Modelos de fluxogramas, ou fluxos de trabalho, se tornaram uma parte essencial de qualquer projeto. Seja qual for a tarefa na qual sua equipe está trabalhando, você precisa de uma ferramenta central para configurar e visualizar componentes importantes do processo, como eles funcionam juntos e a ordem em que as tarefas devem ser concluídas.

Um modelo, ou template, fornece uma base concreta para mapear os processos de seu negócio do começo ao fim, facilitando bastante as coisas. Nós criamos um modelo de fluxograma de processo personalizável que pode ser rapidamente adaptado ao seu negócio, com diversas funcionalidades úteis desenvolvidas para gerar fluxos de trabalho eficientes num piscar de olhos.

Neste artigo, compartilharemos o modelo, detalharemos como preenchê-lo de forma eficaz e explicaremos como ele deve se integrar aos esforços de gerenciamento de seus projetos ou tarefas principais.

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O que é um modelo de fluxograma?

Os modelos de fluxograma são uma ferramenta de gestão de projetos que ajudam a criar representações visuais dos processos de seu fluxo de trabalho — eles delimitam os passos e as pessoas envolvidas em um processo para que você possa comparar seus processos e aumentar a produtividade de sua equipe. Os modelos podem ser representados em forma de fluxograma, diagrama de atividade ou modelo de notação de processos de negócio (BPMN). Um modelo de fluxograma ilustra as principais etapas de seu projeto e como elas funcionam em conjunto.

Um fluxo de trabalho é uma sequência de atividades que devem ser concluídas para concluir uma tarefa ou objetivo específico. Essencialmente, o fluxo de trabalho é a forma como você planeja suas ações para obter resultados. Por exemplo, o processo de integração, ou onboarding, de funcionários é um fluxo de trabalho essencial.

Ter um modelo de fluxograma concluído ajuda a demonstrar às partes interessadas, ou stakeholders, e sua equipe como você planeja conduzir seu projeto da estaca zero até à conclusão. Ele serve como um roteiro para as operações, o qual qualquer pessoa envolvida no projeto pode consultar a qualquer momento para esclarecer as prioridades e a ordem das operações. 

Por que usar um modelo de fluxograma?

Um modelo de fluxo de trabalho pode ser útil em qualquer projeto, principalmente devido a estes quatro motivos: 

Ajuda no planejamento

A produtividade depende do planejamento, e um modelo de fluxo de trabalho completo garante que você começará seu processo de planejamento da forma certa. Se você sabe que suas ideias funcionam em perfeita sincronia, mas ainda estão confusas em sua cabeça, usar um modelo de fluxo de trabalho ajudará com o processo de mapeamento de jornada. Isso deixa claro a ordem das operações para todas as pessoas envolvidas.

Promove transparência

Ao mapear os projetos e processos, um modelo de gráfico de fluxo de trabalho não deixa espaço para achismos. Os processos de seu negócio devem ser claros não apenas para você, mas também para cada membro da equipe e parte interessada. Dessa forma, todos estarão confiantes no plano e poderão executar suas tarefas na ordem correta, consultando o plano sempre que precisarem.

Preveja gargalos de produção

Você não pode pensar que será capaz de concluir um projeto a tempo sem antes ver o plano geral.

Um mapa detalhado de seu projeto permite realizar com antecedência tanto um planejamento minucioso quanto um mais amplo.

Facilita a delegação de tarefas

Mesmo se você quiser confiar em sua memória para lembar do plano, será necessário um mapa visual para comunicar e delegar ideias ao membro da equipe certo. Por estabelecer quais passos levarão aonde, um modelo de fluxo de trabalho já é metade do caminho andado. Você pode consultar seu modelo de fluxograma para ajudar os membros de sua equipe a entender quais tarefas estão sob a responsabilidade de cada um e como o trabalho deles contribui para o objetivo final.

Quais são alguns exemplos de um modelo de fluxograma?

Você pode criar um gráfico de fluxo de trabalho para mapear projetos em qualquer setor. Vamos dar uma olhada em alguns exemplos de fluxograma e modelos de fluxo de trabalho na prática.

Workflow diagram example

Fluxo de trabalho de recrutamento

Esse modelo de fluxo de trabalho divide o processo de recrutamento em estágios e mostra como cada um deles vem após o outro. Representar visualmente o processo de contratação oferece maior clareza a gerentes de contratação e profissionais de RH. Ao usar o modelo de mapa de processo abaixo como referência, todos estarão alinhados em relação aos passos que devem ser tomados antes de oferecer uma função a um possível funcionário.

Recruitment workflow template example

(Fonte da imagem)

Usar um modelo de gráfico de recrutamento como esse ajuda a garantir que nenhuma etapa do processo de contratação será ignorada. Cada candidato potencial é devidamente verificado e analisado de acordo com determinados critérios. Isso ajuda as empresas a garantir que estão contratando funcionários adequados para a cultura da empresa e que estão realmente qualificados para a função.

Confira o modelo de processo de recrutamento se desejar um modelo mais granular para ajudar a gerenciar os candidatos ao longo do pipeline.

Modelo de fluxograma para prospecção B2B

O modelo de fluxo de trabalho abaixo é um roteiro detalhado para o processo de prospecção realizado por profissionais de venda em negócios B2B. Ele divide o processo de prospecção em passos, e cada passo contém tarefas relevantes. Cada passo é conectado a resultados, dependendo do que aconteceu no passo anterior. Os passos estruturados e o roteiro a seguir evitam que representantes de vendas gastem muito tempo em um único prospect, ou cliente potencial.

B2B prospecting workflow template example

(Fonte da imagem)

Por exemplo, se um rep. de vendas enviar um e-mail no passo N.º 1 e o prospect responder imediatamente demonstrando interesse, o rep. saberá que deve pular para a tarefa N.º 5 e atualizar a “categoria de contato”. Com isso, o fluxo de trabalho é concluído. Dito isso, se o rep. de vendas não receber nenhum feedback depois de enviar o e-mail, ele saberá que deve seguir para ao passo N.º 2. Nesse passo, ele deve enviar um segundo e-mail três dias depois da primeira interação.

Modelo de fluxograma da monday.com

Elaborar seu próprio gráfico de fluxo de trabalho do zero pode ser uma tarefa intimidadora. Considerando isso, elaboramos um modelo de fluxo de trabalho intuitivo para ajudar você a dar o pontapé inicial.

Você pode, por exemplo, dividir cada estágio do fluxo de trabalho de planejamento de gestão de projetos em diferentes estágios e tarefas, com prazos, prioridades separadas por cores, orçamentos, linhas do tempo e muito mais.

Você também pode visualizar o fluxo de trabalho na mesma visualização de linha do tempo para ver quando cada coisa deve acontecer.

Isso pode servir como uma referência para ser comparada com o desempenho de sua equipe em tempo real.

A principal força da monday.com são suas ferramentas de visualização interativas e colaborativas que combinam os esforços de sua equipe em um lugar centralizado. Entre os benefícios oferecidos pela plataforma, podemos destacar:

Atribua quantos responsáveis precisar

Não adianta ter um fluxo de trabalho bonito que não é posto em prática. Os fluxos de trabalho servem para ajudar a dividir o trabalho e obter resultados. E isso requer a propriedade, responsabilidade e delegação de tarefas.

how to assign tasks to team members on monday.com

Em vez de precisar sempre consultar uma cópia física de seu fluxo de trabalho para conferir quem é responsável por cada tarefa, sua equipe pode entrar na monday.com e verificar suas tarefas. Você pode atribuir tarefas facilmente à pessoa, indivíduo ou equipe relevante com apenas um clique.

Eles receberão automaticamente uma notificação para que saibam suas responsabilidades no projeto. Se qualquer membro da equipe precisar de um lembrete, você pode configurar lembretes automáticos para mantê-lo focado.

Atualize seus fluxos de trabalho facilmente

Os fluxos de trabalho não são sempre os mesmos. Equipes produtivas são flexíveis e sempre estão à procura de processos de trabalho mais eficientes. Isso se traduz em uma necessidade constante de atualizar seu fluxo de trabalho, ao mesmo tempo que mantém todos os membros da equipe alinhados. 

O modelo de fluxograma da monday.com faz com que você não tenha que reinventar a roda toda vez que o processo muda. Nossa interface em estilo “arraste e solte” simplifica o ajuste de qualquer fluxo de trabalho para fazer alterações rápidas e manter todos atualizados.

Ter um fluxo de trabalho facilmente acessível em um única plataforma também facilita bastante a análise do fluxo. Toda a sua equipe pode entender quais áreas precisam melhorar e dar sugestões — tudo em um único lugar consolidado.

Integração completa

Nosso modelo de fluxo de trabalho pode ser facilmente integrado com outras ferramentas de gestão de projetos e de comunicação para realizar a transição à plataforma da monday.com sem nenhum problema. Você não precisará mudar qualquer parte de seu processo atual. Nossos modelos podem ser integrados com serviços como Outlook, MS Teams, Slack, Zoom, Google Drive, LinkedIn e outros softwares amplamente usados. Isso minimizará o tempo e a energia necessários para implementar novas estruturas de trabalho.

Com nosso fluxo de trabalho robusto, personalizável e centralizado, você pode dar tchau às confusões e mal-entendidos. Nunca foi tão fácil concluir um projeto.

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Perguntas frequentes sobre o modelo de fluxograma

Como faço para criar um modelo de fluxograma?

Criar um fluxo de trabalho para seu negócio é um processo complicado. Por isso, a monday.com já fez metade do trabalho por você. Nosso modelo de fluxo de trabalho inclui colunas e seções comuns, mas é completamente personalizável, permitindo que você adeque o modelo às suas necessidades. Tudo o que você precisa fazer é definir os processos específicos de seu negócio

Como faço para criar um fluxo de trabalho?

A melhor forma de criar um fluxo de trabalho de sucesso é determinar as etapas iniciais e finais. Com isso, será mais fácil visualizar a posição de cada fase do fluxo de trabalho e como uma leva à outra. Os modelos da monday.com facilitam toda a o processo de mapeamento de jornada.

Quais são os 3 componentes básicos do fluxo de trabalho?

A maioria dos fluxos de trabalho consiste em ‌entrada, transformação e resultado. Em outras palavras, o que você insere no projeto, como isso se transforma e qual é o resultado?

Quais são os três tipos de fluxos de trabalho?

  1. Um fluxo de trabalho sequencial é um gráfico linear que progride de um passo ao outro sem qualquer regressão no planejamento.
  2. Um fluxo de trabalho baseado em eventos é não linear, ou seja, pode regredir a fases anteriores dependendo do resultado de determinado passo.
  3. Um fluxo de trabalho baseado em regras opera sob um modelo de “verdadeiro ou falso”. Em outras palavras, você pode ter dois possíveis resultados para determinado passo. Há um conjunto de passos pré-estabelecidos para cada resultado.