Tipps für erfolgreiche Projektdokumentation

Die Projektdokumentation gehört zu den essenziellen Ressourcen für das Projektmanagement, das dir hilft, dein Projekt zum Erfolg zu führen. Projektdokumentation kann für Klarheit sorgen und garantiert, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand sind. So kannst du sicherstellen, dass ein Projekt fristgerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.

In diesem Artikel erläutern, was Projektdokumentation bedeutet und warum eine Software mit Projektdokumentations-Vorlagen so nützlich sind. Du erhältst Tipps rund um das Thema Projektdokumentation, die dir die Auswahl der idealen Projektdokumentation Software erleichtern.

Was ist Projektdokumentation?

Die Projektdokumentation ist ein wesentlicher Teil des Projektmanagements. Sie bezieht sich auf die Sammlung und Organisation von Daten und Dokumenten, die Informationen zu einem Projekt erfassen. Üblicherweise trägt ein Projektmanager alle relevanten Dokumente für jede Phase eines Projekts zusammen, einschließlich etwaiger Unterlagen zu Angeboten, Zielen, Erfordernissen, Entwürfen, Einführungen, Budgets, Tests, Arbeitseinsätzen und zum Kundendienst.

Mit der Projektdokumentation soll bezweckt werden, alle Dokumente an einem zentralen Ort zusammenzutragen, um die Bezugnahme und Kommunikation zu vereinfachen. Für maximale Effizienz benutzen erfahrenen Projektmanager Vorlagen für Produktdokumentation, um nicht bei jedem Projekt komplett neue Dokumente strukturieren zu müssen.

Dank der Projektdokumentation Vorlagen wird es Projektleitern möglich, organisiert zu bleiben, Fortschritte besser nachzuverfolgen und die Rechtskonformität sicherzustellen. Für unterschiedliche Projektmanagement Methoden sind verschiedene Dokumente und Vorlagen erforderlich, bzw. hilfreich.

Die Vorteile der Projektdokumentation an Beispielen gezeigt

Es sollte keine Überraschung sein, dass du effizienter arbeiten kannst, wenn all deine Projektdokumente an einem Ort aufbewahrt werden. Ein gutes Beispiel ist, dass durch klare Dokumentation die Zielsetzung für alle Beteiligten transparent wird und bleibt. Außerdem musst du keine Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwenden oder den Workflow deines Teams unterbrechen, wenn du dich auf Budgets zurückbeziehen musst oder wenn sich Stakeholder einen Projektvorschlag oder Entwurf ansehen möchten. Hier  einige Beispiele der Vorteile der Projektdokumentation:

Verbesserte Kommunikation

Mit der Dokumentation deiner Projekte stellst du dessen Transparenz sicher und gewährleistest, dass alle Stakeholder auf dem Laufenden bleiben, wodurch es einfacher ist, den aktuellen Status von Projekt-Meilensteinen, Zeitleisten und Arbeitsergebnissen zu kommunizieren.

Mehr Zusammenarbeit

Wenn alle Dokumente und die darin enthaltenen Informationen für alle Mitglieder verschiedener Projektteams zugänglich sind, gestaltet sich die Zusammenarbeit einfacher. Projektdokumentation stellt sicher, dass alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Erhöhte Eigenverantwortung

Wenn du unterschiedliche Etappen eines Projekts dokumentierst, kannst du gewährleisten, dass die verschiedenen Stakeholder für die Aufgaben Rechnung tragen, für die sie verantwortlich sind.

Mehr Klarheit

Eine Projektdokumentation bietet einen Mehrwert, indem die Klarheit über den Arbeitsfortschritt gewährt und aufzeigt, welche Aufgaben noch nicht erledigt wurden. Nachdem du Ziele setzt, wirst du diese dokumentieren und  Arbeitserfordernisse, und Anweisungen hinzufügen. Dies sind häufig genutzte Dokumentarten. Sehen wir uns jetzt noch einige Projektdokumentation Beispiele an.

Welche Dokumentarten sind in der Projektdokumentation enthalten? 

Abhängig vom Projektumfang, von der Art des Projekts und von den Beteiligten ist es wahrscheinlich, dass jedes Projekt unterschiedliche Dokumente erfordert. Das bedeutet, dass jede Art von Projekt von der Verwendung einer Projektdokumentation profitieren kann — und sei es auch nur, weil sie für Struktur und Klarheit sorgt. Sehen wir uns einmal ein paar unterschiedliche Projektdokument Beispiele an, für die du eventuell Vorlagen anfertigen oder herunterladen solltest:

• Projektcharta: Ein Dokument, das den Umfang, die Zielvorgaben, die Bestandteile sowie die Stakeholder eines Projekts definiert und als allgemeiner Wegweiser dient, der dir die Route zwischen den Meilensteinen aufzeigt.
• Leistungsbeschreibung (Statement of Work – SOW): Eine verbindliche Vereinbarung zwischen zwei Parteien, in welcher der Umfang und die Zielvorgaben eines Projekts umrissen werden, und die häufig zum Einsatz kommt, wenn externe Parteien beteiligt sind.
• Berichte zum Projektstatus: Diese Berichte helfen den Projektmanagern bei der Nachverfolgung kürzlich vorgenommener Aktualisierungen von Aufgaben, um den Projektfortschritt beurteilen zu können.
• Plan für das Risikomanagement: Eine Übersicht über potenzielle Risiken und Hindernisse in einem Projekt, mit Plänen, wie diese gemindert oder darauf reagiert werden kann..
• Finanzplan: Die Aufschlüsselung eines Budgets und dessen Aufteilung auf die verschiedenen Aufgaben und Meilensteine.
• Problem-Tracker: Eine Möglichkeit für Projektmanager, während des Projekts auftretende Probleme im Blick zu behalten, sodass größere Zwischenfälle im Projektverlauf von vornherein vermieden werden.
• Technische Dokumente: Dokumente, in denen die Einzelheiten der Nutzung, der Entwurf oder die Entwicklung eines technischen Systems sowie Informationen zu den Funktionen und der Sicherheit festgehalten werden.
• Rollout-Plan: Ein Plan, der dokumentiert, wie ein System von einer Organisation implementiert wird. Er enthält u.a. Implementierungsschritte, Schulungen und verschiedene Phasen.

Wie schreibt man eine Projektdokumentation und wie baut man sie auf?

Neben den Dokumenten selbst ist es mindestens genauso wichtig zu wissen, wie man eine Projektdokumentation schreibt und strukturiert. Es ist wichtig, dass du dir die Zeit nimmst, diese Dokumente von Beginn an gut zu strukturieren, sodass es deinem Team später leichter fällt, die benötigten Dokumente zu durchsuchen, auf sie zuzugreifen und sie zu teilen. Folge am besten diesen fünf Schritten beim Schreiben von Projektdokumentation.

Schritt 1: Trage alle notwendigen Unterlagen zusammen

Deine Dokumente befinden sich höchstwahrscheinlich auf zahlreichen Plattformen, wie z.B. in E-Mail-Programmen, auf Festplatten, in Word-Dokumenten oder PDFs, in internen Nachrichtenprogrammen und  mehr. Bevor du mit dem Schreiben der Projektdokumentation beginnst, solltest du also als Erstes all diese Tools an einem zentralen Ort, wie z.B. der Projektmanagementlösung von monday.com bündeln.

Schritt 2: Stelle die Aussagekraft der Dokumente sicher

Jede Phase eines Projekts erfordert eine unterschiedliche Dokumentation. Stelle von Anfang bis Ende sicher, dass du über alle Dokumente verfügst, die du für die jeweilige Projektphase brauchst. Natürlich ist es völlig normal, dass im Laufe eines Projekts immer mehr Dokumente und Projektberichte hinzukommen. Wenn du aber bereits vor der eigentlichen Projektabwicklung die richtigen Unterlagen zur Hand hast, wird dir das später dabei helfen, alle Aufgaben auf den richtigen Kurs zu bringen.

Schritt 3: Strukturiere die Dokumente für eine bessere Auffindbarkeit

Obwohl es zunächst viel Zeit in Anspruch nehmen kann, kann dir die richtige Strukturierung deiner Dokumente und Dateien auf lange Sicht viel mehr Zeit einsparen.

Bestehende Dokumente enthalten eventuell zu viele unnötige Informationen oder Kommentare, was dich auf Irrwege führen kann, wenn du nach bestimmten Daten suchst. Um deinem Team Zeit zu sparen, solltest du darüber nachdenken, jedem Dokument Funktionen wie z.B. interne Links, ein Inhaltsverzeichnis oder Unterkategorien hinzuzufügen.

Schritt 4: Gestalte alles so, dass es zu einem Gemeinschaftsprojekt wird

Es kann sich schwierig gestalten, wesentliche Informationen von Nebensächlichkeiten zu trennen. Du solltest also dein Team bereits zu Beginn des Erstellungsprozesses der Projektdokumentation einbeziehen, damit sie zu wichtigen Dokumenten beitragen, diese prüfen und verbessern können. Dadurch wird sichergestellt, dass nichts fehlt oder unklar bzw. veraltet ist und alles stets aktualisiert wird.

Schritt 5: Veröffentliche und pflege die Dokumente

Sobald ein Dokument fertiggestellt ist, solltest du der Dokumentationsplattform Funktionen wie Tags und Indizes hinzufügen, sodass sie einfach durchsucht werden können. Abschließend ist zu sagen, dass eine Projektdokumentation eine fortwährende Arbeitsaufgabe ist, da die Dokumente im Laufe eines Projekts regelmäßig gepflegt werden müssen. Stelle sicher, dass du deine Projektdokumente regelmäßig prüfst, um zu gewährleisten, dass sie auch weiterhin relevant und aktuell sind.

Best Practices für das Verfassen der Projektdokumentation

Häufig werden Dateien nicht im Hinblick auf die Projektdokumentation angelegt. Es ist jedoch wichtig, Dateien und Ablageorganisation entsprechend anzupassen, um das Abrufen der Daten zu erleichtern. Befolge diese Tipps zur nahtlosen Organisation der Projektdokumentation.

Stelle ein Team aller Beitragenden zusammen

Die Projektdokumentation sollte ein kollaborativer Prozess sein. Deshalb solltest du ein Team aus Mitwirkenden, Bearbeitern und Prüfern aus unterschiedlichen Teams zusammenstellen, sodass sichergestellt ist, dass die Dokumente korrekt und einheitlich sind.

Halte dich an eine Struktur

Verwende klare Überschriften, Tags, Labels, Prioritäten, Themen und Unterthemen, um sicherzugehen, dass die Dokumente gut strukturiert und von jedem einfach durchsuchbar sind.

Verwende Vorlagen

Projektdokumentation Vorlagen können dir dabei helfen, eine Struktur einzuhalten, wodurch es einfacher wird, nach Daten zu suchen und diese zu referenzieren. Suche deshalb nach einem Arbeitstool wie monday.com, das über integrierte Dokumentationsvorlagen verfügt, mit denen dir ein reibungsloser Start gewährleistet ist.

Aktualisiere die Dokumentation regelmäßig

Behalte deinen Versionsverlauf im Auge, während du gleichzeitig sicherstellst, dass deine Dokumentation durch alle Projektmanagement Phasen hinweg regelmäßig aktualisiert wird, damit deine Informationen stets auf dem neusten Stand sind. Mit monday.com kannst du automatisierte Erinnerungen erstellen, die deine Dokumente regelmäßig aktualisieren, sodass du es nicht mehr vergessen kannst.

Lass dich nicht von Einzelheiten ablenken

Nicht jedes Dokument muss alle Informationen bis ins kleinste Detail aufschlüsseln. Einige Dokumente profitieren von prägnanten und präzisen Inhalten, da sie dadurch zugänglicher sind. Stelle sicher, dass ein Dokument ausreichend Informationen für die jeweilige Aufgabe enthält.

Tipps zur Auswahl der richtigen Software für die Projektdokumentation

Wenn du dein Projekt von Anfang an auf Erfolgskurs setzen willst, dann liegst du mit einem externen Tool für die Dokumentation deiner Projekte nicht falsch. Bei der Wahl der Software kann es sich als durchaus schwierig herausstellen, zu wissen, welches Projektmanagement Tool über die Funktionen verfügt, die du brauchst, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Du solltest nach einer Lösung suchen, die zum Projektumfang und zu den Bedürfnissen deines Teams passt. Bei der Wahl der Software solltest du Folgendes bedenken:

• Die Software sollte benutzerfreundlich sein, ohne dass ein großer Lernaufwand oder spezielle Schulungen erforderlich sind.
• Projektmanager sollten in der Lage sein, Zugriffsbeschränkungen festzulegen.
• Suche nach einem Tool mit integrierten Vorlagen für die Projektdokumentation, damit du schneller loslegen kannst.
• Die Software sollte mit deinen Tools aus dem Arbeitsalltag, wie z.B. Slack, Jira, Outlook oder Google Drive, integrierbar sein.
• Stelle sicher, dass du sowohl die Software als auch die Vorlagen an deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Eine gute Wahl für die Projektdokumentation und andere Workflows des Projektmanagements ist monday.com. Mit monday.com bekommst du eine Software, die du vollständig an deine Projektanforderungen anpassen kannst und die Dokumentationsvorlagen enthält, mit denen du sofort loslegen kannst.

Hier einige der leistungsstarken Funktionen von monday.com, die speziell für die Projektdokumentation entwickelt wurden:

• Zuweisung von Statusangaben, Verantwortlichen, Abteilungen, Deadlines und Prüfern für jedes Element
• Integration all deiner am häufigsten verwendeten Tools, wie Slack, Zoom, Excel, Jira, Asana und mehr
• Interne Kommunikation zu unterschiedlichen Dokumenten, damit du stets über den aktuellen Stand aller Aufgaben informiert bist
• Zusammenarbeit mit allen relevanten Stakeholders in Echtzeit
• Überwachung des Projektstatus mit Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards
• Erstellung von Automatisierungen für Genehmigungen und Aufgaben, um die Notwendigkeit manueller Elementprüfungen zu reduzieren

Monday.com bietet eine Lösung, die sich an deine Bedürfnisse anpassen lässt, sodass du den Umfang deiner Dokumentation basierend auf deinem Projekt ausweiten oder verringern kannst, während du dir gleichzeitig sicher sein kannst, dass du auch das bekommst, wofür du bezahlst.

monday.com: Die intuitive Lösung für eine strukturierte Projektdokumentation

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Projektdokumentation liegt in der kontinuierlichen Aufrechterhaltung der Ordnung. Wenn die Dokumentation prägnant und geregelt ist, sind ideale Voraussetzungen für das jeweilige Projekt geschaffen. Außerdem fällt es den Teammitgliedern leichter, ihre Aufgaben zu erledigen, da sie direkten Zugriff auf die Informationen erhalten, die sie brauchen. Ein leistungsstarkes Tool wie monday.com hilft dir also dabei, deine Dokumente auf deine Weise zu organisieren, während du gleichzeitig für Zusammenarbeit und Transparenz sorgst, um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten.

FAQ

Wie schreibt man ein Projektdokument?

Eine Projektdokumentation beinhaltet die Zielvorgaben und Ziele, den Umfang, den Zeitplan und die für den Projektabschluss erforderlichen Ressourcen. Sie sollte kurz und knapp, aber unmissverständlich formuliert sein, sodass sie von allen beteiligten Stakeholdern problemlos verstanden werden kann.

Welche Beispiele für Projektdokumentationen gibt es?

Projektdokumentation besteht aus einer Vielfalt an Dokumenten, darunter u.a. Der allgemeine Projektplan, die Projektcharta, Leistungsbeschreibung, Finanzplan, Plan für das Risikomanagement, der Problem-Tracker und die Berichte über den Projektstatus.

Wie wichtig ist die Dokumentation für ein Projekt?

Die Dokumentation sorgt für einen reibungslosen Projektverlauf, da sie den Stakeholdern dabei hilft, den Umfang, den Zeitplan und die Zielvorgaben eines Projekts zu verstehen. Zudem sorgt die Projektdokumentation für eine bessere Kommunikation, Zusammenarbeit und Transparenz während des Lebenszyklus des Projekts.