Beim Projektmanagement kann es lange dauern, bis du Ergebnisse siehst. Eine Möglichkeit die Erfolgschancen eines Projekts in kleinem Rahmen zu testen ist vorerst ein Pilotprojekt durchzuführen. Ein Pilotprojekt ermöglicht dir, das Risiko einer neuen Idee zu managen und etwaige Probleme zu identifizieren, bevor du Ressourcen zuteilst.
Nehmen wir als Pilotprodukt Beispiel einmal die Einführung eines neuen Produkts auf den Markt. Im Rahmen eines Pilotprojekts kannst du Kernprobleme aufdecken und bereits lösen, bevor du das Produkt einer großen Zielkundschaft vorstellst.
Aber was genau ist ein Pilotprojekt? Wie führst du es erfolgreich durch? Welche Tools benötigst du dafür? In diesem Leitfaden erhältst du genau diese Informationen. Lies weiter, damit du sofort dein erstes Pilotprojekt starten kannst und mithilfe eines Projektmanagement-Tools wie das Work OS von monday.com mühelos managen kannst.
Was ist die Definition von Pilotprojekt?
Ein Pilotprojekt im Projektmanagement ist eine Methode, die Durchführbarkeit eines Projekts zunächst testweise zu erproben.
Ein Pilotprojekt zielt darauf ab, die Gegebenheiten eines Projekts in kleinem Rahmen im Voraus zu testen, um herauszufinden, ob ein Projekt für ein Team oder ein Unternehmen realisierbar ist. Unternehmen nutzen Pilotprojekte für Tätigkeiten wie das Testen neuer Software-Releases, den Soft-Launch neuer Produkte und die versuchsweise Einführung neuer Arbeitszeiten.
Häufig bestätigen Pilotprojekte die Skalierbarkeit und ermöglichen den Test von Prozessen und Verfahren.
Pilotprojekte können in zahlreichen Branchen eingesetzt werden. Einige Beispiele sind:
- B2B SaaS: Das Testen eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung in einem kleinen Markt oder mit einer kleineren Kundengruppe vor einem großangelegten Launch.
- Finanzdienstleistungen: Ein FinTech-Unternehmen könnte ein Pilotprojekt durchführen, um eine neue App-Funktion innerhalb einer kleinen Benutzergruppe zu testen, bevor die Funktion allen Benutzern zur Verfügung gestellt wird.
- Informationsagenturen: Eine Agentur für Datenverwaltung könnte ein neues KI-Tool mit einem kleinen Datensatz von Kundeninformationen testen, um zu sehen, ob der Algorithmus korrekt funktioniert, bevor er auf größere Datensätze angewendet wird.
Worin bestehen also die Vorteile?
Warum ein Pilotprojekt vorteilhaft ist
Im Wesentlichen bieten Pilotprojekte eine hervorragende Chance, die Realisierbarkeit einer Idee zu beurteilen, Prozesse zu testen und letztendlich zu entscheiden, ob ein großes Projekt realisierbar ist.
Pilotprojekte helfen dir:
- die Realisierbarkeit einer Idee vollständig zu beurteilen
- jegliche Risiken und Probleme zu identifizieren, bevor Ressourcen zugesprochen werden
- Budgets und Investitionen genau einzuschätzen
Nun sehen wir uns an, wie ein Pilotprojekt geplant wird.
So planst du ein Pilotprojekt
Jetzt weißt du, was Pilotprojekte sind und warum sie eine so wichtige Stellung einnehmen. Jetzt ist es Zeit, mit dem Projektplan zu beginnen.
Nachfolgend stellen wir dir vier einfache Schritte für die Planung deines eigenen Pilotprojekts vor.
Schritt 1: Identifiziere das Pilotprojekt
Es mag offensichtlich erscheinen, aber wenn du ein Pilotprojekt planen möchtest, musst du zunächst wissen, welchen Inhalt es abdecken soll.
Beginne als Erstes mit einem Brainstorming, um Ideen für dein Pilotprojekt zu sammeln. Ideen bekommst du beispielsweise von:
- Deine Kunden: Welche Themen wurden wiederholt in Prüfungsberichten oder gegenüber Mitarbeitern des Kundenservices erwähnt? Was wird in den Beiträgen in den sozialen Medien erwähnt?
- Angestellte: Welche Herausforderungen kann dein Team identifizieren? Was würde dazu beitragen, das Team noch effektiver arbeiten zu lassen?
- Die Marktkonkurrenz: Was macht die Konkurrenz anders? Nutzt sie bestimmte Tools oder Technik, um den anderen eine Nasenlänge voraus zu sein?
Sobald du dein erstes Pilotprojekt identifiziert hast, bist du für den zweiten Schritt bereit.
Schritt 2: Bestimme die Zielvorgaben
Nun, da du dein erstes Pilotprojekt identifiziert hast, solltest du Ziele dafür bestimmen. Es ergibt wenig Sinn, ein Projekt zu starten, wenn du nicht weißt, was du überhaupt erreichen möchtest.
Hier sind einige Pilotprojekt Beispiele und wie die Zielvorgaben lauten könnten:
- Überprüfung der Verfügbarkeit von 50 % der Mitarbeiter im Homeoffice.
- Reduzierung der Kundenabwanderung in Q3 um 5 % durch Einführung eines neuen Online-Bezahlvorgangs.
- Steigerung des Umsatzes um 25 % durch den Test einer neuen Software für die Auftragsverwaltung in Q2.
Sobald du deine Projektziele bestimmt hast, musst du im nächsten Schritt die Ressourcen identifizieren und die Zusammenarbeit starten.
Schritt 3: Verteile Ressourcen und organisiere Zusammenarbeit
Sofern du kein Einzelkämpfer bist, musst du Ressourcen identifizieren und Aufgaben zuweisen, um den Prozess des Pilotprojekts zu strukturieren. Mit monday.com gestaltet sich die Zusammenarbeit ganz einfach, da du dein Board mit deinem gesamten Projektteam teilen kannst, wodurch alle Beteiligten Zugriff auf die Informationen erhalten.
Auf diese Weise können Teammitglieder entscheiden, ob sie über ausreichende Kapazitäten verfügen, um die von dir zugewiesenen Aufgaben zu erledigen, außerdem kannst du eine angemessene Bearbeitungszeit einplanen. Nutze die Zeitleisten Software, sodass alle wissen, welche Aufgaben sie zu erledigen haben und wie sich dies auf den Zeitplan des Projekts auswirkt.
Expertentipp: Vergiss nicht, bei der Festlegung von Deadlines ein paar zusätzliche Tage einzuplanen, damit du eventuelle Verzögerungen kompensieren kannst.
Sobald du all das erledigt hast, solltest du eine gute Vorstellung davon haben, wie sich alles in deinen Zeitplan einfügt.
Schritt 4: Entwickle einen Zeitplan
Es gibt kein Richtig oder Falsch, wenn du deine Zeitleiste organisierst. Du solltest lediglich Folgendes gewährleisten:
- Stelle sicher, dass jede Projektphase ein spezifisches Fälligkeitsdatum hat.
- Stelle sicher, dass du jede Aufgabe einem geeigneten Teammitglied zuweist.
- Teile deine Zeitleiste mit deinem Team und den Projektmanagern.
Solange du diese Grundsätze befolgst, sind dir Freiheit und Flexibilität bei der Umsetzung garantiert.
Mit der Zeitleistenansicht von monday.com kann jede Phase deines Pilotprojekts detailliert geplant und auf einem visuellen Zeitstrahl dargestellt werden, sodass du weißt, welche Maßnahmen wann zu ergreifen sind.
Mit nur einem Blick auf die Zeitleistenansicht deines Boards hat jeder schnellen Zugriff auf ein visuelle Darstellung der Zeitpläne, Deadlines und Abhängigkeiten eines Projekts. Das bedeutet, dass jeder das Start- und Enddatum eines Elements einsehen und daran erkennen kann, was zu welchem Zeitpunkt abzuschließen ist.
Wie gewährleistest du, dass du nicht vom Kurs abkommst?
6 Best Practices für die Durchführung eines Pilotprojekts
Im Folgenden werden wir die sechs beliebtesten Best Practices erläutern, die für die Durchführung von Pilotprojekten genutzt werden, und dir erklären, warum jede einzelne sinnvoll sein kann.
- #1: Entwicklung eines Plans: Die Planung ist der Eckpfeiler eines jeden Projekts. Du beginnst mit dem Ziele setzen, wobei du dir die Frage stellst, was du bis zum Ende des Projekts erreichen musst. Sei realistisch, wenn du einschätzt, wie viel Zeit du für den Abschluss einer jeden Projektkomponente benötigst. Nutze die Projektmanagement Vorlagen von monday.com, um sofort loszulegen.
- #2: Überwachung des Fortschritts: Eine ausgezeichnete Möglichkeit, die Projektleistung zu ermitteln, ist es, zu überprüfen, ob du deine Zielvorgaben und Projekt Meilensteine erreichst. Prüfe den Status der einzelnen Aufgaben regelmäßig und fordere deine Teammitglieder auf, erforderliche Aktualisierungen vorzunehmen. Füge eine Zeitleistenspalte hinzu, um den Zeitplan für jedes Element darzustellen.
- #3: Einholen von Feedback: Sobald das Pilotprojekt beendet ist, solltest du alle beteiligten Teammitglieder zu etwaigen Risiken oder Problemen befragen, mit denen sie konfrontiert wurden. Bitte deine Teammitglieder, ihr Feedback im Update-Bereich zu teilen. Sie können dich sogar in bestimmten Hinweisen taggen.
- #4: Analyse der Ergebnisse: Pilotprojekte zielen darauf ab, die Umsetzbarkeit einer Idee zu testen. Es ist also von wesentlicher Bedeutung, die Ergebnisse zu analysieren. Nutze Gantt-Diagramme, um den gesamten Projektprozess nachzuverfolgen und Meilensteine und Ziele zu überprüfen.
- #5: Identifikation von Verbesserungspotential: Im Anschluss an die Überprüfung des Team-Feedbacks und die Analyse der Ergebnisse solltest du eine Liste mit Verbesserungsmöglichkeiten anfertigen. Diese kannst du dann mit allen Projektbeteiligten teilen, indem du das entsprechende Board aktualisierst.
- #6: Erstellung deines Berichts: Zum Schluss musst du deinen Projektbericht und etwaige Empfehlungen formulieren. Berücksichtige wichtige Fragen, wie: War das Pilotprojekt erfolgreich? Worin bestanden die größten Risiken? Wie könntest du diese Risiken reduzieren? Wie hoch sollte das Budget sein?
Diese Schritte werden dazu beitragen, dass deine Projekte wie am Schnürchen laufen.
Plane ein effektives und kollaboratives Pilotprojekt mit monday.com
Ein Tool, wie das Work OS von monday.com, eignet sich hervorragend dazu, den gesamten Prozess reibungslos zu gestalten. Du wirst begeistert von der Flexibilität und Kontrolle sein, die du mit monday erhältst.
Zudem ist die Informationsweitergabe an dein Team schnell und einfach erledigt, indem du sie zu deinem Abonnement hinzufügst und ihnen die entsprechenden Aufgaben zuweist. Egal, ob du den Fortschritt nachverfolgen oder an Aufgaben zusammenarbeiten möchtest — wenn du dein Pilotprojekt durchführst, wird sich dein Team auf deine Leitung verlassen können.
Du kannst sogar ein Board mit unserer gebrauchsfertigen Vorlage für eine Projektzeitleiste erstellen — und individuell an deine Bedürfnisse anpassen.
Optimiere dein Pilotprojekt mit dem richtigen Tool
Du kannst damit beginnen, dein Board und deine Zeitleiste zu erstellen, damit du stets sicherstellen kannst, dass du den Kurs beibehältst.
Alternativ kannst du eine unserer vorgefertigten Vorlagen nutzen, um mit einem Vorsprung ins Rennen zu starten.
Du hast noch nicht alles gefunden, wonach du suchst?
Sieh dir unsere Ressourcen an, die wir speziell zur Planungsphase des Projektlebenszyklus zusammengestellt haben:
- Projekt Meilensteine im Projektmanagement verstehen
- Hilfreiche Projektmanagement Tools und Funktionen
- Die Phasen des Projektmanagements erklärt
FAQ
Warum brauche ich ein Pilotprojekt?
Der Zweck eines Pilotprojekts ist es, die Umsetzbarkeit einer Idee in kleinem Rahmen zu testen, um beurteilen zu können, ob Potenzial für ein zukünftiges Großprojekt besteht.
Was versteht man unter einem „Pilotprojekt“?
Pilotprojekte, auch „Durchführbarkeitsstudien“ genannt, helfen beim Identifizieren etwaiger Probleme sowie bei der Beurteilung der Umsetzbarkeit, der Ressourcen, der Zeit und der Kosten.
Was versteht man im Projektmanagement unter einem Pilotprojekt?
Im Projektmanagement werden Pilotprojekte genutzt, um das Risiko eines Misserfolgs zu senken, indem eine Idee zunächst in kleinem Rahmen getestet wird, sodass du das Projekt weiter präzisieren kannst, bevor es in großem Stil durchgeführt wird.
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