Tableau Kanban : optimisez vos processus de travail avec la méthode Kanban

Un tableau Kanban est l’application concrète de la méthode Kanban. Solution visuelle et intuitive, il permet de suivre efficacement toutes les tâches d’un projet. En effet, un tableau Kanban offre une représentation claire de son processus de travail, aide à suivre concrètement l’avancement des tâches et à en identifier les éventuels blocages et autres goulets d’étranglement.

Visualisation claire, limitation du travail en cours, livraison incrémentale et amélioration continue : avec tous ces avantages, les tableaux Kanban sont rapidement devenus des outils indispensables pour toutes les équipes Agiles.

Alors, que vous soyez chef de projet, membre d’une équipe Agile ou responsable des opérations, comprendre le fonctionnement des tableaux Kanban vous aidera à optimiser votre gestion de projet et à réduire les ralentissements de vos processus. Mais, quel est le principe de la méthode Kanban exactement ? Comment faire un tableau Kanban et avec quels éléments ? Et surtout, comment faire un tableau Kanban en ligne avec un bon outil de gestion du travail ? Découvrez tout ce que vous devez savoir dans cet article sur les tableaux Kanban et comment monday work management peut vous aider à optimiser votre gestion de projet Agile.

Qu’est-ce que la méthode Kanban : définition

La méthode Kanban est une approche Agile de la gestion du travail qui repose sur la visualisation de l’avancement des tâches et l’optimisation des processus de production. Elle a été d’abord été développée par Taiichi Ōno, ingénieur chez Toyota dans les années 1950 pour améliorer sa gestion des stocks et la production en flux tendus. Puis, dans les années 2000, David J. Anderson lui intègre des concepts venant des méthodologies de gestion de projet Lean et Agile pour enfin permettre son adoption par tous les secteurs professionnels, notamment la gestion de projet, le développement logiciel et les opérations.

Alors, qu’est-ce qu’un Kanban ?

Le principe fondamental de Kanban est simple : limiter le travail en cours de chaque collaborateur pour éviter la surcharge de travail et améliorer l’efficacité du processus dans son ensemble. Pour cela, la méthode Kanban s’appuie sur un outil visuel : le tableau Kanban. Grâce à sa représentation claire du processus de travail sous forme de colonnes et de cartes Kanban, la méthode Kanban permet d’appliquer simplement les principes Agiles à n’importe quel projet, aussi complexe soit-il.

Qu’est-ce qu’un tableau Kanban : définition

Un tableau Kanban est donc l’outil principal utilisé pour appliquer la gestion de projet Agile avec la méthode Kanban. Il permet de représenter le processus de travail d’une équipe en visualisant la progression des tâches d’un projet à travers les diverses colonnes du tableau, chacune correspondant à une étape spécifique du processus de travail en cours.

Les tableaux Kanban peuvent prendre deux formes :

• un tableau Kanban physique : il s’agit souvent d’un tableau blanc, qui peut également être un tableau noir ou un tableau en liège, sur lequel les équipes utilisent des post-its ou des fiches papier pour représenter chaque tâche et suivre leur avancement manuellement. Le tableau Kanban physique est une approche simple et facilement accessible de la méthode Kanban. Mais, elle peut manquer de flexibilité, surtout pour les équipes qui travaillent à distance.
• un tableau Kanban en ligne : des outils de gestion de projet en ligne comme monday work management permettent de créer rapidement des tableaux Kanban numériques avec des fonctionnalités avancées comme l’automatisation des tâches, le suivi en temps réel des indicateurs clés de performance (KPI) et l’intégration avec d’autres outils métier. En outre, un tableau Kanban en ligne offre plus de souplesse et permet de collaborer efficacement, où que l’on se trouve.

Les éléments clés d’un tableau Kanban

Un tableau Kanban comprend généralement les éléments suivants :

• Colonnes : structurer le processus de travail

Elles représentent les différents stades ou états que les tâches traversent dans le processus de travail tels que « À faire », « En cours » et « Terminé ». Ainsi, les colonnes fournissent une représentation visuelle de la progression de chaque tâche jusqu’à leur achèvement final.

• Cartes Kanban : visualiser les tâches

Les cartes Kanban représentent les tâches individuelles, les éléments de travail ou les activités que les membres de l’équipe doivent accomplir. Une carte Kanban peut contenir des informations utiles comme la description de la tâche, une date d’échéance, un ou des responsables et même des pièces jointes si nécessaire.

• Limites des travaux en cours (WIP) : optimiser le processus

Un tableau Kanban doit mentionner une limite de travail en cours (WIP pour Work In Progress en anglais) qui plafonne le nombre de tâches maximum autorisées dans certaines colonnes (généralement la colonne « En cours »). Ces limites WIP permettent d’éviter que les membres de l’équipe ne soient surchargés par trop de travail et favorisent un processus de travail continu.

• Couloirs horizontaux (Swimlanes) : gérer les différentes étapes

Certains tableaux Kanban peuvent inclure des couloirs horizontaux qui permettent de classer ou de regrouper les tâches en fonction de leur priorité, de l’équipe ou de tout autre critère qui vous intéresse. Par exemple, le chef de projet d’un même processus répété par deux équipes différentes peut les suivre dans deux couloirs horizontaux parallèles dans un même tableau Kanban.

• Étiquettes : définir des priorités

Enfin, on peut ajouter des étiquettes de cartes Kanban pour classer, arranger et filtrer ses cartes Kanban. Elles servent à fournir des informations de contexte et à mettre l’accent sur les informations pertinentes. Enfin, un bon code couleur permet aussi de localiser les tâches cruciales qui requièrent une attention particulière pour atteindre des objectifs spécifiques.

Pourquoi utiliser un tableau Kanban

La méthode Kanban a de nombreux bénéfices : amélioration de la communication, hiérarchisation efficace des priorités, amélioration de la transparence, allocation efficace des ressources ou encore amélioration continue. Ainsi, un tableau Kanban est bien plus qu’un simple outil de gestion des tâches. Il permet d’optimiser son processus de travail, de limiter les interruptions de cycle et d’améliorer la productivité globale d’une équipe. Les avantages des tableaux Kanban sont donc faciles à lister.

1. Réduction des points de blocage

Grâce à la visualisation en temps réel du travail en cours, un tableau Kanban permet d’identifier rapidement les goulots d’étranglement même dans les projets complexes. Par exemple, si la colonne « En attente » ou « En cours » contient trop de tâches par rapport aux autres, cela indique une surcharge ou un ralentissement à cette étape. En fixant les bonnes limites de travail en cours (WIP), les équipes peuvent mieux gérer leur charge de travail et éviter l’accumulation de tâches non terminées.

2. Amélioration de l’efficacité

Le principe de la méthode Kanban repose sur un processus de travail en flux continu, fluide et optimisé. En limitant le multitasking et en encourageant une progression linéaire des tâches, les équipes peuvent réduire leur temps de cycle et livrer plus rapidement leurs projets. En outre, un tableau Kanban permet d’identifier rapidement les tâches urgentes ou à forte valeur ajoutée et d’éliminer celles qui ralentissent le processus global, contribuant ainsi à une amélioration continue des performances de toute l’équipe.

3. Simplification de la collaboration entre équipes

Un tableau Kanban favorise une communication claire entre les membres d’une équipe et même entre différents services. En effet, chacun peut voir en un coup d’œil qui travaille sur quoi, quelles tâches sont en attente et quels éléments nécessitent une intervention urgente. En outre, les meilleurs logiciel de gestion de projet comme monday work management offrent des fonctionnalités avancées telles que des notifications automatiques, des commentaires intégrés et des intégrations avec d’autres outils métier, pour collaborer de manière plus fluide, même à distance.

En résumé, un tableau Kanban est un allié puissant pour optimiser sa gestion du travail, fluidifier ses processus et améliorer la productivité de toutes les équipes.

Pourquoi utiliser un modèle de tableau Kanban

Un modèle de tableau Kanban est une présentation visuelle pré-conçue et personnalisable pour appliquer plus rapidement la méthode Kanban. Il permet aux chefs de projet de remplir rapidement leur tableau pour mettre en place les processus de travail et les tâches nécessaires.

• Gain de temps : les modèles offrent un exemple de tableau Kanban qui évite de devoir créer son propre tableau à partir d’un tableau vierge. Ainsi, on économise beaucoup de temps et d’efforts lors de la mise en place de la méthode Kanban.
• Cohérence : un bon modèle garantit une présentation et un processus normalisés au sein de plusieurs équipes ou projets, ce qui favorise la cohérence et la compréhension de la structure de travail.
• Personnalisation : tout en fournissant un point de départ facilement accessible, les modèles de tableau Kanban peuvent être facilement personnalisés en ajoutant, en supprimant ou en renommant des colonnes entières selon les exigences spécifiques d’un projet ou d’une équipe, pour une solution Agile beaucoup plus flexible.
• Clarté : un bon modèle visuel renforce la transparence des processus à l’œuvre ce qui facilite le suivi de l’avancement des tâches, l’identification des goulets d’étranglement, la gestion des ressources et une collaboration efficace.
• Meilleures pratiques : de nombreux modèles sont conçus d’après les meilleures pratiques de l’industrie et sur des processus de travail éprouvés, offrant ainsi aux équipes une base solide à partir de laquelle construire leur propre outil Kanban.
• Efficacité : vous pouvez créer des formats de cartes Kanban standardisés pour toutes vos tâches récurrentes, réduisant ainsi les efforts inutiles et redondants.
• Professionnalisme : lorsqu’ils sont partagés avec des clients ou des parties prenantes externes, les modèles de tableau Kanban présentent une apparence plus soignée et plus professionnelle.

Alors, profitez de tous ces avantages grâce aux modèles de tableau Kanban pré-conçus de monday.com et appliquez efficacement la méthode Kanban dans tous vos projets.

Comment faire un tableau Kanban : étapes à suivre

Que vous choisissiez un tableau physique ou en ligne, il est d’abord nécessaire de créer son modèle pour structurer efficacement tous ses processus de travail. Ainsi, en suivant ces étapes, vous pourrez faire votre propre tableau Kanban, adapté aux besoins exactes de votre entreprise pour optimiser rapidement votre gestion de projet.

1. Identifier les tâches à visualiser

Lors de la planification de projet et avant même de créer son tableau Kanban, il est important de définir les tâches qui vont y être représentées. Il peut s’agir de tâches individuelles, des étapes d’un projet, de user stories ou de demandes clients par exemple. L’objectif ici est d’avoir une vision claire du travail à accomplir et de pouvoir suivre son avancement en temps réel. Pour cela, listez toutes les tâches aussi bien récurrentes que ponctuelles de votre équipe. Assurez-vous que chaque tâche soit clairement définie, avec un niveau de détail suffisant pour être suivie efficacement.

2. Choisir un tableau Kanban en ligne ou un tableau physique

Maintenant que vous avez votre liste de tâche, vous devez choisir si vous préférez la réalité palpable d’un tableau blanc, ses punaises et ses post-its ou si vous préférez un tableau Kanban en ligne proposé par un logiciel Kanban comme monday work management. Le choix dépend de vos besoins en collaboration et du niveau de complexité de votre gestion de projet. Mais, un tableau Kanban physique conviendra surtout aux petites équipes qui travaillent dans un même espace. C’est un outil simple et visuel, mais il peut vite devenir difficile à gérer à grande échelle pour les projets complexes. D’un autre côté, un tableau Kanban en ligne offre plus de flexibilité avec des fonctionnalités avancées : assignation des tâches, automatisations, suivi en temps réel des KPI et intégrations avec d’autres outils métier. C’est une solution idéale pour les équipes hybrides ou qui travaillent à distance.

3. Établir les colonnes de son tableau Kanban

Les colonnes représentent les différentes étapes du processus de travail. Les plus courantes sont :

• À faire : les tâches en attente, non encore commencées,
• En cours : les tâches en cours de réalisation,
• Terminé : les tâches finalisées.

Cependant, selon la complexité de votre processus, vous pouvez ajouter des colonnes spécifiques comme « En attente de validation », « En test » ou « En révision ». L’essentiel est d’adapter son tableau Kanban à son workflow pour une gestion de projet fluide et efficace.

4. Créer des cartes Kanban et les assigner aux tâches

Une fois les colonnes définies, créez des cartes Kanban pour représenter chaque tâche. Choisissez un code couleur pour chaque type de carte ou pour définir des niveaux de priorité et placez-les dans la colonne « À faire ». En outre, chaque carte Kanban doit contenir les informations importantes suivantes :

• le titre de la tâche,
• une brève description,
• des informations de contexte,
• le responsable de la tâche,
• la date d’échéance,
• des pièces jointes si nécessaire.

Si vous utilisez un logiciel de tableau Kanban en ligne comme monday work management, vous pouvez enrichir vos cartes Kanban avec des champs personnalisés, des @mentions ou des statuts pour mieux structurer votre gestion de projet.

5. Positionner les cartes Kanban dans les couloirs horizontaux appropriés

Selon les projets, les couloirs horizontaux (Swimlanes) permettent de classer les tâches par catégorie, par équipe ou par niveau de priorité. Par exemple, vous pouvez organiser votre tableau Kanban en distinguant les tâches prioritaires, celles destinées à une équipe spécifique ou encore en fonction des phases du projet. Par exemple, vous pouvez créer deux couloirs horizontaux pour le service des ressources humaines et le service financier dans un même processus de paie.

En suivant ces étapes, vous disposerez d’un modèle de tableau Kanban bien structuré, prêt à être utilisé pour améliorer la visibilité et l’efficacité de votre équipe.

Meilleures pratiques pour utiliser un tableau Kanban

Voici quelques bonnes pratiques pour utiliser un tableau Kanban de la meilleure manière possible afin d’améliorer rapidement la productivité et les résultats de toute l’entreprise.

1. Impliquer tout le monde

Faites participer l’ensemble de votre équipe à la mise en place et à la personnalisation de votre modèle de tableau Kanban. Ainsi, vous favoriserez l’adhésion de chacun à votre conduite du changement et vous serez assuré que votre modèle de tableau correspond bien au processus actuel de votre équipe. Dernier avantage, cela aidera tout le monde à comprendre comment utiliser un tableau Kanban efficacement.

2. Commencer avec ce qui existe déjà

Commencez par construire un tableau visuel qui représente votre gestion des processus telle qu’elle se déroule actuellement. Conservez vos processus actuels pendant quelques semaines, le temps de vous habituer à votre nouvel outil de gestion du projet Agile.

3. Assurer la formation et la documentation

Veillez à ce que tous les membres de l’équipe reçoivent une formation adéquate pour comprendre comment utiliser correctement un tableau Kanban. N’oubliez pas de fournir une documentation et des lignes directrices claires sur les politiques de processus en vigueur et les meilleures pratiques pour l’utilisation de votre outil de tableau Kanban.

4. Réviser et ajuster régulièrement

Examinez périodiquement votre modèle de tableau Kanban et procédez aux ajustements nécessaires. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter ou supprimer des colonnes, modifier les limites de travail en cours (WIP) ou adapter le format des cartes Kanban à l’évolution des besoins de l’équipe.

5. Intégrer d’autres outils métier

Si nécessaire, intégrez votre modèle de tableau Kanban à d’autres outils ou systèmes de gestion de projet comme un système de suivi des problèmes, un système de contrôle des versions ou votre outil de communication préféré. Ainsi, vous créerez un flux de travail homogène et vous éviterez de perturber vos collaborateurs avec trop de changements dans leurs habitudes de travail.

6. S’améliorer en permanence

Considérez votre modèle de tableau Kanban comme un outil vivant et recherchez en permanence des possibilités d’améliorer et d’optimiser vos politiques de processus. Pour cela, organisez régulièrement des rétrospectives pour identifier les domaines à améliorer et apporter rapidement des modifications si nécessaire.

Différence entre un tableau Kanban et un tableau Scrum

Les tableaux Scrum et Kanban sont tous les deux des outils de gestion visuelle largement utilisés dans la gestion de projet Agile. Pourtant, ils présentent tout de même des différences fondamentales en termes de structure, d’approche et d’objectif.

Organisation du tableau

Un tableau Kanban est généralement plus simple et plus fluide. Il comporte des colonnes représentant les différentes étapes du processus de travail pour le projet complet et des cartes mobiles qui avancent au fur et à mesure selon la progression de chaque tâche.

Un tableau Scrum est structuré autour d’un sprint et inclut généralement des colonnes comme Backlog, Sprint en cours, En développement, En test et Terminé. Enfin, il est réinitialisé à chaque nouveau sprint.

Cadre méthodologique

Un tableau Kanban s’inscrit dans une approche évolutive et flexible où les tâches sont traitées en continu sans sprints fixes. Il permet une adaptation constante aux priorités changeantes et met l’accent sur la limitation du travail en cours (Work In Progress ou WIP).

Un tableau Scrum, quant à lui, est utilisé dans un cadre itératif et structuré, basé sur des sprints (cycles de travail courts, généralement de une à quatre semaines). Il suit un rythme défini avec des objectifs précis à atteindre à la fin de chaque sprint.

Gestion des tâches et des priorités

La méthode Kanban permet un processus de travail continu où les tâches sont ajoutées et complétées au fur et à mesure, sans limite temporelle stricte.

Le Scrum fonctionne avec un backlog produit, une planification en début de sprint et une rétrospective en fin de sprint pour ajuster la prochaine itération.

Alors, comment choisir entre un tableau Kanban ou un tableau Scrum ?

En résumé, Kanban est idéal pour les équipes cherchant une gestion de projet Agile flexible et fluide, notamment en service client, en maintenance ou en assistance technique. Scrum convient aux équipes travaillant sur des projets Agiles structurés en itérations comme le développement logiciel où des objectifs clairs sont définis à chaque sprint.

Ainsi, si votre équipe a besoin d’un suivi de projet en temps réel et d’une adaptation continue, un tableau Kanban avec monday work management sera plus approprié. En revanche, si vous travaillez en cycles définis avec des rétrospectives régulières, un tableau Scrum peut être plus efficace.

Pour aller plus loin, consultez notre guide complet : La différence entre Kanban et Scrum, toutes les notions à connaître ou encore Scrumban : le guide complet pour comprendre cette méthode hybride Agile.

Tableau Kanban : exemples concrets

Il est toujours plus facile de comprendre la méthode Kanban une fois que l’on a vu quelques exemples de tableau Kanban. Voici donc plusieurs exemples de tableaux Kanban selon divers secteurs professionnels.

Exemple de tableau Kanban Excel

(source)

Un tableau Kanban Excel peut être créé simplement avec un tableur comme Excel ou Google Sheets. Il suffit de créer une colonne pour chaque étape du processus et une ligne pour chaque tâche. Ensuite, on choisit un code couleur pour donner des détails comme la priorité, la personne responsable et la date d’échéance. Enfin, on copie-colle chaque fiche dans la colonne appropriée à chaque fois que l’on souhaite déplacer une carte Kanban. Bien que très basique, un tableau Kanban excel gratuit peut donc convenir à une petite équipe ou à un freelance qui souhaite une solution gratuite et rapide sans investir dans un outil de gestion Kanban spécialisé. Cependant, il serait dommage de s’en passer car monday work management propose un forfait gratuit à vie jusqu’à deux utilisateurs qui inclut une vue Kanban.

Exemple de tableau Kanban personnel

Un tableau Kanban peut être utilisé pour la gestion de ses tâches personnelles. Par exemple, on peut créer les colonnes suivantes :

• À faire : pour ses tâches planifiées (ex. : payer les factures, réserver un vol),
• En cours : pour ses tâches en cours (ex. : lecture d’un livre, préparation d’un événement),
• Terminé : pour ses tâches achevées.

Un tel modèle de tableau Kanban peut tout à fait être réalisé sur Excel gratuitement. Cependant, avec un outil de gestion comme monday work management et son forfait gratuit à vie, on peut en outre ajouter des rappels et des priorités pour mieux organiser son temps.

Exemple de tableau Kanban de développement logiciel

Dans une équipe de développement logiciel, un tableau Kanban est souvent utilisé pour gérer les tickets et suivre l’avancement du développement produit. Il peut inclure des colonnes comme :

• Backlog : les idées ou fonctionnalités à implémenter,
• À faire : les tâches prêtes à être développées,
• En cours : le développement en cours,
• En test : les phases de tests ou de validation,
• Déployé : les fonctionnalités mises en production.

Ce type de tableau Kanban est très courant dans les équipes DevOps et Agiles où une gestion fluide des tâches est essentielle. Enfin, avec monday work management, vous pouvez utiliser notre modèle de tableau Kanban de roadmap des fonctionnalités et des versions ou tout simplement notre modèle de tableau Kanban pour développement logiciel prêt à l’emploi et personnalisable.

Exemple de tableau Kanban Agile

Un tableau Kanban est souvent intégré à la méthodologie Agile, notamment pour suivre les user stories et améliorer le processus de travail. Il permet de suivre une feuille de route produit, d’adapter la charge de travail de ses collaborateurs en temps réel et d’optimiser la gestion des tâches sans avoir à attendre la fin d’un sprint, contrairement à Scrum.

Exemple de tableau Kanban marketing

Les équipes marketing utilisent depuis longtemps déjà des tableaux Kanban pour gérer leurs campagnes, organiser leur contenu et suivre leurs projets. Mais, grâce à des outils Kanban en ligne comme monday work management, les équipes marketing peuvent désormais intégrer le suivi en temps réel de leurs performances et automatiser efficacement leurs tâches récurrentes. En outre, vous pouvez facilement créer votre propre tableau Kanban marketing avec notre modèle de tableau Kanban marketing de planification de contenu par exemple.

Exemple de tableau Kanban ressources humaines

Les équipes RH utilisent les tableaux Kanban pour suivre les processus de recrutement, d’intégration et de gestion des employés. Un tableau Kanban pour le recrutement peut comporter les colonnes suivantes : Candidatures reçues, En cours d’évaluation, Entretien programmé, En attente de décision, Offre envoyée et Poste pourvu. En outre, un logiciel Kanban comme monday work management permet d’automatiser les notifications et de centraliser les informations sur les candidats, pour un processus toujours plus fluide et plus efficace. Enfin, vous pouvez toujours créer facilement votre propre tableau Kanban avec notre modèle RH d’accueil des nouveaux collaborateurs.

En fin de compte, que vous utilisiez un tableau Kanban pour un projet personnel ou pour gérer des projets complexes en entreprise, l’important est de toujours l’adapter à votre cas unique pour maximiser la productivité et améliorer la visibilité du travail en cours.

Faites votre tableau Kanban avec un modèle de monday work management

Avec monday work management, vous disposez de nombreux modèles de tableaux Kanban près à l’emploi adaptés aux processus de travail de toutes les équipes pour visualiser et gérer efficacement ses tâches à l’aide de la méthode Kanban.

Un backlog produit correctement priorisé

Organisez les demandes de fonctionnalités de votre équipe à l’aide d’un backlog produit centralisé. Saisissez toutes vos informations, désignez des responsables, vérifiez les priorités et suivez facilement son exécution.

Automatisation des tâches répétitives

Choisissez parmi diverses recettes prédéfinies ou créez rapidement une automatisation adaptée à vos besoins en quelques clics. Déplacez automatiquement les cartes Kanban de colonne en colonne en fonction de leur statut actif.

Intégration avec les outils de développement

Connectez monday work management avec les outils que vous utilisez déjà tels que GitHub et GitLab pour maintenir la synchronisation des tâches sur votre tableau Kanban.

Visualisation du processus de travail

Visualisez les tâches et les progrès de votre équipe en temps réel. Utilisez des étapes Kanban prêtes à l’emploi pour visualiser vos tâches selon leur progression dans votre tableau Kanban, créez facilement un burndown chart pour visualiser le travail restant à accomplir et centralisez toutes vos données dans un tableau de bord intuitif et performant.

Améliorez l’efficacité de votre processus de travail

Surveillez les progrès et les performances de votre équipe afin d’identifier les points à améliorer. Obtenez des informations précises et visualisez les données Kanban les plus courantes comme le délai d’exécution et le travail en cours (WIP).

Optimisez vos processus de travail avec un bon tableau Kanban

Les modèles de tableau Kanban offrent une approche Agile structurée mais adaptable pour visualiser et gérer ses processus de travail, ses tâches et ses projets. Ainsi, on accroit rapidement sa productivité, la collaboration entre les services et l’optimisation de tous ses processus.

Alors, que vous soyez novice en matière de méthode Kanban ou déjà praticien chevronné, les modèles de tableau Kanban de monday work management peuvent vous faire gagner un temps précieux. Et, s’ils ne devaient pas être parfaitement adaptés à vos besoins précis, vous pouvez les personnaliser pour répondre exactement à vos attentes.

Commencez à utiliser monday work management dès aujourd’hui et constatez à quel point il est facile de planifier et d’exécuter vos projets pour mettre vos produits sur le marché plus rapidement à l’aide de nos modèles de tableau Kanban intégrés.