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Como um rastreador de projetos pode envolver toda sua equipe no gerenciamento

Como um rastreador de projetos pode envolver toda sua equipe no gerenciamento

Todos na monday.com

O que antes era um ativo “recomendável”, tornou-se crucial. Hoje, os gerentes de projeto são facilitadores essenciais do trabalho em equipe e da agilidade.

Eles são responsáveis por definir, planejar e executar iniciativas estratégicas. Assim, garantem que tudo permaneça dentro do orçamento, atenda aos prazos e atinja os objetivos. Com líderes de projeto comprometidos, iniciativas de qualquer tamanho têm mais chance de sucesso. 

Mas por que deixar toda essa responsabilidade para uma só pessoa?

Equipes bem-sucedidas já perceberam a importância de garantir que todos os membros possuam habilidades de gerenciamento. Isso assegurará a eles o conhecimento e as ferramentas necessárias para que possam cumprir suas responsabilidades. Com essa abordagem, o gerenciamento de projetos se torna uma competência essencial da equipe.

A chave para permitir que sua equipe se destaque é oferecer um rastreador de projetos sofisticado que os ajude a permanecer no caminho certo, colaborar com os outros membros e aumentar a responsabilidade. 

O que é um rastreador de projetos?

Rastreador de projetos é uma solução digital que permite a supervisão clara dos projetos da equipe. Ele inclui recursos para planejar iniciativas, monitorar o progresso, comunicar-se com os membros da equipe, rastrear orçamentos, compartilhar documentos e recursos, e criar novos gráficos e relatórios. Os avançados também permitem que os usuários automatizem tarefas para aumentar a agilidade.

Os rastreadores são essenciais na caixa de ferramentas do gerenciamento de projetos. Gerentes dependem deles para dinamizar as informações, aprimorar a colaboração e manter-se atualizados sobre o progresso. Mas eles não são os únicos que os utilizam. 

Ao convidar todos os participantes para usar o rastreador do projeto, cada pessoa obterá automaticamente as informações e os recursos necessários para fazer sua parte com a eficiência ideal. 

Por exemplo, se o seu projeto for migrar para um novo software de gerenciamento de recursos humanos, cada pessoa na equipe do projeto (incluindo seu chefe de RH, especialistas em TI, gerentes de remuneração, etc.) deve verificar e atualizar ativamente o rastreador do projeto. Isso garante que todos sempre tenham acesso às informações de que precisam para cumprir seus deveres individuais e impulsionar o projeto. A utilização do rastreador também permite uma resolução mais rápida de problemas ao reunir toda a comunicação em um só lugar.

5 consequências de não usar um rastreador de projeto

Um dos principais benefícios de usar um rastreador de projeto é a maior agilidade. Com a rápida evolução do cenário de negócios atual, todos sabemos com que rapidez as coisas mudam. O sucesso de uma equipe depende da capacidade de seus membros de planejar e trabalhar rapidamente, de responder a mudanças inesperadas com facilidade e de criar soluções criativas em tempo real.

Com uma melhor organização e comunicação, os rastreadores de projetos garantem que você tenha a infraestrutura necessária para aumentar o ritmo do trabalho. 

Por outro lado, as equipes que não usam um rastreador de projeto terão dificuldades para se manter no rumo certo, comunicar-se de forma eficiente e cumprir prazos. Elas enfrentam vários desafios importantes:

  1. Informações desorganizadas e em silos 

Uma das principais características de um rastreador de projeto é sua capacidade de organizar informações e recursos, independentemente do sistema empresarial do qual ele se origina. Os rastreadores de projetos garantem que todos tenham acesso a qualquer informação de que possam precisar, a qualquer momento. Sem eles, fica extremamente difícil alcançar esse nível de acessibilidade.

Atualmente, os funcionários usam dezenas de aplicativos corporativos para fazer seu trabalho, criar relatórios e extrair dados. Sem um local centralizado para consolidar todas essas informações, será um grande desafio garantir que todos os participantes do projeto possam visualizar os dados atualizados sempre que precisarem.

  1. Colaboração insuficiente dentro e entre equipes 

Colaboração, coordenação e comunicação eficazes são cruciais para garantir que todas as partes interessadas permaneçam atualizadas, bem como para manter a eficiência geral. Os rastreadores de projetos funcionam como um fórum central para que toda essa comunicação aconteça. 

Quanto mais pessoas há em um projeto, mais difícil é trabalhar em conjunto sem a ajuda de um rastreador de projeto. A colaboração será inevitavelmente sufocada por lacunas de comunicação, deixando os membros da equipe frustrados com as ineficiências.

  1. Muitas reuniões 

Sem um rastreador de projetos para centralizar as informações e atualizações, as equipes geralmente recorrem a reuniões presenciais ou online para se alinharem. Se você já esteve em uma reunião de atualização de status, provavelmente percebeu quanto tempo elas consomem e como são ineficientes. 

Reuniões dedicadas ao compartilhamento do progresso, resolução de problemas ou perguntas drenam a produtividade e interrompem o fluxo de trabalho, o que, em última análise, atrasa seus projetos.

  1. Dificuldade em cumprir prazos 

Criar uma timeline e definir as metas são parte importante do gerenciamento de projetos. Os rastreadores de projetos facilitam o mapeamento e a visualização dos prazos para garantir que nada fique para trás. Sem um, gerenciar todas as variáveis e garantir que cada membro da equipe cumpra seus respectivos prazos vira um grande desafio.

  1. KPIs de difícil rastreamento

Indicadores de desempenho são métricas que os gerentes criam no início de um projeto para avaliar seu sucesso. É importante monitorar continuamente seus KPIs durante o projeto — não apenas no final — para garantir que ele esteja progredindo na direção certa para cumprir seus objetivos.

Os rastreadores de projetos facilitam o monitoramento de KPIs, permitindo que os usuários acessem dados de qualquer sistema corporativo e criem, ou até automatizem, relatórios dentro da solução. Sem um, é fácil criar confusão ou cometer erros ao rastrear manualmente todas essas informações em sistemas diferentes.

Como rastrear projetos com maior agilidade e sucesso

As equipes que utilizam rastreadores de projetos evitam os obstáculos descritos acima e, ao mesmo tempo, ganham várias outras vantagens.

  1. Maior autonomia e responsabilização pessoal 

Ao incentivar todos os membros da equipe a aumentar suas responsabilidades de gerenciamento e a usar ativamente um rastreador de projetos, você começará a cultivar uma cultura de autonomia e responsabilidade.

Cada indivíduo não só tem um papel específico no projeto, mas também é responsável por manter o rastreador do projeto atualizado, compartilhar informações e progresso, fazer e responder perguntas, e participar na resolução de problemas. Isso significa que seu gerente de projeto não precisa assumir tudo sozinho, já que todos os membros da sua equipe se tornam mais engajados.

Responsabilidade é fundamental para o trabalho em equipe.

As equipes só podem alcançar o sucesso juntas quando cada colaborador individual assume a responsabilidade e a propriedade de seus deveres.

Quando a responsabilidade se torna uma característica central da equipe, o trabalho conjunto torna-se mais fácil e rápido, e os resultados melhoram.

  1. Tempo de execução mais rápido

Como dissemos, a agilidade é essencial para o sucesso dos negócios. Os rastreadores de projetos ajudam você a transformar rapidamente meras ideias em realidade, guiando cada etapa do projeto, mantendo todas as partes interessadas informadas, melhorando a eficiência da colaboração e permitindo a rápida solução de problemas.

Quando todos os participantes usam o rastreador de projetos para se manter atualizados, fica muito mais fácil identificar gargalos ou obstáculos e aproveitar o poder do grupo para encontrar a melhor solução. Nesses casos, os problemas são resolvidos a tempo e rapidamente, sem causar atrasos mais tarde.

  1. Melhores resultados do projeto

A combinação entre melhor colaboração, responsabilidade e engajamento tem como efeito melhores resultados para o projeto. Os rastreadores de projetos orientam cada faceta de uma iniciativa em cada etapa do processo, para que todos os envolvidos possam concentrar seu tempo e energia na produção de um trabalho de melhor qualidade. 

Como escolher o software de monitoramento de projetos ideal

Ao avaliar as opções de software de monitoramento de projetos, procure um que contenha os recursos mais importantes para você, seja intuitivo de usar e não exija uma integração de software demorada. 

As melhores opções são ferramentas que você pode simplesmente adaptar (como a monday.com). Ao contrário de muitas outras soluções de rastreadores de projetos, a monday.com integra-se a todos os sistemas e aplicativos empresariais, não requer muito trabalho do desenvolvedor e se encaixa facilmente nos fluxos de trabalho existentes dos funcionários.

Seu software de monitoramento de projetos deve facilitar o trabalho da equipe, não se tornar um fardo. Muitas vezes, a inclusão de novas ferramentas traz mais confusão e complexidade ao dia a dia. Ao escolher um rastreador de projetos que seja intuitivo e claro, será mais fácil alcançar seus benefícios de economia de tempo e, ao mesmo tempo, criar uma melhor experiência para os funcionários.  

O que significam as categorias em um rastreador de projeto?

Cada projeto tem requisitos diferentes, o que significa que as categorias que você precisará no seu rastreador de projeto estão sujeitas a alterações. Com rastreadores de projetos avançados como a monday.com, todo “quadro” é personalizável para garantir que seus usuários vejam apenas os campos necessários.

Por exemplo, equipes criativas que usam a monday.com provavelmente criariam as seguintes categorias para orientar o lançamento de uma nova campanha publicitária:

  • Tarefa
  • Prioridade
  • Membro da equipe responsável
  • Status (Em andamento, Pronto para revisão, No design, Edições finais, Concluído, etc.)
  • Notas/Comentários
  • Arquivos/Documentos/Imagens
  • Aprovação final

Cada categoria representa um aspecto do projeto que requer atenção. Elas permitem que você divida projetos complexos em partes claras e gerenciáveis, possibilitando manter-se organizado e dentro do prazo.

Melhor do que um rastreador do Excel

Alguns gerentes de projeto e líderes de equipe optam por usar planilhas do Microsoft Excel para gerenciar e acompanhar seu progresso. Embora o Excel possa ser adequado para projetos pequenos e simples, iniciativas complexas que envolvem inúmeras partes interessadas, abrangem períodos de tempo mais longos e exigem um monitoramento mais cuidadoso serão difíceis de gerenciar no Excel.

Com o Excel, os usuários são obrigados a criar e formatar manualmente os seus próprios templates, o que consome muito tempo e gera trabalho extra para gerentes de projeto. Além disso, se outro usuário acidentalmente excluir ou alterar algo, informações importantes podem ser perdidas.

Um software de monitoramento de projeto desenvolvido para desempenhar essa função específica é mais adequado para equipes dinâmicas. Ferramentas como a monday.com permitem personalizar, duplicar e adicionar quantos recursos forem necessários, sem comprometer a eficiência, a estética e a clareza.

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Melhorar a metodologia de gerenciamento de projetos e o sucesso geral da equipe requer uma abordagem proativa, bem como ter as ferramentas certas. Você pode dar o primeiro passo com este template de monitoramento de projeto para descobrir como trabalhar com o sistema certo permite que todo o resto se encaixe.

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