Metodologia Waterfall: um guia completo

A analogia da metodologia Waterfall — também conhecida como Método em cascata — com uma queda d’água não é das melhores. Quando pensamos em “processo bem controlado, passo a passo”, definitivamente não é uma cascata que vem à mente.

A metodologia Waterfall oferece à sua equipe uma estrutura para ajudá-la a percorrer o território traiçoeiro da gestão de projetos, adicionando previsibilidade e estabilidade ao processo. Uma escada talvez seja uma analogia mais adequada, afinal, é mais fácil subir ou descer escadas do que uma ladeira íngreme.

Neste guia, explicaremos o que é a metodologia Waterfall, qual a sua diferença em relação a outras opções e como você pode implementá-la com sucesso em seu negócio.

O que é a metodologia Waterfall

A metodologia Waterfall é uma abordagem de gestão de projetos na qual você divide um projeto extenso em etapas lineares bem definidas, do levantamento de requisitos à implementação.

A abordagem linear permite planejar e definir uma estrutura para o projeto desde o início. Isso facilita a execução e a gestão do progresso. Tradicionalmente, a metodologia Waterfall divide um projeto em 5 fases específicas.

Quais são as 5 fases da metodologia Waterfall?

1. Fase de requisitos: estimativa de requisitos e avaliação da viabilidade de um projeto ou solução proposta.
2. Fase de design: planejamento do cronograma, dos marcos e das entregas do projeto. Essa fase também pode incluir a criação de designs para a(s) entrega(s) final(is).
3. Fase de implementação: implementar o plano e tornar o projeto uma realidade.
4. Fase de verificação ou teste: testar e verificar se o produto ou recurso final resolve o problema pretendido.
5. Fase de manutenção: eliminação gradual de produtos antigos, implementação de um plano de manutenção para o novo maquinário ou qualquer outro aspecto necessário após a conclusão do projeto.

Se você estiver familiarizado com o ciclo de vida de projetos, talvez perceba que a metodologia Waterfall funciona de maneira muito semelhante. Cada estágio é fundamental para o sucesso do projeto, mas deve-se prestar atenção redobrada aos requisitos e ao design.

Qualquer falha durante essas fases pode levar a uma grande perda de tempo e dinheiro. Se você escolher uma área instável para um projeto de construção, fazer ajustes mais tarde pode custar uma fortuna e levar meses.

A metodologia Waterfall ainda é usada?

Sim, uma grande quantidade de empresas de vários setores ainda utilizam a metodologia Waterfall.

De acordo com um estudo do PMI, 56% dos projetos usaram metodologias tradicionais — ou seja, Waterfall — em 2022.

Portanto, longe de estar “morta”, a abordagem em cascata é, de fato, a metodologia de gestão de projetos mais popular entre os profissionais.

Alguns gerentes podem se referir a essa metodologia como uma relíquia de uma era passada. Mas, assim como nas histórias de ficção científica, “relíquias” podem ser tão poderosas quanto as mais novas tecnologias.

É claro que o modelo de gestão de projetos mais adequado para o seu caso depende do setor, das metas, do tamanho da equipe e do projeto.

Vamos explorar as diferenças entre o Waterfall e alguns dos métodos mais modernos, como Ágil e Kanban.

Qual é a diferença entre Waterfall e Ágil?

A principal diferença entre Waterfall e Ágil é que a metodologia ágil é muito menos focada no planejamento antecipado. Não é criado um plano perfeito, passo a passo, antes do lançamento.

A metodologia ágil delineia os objetivos, as metas e as entregas de alto nível em um roteiro de produto, mas sem o planejamento minucioso do método em cascata. Uma equipe ágil se adapta às mudanças das demandas do mercado e das partes interessadas durante o projeto.

Isso geralmente acontece dividindo-o em iterações ou “sprints” — com duração de algumas semanas ou meses — e adaptando o curso após cada uma delas.

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Há uma concepção equivocada de que as metodologias de gestão de projetos ágil e Waterfall não têm nada em comum. Mas, em muitos aspectos, elas seguem o mesmo processo fundamental, com fases ligeiramente diferentes.

A diferença é que, no ágil, os estágios não acontecem em uma ordem linear. Não se planeja uma única vez para depois iniciar o projeto. As fases de requisitos e planejamento nunca terminam. Você continua voltando a elas com o término de cada iteração.

Os princípios do ágil também determinam o envolvimento das partes interessadas internas e externas durante todo o processo, algo que o método em cascata não exige. Outro aspecto crucial do ágil é que as equipes normalmente se auto-organizam, com menos contribuições da gerência de cima para baixo.

Se estiver em dúvida sobre qual é a melhor opção para o seu caso, leia mais em nosso post “Ágil x Cascata“.

Qual é a diferença entre Waterfall e Kanban?

tO Kanban é uma estrutura dentro do método ágil, portanto, também se concentra na flexibilidade e na adaptação contínua. Mas, em vez de dividir o projeto em sprints, no Kanban sua equipe foca na melhoria contínua. A principal ferramenta para isso é o “quadro Kanban”.

Ele é um quadro branco digital ou físico dividido em algumas colunas, de “a fazer” a “feito”.

Você pode adicionar novas ideias à coluna de tarefas de forma contínua. Em seguida, as equipes ou indivíduos assumirão essas tarefas, ou os gerentes as atribuirão. Em um projeto em cascata — diferentemente de um projeto gerenciado com Kanban — não há a adaptação contínua à medida que se avança. Gerencia-se cuidadosamente as alterações no escopo ou no cronograma, mas a mudança constante não faz parte da metodologia.

No Kanban, você mantém a estrutura original da empresa, envolve mais as partes interessadas e dá a cada colaborador uma plataforma para expressar suas ideias.

Algumas das principais diferenças são:

Leia também: Kanban x scrum: qual é a diferença?

Quando deve-se usar a metodologia Waterfall?

A metodologia Waterfall é a melhor opção para projetos razoavelmente previsíveis com prazos rigorosos ou requisitos de operação impecáveis.

Esses projetos podem ter vários formatos e tamanhos, em diversos setores.

Alguns exemplos incluem:

• Projetos em que você compreende totalmente o escopo e os requisitos com base em uma experiência anterior
• Projetos de fabricação ou construção em que não há margem para variações no cronograma ou na implementação
• Projetos que dependem em grande parte de processos repetitivos
• Outros projetos com restrições rígidas de prazo ou cronograma

Impacto do setor e do mercado

De acordo com o relatório 2020 State of Agile, os setores de tecnologia e financeiro são os principais usuários do ágil.

Os setores físicos tradicionais, como manufatura ou energia, representam uma minoria dos usuários. A maioria das equipes ágeis está em setores de rápida evolução, e por um bom motivo.

Se é provável que um mercado mude completamente antes que o projeto esteja pronto, não faz muito sentido planejar um projeto com duração de vários anos do início ao fim.

Nossa equipe de P&D pode usar o Scrum — uma estrutura ágil —, mas não o imporíamos à empresa de construção que está trabalhando em nosso novo escritório. No caso de alguns projetos, resultados previsíveis e confiáveis são uma prioridade muito maior do que a adaptabilidade.

É claro que existem projetos de fabricação, governamentais e de construção igualmente imprevisíveis. É por isso que algumas equipes desses setores utilizam a metodologia ágil ocasionalmente.

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Vantagens da metodologia Waterfall

A maior vantagem da metodologia Waterfall é a capacidade de criar e gerir um cronograma previsível para projetos em que o prazo é fundamental.

Os benefícios específicos do método em cascata fazem dele uma excelente opção para muitas equipes e projetos.

• Previsível: com o cronograma detalhado, cada equipe sabe quando deve começar a trabalhar
• Repetível: com fluxos de trabalho completos delineados, é possível padronizar e criar um processo repetitivo facilmente
• Razoável: com um orçamento bem planejado, incluindo custos de contingência, é mais fácil alocar recursos para um projeto

Mas para projetos de longo prazo com metas ambiciosas e alta imprevisibilidade, essa provavelmente não é a melhor opção.

É claro que você não precisa se comprometer 100% com um ou outro.

É possível usar a metodologia Waterfall como base e, se necessário, complementá-la. Para muitas empresas, modelos em cascata adaptados podem ser uma escolha melhor do que passar diretamente para o ágil. Por exemplo, você pode fazer do envolvimento das partes interessadas uma prioridade contínua e cultivar uma equipe mais autônoma.

Não há necessidade de abrir mão do planejamento de longo prazo — e de todos os seus processos — só porque alguns “especialistas” indicam.

Um exemplo de metodologia Waterfall: o que acontece em cada fase?

Neste exemplo, descrevemos as principais atividades em cada estágio da metodologia Waterfall.

1. Contemple todos os pontos na fase de requisitos

Muitos projetos fracassam porque a gerência negligencia algo na fase de requisitos. 33% dos gerentes de projeto destacam a coleta imprecisa de requisitos como a principal causa do fracasso de um projeto.

Você deve ir além dos requisitos básicos do negócio e envolver as partes interessadas no processo.

Considere:

• Objetivos: trabalhe com as partes interessadas para definir objetivos que atendam às expectativas delas.
• Escopo do projeto: determine a abrangência junto com as partes interessadas.
• Avaliação de riscos: identifique os riscos significativos para o projeto e avalie se vale a pena realizá-lo.
• Pesquisa: se for um novo produto, esta é a etapa em que você fará a pesquisa de mercado.
• Equipe do projeto: comece a reunir os talentos para o seu projeto.

2. Envolva todas as partes ao elaborar seu plano de projeto

Quando chegar ao segundo estágio, o design, você deverá ter uma equipe de projeto preliminar. Lembre-se de consultar especialistas no assunto ao criar o cronograma e o orçamento do projeto.

Nesse processo, você deve:

• Criar uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) e começar a atribuir as atividades .
• Criar um cronograma de alto nível com marcos claros que possam ser usados para avaliar o progresso.

Considere cuidadosamente as expectativas das partes interessadas.

3. Mantenha o plano em mente ao implementar o projeto

Quando você inicia um projeto “de verdade”, é fácil ter uma visão de túnel e perder de vista o plano original.

Lembre-se de:

• Acompanhar o progresso, verificando como está o desempenho em relação aos marcos.
• Trabalhar ativamente para identificar possíveis obstáculos e gargalos no projeto.
• Monitorar os principais KPIs do projeto.

As mudanças não são proibidas, mas cada solicitação deve ser cuidadosamente considerada e gerenciada por meio de um processo padronizado.

Dica profissional: se você não sabe como medir as métricas de desempenho do projeto, a monday.com oferece um painel com dados em tempo real, como a porcentagem de tarefas concluídas no prazo, a utilização de recursos e muito mais.

4. Teste e verifique se o resultado é satisfatório

Você conseguiu atingir o objetivo do projeto? Não comemore ainda.

Primeiro, você precisa se certificar de que o produto está funcionando.

Você deve:

• Organizar testes de usuários com clientes existentes ou potenciais.
• Obter as aprovações regulatórias necessárias.
• Padronizar todos os processos repetitivos que geram resultados.

5. Substitua, elimine e mantenha

A última parte do ciclo de vida da metodologia Waterfall possibilita que o projeto traga resultados a longo prazo.

Nessa fase:

• Substitua os produtos ou serviços existentes por novos.
• Elimine gradualmente os produtos antigos.
• Mantenha o novo produto ou processo para colher os benefícios a longo prazo.

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Como aperfeiçoar a gestão de projetos em cascata com a monday.com

O que diferencia a monday.com é que fornecemos as ferramentas necessárias para que você crie a plataforma de gestão de projetos ideal para o seu negócio. Com automações inteligentes, inúmeras integrações nativas com outras ferramentas e uma interface intuitiva, você se sentirá como se tivesse contratado um gerente de projetos adicional.

Crie um plano de projeto de alto nível usando um template pronto

Use nosso template pronto de proposta de projeto para dar o pontapé inicial em seu projeto. O template descreve os principais elementos que o plano do seu projeto deve incluir.

O plano deve ter uma declaração com a definição do problema, metas e objetivos principais, marcos e outros.

Lembre-se de que nada é definitivo nesse estágio. Você não precisa passar horas na tentativa de ser excessivamente específico.

Envolva as partes interessadas compartilhando em tempo real os principais documentos do projeto.

Em vez de apenas conversar com elas em workshops ou por telefone, dê acesso direto às informações. Na monday.com, você pode conceder a convidados acesso a quadros específicos — ou a todos os quadros. Você também pode controlar o nível de permissão deles com apenas um clique.

Por exemplo, você pode conceder acesso de edição apenas às partes interessadas mais importantes.

Use gráficos de Gantt para otimizar o cronograma do seu projeto.

Pode ser difícil criar o cronograma de projeto perfeito sem observar todas as variáveis. É aí que entra a nossa visualização interativa de Gantt. O editor de arrastar e soltar facilita a realização de pequenas alterações até que tudo fique perfeito.

Use integrações e automações para melhorar a colaboração entre departamentos.

Entramos na era do SaaS. A maioria das empresas usa centenas de aplicativos diferentes. E, provavelmente, as equipes e os departamentos também não usam o mesmo software.

É aí que entram as integrações robustas da monday.com. Você pode democratizar os dados em sua empresa, compartilhando-os automaticamente com todos os envolvidos.

Por exemplo, se um cliente enviar uma reclamação relevante para o suporte ao cliente via Zendesk, a monday.com pode informar automaticamente toda a sua equipe.

E esse é apenas um exemplo do que você pode fazer com uma das mais de 40 integrações.

Padronize os processos com templates personalizados.

É uma perda de tempo começar tudo do zero toda vez que surge um novo projeto. Crie templates personalizados de acordo com os requisitos e o fluxo de trabalho da sua empresa. Para fazer isso com a monday.com, basta clicar em um botão.

Os templates personalizados são fundamentais se você decidir desenvolver uma abordagem híbrida exclusiva.

Crie um processo rigoroso para gerenciar as mudanças no projeto.

Um dos principais benefícios do Waterfall, quando bem feito, é a previsibilidade dos projetos. Mas nada será previsível se você alterar o plano básico de maneira arbitrária sempre que quiser. A diferença entre uma mudança positiva e uma devastadora nem sempre é clara à primeira vista.

É por isso que você deve colocar em prática um processo rigoroso de gestão de mudanças. Novamente, a monday.com tem templates prontos para o gerenciamento de solicitações de mudança. Você pode inclusive configurar formulários de solicitação de mudança e compartilhá-los diretamente com as partes interessadas.

Adapte-o às suas necessidades e implemente apenas mudanças com potencial positivo.

A ordem correta é fundamental para a execução do projeto

A metodologia Waterfall não está “morta”. A maioria dos grandes projetos a implementa. Além disso, ela tende a fazer mais sentido do que o ágil para projetos mais físicos.

Porém, o uso do método Waterfall não deve ser uma desculpa para a complacência. Ainda é possível otimizar a forma como você lida com os projetos em cada estágio de planejamento, teste e implementação.

Use o template de proposta de projeto da monday.com — e nosso teste grátis de 14 dias — para gerenciar seus projetos com muito mais eficiência.

Leia também: Metodologias de gestão de projetos, Método do caminho crítico: um guia completo, Método do caminho crítico, Método de Monte Carlo, Metodologia PMBOK