6 etapas para implementar e automatizar um sistema de cotação

Enviar cotações pode parecer simples, mas transformá-las em vendas envolve muito trabalho nos bastidores – desde a criação e revisão da cotação até a assinatura do negócio.

O gerenciamento de cotações é essencial para uma estratégia de vendas eficaz e depende do uso das ferramentas certas, como um sistema de cotação online ou uma plataforma de gestão de relacionamento com o cliente (CRM). Com um sistema eficiente, sua equipe pode enviar propostas com rapidez e precisão, acompanhar clientes de forma mais ágil e aumentar significativamente as taxas de conversão.

Neste artigo, exploraremos o processo de gerenciamento de cotações, de que forma o monday CRM pode impulsionar seus resultados e por que automatizar fluxos de trabalho de cotação é essencial para acelerar as vendas.

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O que é gerenciamento de cotações?

O gerenciamento de cotações é o processo de criar, enviar, acompanhar e administrar as propostas comerciais enviadas aos clientes. Como cada empresa tem um processo de vendas próprio, o sistema de cotação pode incluir diferentes etapas, como:

• Criação de cotações e propostas de preços
• Envio das cotações de vendas aos clientes
• Acompanhamento das cotações enviadas
• Gestão do processo de aprovação das cotações
• Revisão de diferentes versões de uma mesma cotação
• Negociação de preços, descontos e condições de pagamento

Com um sistema de gestão de cotações eficiente, as empresas conseguem monitorar melhor as propostas enviadas, acompanhar o progresso e resolver eventuais obstáculos com mais agilidade.

Além disso, ao adotar um software de cotação, as equipes de vendas podem reduzir o ciclo de vendas e acelerar o fechamento de novos negócios.

O que é um sistema de cotação?

Um sistema de cotação é qualquer ferramenta ou software que facilita o gerenciamento e o acompanhamento de cotações. Embora alguns métodos ainda sejam manuais, como o uso de livros razão ou documentos para registrar cotações, cada vez mais empresas adotam softwares especializados para minimizar erros e simplificar o processo.

Hoje, há uma ampla variedade de sistemas de cotação online disponíveis, desde soluções básicas, que apenas acompanham cotações e respostas de clientes, até ferramentas mais avançadas, que oferecem recursos robustos para otimizar todo o fluxo de trabalho.

Entre as funcionalidades mais importantes em um sistema de cotação de preços, destacam-se:

• Automações: o software de cotação deve permitir a criação de automações personalizadas de fluxo de trabalho para estabelecer um processo padronizado que integre templates de proposta, estratégias de precificação e catálogos de produtos.
• Templates de cotação personalizáveis: modelos prontos que permitem a rápida adaptação das cotações com a identidade visual da empresa, além de incluir facilmente termos e condições específicas para cada cliente.
• Fluxos de trabalho de aprovação: automatizar o envio das cotações para a aprovação da gerência antes do envio aos clientes pode agilizar o processo.
• Rastreamento e análise: é importante monitorar o status das cotações e obter insights sobre o comportamento dos clientes com análises sobre taxas de conversão, valores de cotações, tendências de vendas e muito mais
• Opções de integração: verifique se o seu sistema de cotação de preços online pode ser integrado às ferramentas de que você precisa, como um software de CRM, ferramenta de assinatura digital, e-mail, processamento de cartão de crédito, plataformas de contabilidade, entre outras.
• Gestão de documentos: a ferramenta que você escolher deve ser capaz de centralizar e armazenar todas as suas cotações a fim de facilitar a recuperação de documentos anteriores para referência, controle de versões e atualizações.

Benefícios do uso de um sistema de cotação

Um software especializado pode ajudar os representantes de vendas a otimizar e padronizar todo o processo de criação, envio e acompanhamento de propostas comerciais. Ao gerenciar essas atividades de forma digital, as equipes garantem que nenhuma informação se perca, além de tornar o fluxo de trabalho mais ágil e eficiente. Confira a seguir algumas das principais vantagens de utilizar um sistema de cotação:

• Melhor experiência para o cliente: com cotações personalizadas e envio de notas fiscais em tempo hábil, os clientes se sentem priorizados, e a comunicação transparente reforça a confiança no processo.
• Agilidade no trabalho: processos padronizados permitem que os representantes de vendas enviem cotações de maneira mais rápida, em vez de depender de métodos manuais, que são mais demorados.
• Maior precisão: o software facilita a prevenção de erros de preços e garante que todos os termos sejam corretamente inseridos, mantendo a consistência em todas as cotações.
• Gestão de dados simplificada: a centralização do armazenamento de cotações permite um acesso facilitado e a integração com outras ferramentas essenciais, como CRMs.
• Visibilidade do pipeline: com todas as cotações, acompanhamentos e aprovações centralizados em uma plataforma digital, fica mais fácil monitorar o status do pipeline de vendas e fazer previsões mais precisas.
• Escalabilidade: processos manuais podem ser difíceis de escalar sem aumentar a equipe ou o orçamento, mas um sistema de cotação pode lidar facilmente com produtos complexos, diferentes estruturas de preços e um volume maior de cotações.
• Colaboração em tempo real: quando todos os representantes de vendas utilizam a mesma ferramenta, a colaboração se torna mais eficiente, permitindo compartilhar cotações, enviar lembretes e fechar negócios de forma integrada.

Leia também: O que é gestão de vendas?

Como automatizar o processo de gerenciamento de cotações

Um dos principais argumentos de venda dos sistemas de cotação é a automação do fluxo de trabalho. As plataformas com recursos de automação simplificam muito o processo de cotação, colocando no piloto automático uma grande parte do trabalho manual e repetitivo. Tudo, desde os fluxos de trabalho até os acompanhamentos e as aprovações, pode ser automatizado com o software certo. A seguir, veremos mais detalhadamente como é possível usar um software como o monday CRM para automatizar o processo de gerenciamento de cotações.

Etapa 1: escolha a plataforma certa de gerenciamento de cotações

A primeira etapa para automatizar seus fluxos de trabalho de cotação é selecionar a melhor plataforma para sua empresa. O gerenciamento de cotações geralmente é um recurso encontrado em sistemas mais robustos, como CRMs, o que permite conectar seus fluxos de trabalho a outros aspectos do processo de vendas. Por exemplo, com o monday CRM, você pode gerenciar leads, cotações, contatos e vendas, tudo em um só lugar.

Etapa 2: integre os sistemas existentes

Após escolher uma plataforma, é fundamental garantir que ela possa ser integrada aos demais sistemas que você já utiliza no seu dia a dia, seja um CRM, uma ferramenta de gestão de estoque, um catálogo de opções de produtos etc. Com uma plataforma como o monday CRM, é possível fazer a integração com centenas de aplicativos de trabalho e sincronizar os dados entre as ferramentas.

Etapa 3: configure templates e regras detalhadas de precificação

Em seguida, reserve um tempo para criar um modelo de cotação padronizado, que possa ser reutilizado sempre que for necessário enviar uma proposta. Depois, configure regras dinâmicas de precificação para que descontos, impostos e frete sejam calculados automaticamente conforme os dados forem inseridos no template.

Etapa 4: defina processos de aprovação

Defina regras de aprovação para cotações com base no valor da negociação, nos descontos aplicados ou em termos especiais. Em seguida, use automações na plataforma escolhida para encaminhar cada cotação à pessoa responsável, garantindo uma aprovação rápida e eficiente. No monday CRM, esse processo pode ser configurado com automações no-code, que disparam alertas e lembretes instantâneos para as partes envolvidas.

Etapa 5: configure o rastreamento e as notificações

Depois de definir o fluxo de trabalho de aprovação, é hora de acompanhar o status de cada cotação – desde o envio até a visualização e a aceitação. No monday CRM, isso pode ser feito facilmente: basta personalizar seus quadros para atualizar o status com apenas um clique. Depois, crie notificações automáticas para manter todas as partes interessadas atualizadas e garantir acompanhamentos pontuais ou lembretes de prazos.

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Etapa 6: analise e otimize

Conforme você utiliza o software para gerenciar cotações, a plataforma acumula dados que ajudam a entender o desempenho do processo. É possível acompanhar métricas como taxas de conversão, tempo de resposta e retorno dos clientes. Com os recursos de relatórios e análise, você identifica o que funciona bem e o que pode ser aprimorado, como templates ou estratégias de preços.

Leia também nosso artigo sobre tecnologia em vendas.

Gestão de cotações eficaz com o monday CRM

Escolher um sistema de cotação não precisa ser uma tarefa complexa. Ao avaliar suas opções, considere o crescimento da sua empresa e opte por uma plataforma que acompanhe essa evolução. Uma plataforma de gestão do relacionamento com o cliente, ou CRM, é uma boa opção, pois fornece ferramentas robustas de gestão de cotações, além de uma ampla gama de outros recursos de vendas.

O monday CRM é uma plataforma completa que ajuda as equipes a gerenciar cotações, fortalecer o relacionamento com clientes em potencial, fechar mais negócios e reunir dados essenciais, incluindo feedback dos clientes, para embasar decisões estratégicas. Ele também permite estruturar um processo de faturamento eficiente e confiável. Ao automatizar tanto a gestão de cotações quanto o faturamento, as empresas garantem uma cobrança profissional e precisa, reduzindo erros e atrasos para seus clientes.

A plataforma está repleta de recursos que possibilitam colaborar em tempo real e se comunicar de forma contínua, além de personalizações para enviar cotações profissionais rapidamente. Vamos analisar mais de perto alguns dos principais recursos do monday CRM para o gerenciamento de cotações.

Opções de personalização ilimitadas

Simplifique a criação de cotações com templates personalizados que já incluem os dados da sua empresa, estrutura de preços, logotipo, termos e outras informações relevantes. Além dos templates, você pode personalizar os quadros utilizados para coletar dados de clientes, visualizar o pipeline e acompanhar o status das cotações, garantindo que a plataforma se adapte perfeitamente aos seus fluxos de trabalho. Essas opções de personalização são essenciais para manter a consistência da marca e tornar a comunicação com os clientes mais eficiente.

Automações no-code

Com o monday CRM, você pode criar automações personalizadas sem a necessidade de codificação, em apenas alguns minutos. Defina regras automáticas para notificar instantaneamente membros da equipe quando for necessário aprovar cotações, enviar lembretes sobre o acompanhamento de clientes com cotações pendentes ou mover cotações para outra etapa do processo de vendas assim que os negócios forem fechados. Automatizar o gerenciamento de cotações e faturamento não só economiza tempo e recursos, como também reduz imprecisões e erros, garantindo maior eficiência para sua equipe.

Armazene tudo em um só lugar

Sejam dados de clientes, leads, documentos de cotação, feedbacks ou qualquer outra informação, você pode armazenar tudo no monday CRM, centralizando o acesso a arquivos e dados essenciais sempre que precisar. Com todas as informações reunidas em um só lugar, sua equipe pode colaborar com mais agilidade, sem a necessidade de trocar inúmeros e-mails com anexos. Isso permite oferecer um atendimento mais profissional, rápido e alinhado com as expectativas dos seus clientes.

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Otimize seu sistema de cotação com o software certo

O gerenciamento de cotações é um componente essencial das operações comerciais modernas, com impacto direto na geração de receita e na experiência do cliente. Com um software como o monday CRM, é possível automatizar o processo de cotação, assegurar preços precisos e otimizar fluxos de trabalho. Assim, os representantes de vendas podem dedicar mais tempo ao relacionamento com os clientes e à conversão de leads.