Projetos não nascem prontos. É preciso mais do que uma boa ideia e motivação para que eles tenham sucesso. É o planejamento estratégico que preenche o abismo entre o início e o final de qualquer projeto. Pense nas estratégias de gestão de projetos como trampolins, e use-as para garantir que os progressos sejam significativos.
Existem inúmeras estratégias de gestão de projetos por aí, mas essas cinco foram planejadas para ajudar você a aumentar as chances de sucesso de seus projetos.
O que é gestão de projetos?
Antes de usar qualquer estratégia de gestão de projetos, você precisa saber exatamente o que está fazendo. Então, vamos parar um instante e responder a uma pergunta fundamental — o que é gestão de projetos?
Gerenciar projetos é organizar pessoas, recursos e processos para se atingir um objetivo com início e fim definidos. Uma gestão de projetos bem-sucedida exige organização e metas transparentes, e que todos os envolvidos estejam comprometidos com elas.
Os projetos falham quando as pessoas, os processos ou a comunicação não estão organizados. Manter os três sob controle ajudará você a concluir o projeto apenas com contratempos pequenos e fáceis de gerenciar.
Para evitar essas armadilhas e garantir que seus projetos permaneçam no caminho certo, é preciso seguir um processo. Mesmo que novas tendências mudem a forma como lidamos com o trabalho, o ciclo de vida da gestão de projetos permanece o mesmo:
- Iniciação do projeto
- Planejamento estratégico
- Implementação do projeto
- Controle e avaliação do projeto
- Encerramento do projeto
O objetivo de um projeto não passa de um sonho até que você defina as estratégias que utilizará para que ele se transforme em um produto final. 97% das organizações sabem que a gestão de projetos é fundamental para o desempenho e o sucesso dos negócios, de acordo com um estudo da PwC.
O que é planejamento estratégico?
Você não vai ganhar a medalha de ouro da gestão de projetos sem um plano consistente. Antes de mais nada, concentre-se no planejamento estratégico.
O planejamento estratégico analisa o objetivo final e pergunta: “Como chegaremos lá?” A partir daí, ele começa a ser utilizado para alocar os recursos necessários e definir prioridades. Um planejamento estratégico tem metas de projeto para que o desempenho seja medido ao longo do caminho, bem como processos claros para garantir que as equipes as alcancem.
A responsabilidade do planejamento estratégico geralmente é do gerente de planejamento estratégico (GPE). Esse profissional de gerenciamento de projetos controla tudo do início ao fim, garantindo que todos os envolvidos saibam exatamente o que está acontecendo e tenham tudo o que necessitam. Eles enxergam o panorama de um projeto e trabalham para diminuir os riscos.
Falando em riscos: risco estratégico é a chance de um projeto falhar. É responsabilidade do GPE antecipar cada fator de risco e planejar o que fazer se isso acontecer.
A COVID-19 é um grande exemplo de risco estratégico. A pandemia transformou a maneira de se trabalhar e mandou todos para casa. A mudança repentina para o trabalho remoto atrasou projetos, mudou a demanda e forçou as equipes a se adaptar. Embora a pandemia global provavelmente não tenha sido mencionada nas reuniões de planejamento estratégico de 2020, gerentes de planejamento estratégico eficientes trabalharam para manter os projetos em andamento com a menor desorganização possível.
Leia também: O que são marcos de projeto (e por que você precisa deles)
Estratégias de planejamento estratégico
São necessárias estratégias de gestão de projetos sólidas para que você possa se orientar ao longo do processo e para que ele siga dentro do prazo. Ter como meta um produto acabado sem qualquer tipo de planejamento pode levar ao desvio do escopo e fazer com que ele saia do rumo.
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Essas cinco estratégias de gerenciamento ajudarão você a criar um planejamento estratégico eficiente e replicável para cada novo projeto.
Estratégia 1: Esclareça os detalhes do projeto antes de começar
Antes de começar a programar o projeto, você precisa saber o que ele envolve. Comece com o produto final e pense retroativamente. Quais etapas e resultados menores você precisa completar para chegar ao produto final? Reserve um tempo para entender tudo o que você tem a cumprir e de quais recursos precisará dispor para que isso aconteça. Ao detalhar o seu projeto, é importante adotar uma metodologia de gestão de projetos e começar a construir um planejamento estratégico com base nela.
Estratégia 2: Avalie seu projeto sob várias perspectivas
Durante a fase de planejamento estratégico, dê um passo atrás e observe o projeto a partir das perspectivas de diferentes funções. Cada um enfrentará desafios que talvez você não perceba à primeira vista. As estratégias de gestão de projetos na construção, por exemplo, serão diferentes para um capataz e para um arquiteto ou engenheiro local. Sua estratégia de planejamento tem que levar em conta as necessidades de cada função e antecipar os problemas mais comuns que cada uma delas poderá enfrentar. É fácil deixar de considerar possíveis problemas ou perder oportunidades durante o projeto estratégico. Por isso, pode ser interessante mostrá-lo para membros da equipe que não estiveram envolvidos e ver se eles enxergam algo que você talvez tenha perdido.
Estratégia 3: Escolha as pessoas certas para a equipe do projeto
Um projeto será tão bem-sucedido quanto as pessoas que trabalham nele. Cada membro da equipe deve ser escolhido pelas habilidades e personalidade que trará ao projeto. Nem todo mundo é perfeito para todos os projetos, e os melhores profissionais podem não estar em sua melhor equipe.
A sobreposição de habilidades e personalidades conflitantes poderá atrasar — ou até mesmo desestabilizar completamente — um projeto. Mas reunir pessoas a partir da perspectiva de “quem é o melhor para este projeto?” tornará o processo muito mais suave.
Estratégia 4: Defina metas atingíveis para medir o progresso
Grandes projetos podem sofrer desvios ou atrasos se não tiverem metas específicas e mensuráveis ao longo do caminho. Definir metas divide um projeto em check-points frequentes. Você pode usá-las para engajar sua equipe e ajustar o cronograma do projeto à medida que for avançando.
Estabelecer metas também é uma excelente estratégia de gestão para as partes interessadas. Se você tiver indicadores com prazos definidos ao longo do projeto, poderá relatar às partes interessadas como ele está evoluindo — sem ter que tentar explicar cada tarefa e sua relação com o projeto como um todo.
Estratégia 5: Avalie seu processo após a conclusão do projeto
Após a conclusão e depois dos relatórios, informativos, retrospectivas — como preferir chamar —, você precisa avaliar o projeto. Ir além dele ter sido um sucesso ou um fracasso. Olhar para cada meta e passo que deu durante o processo.
Primeiro, celebre suas vitórias. O que correu bem e o que você quer replicar no futuro? Em seguida, procure pontos onde houve ruptura — o que você pode mudar no próximo projeto para evitar os mesmos problemas? Essa análise ajudará você a refinar seu processo de gerenciamento e tornar seus próximos projetos ainda melhores.
Implementar estratégias de gestão de projetos com a monday.com é muito fácil. Queremos ver o seu sucesso tanto quanto você, e, por isso, criamos um template de planejamento estratégico para ser usado em seu próximo projeto.
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