation ESG de l’entreprise, impactant ainsi son attractivité sur les marchés financiers.

Dans cet article, nous allons donc voir ce qu’est le reporting, sa définition, ses objectifs et les bonnes pratiques pour transformer des données brutes en informations exploitables. Ainsi, nous verrons comment un outil de reporting efficace permet de structurer ses informations ESG de manière claire et pertinente, améliore la communication interne, permet de se positionner par rapport à la concurrence et même de convaincre des investisseurs. Puis, nous vous montrerons comment créer rapidement et facilement un reporting de qualité avec un outil de gestion du travail complet comme monday.com.

Mais d’abord, qu’est-ce que ça veut dire « reporting » ?

Qu’est-ce que le reporting : définition

Le reporting désigne l’ensemble des processus permettant de collecter, d’analyser et de présenter des données de façon claire et ordonnée afin d’évaluer la performance d’une activité, d’un service ou d’une entreprise. Le terme reporting vient de l’anglais « to report », qui signifie « rapporter » ou « rendre compte ». En français, la traduction de reporting est « rapport de performance » ou « rapport d’activité ». Mais, dans le monde professionnel, la locution anglaise est bien plus répandue. Ainsi, le reporting s’appuie sur l’analyse d’indicateurs clés de performance (KPI) choisis et rassemblés dans des tableaux de bord conçus pour offrir une vision claire et objective des résultats obtenus.

Le reporting n’aide pas seulement les entreprises à repérer et à éviter les obstacles à venir, mais aussi à identifier toutes les opportunités de s’améliorer.

Un bon reporting ne peut donc pas se limiter à une simple feuille Excel rassemblant quelques lignes de données chiffrées. En effet, un rapport d’activité doit être structuré, facilement compréhensible et adapté à son audience afin de simplifier la prise de décision qui va suivre. Or, avec la digitalisation des entreprises et l’essor des outils de gestion du travail en ligne, le reporting est aujourd’hui plus interactif et visuel que jamais pour une communication beaucoup plus efficace. C’est pourquoi, de nos jours, la plupart des reportings sont visualisés à l’aide de tableaux de bord personnalisés.

Mais, quelle est la différence entre reporting et tableau de bord ?

En fait, reporting et tableaux de bord sont deux outils complémentaires. Mais, ils remplissent des fonctions distinctes dans le suivi de la performance d’une entreprise.

• Le reporting désigne l’ensemble du processus de collecte, d’analyse et de synthèse des données. Il se traduit souvent par la production de rapports détaillés qui exposent les résultats obtenus, les tendances et les actions à envisager. Par exemple, on peut citer le rapport RSE, le rapport annuel, le rapport de projet, etc.
• Le tableau de bord, quant à lui, est l’interface visuelle d’un outil de reporting qui présente en temps réel l’évolution des indicateurs clés de performance (KPI) de l’entreprise. Il permet une visualisation rapide et intuitive des données importantes à travers des vues, des graphiques, des diagrammes ou des widgets interactifs.

En résumé, le reporting fournit une analyse détaillée et contextuelle des performances recherchées, tandis que le tableau de bord offre une vue synthétique et visuelle des principaux indicateurs suivis pour une visualisation immédiate de leur état d’avancement.

Le reporting est donc d’un grand intérêt pour toute l’entreprise. Mais, qui est réellement concerné par le reporting et à qui ces rapports sont-ils destinés ?

Qui doit faire du reporting ?

Le reporting concerne une large variété de professionnels, quel que soit leur secteur d’activité. Managers, chefs de projet, analystes, leaders technique, responsables financiers, équipes RH, commerciales ou encore direction générale : tous vont avoir à un moment ou à un autre besoin de produire et d’analyser des rapports d’activités pour piloter leur marche à suivre. Ainsi, chaque service a des besoins spécifiques en matière de reporting.

Par exemple, un responsable financier va suivre des indicateurs de rentabilité et de trésorerie, tandis qu’un chef de projet va surveiller l’avancement des tâches et la productivité de son équipe. Heureusement, grâce aux outils de reporting modernes comme monday.com, faire un rapport d’activité est aujourd’hui accessible à tous, sans avoir besoin de compétences avancées en gestion des données.

Pour qui faire du reporting ?

Un reporting efficace doit être pensé en fonction de son audience. En effet, il peut être destiné à différentes parties prenantes, chacune avec ses attentes propres, en interne comme en externe :

• les équipes internes : un reporting bien conçu aide chaque collaborateur à mieux comprendre les priorités, les résultats et les axes d’amélioration d’un projet ;
• la direction et les managers : ils s’appuient sur le reporting pour prendre des décisions stratégiques, allouer les ressources et suivre la performance globale de l’entreprise ;
• les investisseurs et actionnaires : un reporting financier clair et précis va démontrer la rentabilité et la stabilité de l’entreprise ;
• les organismes de régulation et les parties prenantes externes : certaines entreprises doivent produire des reportings conformes aux réglementations en vigueur (normes ESG, CSRD, etc.) pour assurer leur transparence réglementaire.

Il est donc essentiel d’adapter son reporting à son public pour garantir une communication efficace et pertinente de toutes ses données.

Pourquoi faire du reporting : avantages

Le reporting n’est pas seulement un exercice administratif. Il joue un rôle clé dans la gestion et la stratégie d’une entreprise. En effet, un bon reporting permet d’avoir une vision globale de ses performances, de mieux communiquer ses résultats et d’orienter positivement ses décisions stratégiques. Que ce soit en interne ou en externe, le reporting offre donc de nombreux avantages. Voici trois exemples pour lesquels le reporting est indispensable à toute entreprise.

1. Amélioration de la communication

Un reporting bien structuré facilite la communication des informations essentielles entre les équipes, les chefs de projet et les parties prenantes externes. En effet, en présentant des données claires et visuelles, il permet de transmettre rapidement les performances réelles d’une activité, les objectifs déjà atteints et les points d’amélioration potentiels. Par exemple, le reporting de projet permet à chaque collaborateur de savoir où en est le projet sur lequel il travaille et comment son travail contribue aux résultats globaux de l’entreprise. Il favorise ainsi une meilleure coordination entre les équipes et évite les malentendus liés à un manque de visibilité.

2. Évaluation efficace de ses performances

Sans reporting efficace, difficile d’évaluer objectivement des résultats, quels qu’ils soient. Mais, en s’appuyant sur les bons indicateurs clés de performance (KPI), les entreprises peuvent mesurer leur progression, identifier les tendances et ajuster leur stratégie en conséquence. Par exemple, le benchmarking est une technique de reporting qui permet de rester compétitif par rapport à la concurrence en comparant ses performances avec celles d’entreprises similaires. Ainsi, une organisation peut identifier ses forces, repérer les axes d’amélioration potentiels et adopter les meilleures pratiques du marché. Enfin, grâce au reporting, on peut détecter rapidement les écarts entre les objectifs fixés et la réalité et réagir avant qu’un problème ne devienne vraiment critique.

3. Attirer des partenaires et des investissements

Le reporting ne se limite pas à la gestion des performances internes d’une entreprise. Il joue également un rôle clé dans sa communication externe.

Un bon reporting n’est pas uniquement destiné à un usage interne. C’est également un excellent outil pour informer ses clients, ses partenaires et même des investisseurs potentiels.

Par exemple, le reporting financier, le reporting ESG ou encore les rapports de conformité et de durabilité permettent de démontrer la transparence et la solidité d’une entreprise. Ainsi, les investisseurs et parties prenantes externes ont une vision détaillée des performances et du potentiel de croissance de l’entreprise, ce qui peut faciliter l’obtention de financements ou de nouvelles opportunités commerciales. En outre, un logiciel de reporting performant comme monday.com permet d’automatiser la collecte et l’analyse de toutes ces données pour une meilleure fiabilité des informations recueillies et une prise de décision plus rapide.

Que mettre dans un rapport d’activité ?

Pour un reporting efficace, chaque rapport d’activité doit se concentrer sur des objectifs spécifiques selon le projet, l’équipe et l’entreprise concernés. C’est pourquoi, les reportings peuvent varier du tout au tout. Cela dit, la plupart des rapports d’activités ont tendance à inclure :

• un objectif clair : chaque reporting doit répondre à une question précise. Par exemple,
  • Suivons-nous nos objectifs de croissance ?
  • Sommes-nous en conformité avec la réglementation ESG ?
• des indicateurs clés de performance (KPI) : ils varient selon le type de reporting demandé. Par exemple,
  • pour un reporting financier : chiffre d’affaires et rentabilité ;
  • pour un reporting RH : taux de rotation et engagement des employés ;
  • pour un reporting ESG : consommation énergétique et émissions de CO₂.
• une cartographie des risques : les données issues d’un plan de gestion des risques fournissent des informations précieuses pour identifier les obstacles à venir et déterminer les mesures nécessaires pour les éviter ;
• des comparaisons et tendances : il s’agit de données qui permettent de mesurer si les performances du projet sont supérieures ou inférieures aux attentes. Ainsi, on peut comparer les mêmes performances avec une période passée, mesurer le niveau d’accomplissement d’un des objectifs fixés ou bien effectuer un benchmark sectoriel ;
• des visualisations de données : tableaux de bord, diagrammes de gantt, graphiques et autres indicateurs visuels rendent les informations plus compréhensibles et exploitables ;
• une analyse des résultats : au-delà des chiffres, un bon reporting doit expliquer les raisons des évolutions observées et proposer des recommandations ;
• une synthèse et des actions à mener : un résumé clair des principales conclusions et des décisions à prendre facilite l’exploitation du rapport.

Enfin, chaque rapport d’activité doit être structuré de manière à permettre une lecture rapide et efficace. Explorons maintenant les différents types de reporting les plus courants.

Les grands types de reporting : ESG, CSRD, ESRS et performance

Normes ESG, CSRD, ESRS, NFRD, de nombreux sigles accompagnent le monde du reporting. Mais, tous ne répondent pas aux mêmes besoins. Alors quels sont les différents types de reporting auxquels sont soumises les entreprises ?

Le rapport d’activité externe

Pour répondre aux exigences des investisseurs, des régulateurs et autres normes européennes, les entreprises doivent produire un reporting externe pour communiquer de manière transparente leurs performances en matière de durabilité et de responsabilité.

• Reporting ESG (performances environnementales, sociales et de gouvernance) : également appelé reporting extra-financier ou reporting RSE, le reporting ESG est une démarche volontaire pour les entreprises soucieuses de leur impact sociétal et environnemental. Il met en avant les efforts effectués sur l’empreinte carbone, la diversité et la gouvernance de l’entreprise afin de rassurer de potentiels investisseurs. Ces informations sont souvent analysées par des agences de notation qui attribuent une notation ESG influençant l’attractivité de l’entreprise sur les marchés financiers. Par exemple, le bilan carbone et le bilan GES (gaz à effet de serre) sont des outils fréquemment mobilisés pour étayer ces reportings environnementaux ;
• Reporting CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) : la CSRD est une directive européenne adoptée au Parlement européen en novembre 2022 qui oblige les entreprises à publier des informations détaillées et standardisées sur leur durabilité pour faciliter l’évaluation des risques et opportunités liés aux normes ESG. Anciennement connu sous le nom de Déclaration de Performance Extra-Financière (NFRD) en France qu’il remplace, le reporting CSRD vise à répondre aux attentes croissantes des agences de notation qui jouent un rôle clé dans l’évaluation de la performance durable des entreprises ;
• Reporting ESRS (European Sustainability Reporting Standards) : les ESRS sont les normes techniques associées à la CSRD qui fournissent un cadre commun pour collecter, mesurer et présenter les données de durabilité, assurant une comparaison cohérente des performances des entreprises à l’échelle européenne.

Cependant, il est important de distinguer la notation ESG, délivrée par des agences de notation pour évaluer la performance extra-financière d’une entreprise, de la conformité réglementaire imposée par des directives comme la CSRD qui encadrent le contenu et la forme des reportings de durabilité. En résumé, le reporting ESG est une démarche volontaire axée sur la communication de performances durables tandis que la CSRD est une directive européenne qui impose des obligations élargies sur les questions de durabilité. Enfin, les ESRS garantissent une présentation normalisée et comparable des reportings à l’échelle européenne.

Le rapport d’activité interne

Ici, on change d’échelle pour revenir à la taille d’une organisation. C’est pourquoi le reporting de performance est l’une des formes de reporting les plus courantes et s’applique à presque tous les services d’une entreprise. Il permet de suivre les résultats obtenus dans un domaine donné et de mesurer l’efficacité des actions mises en place pour atteindre les objectifs fixés. Le reporting de performance se divise donc en de nombreuses catégories :

• le reporting financier : il présente les résultats économiques de l’entreprise sur une période donnée en utilisant des indicateurs clés de performance (KPI) tels que le chiffre d’affaires, la rentabilité, les marges et la trésorerie. Ces rapports sont essentiels pour évaluer la santé financière de l’entreprise et informer les investisseurs et actionnaires ;
• le reporting comptable : il se concentre sur l’enregistrement et l’analyse des transactions financières de l’entreprise. Ce type de reporting assure la conformité, la transparence et l’exactitude des comptes pour faciliter la prise de décision basée sur des données financières précises ;
• le reporting marketing : il analyse les performances des actions de communication et de promotion de l’entreprise. En mesurant des indicateurs de performance comme le retour sur investissement (ROI) des campagnes marketing, le taux de conversion et la notoriété de la marque, le reporting marketing permet d’ajuster et d’optimiser ses stratégies marketing ;
• le reporting commercial : il permet de suivre les performances des ventes et des stratégies commerciales. On suit des indicateurs de performance comme le chiffre d’affaires généré par produit ou par service, le taux de conversion, la rétention client et l’efficacité des campagnes marketing. Ainsi, il aide à améliorer ses méthodes de vente et à orienter les décisions stratégiques de l’entreprise ;
• le reporting RH : il permet de suivre les performances des équipes des ressources humaines en intégrant des indicateurs de performance comme le taux de rétention des employés, l’engagement des collaborateurs, la formation et la productivité. Ainsi, le reporting RH aide à identifier les besoins en personnel et à optimiser la gestion des talents ;
• le reporting de projet : il suit l’évolution des projets, des tâches et des objectifs pour un projet donné. En mesurant l’efficacité des équipes, en identifiant les blocages potentiels et en ajustant les priorités de chaque tâche, le reporting de projet assure un développement produit de qualité.

Qu’il s’agisse de rapports internes ou externes, avec un logiciel de reporting performant comme monday.com, vous pouvez centraliser, automatiser et présenter de manière claire et optimisée toutes les informations importantes de votre entreprise. Ainsi, en associant les fonctionnalités d’un bon outil de reporting avec des solutions de business intelligence, les entreprises peuvent transformer leurs données brutes en véritables leviers stratégiques.

Exemples de reporting d’activité

Un reporting d’activité doit offrir une vision globale et synthétique de la performance opérationnelle de l’entreprise sur une période donnée. Il regroupe divers indicateurs issus de différents services de l’entreprise. Pour cela, on doit établir une comparaison entre les résultats obtenus et les objectifs fixés pour évaluer l’efficacité des stratégies mises en œuvre. Enfin, une analyse détaillée des écarts identifiés doit être présentée, accompagnée de recommandations pour corriger les dérives repérées. Voici plusieurs exemples de reporting d’activité qu’une entreprise peut produire.

Exemple reporting CSRD : le rapport de durabilité

Pour le reporting CSRD, il est essentiel d’inclure une analyse approfondie de l’impact environnemental de l’entreprise. On va notamment réaliser un bilan carbone ainsi qu’un bilan de gaz à effet de serre (bilan GES obligatoire). En effet, ces données, intégrées aux informations ESG, sont essentielles pour fournir la transparence demandée par les agences de notation qui évaluent la performance durable de l’entreprise. Pour évaluer sa performance sociale, on choisira des indicateurs relatifs à la diversité, à l’inclusion et à l’impact de l’entreprise sur la communauté. Enfin, la gouvernance de l’entreprise doit être présentée en détaillant la composition du conseil, la transparence des pratiques et les principes d’éthique appliqués.

Exemples de KPI de reporting CSRD : réduction des émissions de CO₂, pourcentage d’utilisation d’énergies renouvelables ou indice de diversité et d’inclusion.

Exemple reporting financier

Dans un reporting financier, il convient d’exposer la performance économique globale de l’entreprise en détaillant le chiffre d’affaires, la rentabilité et les marges bénéficiaires sur une période donnée. La gestion de la trésorerie doit être mise en lumière par le suivi des flux de trésorerie et de la liquidité. Enfin, une analyse fine des coûts opérationnels et de leur évolution par rapport aux prévisions doit être incluse pour identifier les leviers d’optimisation.

Exemples de KPI de reporting financier : chiffre d’affaires (mensuel/annuel), marges (brute et nette) et flux de trésorerie opérationnel.

Exemple reporting RH

Le reporting RH doit intégrer une évaluation détaillée du processus de recrutement et d’intégration de l’entreprise en suivant notamment le temps moyen de recrutement et l’efficacité des canaux de recrutement. Il est également crucial de mesurer l’engagement et la satisfaction de ses collaborateurs afin de détecter rapidement les besoins en formation ou en développement. Par ailleurs, la performance de la gestion des talents doit être analysée en évaluant les taux de rétention et l’évolution des compétences de chacun.

Exemples de KPI de reporting RH : temps moyen de recrutement, taux de rétention des employés et taux de satisfaction des collaborateurs.

Exemple reporting projet

Pour le reporting de projet, on suit précisément l’avancement du projet en mesurant le pourcentage d’achèvement des tâches par rapport au plan de projet initial et on surveille le respect des jalons du projet. En outre, on évalue l’affectation et la charge de travail de ses collaborateurs pour identifier d’éventuels goulots d’étranglement. Enfin, une attention particulière doit être portée à la qualité des livrables ainsi qu’à l’identification et la gestion des risques associés au projet.

Exemples de KPI de reporting de projet : pourcentage d’achèvement des tâches, respect des délais (écart entre le planning et les réalisations) et nombre de tâches en retard ou bloquées.

Exemple reporting réseaux sociaux

Dans le reporting réseaux sociaux, on mesure l’efficacité de ses campagnes digitales sur les réseaux sociaux en analysant des indicateurs tels que l’engagement et l’évolution du nombre d’abonnés. On évalue également la visibilité de l’entreprise par le suivi de la portée des publications et du nombre d’impressions obtenues. Enfin, on mesure l’impact commercial de ses actions sur les réseaux sociaux en suivant le taux de conversion et les clics vers le site web de l’entreprise.

Exemples de KPI de reporting des réseaux sociaux : taux d’engagement, portée des publications et taux de conversion (clics, inscriptions).

Exemple de reporting mensuel

Comme son nom l’indique, le reporting mensuel fournit un bilan détaillé des performances de l’entreprise sur le mois écoulé en synthétisant ses résultats financiers, opérationnels et commerciaux. Cependant, il est également nécessaire de comparer ces résultats avec ceux des mois précédents afin de dégager des tendances et d’identifier les évolutions significatives de ces éléments. Des volets spécifiques peuvent aussi inclure l’évolution du bilan carbone ou du bilan GES afin d’assurer un suivi régulier de la performance environnementale. Enfin, un plan d’action clair et des recommandations doivent être proposés pour orienter les décisions concernant le mois à venir.

Exemples de KPI de reporting mensuel : croissance du chiffre d’affaires mensuel, variation des coûts mensuels, taux de réalisation des objectifs mensuels.

Les rapports d’activité sont donc un outil précieux pour la réussite d’une entreprise. Heureusement, il n’est plus nécessaire de passer des heures à éplucher des feuilles Excel pour les obtenir. En effet, sur monday.com, tous les indicateurs clés de performance (KPI) et toutes les données nécessaires sont suivis et sauvegardés automatiquement. Mieux encore, grâce à des dizaines de modèles préconçus, vous pouvez même commencer à suivre l’évolution de vos données en temps réel en quelques clics seulement.

Comment faire un bon reporting avec un outil de gestion du travail performant : monday.com

Aujourd’hui, monday.com est bien plus qu’un simple outil de gestion de projet. Grâce à ses fonctionnalités avancées de reporting, monday.com permet de collecter, d’analyser et de visualiser toutes ses données de manière flexible et intuitive. Bilan carbone, bilan de gaz à effet de serre ou encore cartographie des risques, vous êtes mieux outillé que jamais pour réunir toutes les informations ESG nécessaires pour répondre aux attentes des agences de notation les plus exigeantes. En effet, avec ses tableaux de bord interactifs, des intégrations puissantes, une IA générative de premier ordre et des automatisations intelligentes, il est plus simple que jamais de transformer ses données brutes en informations utiles et exploitables.

Centralisation des données : un reporting plus fluide et accessible

Avec monday.com, toutes les données nécessaires au reporting sont rassemblées sur une plateforme unique. Plus besoin de naviguer entre plusieurs fichiers Excel ou des outils métier dispersés : les informations sont stockées de manière structurée et accessibles par tous, à tout moment. Ainsi, vous pouvez centraliser vos informations ESG, structurer votre bilan de gaz à effet de serre (bilan GES) ou encore construire une cartographie des risques liée à vos opérations, pour un pilotage stratégique infaillible sur tous les points.

2. Visualisation des données : des tableaux de bord clairs et interactifs

Un bon reporting repose sur une présentation efficace des données. Sur monday.com, vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisés qui affichent en temps réel les indicateurs clés de performance (KPI) que vous avez sélectionnés. Grâce à ses graphiques interactifs et ses widgets dynamiques, il est beaucoup plus facile d’identifier les tendances en jeu, de comparer les performances de chacun et de prendre des décisions basées sur des données concrètes, notamment pour tous les rapports demandés par les agences de notation.

3. Automatisation du reporting : gain de temps et fiabilité des analyses

Plus besoin de saisir ses données et de mettre manuellement à jour ses rapports, monday.com permet d’automatiser facilement toutes ces tâches chronophages. En effet, vous pouvez créer vos propres formules d’automatisation pour actualiser vos KPI, envoyer vos rapports d’activité aux parties prenantes concernées ou encore mettre à jour les statuts de vos projets. En outre, monday.com offre aujourd’hui une vaste gamme de capacités d’IA générative pour tous les aspects de vos processus de travail. Vous pouvez donc vous appuyer sur les meilleurs outils d’intelligence artificielle et de business intelligence pour annuler tout risque d’erreur humaine et vous assurer un reporting toujours plus précis et toujours à jour.

4. Collaboration et partage des rapports : une transparence accrue

Le reporting ne sert pas uniquement aux chefs de projet. Il doit être facilement accessible à toutes les parties prenantes. Avec monday.com, il est possible de partager son reporting en un clic, d’attribuer des droits d’accès spécifiques et même de collaborer directement sur les tableaux de bord avec les workdocs de monday.com. Ainsi, chaque collaborateur peut commenter, ajouter des fichiers, des to-do lists ou des diagrammes et ajuster ses données en fonction de ses besoins, pour un reporting toujours plus transparent et efficace.

5. Intégration avec d’autres outils : un reporting enrichi et connecté

Pour un reporting encore plus complet, monday.com s’intègre avec de nombreux outils métier comme Google Sheets, Excel, Salesforce ou encore Power BI. Ainsi, vous pouvez importer et synchroniser vos données en temps réel tout en évitant la duplication des tâches et en vous assurant une cohérence parfaite entre tous les systèmes utilisés par votre entreprise. Cela permet également d’enrichir vos rapports avec des données externes pertinentes, qu’il s’agisse de suivi environnemental, d’informations ESG ou de données financières.

Communiquez efficacement vos données avec un reporting clair et visuel

Grâce à ses capacités avancées de reporting, monday.com permet aux entreprises de centraliser leurs données, d’automatiser la création de rapports d’activité et de visualiser leurs performances en temps réel. En simplifiant l’analyse de leurs indicateurs de performance et en facilitant la collaboration entre les équipes, monday.com transforme le reporting en un véritable levier de performance. Ainsi, si vous souhaitez optimiser votre suivi de projets, améliorer votre prise de décision et gagner en efficacité, monday.com est l’outil idéal.

Alors, ne compilez plus vos données manuellement et découvrez dès aujourd’hui comment monday.com peut révolutionner votre gestion du reporting. Essayez monday.com et donnez à vos équipes les moyens de piloter leur activité avec clarté et précision.