O planejamento de incremento de programa (PI), também conhecido como PI planning, é um evento baseado em cadência que alinha todas as equipes do Agile Release Train (ART) à mesma missão e visão. Trata-se de um pilar central do Scaled Agile Framework (SAFe) e um elemento essencial para organizações que buscam desenvolver e gerenciar produtos de forma eficaz.
Neste guia, você entenderá por que as organizações usam o planejamento de PI, quem participa do processo, os principais tópicos abordados na agenda e as práticas recomendadas para a realização de eventos de planejamento de PI bem-sucedidos. Além disso, exploraremos como reunir diversas equipes e otimizar o processo de planejamento com o auxílio do monday dev.
O que é planejamento de PI?
O planejamento de PI (Program Increment – Incremento de Programa) é um evento fundamental do SAFe (Scaled Agile Framework – Estrutura Ágil Escalonada), em que várias equipes do mesmo ART (Agile Release Train – Trem de Lançamento Ágil) se reúnem para alinhar as metas e planejar o trabalho para o próximo incremento de programa.
Normalmente, é um evento de dois dias realizado a cada 8 a 12 semanas, no qual as equipes estabelecem uma visão compartilhada, planejam recursos, identificam dependências e se comprometem com as metas do incremento seguinte.
Por que fazer o planejamento de PI?
O planejamento de PI tem como objetivo alinhar as entregas, fomentar a colaboração entre equipes, gerenciar riscos, aumentar a previsibilidade e assegurar que todos trabalhem de forma eficiente em direção a metas de negócios compartilhadas. Embora demande um investimento significativo de tempo e esforço, muitas organizações consideram que os benefícios superam os custos, especialmente no contexto do desenvolvimento de produto ágil em larga escala.
A seguir, destacamos os principais motivos:
Alinhamento e visibilidade
O planejamento de PI alinha todas as equipes do Agile Release Train (ART) à visão e ao contexto estratégico do negócio. Durante o evento, é definido o trabalho planejado para o próximo incremento de programa, garantindo que todos concentrem seus esforços nos elementos de maior relevância.
Colaboração e coordenação
O planejamento de PI reúne as equipes para discutir e coordenar dependências. Ele promove a colaboração e facilita o diálogo e a tomada de decisões em tempo real.
Gestão de riscos
O planejamento de PI identifica problemas potenciais com antecedência. Ele permite que as equipes desenvolvam proativamente planos de mitigação de riscos e reduz as chances de surpresas durante a execução.
Planejamento e previsibilidade
O planejamento de PI resulta em estimativas e planejamentos mais precisos, aumentando a previsibilidade das entregas. Isso fortalece a confiança das partes interessadas nos compromissos assumidos pelas equipes.
Utilização de recursos
Motivação e clareza
O planejamento de PI garante que as equipes compreendam o panorama do projeto e seu papel nele, promovendo um entendimento compartilhado das metas e prioridades, e aumentando a motivação.
Relações sociais
Com que frequência o planejamento de PI é feito?
O planejamento de PI ocorre normalmente a cada 8 a 12 semanas, mas as organizações podem ajustar esse intervalo conforme suas necessidades. Algumas optam por ciclos de 8 semanas para aumentar a agilidade, enquanto outras preferem 12 semanas para se alinharem aos trimestres financeiros. Se os sprints tiverem 2 semanas de duração, um PI abrangerá de 4 a 6 sprints, garantindo um ritmo consistente para o planejamento e alinhamento.
Independentemente da cadência escolhida, o planejamento de PI segue um cronograma regular e previsível, sendo um evento com tempo fixo, geralmente de dois dias. Essa cadência consistente assegura que as equipes tenham oportunidades periódicas para sincronizar, planejar e adaptar seu trabalho dentro do Agile Release Train (ART).
Quem participa do planejamento de PI?
Devido à sua natureza colaborativa, o planejamento de PI envolve várias perspectivas. Aqui estão as principais funções e responsabilidades:
| Função | Responsabilidade |
|---|---|
| Engenheiro de Release Train (RTE) | Facilitação de eventos, alinhamento estratégico e gestão de riscos |
| Gerente de produto | Comunicação clara da visão e priorização do fluxo de trabalho |
| Product Owner | Gestão do backlog e definição precisa das histórias |
| Scrum Master | Treinamento da equipe e remoção de obstáculos |
| Desenvolvedores | Planejamento detalhado e refinamento das histórias |
Engenheiro de Release Train (RTE)
O RTE facilita todo o evento de planejamento de PI, ajudando a:
- Gerir riscos e dependências
- Criar e acompanhar as metas do programa
- Garantir o alinhamento estratégico
Gerentes de produto
Os gerentes de produto apresentam a visão do programa e os próximos marcos. Eles também:
- Revisam o plano preliminar
- Gerenciam e priorizam os fluxos de trabalho
- Atualizam o roteiro do produto após o planejamento
Product Owners
Os Product Owners mantêm e priorizam o backlog do produto. Eles também são responsáveis por:
- Definir recursos e histórias de usuário
- Tomar decisões relativas às histórias de usuário
- Transmitir a visão da alta gerência
Scrum Masters
Os Scrum Masters ajudam os product owners e os desenvolvedores a eliminar quaisquer obstáculos que possam atrapalhar a equipe. Eles também:
- Garantem que todos sigam os princípios ágeis
- Monitoram o cronograma e treinam as equipes
- Apoiam os processos de planejamento da equipe e identificam dependências
Desenvolvedores
Os desenvolvedores e testadores participam de sessões de discussão para:
- Criar e refinar as histórias de usuário
- Identificar riscos e dependências
- Elaborar as metas de PI da equipe
Outras partes interessadas importantes
Além disso, o planejamento de PI pode envolver:
- Arquitetos de sistemas
- Responsáveis técnicos
- Executivos sênior
- Proprietários do negócio
- Clientes
O que está incluído na agenda do planejamento de PI?
- Apresentação do contexto de negócios: Uma visão geral sobre o estado atual dos negócios e das condições do mercado.
- Apresentação da visão do produto: Detalhamento dos próximos recursos e prioridades, alinhados com a estratégia de produtos.
- Divisão das equipes: As equipes se organizam em grupos menores para elaborar planos, avaliar capacidades e identificar riscos e dependências.
- Revisão do plano preliminar: As equipes apresentam seus planos iniciais para feedback, focando na gestão de riscos e nas dependências entre equipes.
- Finalização: Após discussões e ajustes, as equipes finalizam suas metas e se comprometem a cumpri-las durante o incremento.
Como se preparar para um evento de planejamento de PI
Aqui estão dez etapas essenciais para garantir que sua empresa esteja bem preparada para um evento de planejamento de PI eficiente:
- Entenda e comunique o objetivo: Assegure que todos os participantes, especialmente os executivos e a gerência, compreendam claramente os objetivos do planejamento de PI. Comunique que o propósito é criar um roteiro de produto emergente e identificar possíveis obstáculos.
- Programe-se com antecedência: Planeje o evento para o próximo trimestre ao final do trimestre atual. Garanta a disponibilidade de todas as partes interessadas e líderes.
- Prepare a visão e o contexto do programa: Defina a visão e os objetivos do programa com antecedência. Certifique-se de que os líderes e as partes interessadas do negócio saibam como transmitir essas informações de forma clara.
- Providencie instalações adequadas: Reserve uma sala ampla que possa acomodar aproximadamente o dobro do número de participantes esperados. Garanta uma configuração adequada para participantes remotos, com equipamentos de videoconferência de qualidade.
- Refine o backlog: Revise e refine o backlog do produto. Garanta que as histórias de usuário e os recursos estejam bem definidos e priorizados para facilitar o planejamento.
- Alinhe as partes interessadas: Envolva-se com proprietários do negócio e partes interessadas para entender as prioridades e as expectativas.
- Planeje a logística: Providencie as ferramentas, os recursos e os materiais necessários. Configure ferramentas de colaboração digital, se for o caso.
- Prepare uma agenda detalhada: Crie uma agenda para os dois dias do evento, incluindo tempo para o contexto de negócios, apresentação da visão, reuniões de equipe, revisão dos planos, entre outros.
- Planejamento pré-PI: Antes do evento, cada equipe deve realizar uma sessão de planejamento pré-PI para elaborar planos iniciais, identificar riscos e dependências.
- Configure um quadro para o programa: Prepare um quadro físico ou digital onde seja possível visualizar os recursos, dependências e marcos, a fim de ajudar na coordenação das equipes durante o evento.
Como realizar um evento de planejamento de PI
Veja como uma agenda típica de planejamento de PI se desenvolve ao longo dos dois dias:
Dia 1
A agenda do primeiro dia inclui um panorama do contexto de negócios, da visão do produto e da arquitetura, seguida por um planejamento detalhado da equipe e revisões iniciais desses planos.
- Contexto de negócios: Um proprietário de negócio ou executivo sênior apresenta o panorama atual, a visão do portfólio e como as soluções existentes atendem às necessidades dos clientes.
- Visão do produto/solução: O gerente de produto compartilha a visão atual do produto, normalmente destacando os 10 principais recursos planejados para o futuro.
- Visão da arquitetura e práticas de desenvolvimento: O arquiteto de sistemas compartilha a visão da arquitetura, enquanto um gerente de desenvolvimento sênior detalha as práticas recomendadas para o desenvolvimento ágil.
- Contexto de planejamento: O RTE apresenta o processo de planejamento e os resultados esperados.
- Sessão de equipes nº 1: As equipes avaliam sua capacidade para cada iteração e identificam os elementos do backlog necessários para implementar os recursos. Elas desenvolvem planos preliminares acessíveis a todos, detalhando cada iteração.
- Revisão do plano preliminar: As equipes apresentam os principais resultados do planejamento, incluindo capacidade, volume de trabalho, metas preliminares de PI, riscos potenciais e dependências. Os proprietários do negócio, gerentes de produtos e outras partes interessadas analisam e dão sugestões.
- Revisão da gerência e solução de problemas: A gerência negocia alterações no escopo e resolve problemas, realizando ajustes no planejamento conforme necessário. O RTE facilita essa sessão, reunindo as partes interessadas para tomar as decisões essenciais.
Dia 2
No segundo dia, a agenda é voltada para a finalização dos planos pelas equipes, abordando riscos e alinhando metas para o próximo PI. O evento encerra com um voto de confiança, garantindo o comprometimento de todos com o plano, seguido de uma retrospectiva para aprimorar os próximos eventos de planejamento de PI.
- Ajustes de planejamento: A gerência apresenta os resultados do primeiro dia e quaisquer alterações.
- Sessão de equipes nº2: As equipes dão continuidade ao planejamento, ajustando os detalhes com base no feedback da gerência e consolidando as metas para o próximo PI. Os proprietários do negócio atribuem valor comercial às metas, priorizando-as de acordo com sua importância estratégica.
- Revisão do plano final: Cada equipe apresenta seu plano finalizado, incluindo riscos, obstáculos e dependências. Nessa etapa, os proprietários do negócio devem aprovar todos os planos, mesmo que as equipes tenham que ajustá-los.
- Riscos de ART: As equipes discutem e categorizam os riscos identificados durante as apresentações do plano final em uma das quatro categorias:
- Resolvido: As equipes concordam que não há mais risco.
- Assumido: alguém se encarrega de gerir um risco não resolvido.
- Aceito: Todos entendem e reconhecem um risco inevitável.
- Mitigado: As equipes identificam estratégias para reduzir o impacto de um risco.
- Voto de confiança: As equipes realizam uma votação de confiança para avaliar o comprometimento com as metas do PI, utilizando o método “punho de cinco” (seja presencialmente ou por meios digitais).
- Se a média for igual ou superior a três, o plano será aceito.
- Se for menor que três, o plano pode precisar ser reformulado.
- Se alguém votar dois ou menos, deverá manifestar suas preocupações. Pode ser necessário adicionar essas preocupações à lista de riscos, replanejá-la ou fornecer mais informações.
- Retrabalho do plano (opcional): Se a confiança for baixa, as equipes talvez precisem refazer seus planos.
- Retrospectiva e avanço: O RTE realiza uma breve retrospectiva do evento para identificar melhorias para futuras sessões de planejamento de PI.
O que acontece depois de um evento de planejamento de PI?
Ao seguir essas atividades de planejamento pós-PI, as organizações podem garantir que os planos sejam implementados de forma eficaz e continuamente aprimorados durante todo o incremento de programa.
- Próximas etapas: Para impulsionar as metas, as equipes coordenam os calendários para organizar reuniões diárias em pé (reuniões stand up) e reuniões de iteração.
- Documentação: As equipes transcrevem as metas, as histórias de usuário e o quadro do programa em ferramentas como o monday dev, e atualizam os roteiros com base nas metas do programa.
- Execução: Os ARTs iniciam a execução dos planos definidos no planejamento de PI, entregando valor conforme os compromissos assumidos.
- Eventos de planejamento pós-PI: Outras sessões de planejamento envolvendo as partes interessadas de todos os Agile Release Trains (ARTs) dentro do Solution Train são realizadas para garantir a sincronização e o alinhamento. As equipes apresentam seus planos, destacam as metas, e compartilham os principais marcos e cronogramas para cada iteração e ART.
- Melhoria contínua: As equipes realizam sessões regulares de Inspeção e Adaptação (I&A) durante todo o incremento, refletindo sobre o progresso, identificando áreas de melhoria e adaptando os planos conforme necessário para otimizar o desempenho.
- Feedback do cliente: Os product owners buscam e incorporam ativamente o feedback dos clientes e usuários finais para que os planos futuros se alinhem às expectativas dos clientes.
Armadilhas comuns no planejamento de PI
Aqui estão dez armadilhas comuns a serem evitadas em seu planejamento de PI.
- Preparação insuficiente: Não fornecer contexto ou visão suficientes antes do evento e não ter um backlog claro ou recursos priorizados prontos.
- Má gestão do tempo: Permitir que as discussões se estendam e atrapalhem a agenda e não alocar tempo suficiente para as reuniões de equipe ou revisões de planos.
- Falta de envolvimento das partes interessadas: Não envolver as principais partes interessadas da empresa em todo o processo e não conseguir obter a devida adesão da liderança.
- Ignorar dependências: Não identificar e gerir as dependências entre as equipes e não visualizar as dependências no quadro do programa.
- Ênfase excessiva na estimativa: Focar excessivamente em detalhes granulares, negligenciando outras atividades e perdendo a visão global.
- Desconsiderar a dinâmica da equipe: Não promover um ambiente positivo e inclusivo para a colaboração e não resolver conflitos ou problemas prontamente.
- Ignorar o voto de confiança: Não conduzir ou levar a sério o voto de confiança das equipes sobre o plano.
- Esquecer de revisar os PIs anteriores: Não analisar o desempenho do PI anterior para embasar o planejamento atual.
- Negligenciar retrospectivas: Ignorar ou apressar a retrospectiva do planejamento e não implementar melhorias identificadas com base no feedback das sessões anteriores.
- Desafios do planejamento virtual: Não adaptar o processo de planejamento de forma eficaz para equipes distribuídas e usar ferramentas de colaboração remota inadequadas.
Planejamento de PI com o monday dev
Desenvolvido no sistema operacional da monday.com e repleto de recursos versáteis, o monday dev permite que as equipes e as partes interessadas se conectem e colaborem em todas as etapas do processo de planejamento de PI.
Quadros personalizáveis
Adapte os quadros para abranger diversos aspectos do planejamento de PI. Por exemplo:
- Quadro do programa: Crie um quadro para o programa que mostre os recursos, dependências e marcos compartilhados entre as equipes.
- Quadros de equipe: Configure quadros individuais para cada equipe, permitindo o acompanhamento detalhado dos objetivos de PI. Esses quadros ajudarão as equipes a dividir suas metas em elementos gerenciáveis.
Colaboração
Aproveite o monday dev para uma colaboração eficaz durante o planejamento:
- Atualizações em tempo real: Permita que as equipes trabalhem simultaneamente em seus planos, com alterações visíveis instantaneamente para todos os participantes.
- Comentários e discussões: Utilize as ferramentas integradas de comunicação para debater dependências, identificar riscos e ajustar planos de forma ágil e centralizada.
Visualizações
Aprimore o planejamento de PI com os recursos de visualização da plataforma:
- Gráficos de Gantt: Utilize gráficos de Gantt para mapear o cronograma dos recursos e as dependências ao longo do incremento de programa.
- Quadros Kanban: Use quadros Kanban para gerenciar o backlog e planejar o trabalho para o próximo PI.
Integrações
Aproveite os recursos de integração para:
- Conectar-se a outras ferramentas: Integre-se a ferramentas de desenvolvimento que sua equipe já utiliza a fim de obter dados relevantes para o planejamento.
- Automatizar fluxos de trabalho: Configure automações para notificar os membros da equipe sobre atualizações ou alterações no plano.
Relatórios
Use os recursos de geração de relatórios para:
- Acompanhar o progresso: Monitore o avanço das metas do PI ao longo do incremento.
- Obter insights: Crie painéis para visualizar a capacidade da equipe, os riscos e outras métricas importantes para o planejamento de PI.
Otimize seu planejamento de PI
Um planejamento de PI bem-sucedido depende da participação ativa e do alinhamento de todos os membros da equipe e partes interessadas. Com o monday dev, você conta com uma plataforma flexível que oferece a infraestrutura técnica necessária, facilitando a gestão eficaz e o engajamento da equipe.
Experimente o monday dev e descubra como otimizar seu processo de planejamento de PI.
Perguntas frequentes
O que é o planejamento de PI no SAFe?
O planejamento de PI no SAFe é um importante evento de dois dias, realizado a cada 8 a 12 semanas, que reúne diversas equipes, partes interessadas e líderes para alinhar objetivos e criar um plano compartilhado para o próximo Incremento de Programa (PI). Durante esse evento, as equipes colaboram para definir metas, identificar dependências e riscos, e se comprometem a entregar valor nas próximas 8 a 12 semanas, assegurando alinhamento com a visão e a estratégia organizacional.
O que é o planejamento de PI no Scrum?
O planejamento de PI pode ser adaptado para uso no Scrum, mesmo não sendo uma prática padrão da metodologia. Nesse contexto, diversas equipes poderiam se reunir a cada 8 a 10 semanas para alinhar metas, discutir os próximos recursos e coordenar o trabalho entre elas. Essa adaptação do planejamento de PI permite que as equipes Scrum mantenham a estrutura de sprints, enquanto aproveitam os benefícios do alinhamento e da coordenação proporcionados por esse evento.
Qual é a diferença entre o planejamento de PI e o planejamento de sprint?
O planejamento de PI é um evento estratégico que ocorre a cada 8 a 12 semanas, reunindo várias equipes para alinhar objetivos e elaborar planos para todo um incremento de programa (PI). Já o planejamento de sprint é um evento tático, realizado no início de cada sprint de 1 a 4 semanas, focado no planejamento detalhado das atividades de uma única equipe para aquele sprint específico. Enquanto o planejamento de PI estabelece a visão e as metas globais para o incremento, o planejamento de sprint divide essas metas em tarefas específicas e histórias de usuário para execução imediata.
Qual é a diferença entre o PI Planning e o Big Room Planning?
O PI Planning (planejamento de PI) e o Big Room Planning são, na prática, o mesmo evento, com "Big Room Planning" sendo um termo alternativo para o "PI Planning". Ambos representam um evento de planejamento em grande escala, que envolve várias equipes e ocorre geralmente a cada 8 a 12 semanas. Embora os termos sejam usados de forma intercambiável, "Big Room Planning" destaca o aspecto físico de reunir muitas pessoas em um único espaço, enquanto "PI Planning" foca em sua função dentro da estrutura Scaled Agile (SAFe)
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