Das Geheimnis hinter einem erfolgreichen Projekt ist ohne Frage ein großartiges Projektteam. Aber wie stellst du ein Kernteam zusammen und verwaltest es so, dass du jedes Mal exzellente Ergebnisse erzielen kannst? Und was macht den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Projektteam und einem, dass sich abmüht?
In diesem Artikel erläutern wir, was ein effektives Projektteam ausmacht, welche Rollen du besetzen musst und welche Aufgaben dieses Kernteam übernimmt. Außerdem erhältst du Tipps zu erfolgreicher Team Zusammenarbeit und wie du das Work OS von monday.com zur positiven Entwicklung deines Projektteams einsetzen kannst.
Was ist ein Projektteam?
Ein Projektteam ist eine Gruppe von Personen, die unter der Leitung des Projektmanagers für die Umsetzung von Aufgaben verantwortlich sind, welche im Projektumfang definiert wurden. Wenn du also beispielsweise ein Softwareprodukt erstellst, könnte jeder, der an der Entwicklung dieses spezifischen Produkts beteiligt ist, Teil eines Projektteams werden.
Durch den Aufbau eines guten Teams zum Projektmanagement kannst du sicherstellen, dass die Projektteam Anforderungen erfüllt und das Projekt frist- und budgetgerecht abgeschlossen wird. Durch die Einteilung deiner Mitarbeiter in Teams, kannst du gewährleisten, dass alle Projektbeteiligten ihre Rollen und Verantwortungen verstehen.
Exzellenz durch Team Zusammenarbeit und stetige Verbesserung
Obwohl sich Projektteams in Aspekten wie Größe und Methodik stark voneinander unterscheiden können, haben Umfragen ergeben, dass die erfolgreichsten unter ihnen bestimmte Punkte gemeinsam haben:
1. Sie arbeiten daran, sich im Laufe der Zeit zu verbessern
Statistiken ergeben, dass die Mehrheit (51 %) der Agile-Experten kontinuierliche Verbesserungsmethoden als Best Practice effektiver Projektteams erachten.
Einige Beispiele für kontinuierliche Verbesserungsprozesse sind:
- die Durchführung sogenannter Post-Mortem-Meetings bei Projektabschluss, bei denen du besprechen kannst, was gut lief, was nicht funktionierte und was beim nächsten Mal besser gemacht werden könnte;
- das aktive Einholen von Kundenfeedback, auf dessen Grundlage du deinen Projektplan präzisieren und informieren kannst;
- die Aufforderung der Mitglieder des Projektteams, eine Umfrage auszufüllen, um so ihr Feedback einfließen zu lassen und die zukünftige Effizient des Teams zu steigern.
2. Kommunikation und Zusammenarbeit sind ihre Stärken
Eine in der Harvard Business Review veröffentlichte Studie hat das Verhalten leistungsstarker Projektteams untersucht. Dabei handelte es sich um Teams, die ihre Projekte regelmäßig fristgerecht abschlossen und diese als höchst effektiv bewerteten. Zudem fand man heraus, dass es sehr wahrscheinlich war, dass diese Teams produktive Meetings abhielten, regelmäßig miteinander Kontakt hatten und einander über den Projektfortschritt informierten.
3. Kernteams wissen, wie man Entscheidungen trifft
Projekte können sich regelmäßig verändern und damit auch die Projektteam Anforderungen. Daher müssen Entscheidungen schnell getroffen werden. Erfolgreiche Projektteams wissen, wie man schnelle Entscheidungen trifft. Beispielsweise fand man im Rahmen einer Studie von Scrum Inc., der Heimat der Scrum-Projektmethodik, heraus, dass die effektivsten Projektteams in der Lage waren, eine Entscheidung in maximal einer Stunde zu treffen, wohingegen weniger erfolgreiche Teams fünf Stunden oder sogar noch länger brauchten.
Expertentipp: Das Work OS von monday.com erleichtert schnelle Entscheidungen. Unsere Roadmaps für Projekte sowie unsere visuellen, leistungsstarken Projektboards gewähren dir sofortigen Einblick in den Projektfortschritt, sodass du Probleme und deren Lösungen gemeinsam identifizieren kannst.
Projektteam zusammenstellen – Wer gehört dazu?
Die meisten Projektteams sind mit gerade mal 6 – 10 Personen relativ klein. Innerhalb eines jeden Teams übernimmt jede(r) Einzelne eine eigene Rolle und Verantwortung. Der genaue Aufbau deines Teams richtet sich jedoch nach der von dir bevorzugten Projektmanagement-Methode. Ein Projekt nach der Wasserfall-Methodik wird beispielsweise nicht von einem Team durchgeführt, das nach der Agile Projektmanagement Praktik zusammengestellt wurde. Der allgemeine Aufbau eines Projektteams wird dennoch der nachfolgenden Auflistung nahekommen:
Projektmanager (PM): Diese Person ist der Projektinhaber, definiert den Umfang und hat die Aufsicht über den Rest des Projektteams inne.
Zu den Verantwortlichkeiten gehören u.a.:
- Projektplanung und Festlegung des Projektumfangs
- Aufsicht über das restliche Projektteam
- Überwachung des Budgets
- Nachverfolgung des Fortschritts im Hinblick auf die Projektergebnisse
- Berichterstattung zum Projektstatus gegenüber den Stakeholdern
In einem Agile-Team nennt sich diese Rolle „Team Lead“ oder „Scrum Master“, wobei in diesem Fall die Hierarchie nicht ganz so ausgeprägt ist wie bei den traditionellen Methoden. Die Hauptverantwortung unterscheidet sich jedoch nicht von der eines konventionellen Projektmanagers: Dafür sorgen, dass das Projekt erfolgreich und fristgerecht abgeschlossen wird.
Integrator: Wenn mehrere Teams an der Durchführung eines Projekts beteiligt sind, dann brauchst du unter Umständen einen Integrator, der dafür sorgt, dass alles reibungslos abläuft.
Verantwortlichkeiten:
- Management der teamübergreifenden Zusammenarbeit
- Maximierung der teamübergreifenden, operationellen Effizienz
- Identifikation und Eliminierung von Silos, Engpässen und doppelter Arbeit
Projektplaner/Administrator: Bei längeren oder größeren Projekten erhält der PM eventuell die Unterstützung eines Projektplaners oder Projektadministrators.
Verantwortlichkeiten:
- Überwachung täglicher Aufgaben
- Überwachung des Aufgabenstatus
- Troubleshooting von Problemen und Engpässen
- Durchführung administrativer Aufgaben, wie bspw. die Anfertigung der Projektdokumentation
- Unterstützung des Projektmanagers
Mitglieder des Projektteams: Dies sind die Personen, die für die erfolgreiche Ablieferung des Projekts verantwortlich sind. Sie verfügen meistens über Fachkompetenzen (Designer, Ingenieure, Programmierer, Kreativmitarbeiter und so weiter).
Verantwortlichkeiten:
- Erstellung und Optimierung der Projektergebnisse
- Umsetzung des Kundenfeedbacks durch Iterationen und Verbesserungen
Produkt Owner: In Agile- und Scrum-Teams gibt es ein zusätzliches Teammitglied, den Produkt Owner oder Produktinhaber. Dabei handelt es sich oftmals um eine Person aus der Abteilung für Produktmanagement oder Produktmarketing der Organisation, die über spezielle Kenntnisse zum Endbenutzer sowie deren Schwachstellen und Vorlieben verfügt.
- Vertretung der „Kundenmeinung“ bei Teammeetings
- Beratung zu den Bedürfnissen und Vorlieben der Kunden
- Ausrichtung des Projektfokus auf die wesentlichen Prioritäten der Kunden
Tester: Diese Rolle kommt am häufigsten in der Softwareentwicklung vor, könnte aber auch bei anderen Projektarten, wie zum Beispiel in der Produktentwicklung, zugewiesen werden.
Verantwortlichkeiten:
- Durchführung von Tests der Projektergebnisse zur Identifikation von Bugs
- Inkenntnissetzung des Projektteams über etwaige Qualitätsmängel
- Übernahme der Rolle des Endbenutzers zur Sicherstellung größtmöglicher Kundenzufriedenheit
Projektsponsor: Der Projektsponsor ist üblicherweise ein Mitglied der Unternehmensleitung. Seine Aufgabe besteht darin, das gesamte Projekt aus einem höheren Blickwinkel als der PM zu überwachen und die Projektbewilligung auf Führungsebene sicherzustellen.
Sobald du dein Projektteam zusammengestellt hast, schwenkt der Fokus zur Optimierung der Leistung, indem du das Team korrekt verwaltest.
Tipps zur Leitung von Projektmanagement Teams
Kim Landau, Projektmanager und Team Lead bei monday.com, teilt gern einige ihrer besten Tipps für effektiveres Management von Projektteams:
1. Definiere die Zielvorgaben deines Projekts
Für Landau besteht die wichtigste Aufgabe eines Projektmanagers darin, das Endziel des Projekts im Auge zu behalten, während sich dieses ständig weiterentwickelt und verändert. Sie hat großes Interesse daran, dass die Mitglieder ihren Projektmanagement Teams Eigeninitiative und Kreativität zeigen, warnt jedoch: „Ich möchte sichergehen, dass alle, die eine Idee initiieren oder vorstellen, auch ganz genau wissen, was sie am Ende erreichen wollen.“ Auf diese Weise kannst du dein Projektteam reibungslos auf ein gemeinsames Ziel hinsteuern, das dem Endkunden den größtmöglichen Nutzen bringt.
2. Denke strategisch
Ein wesentlicher Aspekt von Landaus Rolle als PM besteht darin, „die Strategie eines Projekts unter die Lupe zu nehmen“ und zu identifizieren, wo Chancen für Zusammenarbeit mit anderen Projektteams bestehen, um ein Ergebnis mit größerem und langfristigem Mehrwert zu erstellen.
Beim Ziele setzen ist es wichtig das Gesamtbild zu betrachten. „Ich bevorzuge es, stets die Zukunft im Hinterkopf zu haben,“ sagt sie. Anstatt ihren Fokus auf das Hier und Jetzt zu beschränken, wägt sie ab, ob die Zielvorgaben eines Projekts „für und von Bedeutung sind, wenn wir weiter wachsen oder sich die Umstände ändern“.
3. Sorge für eine aktive Kommunikation
In erster Linie, besteht ihr Job darin, „stets den Überblick über alles“ zu behalten. Um ihr Projektteam zu unterstützen, versucht Landau, „sicherzustellen, dass die notwendigen Informationen allen zur Verfügung stehen, dass jeder weiß, was zu tun ist, und dass wir einen klaren Zeitplan verfolgen“.
Es ist genau diese Transparenz und Zusammenarbeit, die deinem Team zum Erfolg verhilft. monday.com geht gezielt auf diese Prioritäten ein. Mit unseren visuellen und intuitiven Projektboards lässt sich ganz einfach einsehen, wie es um ein Team steht, wie die Kommunikation zu Aufgaben und Projektergebnissen abläuft und ob alle denselben Kurs verfolgen.
Wie kannst du monday.com für das Projektteam Management nutzen?
monday.com wurde entwickelt, damit Projektteams besser zusammenarbeiten, effizienter planen und Zeit durch Automatisierung sparen zu können. Wir haben einige Möglichkeiten zusammengetragen, wie monday.com deinem Team zum Erfolg verhelfen kann:
1. Nutze eine Projekt-Roadmap, um deine wichtigsten Zielvorgaben im Auge zu behalten
Die visuelle Projekt-Roadmap von monday.com gibt dir die Möglichkeit, deinem gesamten Projektteam die Richtung vorzugeben, die Erwartungen deiner Stakeholder zu verwalten und die interne und teamübergreifende Kommunikation reibungslos zu gestalten.
2. Automatisiere sich wiederholende Routineaufgaben
Lass dein Projektteam effizienter arbeiten, indem du Automatisierungen einrichtest, mit denen du deine Workflows beschleunigst. Beispielsweise kannst du Teammitglieder jedes Mal automatisch benachrichtigen lassen, wenn sich das Projekt ändert, oder eine Erinnerung verschicken lassen, wenn ein Fälligkeitsdatum bevorsteht.
3. Präzisiere Rollen und Verantwortlichkeiten
Stelle mithilfe der Personen-Spalte sicher, dass jeder weiß, wer was zu tun hat. Du kannst den entsprechenden Verantwortlichen ihre Aufgaben und Unteraufgaben schnell zuweisen, sodass jeder Bescheid weiß, woran zu arbeiten ist. Dadurch ist es einfach, den Projektfortschritt zu verfolgen und Hindernisse zu erkennen, die das Projekt vom Kurs abbringen könnten.
Verhilf deinem Projektteam zum Erfolg — mit monday.com
monday.com gibt dir alle Projektmanagement Tools in die Hand, die du für das Management deines Projektteams brauchst. Wenn du gleich jetzt loslegen möchtest, sieh dir unsere Vorlagen für das Projektmanagement an.
FAQ
1. Was ist ein Projektteam?
Ein Projektteam ist eine Gruppe von Personen, die zusammengestellt wurde, um an der Durchführung eines Projekts zu arbeiten. Jedes Mitglied des Teams verfügt über eigene Verantwortungsgebiete und Aufgaben, während sie gleichzeitig auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
2. Wie sollte ein Projektteam kommunizieren?
Häufig! Das Geheimnis hinter einem effektiven Projektteam liegt in regelmäßiger Kommunikation. Dies kann durch tägliche Meetings, Telefonate oder kurze Nachrichten in Instant-Messaging-Apps gewährleistet werden. Wichtig ist dabei, dass die Kommunikation regelmäßig, relevant und kontinuierlich ist.
Mit dem Work OS von monday.com haben wir die Kommunikation von Projektteams vereinfacht. Du kannst dir den Status des Gesamtprojekts oder einzelner Teilergebnisse in unseren optisch ansprechenden Boards schnell anschauen, Nachrichten versenden und andere automatisch über etwaige Änderungen von Deadlines oder Aufgaben informieren.
3. Wie sollte ein Projektteam verwaltet werden?
Um ein Projektteam gut zu verwalten, musst du zunächst sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten genau wissen, was sie tun sollen und welche Prioritäten und Zielvorgaben zu beachten sind. Gute Projektmanager denken strategisch, kommunizieren aktiv und nutzen kollaborative Tools, um alle Beteiligten im Laufe eines Projekts stets über den neusten Stand zu informieren.
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