Esteja você se dedicando a um projeto específico ou simplesmente trabalhando em sua rotina, é provável que tenha uma longa lista de atividades que precisa concluir em um determinado dia.
Se debruçar nas tarefas de forma aleatória ou espalhar post-its conforme vai se lembrando do que precisa ser feito provavelmente não é a melhor maneira de garantir que tudo seja realizado com qualidade e no prazo.
Da mesma forma, apenas seguir a ordem cronológica e tentar terminar absolutamente tudo pode ser uma receita infalível para o desastre… ou para um colapso nervoso.
A gestão de tarefas é a arma secreta para conseguir focar nas tarefas de alta prioridade e trabalhar da maneira mais eficiente possível, sem estressar você ou a sua equipe.
O que é gestão de tarefas
A gestão de tarefas é o processo de administrar, priorizar e garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo.
Ela faz parte da gestão do trabalho e contempla os detalhes práticos do trabalho.
Nem todas essas tarefas são igualmente importantes. É por isso que você precisa de um sistema onde possa priorizá-las com base em seu valor e visualizar o ciclo de vida como um todo.
Por que a gestão de tarefas é importante?
Fazer com que as pessoas precisem descobrir tudo por conta própria não é uma boa ideia.
O profissional executivo médio gasta apenas 2 horas e 53 minutos por dia em atividades produtivas. As 3 principais atividades improdutivas somadas (leitura de notícias em sites, mídias sociais e conversas de corredor) consomem mais de 2 horas diárias. Pois é!
Um processo de gestão de tarefas bem feito inclui todos os membros da equipe. Ele ajuda a engajar seus funcionários, garante que todos possam aproveitar suas habilidades e aumenta a produtividade.
Vamos dar uma olhada mais de perto nos benefícios de um gerenciamento de tarefas eficaz.
Aumento da produtividade
Uma equipe engajada é uma equipe eficaz. A gestão de tarefas, quando feita corretamente, distribui as tarefas certas para o funcionário certo no momento certo.
Gerenciar tarefas é como brincar de casamenteira. Você precisa considerar a relação entre cada elemento e a ordem em que devem ser concluídos.
Ao envolver toda a equipe no gerenciamento de tarefas, você pode configurar um fluxo de trabalho que considere todas as variáveis. Dessa forma, ninguém fica parado esperando outro profissional terminar alguma etapa.
Cada funcionário sempre tem uma tarefa para executar, reduzindo a chance de distração com travessuras improdutivas, como na série The Office (lembra do grampeador dentro da gelatina?).
Tarefas de alta prioridade concluídas no prazo
Se você não trabalhar com um sistema, tarefas de alta prioridade serão tratadas da mesma forma que qualquer outra. Claro, talvez um gerente envie alguns lembretes por e-mail, mas isso não garante que a equipe concluirá essas tarefas no prazo.
Com um gerenciador de tarefas implementado — com prioridades e prazos claros — as tarefas de alta prioridade receberão a atenção que merecem. Essa é uma parte crucial da criação de um fluxo de trabalho eficiente. Há também maneiras excelentes de gerenciar seus projetos, usando quadros Kanban e gráficos de Gantt, por exemplo.
Ter um panorama claro do status de projetos e negócios
Usar um software de gestão de projetos não apenas ajudará suas equipes a realizar mais — e a considerar todos os detalhes das tarefas. Também dará aos gerentes e membros da equipe uma visão geral mais clara do que está acontecendo.
Com o status das tarefas evidente, você pode prever possíveis gargalos ou outros problemas. Se alguém atrasar o cronograma, fica fácil acompanhar e oferecer ajuda.
Maior colaboração e agilidade nas tarefas
As empresas com ambientes de trabalho colaborativos têm uma chance 5 vezes maior de apresentar alto desempenho em seu setor.
Se todos em uma equipe se concentrarem apenas em suas tarefas, eles terão dificuldade para trabalhar em conjunto de forma eficiente.
Com um software de gestão de tarefas, você garante mais transparência e facilita a colaboração na equipe.
Onde a gestão de tarefas pode ser aplicada?
Em um estudo recente com usuários da monday.com, perguntamos para que eles usavam nosso software além de “para projetos”. Muitas empresas usam o gerenciamento de tarefas para campanhas de marketing, gestão de criativos e até mesmo para RH.
Vamos dar uma olhada nos casos de uso mais populares.
Campanhas de marketing
Ao elaborar uma nova campanha de marketing, as empresas geralmente seguem um conjunto predefinido de etapas.
Primeiro, a equipe se reúne (podendo incluir também o cliente) para definir o orçamento, o público-alvo e os objetivos principais. Depois disso, é necessário delegar algumas tarefas, desde a redação do texto do anúncio até a pesquisa de palavras-chave ou criação de uma landing page.
Todos precisam estar alinhados durante o processo. Caso contrário, a campanha final não será coesa.
O texto do anúncio precisa corresponder ao criativo e à landing page. O software e os princípios da gestão de tarefas são fundamentais. Você também pode encontrar um ótimo software gerenciador de tarefas grátis para se adequar ao seu orçamento.
Gestão de redes sociais e criativos
Da mesma forma, equipes criativas in-house ou de agência não conseguem trabalhar de forma eficaz sem um organizador de tarefas.
Mesmo uma equipe relativamente pequena pode lidar com mais de 100 solicitações em uma determinada semana. É essencial saber a disponibilidade de cada designer, videomaker, gerente de redes sociais e copywriter para atribuir as tarefas adequadamente.
Boa sorte se preferir fazer tudo usando planilhas.
Desenvolvimento de software
O desenvolvimento de software é outro setor em que a gestão de tarefas é crucial para o sucesso.
Você precisa equilibrar correções de bugs e solicitações com os objetivos relacionados ao desenvolvimento em si. Para ser eficaz, é preciso ajustar e priorizar as tarefas de forma dinâmica.
Afinal, o foco principal da equipe pode mudar por completo de um dia para o outro.
Recursos Humanos
Os gerentes de RH equilibram uma agenda complexa para se manterem produtivos. Com milhares de reuniões, eles precisam lidar com reagendamentos diariamente.
Sem um sistema que dê a eles um panorama claro da disponibilidade, cada gerente de RH precisaria de pelo menos um assistente.
Qual é a melhor maneira de fazer a gestão de tarefas?
A melhor maneira de fazer a gestão de tarefas é dentro de uma estrutura de gerenciamento de projetos, usando ferramentas digitais para garantir que toda a sua equipe possa colaborar, independentemente de onde estejam.
Por que uma plataforma digital como a monday.com é a melhor opção:
- Cada membro da equipe pode acessar e atualizar listas de tarefas de qualquer local, a qualquer momento
- A atribuição de responsabilidade inclui notificações para manter as pessoas a par e alinhadas
- Há total transparência: todos podem ver no que todos estão trabalhando sempre que precisarem
- É fácil colaborar e compartilhar recursos relevantes dentro da plataforma.
As tarefas não acontecem isoladamente. Sem transparência, é fácil chegar a uma situação em que vários funcionários trabalham em itens duplicados, gerando gargalos e fluxos de trabalho ineficientes.
As ferramentas digitais também ajudam os funcionários a compartilhar seus recursos ao trabalhar em tarefas semelhantes. Se Amanda encontrar um atalho que reduz seu tempo de edição de 2 horas para 15 minutos, ela pode facilmente compartilhá-lo com Sergio, que recebeu uma tarefa semelhante.
Mas se Amanda não faz ideia de que Sergio está executando uma tarefa semelhante à dela, então ele precisará tentar descobrir o atalho sozinho – ou levar mais tempo para concluir a tarefa
A transparência é a base de um fluxo de trabalho saudável, eficaz e colaborativo.
Por que você deve usar a monday.com para a gestão de tarefas e projetos
Se você quer melhorar seu fluxo de trabalho, a melhor forma de começar é usando uma das ferramentas para organizar tarefas disponíveis no mercado.
Compare os recursos e casos de uso das diferentes opções e escolha o gerenciador de tarefas mais adequado para suas necessidades específicas.
monday.com: Work OS onde você pode gerenciar seus projetos
Se você não está apenas procurando uma maneira de atribuir tarefas às pessoas, mas deseja otimizar todo o seu fluxo de trabalho, a monday.com é a resposta.
Você pode facilmente criar quadros de tarefas e distribuir eficientemente todo o fluxo de trabalho, mas isso é apenas o começo.
Use nossa ampla gama de templates para criar roteiros de projetos de alto nível em minutos, gerenciar seus recursos e administrar outros aspectos do seu negócio.
Personalize quadros e crie templates personalizados, adequados aos seus processos. Você também pode automatizar fluxos de trabalho complexos com nossos modelos de automação e uma longa lista de integrações.
A colaboração fica fácil quando se tem transparência no rastreamento de tarefas, comentários dentro do contexto, menções e outras ferramentas.
Com seus diversos recursos de colaboração, a monday.com é um espaço de trabalho digital que ajudará sua empresa a realizar mais em menos tempo.
Aqui estão alguns dos nossos recursos favoritos:
- Crie, atribua e estabeleça prazos para tarefas
- Colunas codificadas por cores para atualizar visualmente os status de tarefas
- 8 opções de visualização para monitorar o andamento de projetos
- Tenha acesso aos dados necessários usando quadros Kanban, gestão do volume de trabalho e muito mais
- Rastreie as horas faturáveis usando o widget de controle de tempo
- Otimize os fluxos de trabalho com automações
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Nada prejudica mais o seu negócio do que missões impossíveis como “Falaremos sobre isso mais tarde” ou “Vou me lembrar disso”.
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