Reuniões do Scrum: o guia completo

As reuniões Scrum são essenciais para a estrutura do Scrum.

Na verdade, de acordo com o Manifesto Ágil, as equipes de desenvolvimento precisam se envolver em conversas presenciais para trocar informações e reagir rapidamente às mudanças. E as reuniões do Scrum são a melhor maneira de fazer isso.

Neste guia, analisaremos os diferentes tipos de reuniões Scrum e destacaremos suas finalidades, duração e participantes. Além disso, mostraremos como você pode simplificar suas reuniões com o monday dev para garantir o sucesso das suas equipes ágeis.

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O que são reuniões Scrum?

As reuniões Scrum ajudam as equipes, as partes interessadas e a gerência a se manterem alinhadas durante todo o projeto.

Se o Scrum não é familiar para você, trata-se de uma estrutura baseada na metodologia de gestão ágil de projetos. Um dos princípios do ágil afirma que as equipes de desenvolvimento devem ter conversas presenciais frequentes (ou videoconferências para equipes virtuais) a fim de trocar informações e reagir rapidamente às mudanças. Portanto, as reuniões Scrum são essenciais para a estrutura.

Há vários tipos de reuniões Scrum, como planejamento de sprint, reuniões diárias e revisão de sprint. Cada uma possui uma pauta distinta, mas todas compartilham a mesma finalidade: manter a equipe alinhada, identificar e resolver problemas rapidamente e melhorar continuamente o processo de desenvolvimento de produto seguindo a estrutura do Scrum.

Quem participa de uma reunião Scrum?

A maioria das reuniões do Scrum deve incluir toda a equipe, sendo que outras partes interessadas podem participar de algumas delas como observadores. Uma equipe Scrum é uma equipe pequena de 10 ou menos pessoas com três funções definidas:

• Product owner (proprietário do produto): responsável pela visão e pelos objetivos gerais, faz a ligação com as partes interessadas e dirige a equipe.
• Scrum master: Reforça os valores do Scrum durante as reuniões, define os cronogramas e mantém os membros da equipe focados nas tarefas.
• Desenvolvedores (membros da equipe): Executam o trabalho acordado no planejamento do sprint.

Dependendo do tipo de reunião, cada membro da equipe Scrum desempenha uma função diferente e participa de forma distinta.

Quais são os tipos de reuniões Scrum?

Existem cinco tipos de reuniões do Scrum. Confira a seguir a finalidade de cada uma, a frequência com que são necessárias e quem deve participar ou conduzi-las.

1. Reunião de planejamento do sprint

• Quando: Realizada no início de cada sprint.
• Participantes: Toda a equipe Scrum – product owner, Scrum master e desenvolvedores.
• Duração: Geralmente dura cerca de duas horas para cada semana de duração do sprint. Portanto, um sprint de duas semanas envolveria uma sessão de planejamento de quatro horas antes do início do trabalho.
• Finalidade: a equipe analisa o backlog do produto, define a meta do sprint e planeja o trabalho.

O product owner conduz a reunião antes do início de cada sprint, após a revisão e a retrospectiva do sprint anterior. Ele apresenta o backlog do produto, identifica ou reitera as metas e os resultados desejados pela empresa e responde a todas as perguntas.

A equipe de desenvolvimento examina as tarefas do backlog do produto e prevê o quanto pode entregar de forma realista no sprint. O time-boxing, ou seja, a atribuição de uma quantidade máxima de tempo para cada atividade, faz parte desse processo.

O trabalho com o qual a equipe de desenvolvimento se compromete é conhecido como meta do sprint, e o conjunto de tarefas que compõem essa meta é conhecido como backlog do sprint. Ao final da reunião, o Scrum master garante que todos concordem com o escopo do sprint.

2. Reunião diária do Scrum (ou reunião em pé)

• Quando: Diariamente, geralmente na primeira hora da manhã.
• Participantes: Todos os membros da equipe do Scrum – product owner, Scrum master e desenvolvedores,
• Duração: Não mais do que 15 minutos.
• Finalidade: uma breve reunião diária em que os membros da equipe compartilham o progresso, identificam os obstáculos e planejam o trabalho do dia.

A reunião diária do Scrum, também conhecida como reunião diária em pé, permite que a equipe analise as metas e resolva os possíveis gargalos. (Outras partes interessadas podem comparecer, mas apenas para ouvir, não participar).

Como o nome sugere, a reunião é realizada em pé e deve durar no máximo 15 minutos. Muitas equipes preferem fazer a reunião no início do dia, mas ela pode ocorrer a qualquer momento, desde que a duração permaneça consistente.

O Scrum master conduz a reunião fazendo três perguntas:

• O que vocês concluíram ontem?
• Quais tarefas estão no pipeline hoje?
• O que está atrapalhando o fluxo?

Isso garante que todos estejam alinhados com as tarefas do dia.

3. Reunião de revisão do sprint

• Quando: Ao final de um sprint.
• Participantes: Todos os membros da equipe Scrum, além das principais partes interessadas convidadas pelo product owner.
• Duração: Cerca de uma hora para cada semana do sprint. Portanto, um sprint de duas semanas deve ser seguido por uma sessão de revisão de duas horas.
• Finalidade: a equipe demonstra o trabalho concluído e obtém feedback das partes interessadas.

A equipe de desenvolvimento lidera a reunião de revisão do sprint ao final de cada sprint e apresenta o trabalho realizado para toda a equipe Scrum e, muitas vezes, para as partes interessadas externas.

A revisão do sprint, também conhecida como demonstração do sprint, apresenta o valor do projeto para a empresa e demonstra a nova funcionalidade. As partes interessadas também fornecem feedback sobre as histórias de usuário implementadas no sprint. Se esse feedback for aceito, ele será adicionado a um novo backlog do produto, que será revisado e priorizado durante a próxima sessão de planejamento de sprint.

4. Reunião de retrospectiva do sprint

• Quando: Ao final de um sprint.
• Participantes: Toda a equipe Scrum – product owner, Scrum master e desenvolvedores.
• Duração: Normalmente, 45 minutos para cada semana do sprint. Por exemplo, a duração média de uma retrospectiva para um sprint de duas semanas é de 90 minutos.
• Finalidade: a equipe reflete sobre o que deu certo, o que não deu e identifica áreas para melhoria.

A melhoria contínua é uma parte importante da estrutura do Scrum, e a retrospectiva do sprint facilita esse processo, refletindo sobre o sprint anterior e abordando:

• O que deu certo
• O que deu errado
• O que as equipes poderiam fazer de diferente para melhorar a colaboração no futuro

Ninguém de fora da equipe Scrum participa dessas reuniões, pois isso poderia prejudicar a comunicação aberta necessária. Durante a reunião, a equipe pode criticar construtivamente vários elementos do sprint sem atribuir culpa a outros membros para ajudar a melhorar o trabalho nos sprints seguintes.

5. Reunião de refinamento do backlog

• Quando: Antes da reunião de planejamento do sprint.
• Participantes: O product owner e alguns ou todos os desenvolvedores, além do Scrum master.
• Duração: Sem tempo fixo.
• Finalidade: a equipe discute e prioriza os itens do backlog do produto.

A reunião de refinamento do backlog – também conhecida como “preparação do backlog do produto” – permite que as equipes Scrum revisem e organizem o backlog do produto para garantir que ele contenha itens apropriados, priorizados e devidamente estimados. Durante a reunião, elas identificam e removem itens irrelevantes, criam novos itens, redefinem prioridades e dividem itens grandes em menores.

Diferentemente das reuniões de planejamento de sprint e de retrospectiva de sprint que têm duração determinada, o refinamento do backlog é um processo contínuo e as reuniões podem ocorrer com a frequência que for necessária.

5 dicas fundamentais para reuniões Scrum eficazes

Aqui estão as práticas recomendadas para ajudar você a tirar o máximo proveito de suas reuniões do Scrum.

1. Comece e termine as reuniões no horário. Para promover a eficiência e a produtividade, inicie as reuniões pontualmente e termine-as no horário programado, mesmo que nem todos os participantes estejam presentes.
2. Certifique-se de que os objetivos da reunião estejam alinhados com as metas do sprint. Para manter o foco e a relevância das reuniões, classifique os assuntos com base em sua prioridade e importância para o sprint atual e seus objetivos.
3. Siga a duração recomendada. Cumpra os limites de tempo sugeridos para cada tipo de reunião do Scrum, como, por exemplo, manter as reuniões diárias em 15 minutos ou menos.
4. Prepare uma pauta para a reunião e cumpra-a. Distribua uma pauta detalhada com antecedência para manter a discussão no caminho certo e abordar todos os assuntos relevantes.
5. Incentive a participação e a melhoria contínua. Certifique-se de que todos os membros da equipe participem ativamente e compartilhem o progresso, os obstáculos e as ideias. Reflita após cada reunião sobre o que correu bem e o que poderia ser melhorado.

Ao seguir essas práticas recomendadas, as equipes Scrum podem garantir que suas reuniões sejam eficientes, produtivas e alinhadas com as metas do sprint e do projeto. E usar a plataforma certa para gerenciá-las tornará suas reuniões ainda mais eficazes.

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Como o monday dev pode ajudar a otimizar suas reuniões Scrum

Com o monday dev, desenvolvido no robusto Work OS da monday.com, você tem acesso a todas as informações mais recentes em uma plataforma centralizada e colaborativa. Com várias maneiras de visualizar e gerir seus sprints, você pode ver em que as equipes estão trabalhando no momento e quais tarefas estão no backlog, ajudando-o a planejar suas reuniões Scrum.

• Gestão de sprints: Desde o planejamento e as reuniões diárias em pé até as reuniões de retrospectiva e revisão, gerencie o ciclo de vida dos sprints diretamente no monday dev.

• Gráfico de burndown: Identifique facilmente quaisquer problemas ou gargalos potenciais para as reuniões do Scrum, comparando o esforço remanescente real com o progresso ideal em um gráfico de burndown.

• Retrospectiva de sprint: Use o quadro de retrospectiva de sprint do monday dev para reunir ideias em um só lugar, acompanhar o que está funcionando bem e o que não está, e votar nas melhores ideias para os próximos sprints.

• Painel do sprint: Painéis personalizados preenchidos automaticamente com insights granulares e de alto nível para uma tomada de decisão mais inteligente em suas reuniões Scrum.

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Organize suas reuniões Scrum com nossos templates prontos

As reuniões Scrum permitem que as equipes ágeis trabalhem de forma eficaz, conversando pessoalmente, seguindo o backlog e atingindo as metas propostas.

Os templates de planejamento visual permitem que você configure suas reuniões Scrum em minutos. Totalmente personalizáveis, eles podem ser adaptados às suas necessidades específicas. Assim, você gasta menos tempo na logística das reuniões e mais tempo focado no essencial: preparar suas equipes ágeis para o sucesso.

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