Briefing: Projekte erfolgreich einstarten

Das Briefing für ein neues Projekt kann den entscheidenden Unterschied machen zwischen einem gelungenen und einem misslungenen Projektstart. Deshalb ist es wichtig, erstmal zu verstehen, was Briefing bedeutet, warum es genutzt wird, und welche relevanten Informationen enthalten sein müssen, damit dein Team richtig instruiert ist, um loszulegen. Damit du deine Fähigkeiten im Briefen schärfen kannst, haben wir dir diesen Guide erstellt, in dem du alles zum Thema Briefing erfährst – von den Grundlagen bis hin zur Erstellung und typischen Fehlern – und wie du dein Team durch ein effektives Briefing zum Erfolg führen kannst.

Was ist ein Briefing?

Ein Briefing ist ein Dokument, das möglichst kurz und präzise die Bedingungen für das Projekt festlegt: die Anforderungen, Ziele und den Ablauf. Es soll sicherstellen, dass alle Beteiligten Instruktionen bekommen, was die Aufgabe und das Ziel des Projekts ist, damit alle dieselbe Richtung verfolgen. Ein detailliertes Briefing umfasst wichtige relevante Informationen wie Zielgruppe, Botschaft, Zeitplan und Budget und schafft damit Klarheit für die Aufgabenverteilung und das Projektergebnis.

Außerhalb der Business-Welt wird auch häufig vom Briefing oder „briefen“ gesprochen, wenn man zum Beispiel jemanden über den neuesten Stand der Dinge updaten will oder wichtige Informationen weitergeben möchte.

Was ist ein Debriefing?

Ein Debriefing ist die Nachbesprechung eines abgeschlossenen Projekts. Hier wird analysiert, was gut lief und wo Verbesserungspotenzial besteht. Während das Briefing den Projektstart unterstützt, schließt das Debriefing den Prozess ab und bietet wertvolle Erkenntnisse für künftige Projekte.

Auch im Nicht-Geschäftskontext spricht man vom Debriefing, wenn man nach einem abgeschlossenen Ereignis eine Zusammenfassung macht und das Resümee zieht. Beispielsweise in der Psychologie: Ein psy­cho­lo­gisches De­briefing wird nach traumatischen Erlebnissen und Er­eignissen ein­gesetzt, wie z. B. Einsätze, Un­fäl­le, oder Natur­katastrophen, um Betroffene und Helfer bei der psychischen Ver­arbeitung zu unterstützen. Darin wird dann gezielt nach dem Erlebten und den damit verbundenen Gedanken und Gefühlen gefragt, also wie das Erlebte aufgenommen wurde.

Teste monday work management

Vorteile eines guten Briefings

Ein gutes Briefing hilft, Projekte erfolgreich an den Start zu bringen. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

1. Legt die Erwartungen fest und vermeidet Missverständnisse

Ein klares Briefing legt von Anfang an die Bedingungen und Erwartungen fest, was Missverständnisse und Rückfragen während des Projekts minimiert. Weniger Unklarheiten und Korrekturen bedeuten, dass das Team sich voll auf die Umsetzung konzentrieren kann – und das spart allen Zeit und Nerven.

2. Ermöglicht eine zielgerichtete und kreative Umsetzung

Ein präzises Briefing sorgt dafür, dass kreative Ideen und technische Umsetzungen genau ins Schwarze treffen und mit der Projektvision übereinstimmen. Dadurch kennt das Team die Zielgruppe, die Botschaft und die gewünschte Tonalität – das verbessert die Qualität des Ergebnisses und macht es relevanter für den Markt.

3. Schafft eine Basis für realistische Zeit- und Budgetplanung

Ein gut durchdachtes Briefing hilft, den Umfang des Projekts realistisch einzuschätzen und gibt die notwendige Orientierung für Ressourcenplanung, z.B. Zeit- und Budgetplänen. So wird vermieden, dass das Projekt aus dem Ruder läuft oder ein Engpass entsteht.

Mit einem guten Briefing legt man also die Basis für eine produktive und erfolgreiche Zusammenarbeit, ein klar fokussiertes Projekt und ein Ergebnis, das von Anfang an überzeugt.

Wann und wo braucht man ein Briefing?

Ob im Marketing, in der Werbung oder bei der Produktentwicklung – ein Briefing wird immer dann benötigt, wenn eine klare Anleitung gefragt ist. Besonders hilfreich ist ein Briefing zu Beginn eines Projekts oder einer Kampagne, um die Basis zu legen, auf der alle Beteiligten aufbauen können, wenn sie mit der Arbeit loslegen und dabei die gleichen Ziele verfolgen.

Arten von Briefings: Welche Briefing-Typen gibt es?

Es gibt nicht nur eine Art von Briefing, sondern verschiedene je nach Projekttyp und Ziel. Hier sind die wichtigsten:

• Kreative Briefings: Dieses Briefing wird oft für Marketingkampagnen verwendet und legt den Fokus auf Tonalität, Zielgruppe und Botschaft.
• Operatives Briefing: Ein operatives Briefing konzentriert sich auf die technischen und organisatorischen Aspekte eines Projekts und ist in der Produktion oder Logistik besonders wertvoll.
• Design Briefing: Ein Design Briefing gibt den kreativen Teams Anweisungen für das Erscheinungsbild eines Projekts, sei es eine Website, ein Logo oder eine Werbekampagne.
• Projekt- oder Team-Briefing: Wird zu Beginn eines Projekts durchgeführt und stellt sicher, dass alle Mitglieder des Teams ihre Aufgaben und Rollen genau kennen. Es bildet den Auftakt zu effizientem Task Management.

Ein kreatives Briefing kann dabei helfen, die Vorstellungen eines Unternehmens in konkrete Ideen zu verwandeln, während ein operatives Briefing die strukturelle Organisation unterstützt.

Welches Briefing kommt wo und wie zum Einsatz?

Diese Briefing-Arten sorgen je nach Projektziel und Team für Klarheit und eine reibungslose Umsetzung, indem sie den jeweiligen Informationsbedarf passgenau abdecken und zur erfolgreichen Zusammenarbeit beitragen.

Was sollte in einem guten Briefing enthalten sein?

Ein gelungenes Briefing deckt die wesentlichen Elemente ab und stellt sicher, dass das Projekt von Anfang an auf klaren Grundlagen basiert. Ein detailliertes Briefing sollte die folgenden Punkte umfassen:

3 Briefing Beispiele

Beispiel 1: Marketingkampagne für eine Frühlingskollektion

• Titel und Beschreibung: „Frühlingskampagne 2024“ – Eine saisonale Marketingkampagne zur Einführung der neuen Modekollektion für das Frühjahr.
• Ziele: Erhöhung der Markenbekanntheit und Generierung von 10 % mehr Leads im Vergleich zum Vorjahr.
• Zielgruppe: Modebewusste Frauen und Männer im Alter von 25 bis 45 Jahren, die Wert auf Nachhaltigkeit legen.
• Botschaft und Ton: „Natürliche Eleganz für den Alltag“ – Der Ton sollte leicht, inspirierend und freundlich sein, mit Fokus auf Nachhaltigkeit.
• Materialien und Ergebnisse: Fotos und Videos für Social Media, eine Landing Page und begleitende Texte.
• Wichtige Teilnehmer: Projektmanagerin: Lena Müller, Fotografin: Maxine Scholz, Copywriter: Jonas Bauer.
• Budget: 15.000 – 20.000 € für Produktion und Marketing.
• Zeitplan: Kick-off am 1. März, Projektende und Kampagnenstart am 1. Mai.
• Marketingkanäle: Instagram, Facebook, Website und Newsletter.

Beispiel 2: Recruiting-Kampagne für eine Technologie-Jobmesse

• Titel und Beschreibung: „Tech Job Days 2024 – Recruiting-Kampagne“ – Eine Kampagne, um qualifizierte IT-Fachkräfte für eine Jobmesse zu gewinnen.
• Ziele: Anmeldungen von mindestens 200 IT-Profis und 20 Firmen, die auf der Messe Stellenangebote präsentieren.
• Zielgruppe: Softwareentwickler, Datenanalysten und IT-Fachkräfte zwischen 22 und 40 Jahren.
• Botschaft und Ton: „Dein nächster Karriereschritt beginnt hier!“ – Der Ton soll motivierend und professionell sein, mit Fokus auf persönliche Karriereentwicklung.
• Materialien und Ergebnisse: Flyer und E-Mail-Vorlagen zur Anmeldung, Werbeanzeigen für Social Media, eine Veranstaltungsseite.
• Wichtige Teilnehmer: Eventmanagerin: Sarah Keller, Designer: Luca Hoffmann, Social Media Manager: Tamara Klein.
• Budget: 10.000 – 12.000 €.
• Zeitplan: Kick-off am 15. Januar, Launch der Kampagne am 1. Februar.
• Marketingkanäle: LinkedIn, Xing, gezielte E-Mail-Marketing-Kampagne.

Beispiel 3: Einführung eines neuen internen Projektmanagement-Tools

• Titel und Beschreibung: „Projektstart: Einführung monday CRM“ – Implementierung eines CRM-Systems zur Optimierung der teamübergreifenden Zusammenarbeit.
• Ziele: Verbesserung der Teamarbeit und Reduzierung des Verwaltungsaufwands durch ein zentrales CRM-Tool.
• Zielgruppe: Alle Abteilungen, insbesondere Sales und Marketing.
• Botschaft und Ton: „Effizient zusammenarbeiten, besser organisieren“ – Der Ton sollte sachlich und informativ sein, mit einem klaren Fokus auf die Erleichterung des Arbeitsalltags.
• Materialien und Ergebnisse: Schulungsunterlagen, Onboarding-Videos, Checklisten und wöchentliche Updates zur Einführung.
• Wichtige Teilnehmer: Projektleiter: Daniel Weber, IT-Support: Hannah Schwarz, Training Manager: Nina Sommer.
• Budget: 5.000 € für Softwarelizenz und Schulungsmaterialien.
• Zeitplan: Projektstart am 1. April, Schulungen beginnen am 15. April, vollständige Einführung bis 30. Juni.
• Marketingkanäle: Interne Kommunikation über E-Mail, Intranet und Teams.

Diese Beispiele zeigen, wie wichtig ein detailliertes und zielgerichtetes Briefing für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts ist. Ein gut strukturiertes Briefing kann das Projekt für alle Beteiligten nachvollziehbarer und effizienter machen und schafft eine solide Basis für die kreative Umsetzung.

Die perfekte Briefing-Vorlage

Eine strukturierte Briefing-Vorlage erleichtert den Einstieg und stellt sicher, dass keine wesentlichen Informationen fehlen. Eine Vorlage kann für verschiedene Projekte flexibel angepasst werden und enthält grundlegende Punkte wie Titel, Ziele, Zielgruppe, Botschaft und Zeitplan.

Teste monday work management

Schritte zur Erstellung des perfekten Briefings

1. Ziele klar definieren: Ein klares, messbares Ziel ist entscheidend für ein erfolgreiches Projekt.
2. Zielgruppe analysieren: Wer wird angesprochen und was sind deren Bedürfnisse?
3. Botschaft und Tonalität festlegen: Konsistenz sorgt für eine klare Kommunikation.
4. Budget und Zeitplan festlegen: Diese beiden Faktoren setzen den Rahmen des Projekts.
5. Ergebnisse festlegen: Welche Materialien und Endprodukte sind gefordert?

5 typische Briefing-Fehler (und wie du sie vermeidest)

Wenn man versucht, ein solides Briefing zu erstellen, um die Projektinitiierung erfolgreich zu starten, sollte man auf einige Punkte achten, um häufige Fehler zu vermeiden.

1. Unklare Ziele: Missverständnisse vermeiden, indem die Ziele klar und messbar definiert werden.
2. Fehlende Informationen: Das Fehlen relevanter Daten zum Unternehmen und Markt kann Probleme verursachen.
3. Zu knapp bemessene Budgets: Unrealistische Budgetierung führt oft zu Komplikationen in der Umsetzung.
4. Oberflächliche Briefings: Ein gründliches und detailliertes Briefing spart Zeit und Kosten.
5. Unklare Rollenverteilung: Definiere, wer wofür verantwortlich ist, um Rückfragen zu minimieren.

Optimiere dein Briefing mit monday.com

Digitale Transformation bedeutet, Dokumentationen und Vorgänge digital anzulegen und den Zugriff zu vereinfachen, damit Teams bessere Einsicht haben und effektiver damit arbeiten können. Eine moderne Plattform wie monday.com macht es dir ganz einfach, dein Briefing digital zu erstellen und deinem Team zugänglich zu machen. Auf der Arbeitsmanagement-Plattform hast du alle Freiheiten, um die relevanten Informationen zusammenzutragen, sie visuell anzuordnen, mit deinem Team zu teilen und auch während das Projekt voranschreitet, neue Updates zu dokumentieren, die für allen Beteiligten einsehbar sind. Dafür kannst du Vorlagen und Workdocs nutzen, in denen du die Punkte im Briefing in Aktionselemente verwandeln und die verantwortlichen Personen zuweisen kannst. Ein AI-Assistent hilft dir sogar dabei.

Entdecke, wie du mit monday workdocs Text in Aktionspunkte verwandeln kannst:

Teste monday work management

monday work management - die perfekte Ergänzung für dein Briefing

Mit monday.com kannst du aber nicht nur ein erfolgreiches Briefing erstellen und teilen, sondern dein gesamtes Projekt zentral verwalten. Denn das Briefing ist schließlich nur der Anfang eines wichtigen Vorhabens.

Nachdem du das Team gebrieft hast, müssen aus den Eckpunkten Taten folgen. Ohne Arbeitsplanung und Nachverfolgung besteht die Gefahr, dass wichtige Instruktionen und Projektziele in Vergessenheit geraten und der Fortschritt ins Stocken gerät. Mit monday work management können Manager in intuitiven, einfach bedienbaren Boards diverse Teams steuern, Aufgaben zuteilen, und gemeinsam mit dem Team zusammenarbeiten, den Fortschritt überwachen und jederzeit Anpassungen vornehmen. So behält jeder den Überblick, was als nächstes ansteht und wie der Stand der Dinge ist.

Jeder Aspekt der Arbeit kann hier nicht nur verwaltet werden, sondern ist auch für alle Beteiligten zugänglich. So entsteht Sichtbarkeit in alle Abläufe und in den Zusammenhang von Vorgängen im großen Ganzen.

Mit monday.com können Teams:

• ihre Arbeitsabläufe in Form von Workflows nachbauen, die speziell auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten sind
• den Projektfortschritt in Echtzeit einsehen und aktuelle Updates zum Briefing mitverfolgen.
• Zeitpläne und Deadlines im Blick behalten, um Verzögerungen frühzeitig zu erkennen
• Briefings und Protokolle schreiben, um die Kommunikation in Besprechungen zu verbessern und Meetings wie den Jour fixe effektiver zu gestalten
• effizienter und effektiver zusammenarbeiten, indem alle wichtigen Informationen visuell klar dargestellt werden, einfach zu verstehen sind und für jeden zugänglich sind

Probiere die kostenlose Testversion von monday.com einfach mal aus, um dein nächstes Briefing zu erstellen und von da aus dein gesamtes Projekt zu managen. Dein Team wird es dir danken.