Como criar um modelo de plano de ação (com exemplos)

Você tem um objetivo em mente, mas ainda não definiu a estratégia para alcançá-lo. Um modelo de plano de ação é a ferramenta que conecta o ponto A ao ponto B. Esse documento oferece uma estrutura pronta para você incluir as etapas necessárias para atingir os objetivos do seu projeto. Com ele, todos os envolvidos saberão exatamente o que é esperado, garantindo que as tarefas sejam executadas de forma eficiente.

Neste artigo, vamos mostrar como criar um modelo de plano de ação passo a passo, com exemplos práticos para orientar a elaboração do seu. E, se preferir uma solução pronta, você pode acessar o modelo de plano de ação personalizado do monday work management.

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O que é um modelo de plano de ação?

Um plano de ação é um roteiro detalhado que define as etapas claras que você, sua equipe ou organização seguirão para alcançar um objetivo específico. Ao organizar cada etapa de forma estruturada, você garante que tudo seja concluído na ordem correta, sem deixar tarefas essenciais de lado.

Um plano de ação geralmente inclui:

• A descrição de cada ação ou tarefa a ser realizada
• O responsável designado para cada tarefa
• Prazo de entrega de cada tarefa
• Recursos necessários para a execução
• Espaço para reflexões ou anotações após a conclusão de cada etapa

Um modelo de plano de ação é uma versão previamente configurada e replicável de um plano de ação, criada para ser facilmente adaptada e utilizada sempre que necessário.

Qual a importância do modelo de plano de ação?

Os benefícios de usar um modelo de plano de ação são evidentes:

Maior eficiência

Líderes e gerentes utilizam modelos de planos de ação para agilizar o planejamento estratégico. Em vez de perder tempo criando documentos do zero, os gerentes de projeto podem simplesmente abrir um modelo, salvar uma cópia sem alterar o original e iniciar imediatamente a programação e atribuição de tarefas.

Padronização e clareza

Quando toda a organização utiliza o mesmo modelo de plano de ação, os membros da equipe interpretam e compreendem o planejamento com mais facilidade, pois já estão familiarizados com o formato. Isso garante um documento organizado, profissional e de fácil leitura.

Planejamento eficaz

Os modelos de planos de ação estruturam o planejamento ao oferecer categorias e colunas predefinidas, reduzindo o risco de erros ou omissões. Além disso, qualquer aprimoramento no modelo impacta positivamente os planos futuros, garantindo melhoria contínua no gerenciamento de projetos.

Facilidade no monitoramento

Durante a execução do projeto, pode ser difícil acompanhar se todas as tarefas foram concluídas corretamente. Para evitar esse problema, adicione uma coluna ao modelo para indicar como será avaliada a conclusão de cada tarefa.

Ao utilizar o modelo de plano de ação do monday work management, você pode integrá-lo a quadros de projetos, automatizar processos entre equipes e colaborar em tempo real, tornando a gestão mais fluida e eficiente.

Quais são os recursos indispensáveis em um modelo de plano de ação?

Os modelos de plano de ação devem conter os seguintes recursos:

• Várias visualizações, opções como quadros, linhas do tempo, Kanban e gráficos de Gantt para melhor acompanhamento das ações.
• Notificações para detalhar tarefas e atribuir responsabilidades aos membros da equipe.
• Layouts estruturados para fazer a gestão de tarefas com base em prioridade, status e alocação de recursos.
• Espaço de colaboração para manter notas, comentários e arquivos centralizados.
• Automações para atualizar sobre o andamento das tarefas e notificar os responsáveis.
• Colunas de status para indicar a situação, como “Parada”, “Em andamento” e “Concluída”.
• Painéis para monitorar o progresso geral, o cronograma e o orçamento.

Qual é a diferença entre um plano de ação e um plano de projeto?

Um plano de projeto é mais detalhado do que um plano de ação. Ambos definem tarefas, cronogramas e recursos para alcançar um objetivo específico, mas o plano de projeto vai além ao incluir:

• Objetivo principal e metas de curto prazo
• Marcos e entregas
• Escopo e orçamento
• Funções e responsabilidades
• Partes interessadas
• Mitigação de riscos e planos de contingência
• Critérios de sucesso

No entanto, não é uma escolha entre um ou outro – o plano de ação pode ser derivado do plano de projeto, detalhando as etapas essenciais para atingir os objetivos definidos.

Quais são os principais componentes de um plano de ação?

Um plano de ação bem estruturado deve apresentar os seguintes componentes :

• Objetivo: definição clara do que se pretende alcançar.
• Etapas: ações detalhadas para atingir o objetivo principal.
• Elementos: identificação de prioridades e dependências entre as tarefas.
• Cronograma: mapeamento dos prazos e marcos do projeto.
• Recursos: pessoas, ferramentas e orçamento necessários.
• Responsabilidades: atribuição de tarefas a indivíduos ou equipes.
• KPIs: monitoramento de métricas e indicadores de desempenho para avaliar os resultados.
• Revisão: acompanhamento contínuo do progresso e das ações concluídas.

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10 tipos de modelos de planos de ação

Os modelos de planos de ação podem variar conforme o objetivo do projeto. Aqui estão alguns tipos de plano de ação que você pode utilizar tanto internamente quanto externamente na sua empresa:

1. Modelo de elementos de ação

Os elementos de ação são semelhantes a listas de tarefas, mas com mais contexto. Um modelo eficaz pode incluir linhas para cada elemento e colunas para:

• Número de identificação
• Nível de prioridade
• Status atualizado
• Percentual de conclusão
• Anexos relevantes
• Prazos de entrega

2. Modelo de plano de ação corretiva

Os modelos de plano de ação corretiva são projetados para resolver problemas que impactam negativamente os negócios. Por exemplo, equipes de TI podem usá-los para corrigir falhas no sistema. Normalmente, esses modelos incluem os seguintes campos:

• Descrição do problema
• Resultado desejado
• Etapas de ação
• Partes interessadas
• Atualização do progresso
• Status
• Prioridade
• Cronograma
• Restrições
• Métricas de conclusão

3. Modelo de plano de melhoria de desempenho (PIP)

Os modelos de plano de melhoria de desempenho são essenciais no processo de avaliação de funcionários, ajudando a criar uma estratégia proativa para lidar com desafios de desempenho ou comportamento. Esse modelo pode incluir:

• Nome, função e cargo do funcionário
• Nome do gerente responsável
• Questões de desempenho identificadas
• Metas de melhoria
• Classificação da avaliação
• Linha do tempo para acompanhamento
• Melhorias obtidas

4. Modelo de plano de ação mútuo

Um modelo de plano de ação mútuo é um espaço colaborativo em que duas ou mais partes podem delinear objetivos, etapas e responsabilidades compartilhados para alcançar um resultado específico. Esse tipo de modelo inclui:

• Objetivos compartilhados
• Principais marcos e prazos
• Etapas de ação detalhadas
• Funções e tarefas específicas atribuídas a cada parte
• KPIs e critérios de sucesso
• Cronograma de revisão

5. Modelo de plano de ação de marketing

Um modelo de plano de ação de marketing e redes sociais funciona como um roteiro para a execução de campanhas ou iniciativas, garantindo que todos os membros da equipe permaneçam alinhados, com recursos adequados e capacidade de acompanhar o progresso. Esse modelo pode incluir:

• Objetivo de marketing
• Público-alvo
• Estratégia
• Táticas
• Cronograma de execução e revisão
• KPIs
• Responsáveis

6. Modelo de plano de ação de vendas

Um modelo de plano de ação de vendas centraliza as informações necessárias para que os profissionais de vendas atinjam metas de receita dentro de prazos específicos. Personalize seu modelo conforme seus fluxos de trabalho e metas de vendas, com base nos seguintes campos:

• Resumo executivo
• Objetivos comerciais e metas de receita
• Análise de desempenho
• Visão geral do mercado e do setor
• Refinamento de estratégias e táticas
• Segmentação de clientes
• Recursos
• Planos individuais dos membros da equipe

7. Modelo de plano de ação no Microsoft Word

Usuários familiarizados com o ecossistema da Microsoft podem preferir criar modelos de planos de ação no Word. Baseado em formato de tabela, o modelo pode ser personalizado com o número de linhas e colunas necessárias. Ao criá-lo, basta fazer uma cópia para editar a cada novo plano de ação. O modelo pode ser salvo como PDF ou Word, armazenado em uma unidade compartilhada para colaboração da equipe, enviado por e-mail ou anexado ao seu quadro no monday work management, integrando-o diretamente ao seu fluxo de trabalho.

8. Modelo de plano de ação no Microsoft Excel

Os modelos de plano de ação no Microsoft Excel funcionam de maneira similar aos do Word, mas aproveitam a estrutura natural de colunas e linhas do Excel. A principal vantagem é a possibilidade de usar fórmulas para calcular o progresso e o desempenho das tarefas, marcos ou projetos atribuídos a cada membro da equipe.

9. Modelo de plano de ação corporativo

Um modelo de plano de ação corporativo ajuda a monitorar as atividades necessárias para atingir um objetivo de negócios específico. Por exemplo, se o objetivo for criar e lançar um novo site, as atividades poderiam incluir:

• Reunir ativos de design
• Escolher um esquema de cores
• Redação de texto para as novas páginas
• Montar equipes de design e desenvolvimento
• Criar wireframes de design
• Design e desenvolvimento
• Teste
• Lançamento e divulgação
• Identificação de eventuais riscos ou obstáculos

10. Modelo de plano de ação de desenvolvimento pessoal

Embora os planos de ação sejam comumente usados no contexto corporativo, um modelo de desenvolvimento pessoal pode ser uma ferramenta poderosa para ajudá-lo a se manter motivado e focado em objetivos fora do ambiente de trabalho.

Como elaborar um plano de ação em 8 passos

Nunca criou um plano de ação antes? Siga os passos abaixo:

Etapa 1. Defina seus objetivos principais

Antes de tudo, tenha clareza sobre o que deseja alcançar. Depois, torne esse objetivo o mais específico possível. Por exemplo, “aumentar as vendas” é muito genérico, enquanto “aumentar as vendas em 20% no terceiro trimestre” estabelece uma meta mensurável e bem definida.

Etapa 2. Liste as ações necessárias

Identifique as etapas concretas para atingir seu objetivo. No exemplo acima, isso pode incluir:

• Contratar três novos representantes de vendas
• Aumentar o orçamento da equipe de marketing de conteúdo em R$ 20.000
• Implementar um novo programa de treinamento para os novos contratados

Etapa 3. Organize as tarefas por prioridade e dependência

Nem tudo pode ser feito ao mesmo tempo. Após definir as ações, determine a sequência ideal de execução do plano de atividades. No exemplo acima, a contratação dos representantes de vendas deve acontecer antes da implementação do treinamento.

Etapa 4. Estabeleça marcos

Defina pontos de controle para acompanhar o progresso do plano. Alguns exemplos de marcos de projeto incluem:

• Conclusão de uma tarefa ou fase importante do projeto
• Eventos significativos, como o lançamento de um produto
• Reuniões estratégicas, como avaliações de ciclos de tarefas

Etapa 5. Estabeleça prazos

Quando cada tarefa precisa ser concluída? Definir prazos ajuda a manter a equipe no ritmo certo e garante que o cronograma geral seja viável.

Etapa 6. Identifique os recursos necessários

O que pode dificultar a execução das tarefas? Quais recursos – seja apoio da liderança, de outra equipe ou ferramentas específicas – são essenciais para atingir seus objetivos? No caso da equipe de vendas, por exemplo, o departamento de recursos humanos pode auxiliar na divulgação de vagas e na atração de candidatos.

Etapa 7. Atribua responsabilidades

Quem será responsável por cada ação? Definir um responsável claro para cada tarefa promove comprometimento e autonomia, permitindo que as pessoas tomem iniciativas e resolvam desafios sem depender constantemente da gerência.

Etapa 8. Defina como acompanhar o progresso

Antes de iniciar o projeto, determine a melhor forma de monitorar os avanços. Por exemplo:

• A revisão do plano de ação será diária ou semanal?
• Quem atualizará o plano – os responsáveis pelas tarefas menores, pelas tarefas maiores ou o líder do projeto?
• Como a tecnologia pode ser usada para automatizar o acompanhamento e manter todos informados?

Estabelecer esse processo desde o início garante que o plano de ação seja um documento dinâmico, refletindo o progresso real.

Comece já com o modelo de plano de ação do monday work management

Como vimos nos exemplos anteriores, um plano de ação geralmente é criado em um PDF ou documento da Microsoft. Embora esse formato seja útil para estruturar objetivos e definir o plano, ele não é ideal para a execução.

Por isso, desenvolvemos um modelo de plano de ação flexível, personalizável e intuitivo no monday work management. Com a adesão da sua equipe, você poderá contar com recursos que transformam planos em ação, como:

• Várias visualizações: Use as visualizações de quadro, cronograma e Kanban para analisar os elementos de ação e os detalhes gerais do plano, garantindo mais clareza e controle sobre o progresso.

• Integrações: O monday work management se conecta a mais de 72 ferramentas, como Slack, Gmail e Microsoft 365, permitindo que as equipes sincronizem documentos e enviem notificações em tempo real com base nos elementos de ação.

• Automação: Crie fluxos automatizados personalizados com acionadores, condições e ações. Por exemplo, quando um membro da equipe marca uma tarefa como concluída, o próximo responsável pode ser automaticamente notificado e atribuído à próxima etapa.

• Acompanhamento do progresso: Monitore facilmente o status das tarefas com colunas e etiquetas personalizadas, identificando o que está em andamento, em risco ou concluído. Além disso, os recursos integrados de geração de relatórios oferecem uma visão clara do progresso da equipe em relação aos objetivos do plano de ação.

• Colaboração centralizada: Comente diretamente nos elementos de ação, mencione colegas, anexe imagens ou documentos e mantenha todas as discussões organizadas em um único lugar.

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O monday work management é uma ferramenta de gerenciamento e espaço colaborativo e dinâmico que ajuda equipes e empresas de qualquer porte a alcançar objetivos compartilhados com mais eficiência. Nosso modelo de plano de ação é apenas uma das muitas formas de otimizar processos essenciais dentro da plataforma.

Com uma pontuação de 4,7/5 na comunidade de software do G2, veja como um usuário descreve nossos modelos:

“Gosto da flexibilidade de usar um modelo pronto ou criar meus próprios quadros e vinculá-los. Os filtros intuitivos, as diferentes visualizações e os gráficos disponíveis tornam o trabalho muito mais fácil. Além disso, posso atualizar tarefas diretamente pelo celular, mesmo fora do horário de expediente. As colunas de status e as automações são recursos que realmente otimizam me fluxo de tarefas e campanhas.”

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