Processo de negócio: melhore o seu com a gestão do trabalho

A lucratividade da sua empresa não tem a ver com seus produtos ou serviços, mas com o processo de negócio. O processo correto pode ajudar você a produzir mais rapidamente, oferecer serviços mais competitivos e atrair novos clientes com mais efetividade do que seus concorrentes. Neste artigo, apresentaremos tudo o que você precisa saber sobre como aprimorar os processos da sua organização e aumentar a eficiência usando uma nova abordagem para a gestão do trabalho.

Em seguida, explicaremos como você pode usar a monday.com para otimizar seus processos de negócio mais importantes.

O que é um processo de negócio?

Um processo de negócio é o conjunto de atividades necessárias para alcançar um determinado resultado comercial, bem como a progressão lógica que essas atividades devem seguir.

Seus processos de negócio constituem o sistema operacional por meio do qual sua empresa funciona. Quanto mais eficientes forem seus processos, mais lucrativa será sua organização.

Por exemplo, vamos imaginar que você administre uma empresa de software. Alguns de seus processos podem ser:

• Desenvolvimento de novos recursos
• Testes de controle de qualidade
• Incorporação do feedback dos clientes
• Implementação de novas versões
• Planejamento de projetos

Cada um desses processos pode ser dividido em uma série de etapas sistemáticas. Por exemplo, o processo “Testes de controle de qualidade” poderia envolver:

• Planejamento da cobertura dos testes
• Realização de testes manuais exploratórios
• Resolução de bugs e execução de testes

Ao detalhar cada processo, fica fácil identificar com precisão onde estão os gargalos e os desperdícios de receita para que seja possível corrigi-los. É assim que se torna um processo de negócio mais efetivo. Por exemplo, você pode melhorar o processo “testes de controle de qualidade” comprando um software que permita automatizar alguns dos testes.

Entender como funciona a gestão de processos de negócio é o primeiro e talvez a mais importante passo para aprimorá-los.

Quais são os diferentes tipos de processos de negócio?

Embora algumas organizações possam ter processos mais complexos do que outras, de forma geral eles podem ser agrupados em três categorias:

• Operacionais (primários): todos os processos que estão diretamente relacionados à geração de receita
• Suporte (secundários): processos que ajudam a manter o negócio organizado
• Gerenciais: processos que o ajudam a gerenciar todos os outros processos

Compreender a função de cada categoria é fundamental para a operação da sua empresa.

Por exemplo, não importa quão bem estruturados sejam seus processos gerenciais, se a parte operacional da empresa não estiver funcionando, será difícil obter lucro.

Por outro lado, se os seus processos principais estiverem funcionando bem, mas você não tiver uma estratégia de gestão para garantir que eles continuem operando a longo prazo, estará colocando em risco toda a sua empresa.

Qual é a importância do processo de negócio?

De acordo com dados do Bureau of Labor Statistics, apenas 50% das empresas sobreviverão ao quinto ano e apenas 30% chegarão ao décimo.

Um dos principais motivos é a falta de adequação entre produto e mercado.

Por exemplo, algumas empresas fornecem valor a um público nos estágios iniciais, mas, à medida que o mercado evolui, seus produtos e serviços se tornam obsoletos.

Outro motivo relevante é que a maioria das empresas não sabe como gerenciar o caos. Conforme as organizações crescem, aumentam também os desafios e a complexidade. Sem processos bem estruturados, nenhuma organização pode sobreviver por muito tempo. Em outras palavras, o processo de negócio é fundamental para manter as portas da sua empresa abertas ao longo dos anos.

O conjunto de processos estratégicos corretos criará um sistema funcional que manterá sua empresa funcionando, especialmente nos dias de hoje.

Quais são as características de um processo de negócio ideal?

Como saber se os seus processos de negócio são adequados? Para cada processo, pergunte a si mesmo:

Ele é finito?

Se você definir um processo de negócio corretamente, ele terá um início, um meio e um fim. Deve haver um número específico de etapas a serem concluídas e um resultado claro no final.

É repetível?

Um processo de negócio eficaz pode ser repetido várias vezes. Ele também não depende de um único indivíduo. No caso de um funcionário ficar doente, ter um processo claramente estabelecido permite que outro membro da equipe assuma sem problemas a responsabilidade pelas tarefas.

Ele cria valor?

Não faz sentido definir um processo de negócio que não gere valor comercial real. Concentre-se na criação de processos de negócio que afetem diretamente sua receita ou ofereçam suporte às principais funções na empresa.

É flexível?

Sua empresa mudará e evoluirá, e o mesmo deve acontecer com os seus processos. Quando bem definido, um processo de negócio pode ser facilmente adaptado e ampliado. Para manter sua empresa funcionando perfeitamente à medida que ela cresce, é fundamental aprimorar seus processos de negócio.

Quais são os benefícios de usar um software para os processos de negócio?

Um software pode tornar muito mais fácil manter seus processos de negócio otimizados e eficientes. Alguns dos benefícios de utilizá-lo na gestão do trabalho em sua empresa incluem:

• Tornar os processos mais rápidos com o uso de automações, como notificar automaticamente o membro apropriado da equipe quando uma tarefa estiver pronta
• Criar fluxos de trabalho e templates padronizados e replicáveis para reduzir o erro humano
• Centralizar todo o trabalho em uma única plataforma de modo que você tenha todas as informações de que precisa para concluir seus processos de negócio
• Acompanhar todos os seus processos, verificar o progresso e atualizar a sua equipe com facilidade

Experimente a monday.com hoje mesmo e veja como seus processos de negócio podem ser simplificados.

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Quais são os principais processos de negócio?

Cada função tem um conjunto exclusivo de processos que apoiam o sucesso geral da organização. Aqui estão alguns exemplos :

1. Processos de marketing

O marketing tem como objetivo atrair as pessoas certas e ajudá-las a perceber que seu produto ou serviço é a solução ideal para seus problemas, necessidades ou desejos.

Alguns dos processos de marketing mais importantes incluem:

• Captura de leads: salvar as informações dos leads para oportunidades futuras
• Nutrição de leads: educar os clientes potenciais sobre suas necessidades e a solução que você está oferecendo
• Automações de marketing: automatizar comunicações, personalizar mensagens e simplificar tarefas repetitivas
• Pesquisa de mercado: estudar o mercado para encontrar possíveis lacunas que possam ser preenchidas
• Análise competitiva: estudar os pontos fortes e fracos dos seus concorrentes
• Planejamento de campanha: orquestrar as atividades de marketing para atingir uma meta de projeto específica

O marketing é fundamental para qualquer organização, e você precisa do sistema certo para gerenciar esses processos.

Com o software de gestão de trabalho de marketing da monday, você pode administrar até mesmo um portfólio complexo de projetos de marketing:

• Trabalhe de forma colaborativa para definir objetivos e estratégias com as partes interessadas internas e externas;
• Planeje o trabalho da sua equipe de marketing, avalie a capacidade da equipe e atribua tarefas;
• Visualize os processos de trabalho dentro do contexto com Kanban, gráficos de Gantt e cronogramas;
• Fique por dentro dos status dos projetos, evite gargalos e monitore os gastos em marketing para não ultrapassar o orçamento;
• Avalie o impacto do marketing com integrações como Supermetrics e Google Ads.

2. Processos de vendas

O principal objetivo de vendas é transformar leads qualificados de marketing (MQLs) em clientes por meio da comunicação estratégica do valor e da gestão do relacionamento com o cliente.

Alguns dos processos mais importantes de vendas incluem:

• CRM (gestão de relacionamento com o cliente): gerenciar todos os pontos de contato com os clientes para maximizar os resultados e criar relacionamentos mais sólidos
• Qualificação de leads: identificar os clientes potenciais com maior probabilidade de comprar no momento
• Gestão do pipeline: gerir o ciclo de vida das vendas e prever a receita potencial
• Pós-vendas: gerenciar a estratégia de pós-vendas para garantir uma melhor experiência
• Pontuação de leads: pontuação de leads com base em ações e critérios específicos (cliques, compras anteriores, etc.)

A monday.com facilita a gestão de várias tarefas e processos para equipes de vendas, de forma que elas possam fechar negócios com mais eficiência.

3. Processos de desenvolvimento de software

O objetivo de uma equipe de desenvolvimento de software é criar produtos que atendam aos requisitos das partes interessadas no menor tempo possível, sem comprometer a qualidade.

Para atingir esse objetivo, os desenvolvedores de software usam alguns dos processos a seguir:

• Planejamento de sprints: dividir o projeto em pequenos intervalos de tempo e definir as entregas para cada sprint
• Recursos e versões: priorização de recursos e versões, bem como o alinhamento da equipe
• Testes: garantir o funcionamento de um produto ou recurso específico antes de efetivamente lançá-lo
• Implantação: tornar o produto disponível para uso
• Manutenção: monitoramento e controle do resultado final para garantir que nada passe despercebido

Mantenha seus desenvolvedores alinhados com a interface intuitiva da monday.com, que facilita a visualização do progresso do projeto com quadros codificados por cores no layout que você escolher (Kanban, Gantt, cronograma, etc.).

4. Processos de RH

O departamento de recursos humanos (RH) concentra-se na gestão do recurso mais valioso de uma organização: as pessoas.

Para isso, as equipes de RH seguem alguns desses processos:

• Recrutamento: atrair os talentos certos para cargos específicos
• Onboarding: ajudar os novos contratados a entender sua função e a se adaptar mais rapidamente à organização
• Seleção: analisar os candidatos a emprego e selecionar os melhores com base em critérios predeterminados
• Treinamento: treinar a equipe para desenvolver habilidades específicas e executar atividades essenciais para a empresa

Com a monday.com, é muito fácil gerenciar todos esses processos de negócio. Nossos quadros visuais facilitam o acompanhamento de conceitos complexos de RH, como o planejamento do número de funcionários, a contratação e a gestão da força de trabalho.

5. Processos de atendimento ao cliente

Depois que o marketing e as vendas fecharem um negócio, o atendimento ao cliente deve garantir que o novo usuário/consumidor tenha a melhor experiência possível. Se ele precisar de ajuda ou orientação ao usar o produto ou serviço, o atendimento ao cliente deve fornecer suporte por meio de uma comunicação eficaz.

Alguns dos processos mais importantes do atendimento ao cliente incluem:

• Gestão de contatos: gerir as informações do cliente — nome, e-mail, histórico de mensagens, etc. — para oferecer um serviço mais efetivo
• Solicitações de tickets: lidar com os problemas dos clientes da maneira mais eficiente possível
• Gestão da comunidade: otimização de todos os pontos de contato com os clientes para criar relacionamentos mais sólidos
• Gestão de feedback: coleta e análise de feedback dos clientes para aprimorar a experiência
• Análises: analisar o comportamento geral dos clientes com o objetivo de melhorar o serviço

6. Processos de gestão de projetos

Toda organização gerencia projetos.

Quer se trate do lançamento de um novo produto, da reforma do escritório ou de uma campanha publicitária, você precisa de uma gestão de projetos adequada para reduzir o caos e garantir que tudo seja executado corretamente.

Alguns dos processos mais importantes do gerenciamento de projetos incluem:

• Gestão da equipe: alocar o volume de trabalho aos membros da equipe, monitorar o progresso e garantir que todos estejam alinhados
• Planejamento do projeto: planejar as atividades necessárias para atingir o objetivo do projeto
• Gestão de tarefas: atribuição de tarefas aos membros da equipe e monitoramento da conclusão
• Programação: programar cada atividade para cumprir os prazos e garantir que o projeto seja concluído na data prevista
• Monitoramento: controle do estágio de execução para otimizar todas as iniciativas envolvidas

Com o software de gestão do trabalho da monday.com, você pode gerir qualquer tipo de projeto do início ao fim. Por exemplo, é possível definir e acompanhar os objetivos da empresa, obter visibilidade imediata do portfólio de projetos e aumentar a eficiência identificando facilmente os riscos em caminhos críticos.

Perguntas frequentes

O que é um processo de negócio?

Um processo de negócio é o conjunto das atividades necessárias para alcançar um determinado resultado comercial, bem como a progressão lógica que essas atividades devem seguir.

Como é feita a automação do processo de negócio?

A automação do processo de negócio é feita com a ajuda de um software que aumenta a eficiência da organização ao automatizar determinadas etapas de um processo (ou todo o processo). A monday.com disponibiliza mais de 200 modelos de automação para agilizar o seu trabalho.

O que é gestão do processo de negócio?

A gestão do processo de negócio é uma abordagem sistemática para analisar, otimizar e gerenciar seus processos a fim de aumentar sua eficiência. Ela envolve a identificação, documentação, modelagem, automação e melhoria contínua dos processos necessários para atingir os objetivos.

Melhore seus processos de negócio com a monday.com

Com a monday.com, é mais fácil:

• Definir objetivos e metas com base nas necessidades e prioridades de sua empresa e, em seguida, criar listas de tarefas para apoiar seus objetivos principais.
• Criar e gerenciar tarefas que impulsionam seus projetos
• Tomar decisões mais rapidamente com painéis intuitivos e atualizados em tempo real que deixam claro qual deve ser o seu próximo passo
• Criar fluxos de trabalho automatizados personalizados e no-code que permitem executar seus processos com mais facilidade e economizar o tempo e a energia da sua equipe

Quer ver como a gestão de trabalho na monday.com pode aumentar a eficiência de seus processos de negócio e gerar resultados reais? Teste grátis hoje mesmo.