Método Kanban: tudo o que você precisa saber

Pergunte a qualquer gerente de projeto, diretor ou executivo sênior: “O que determina o sucesso de um projeto?” A resposta provavelmente será: “Trabalhar com pessoas realmente engajadas.”

Todo projeto precisa de um defensor. Se esse defensor perde o interesse, as chances de fracasso aumentam. O segredo para manter todos motivados está em oferecer uma visão clara do resultado final — e, mais importante, garantir que ele pareça alcançável. É exatamente isso que o Kanban proporciona.

Descubra o que é método Kanban, seus princípios fundamentais, benefícios e como você pode usá-la em seus projetos com o monday work management.

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O que é método Kanban?

Kanban é uma estrutura popular de gestão de projetos e desenvolvimento de produtos usada para implementar os princípios ágeis. Ela é adotada por equipes para visualizar o fluxo de trabalho e maximizar a eficiência.

O método Kanban se baseia na comunicação em tempo real, na transparência total e na organização visual do progresso. Embora tenha se popularizado no desenvolvimento de software, o Kanban pode ser aplicado com sucesso por qualquer equipe que busque mais clareza e agilidade em seus processos.

Qual é a origem da metodologia Kanban?

O Kanban surgiu no Japão, na década de 40. Taiichi Ohno, engenheiro e empresário, estava trabalhando na Toyota Automotive quando criou um sistema Kanban simples. Esse sistema evoluiu para a metodologia Lean, destinada a otimizar o controle dos processos, monitorar os níveis de estoque e gerir o trabalho em cada etapa do processo produtivo.

Kanban (看板) é a palavra japonesa para “quadro de avisos”, ou seja, refere-se a um recurso visual. Sua forma mais comum consiste em um quadro com cartões Kanban na parte superior, exibindo tarefas individuais agrupadas por status.

Décadas depois, o conceito foi adaptado ao contexto da gestão de projetos e desenvolvimento de software por David J. Anderson, que sistematizou e popularizou o Kanban como método ágil. Em 2010, ele publicou o livro “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business”, que introduziu práticas e princípios para aplicar o Kanban em ambientes de conhecimento, ajudando equipes a melhorar seus fluxos de trabalho de forma contínua e evolutiva.

O que é um quadro Kanban?

Um quadro Kanban pode ser visto como a evolução dos post-its e marcadores coloridos nos quadros brancos – um sistema visual que organiza o trabalho e mantém toda a equipe alinhada quanto a responsabilidades, prazos e informações essenciais, tudo em um só lugar.

Ele é composto de colunas e cartões que representam, respectivamente, os estágios do fluxo de trabalho e as tarefas individuais. Por exemplo, as colunas podem indicar status como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Cada cartão é atribuído a um membro da equipe, que fica responsável por executar a tarefa e movê-la para a coluna seguinte à medida que o projeto avança.

Quais são os principais elementos de um quadro Kanban?

Seja um quadro físico repleto de post-its ou uma versão digital integrada a uma ferramenta de gestão de produtos, qualquer Kanban terá os seguintes componentes:

• Colunas: representam os vários estágios do fluxo de trabalho da equipe, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
• Cartões: são unidades individuais de trabalho, como tarefas ou projetos, que passam pelos estágios do fluxo de trabalho no quadro.
• Limites de trabalho em andamento (WIP): trata-se do número máximo de elementos de trabalho que podem constar em cada estágio do fluxo de trabalho em um determinado momento.
• Swimlanes: swimlanes são divisões horizontais que podem ser utilizadas para separar e categorizar várias atividades, como por equipe ou departamento.
• Etiquetas: as tags de cartão, também conhecidas como etiquetas, são um método conveniente e eficiente de categorizar, organizar e filtrar seus cartões, fornecendo contexto, enfatizando tarefas críticas e ajudando a localizar as tarefas que exigem atenção para atingir objetivos específicos.

Quais são os 4 princípios básicos do Kanban?

Aqui estão os quatro aspectos essenciais da metodologia Kanban:

Implementação fácil: devido à sua flexibilidade, o Kanban pode ser facilmente incorporado aos fluxos de trabalho existentes, sem causar interrupções. Sua implementação é simples: basta aplicá-lo ao processo que você já utiliza e observar como o trabalho evolui ao longo do tempo.

Mudanças incrementais: em vez de adotar mudanças drásticas, procure manter seu ritmo e estilo de trabalho atuais, focando em ajustes graduais e sustentáveis ao longo do tempo. Essa abordagem reduz a resistência interna e facilita a adaptação.

Respeito ao processo atual e às funções vigentes: o método Kanban não elimina os processos e funções em vigor. Em vez disso, ele permite que a equipe do projeto decida e implemente mudanças conforme necessário. Com o tempo, a equipe poderá identificar e fazer gradualmente quaisquer ajustes ou alterações pertinentes.

Inspira a liderança em toda a empresa: um sistema Kanban eficaz incentivará a melhoria contínua em todos os níveis da organização. A liderança pode vir de qualquer membro da equipe, já que todos têm a oportunidade de compartilhar ideias, implementar mudanças e melhorar a forma de trabalhar.

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As 6 práticas fundamentais do método Kanban

Agora que detalhamos os princípios do Kanban, é hora de entender como ele funciona. Aqui estão as 6 práticas fundamentais de um sistema Kanban eficaz:

1. Encontre uma maneira de visualizar seu fluxo de trabalho

A ferramenta Kanban é mais eficiente na forma de um quadro com apelo visual onde os cartões Kanban podem ser movidos. Você pode usar um quadro branco, uma parede do escritório com post-its ou um sistema digital. Visualizar o processo com um quadro Kanban promove a transparência e oferece à sua equipe um método intuitivo para executar as tarefas.

O monday work management tem uma visualização Kanban integrada, para que sua equipe sempre tenha acesso ao quadro e aos cartões correspondentes.

2. Limite o trabalho em andamento (WIP)

O método Kanban é um sistema que incentiva a sua equipe a concluir o trabalho antes de assumir novas tarefas. Isso proporciona um senso de foco e sinaliza às partes interessadas que há uma limitação de capacidade que deve ser considerada.

A qualquer momento, você não deve ver mais de 1 ou 2 elementos com o status “Em andamento” para cada pessoa. Quando o cartão de um elemento de trabalho muda para “Concluído”, é possível transferir um elemento de “A fazer” para “Em andamento” e repetir o processo.

Leia também: Gestão de tarefas: um guia completo

3. Gerencie o fluxo de trabalho

Um aspecto fundamental da metodologia Kanban é observar o fluxo de trabalho e garantir que os níveis da linha de produção sejam aprimorados continuamente. Em última análise, isso significa identificar gargalos no processo e monitorar cuidadosamente quanto tempo os elementos de trabalho permanecem em cada estágio.

Se o trabalho estiver acumulando – ou permanecendo muito tempo nos estágios de handoff (transferência) – talvez seja necessário fazer ajustes. Com o tempo, o fluxo da sua equipe será aprimorado e o processo de entrega se tornará mais fluido e previsível.

4. Forneça estrutura para as políticas do processo

Definir claramente as políticas do processo tornará o trabalho de todos mais fácil. Essencialmente, você está estabelecendo uma estrutura de “como trabalhar” que todos compreendem e com a qual se sentem confortáveis.

Usando o método Kanban, a criação da política do processo começa com a elaboração de checklists comuns para cada tipo de trabalho. Isso inclui definir quando uma tarefa pode ser considerada concluída, criar descrições detalhadas das colunas ou swimlanes, identificar quando mover cartões e definir o WIP aceitável.

5. Encontre tempo para revisar e fornecer feedback

A implementação de ciclos de feedback é parte integrante de um sistema Kanban eficaz. Os ciclos de feedback ajudam sua equipe a adotar o mindset “fail fast” (falhar rapidamente) e “fail often” (falhar com frequência). Embora isso possa parecer contraintuitivo, é uma abordagem estratégica para criar um sistema de trabalho robusto. O objetivo não é valorizar o erro, mas aprender e melhorar continuamente a partir dele.

Afinal, é melhor identificar se você está no caminho certo logo no início do que continuar no mesmo caminho por semanas, meses ou até anos. Entre as maneiras eficientes de criar um ciclo de feedback estão o agendamento de avaliações periódicas do processo e a definição de métricas de acompanhamento para monitorar o fluxo de trabalho.

6. Melhore e evolua usando o método científico

O método Kanban facilita a adaptação e promove melhorias de forma gradual, permitindo que todos se ajustem às mudanças. Além disso, ele incentiva a aplicação do método científico, que envolve formular uma hipótese, testá-la e ajustar os processos com base nos resultados obtidos.

À medida que você faz as alterações e repete os testes, seu sistema se torna mais robusto e o impacto das suas ações aumenta.

Benefícios do método Kanban

Aqui estão alguns dos principais benefícios da implementação do método Kanban:

• Melhora a comunicação: um quadro Kanban online facilita a comunicação, pois os membros da equipe compreendem melhor as necessidades do projeto. A possibilidade de adicionar comentários aos cartões também ajuda nesse sentido.
• Permite a priorização eficaz: a metodologia Kanban garante que os funcionários estejam dedicando seu tempo às tarefas que realmente geram resultado.
• Promove a transparência: a maior vantagem do Kanban é dar clareza ao que antes era invisível – mais especificamente, aos gargalos que atrapalham os processos. De fato, 59% dos gerentes de projeto acham que a visualização de processos com o Kanban é essencial para a implementação da gestão ágil de projetos.
• Torna a alocação de recursos eficiente: com um quadro Kanban, é possível visualizar o volume de tarefas em andamento de cada membro da equipe, facilitando a gestão de recursos e permitindo a alocação adequada entre os colaboradores.
• Permite a melhoria contínua: quanto mais você usa o Kanban, mais elimina obstáculos e gargalos em seus processos.

Quando usar uma ferramenta Kanban (e quando não usar)

Nem sempre a ferramenta Kanban é a melhor solução para desenvolver produtos. A escolha depende do tamanho e das preferências da sua equipe, bem como das características específicas da sua organização, trabalho e projeto. Considere as seguintes perguntas para orientar seu processo de tomada de decisão:

De qual estrutura sua equipe precisa?

Um dos benefícios do Kanban é sua flexibilidade – ele favorece a mudança contínua ao longo de um projeto, diferentemente de estruturas como o Scrum, onde talvez não seja possível fazer alterações durante um sprint. O sistema Kanban é útil para projetos não iterativos em que as tarefas não passam pelas mesmas fases várias vezes. Leia nosso comparativo Kanban vs. Scrum.

Projetos iterativos, como o desenvolvimento de recursos de aplicativos, que podem exigir revisões frequentes de design, não são ideais para a estrutura Kanban. Embora seja amplamente utilizado em diversos setores, o Kanban é especialmente eficaz para organizações com um fluxo de trabalho contínuo, como marketing, eventos ou editoração.

Há muitas dependências entre tarefas?

O Kanban funciona melhor quando cada tarefa pode ser concluída dentro da mesma equipe, sem muitas dependências. Por esse motivo, ele não é adequado para projetos complexos que envolvem vários estágios e responsáveis. Ele também não é indicado para projetos em que a maioria das tarefas exige recursos compartilhados.

Exemplos de quadros Kanban

A implementação do método Kanban é mais fácil quando você o observa em prática. Aqui estão alguns exemplos de como empresas de diferentes setores podem usar a ferramenta para gerir seus projetos.

Exemplo de Kanban 1

A empresa de design de interiores Ellie’s Interiors organiza os projetos por conclusão e cliente. Cada cartão representa um cliente distinto e um cômodo a ser projetado, enquanto a coluna no quadro Kanban organiza os níveis de conclusão.

Exemplo de Kanban 2

A empresa de moda Mad Hatter usa um quadro Kanban para rastrear a situação de diferentes produtos em seu estoque. Os cartões representam os produtos no fluxo de estoque, enquanto as colunas indicam se e quando eles precisam ser encomendados.

Essa empresa de moda também poderia criar um quadro Kanban para visualizar o processo de fabricação ou os pedidos dos clientes, com cartões representando cada elemento de trabalho. Além disso, o Kanban poderia ser utilizado para rastrear se os pedidos foram ou não enviados no prazo.

Exemplo de Kanban 3

Como criar um quadro Kanban no monday work management

1. Crie um quadro na monday

Para usar o método Kanban no monday work management, primeiro você precisa de um quadro na sua conta. Para adicionar um novo quadro, clique no botão “+ Adicionar” no painel esquerdo da tela e selecione “Novo quadro”. No mesmo menu, você também pode importar um quadro do Excel, Google Sheets, Trello, entre outros, ou escolher um template pronto.

2. Adicione uma visualização Kanban

Para adicionar a visualização Kanban ao seu quadro, clique na opção “+” na parte superior do quadro (estará escrito “Adicionar visualização” ao passar o mouse) e selecione “Kanban”.

Também é possível adicionar uma nova visualização de quadro clicando em “Power-Ups do quadro” no canto superior direito da tela. Selecione “Visualizações de quadro” e escolha “Kanban” na Central de visualizações.

3. Configure sua visualização Kanban

Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da visualização para abrir o menu Configurações.

Siga estas etapas para configurar sua visualização Kanban:

• Coluna Kanban: selecione as colunas de status que deseja exibir na seção “Coluna Kanban”
• Colunas de capa: selecione uma ou mais Colunas de arquivo a serem exibidas como capa nos seus cartões Kanban.
• Colunas de cartão: selecione as colunas que você gostaria que fossem exibidas em seus cartões Kanban para que seja possível ver esses dados rapidamente
• Dividir por: clique na caixa “Dividir por” na parte inferior do menu Configurações para visualizar seus cartões Kanban de acordo com os grupos aos quais eles pertencem no seu quadro

Depois que seu quadro Kanban estiver configurado, você poderá facilmente adicionar novos cartões, editá-los e movê-los.

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4. Mova cartões ao longo do fluxo de trabalho

Depois de criar o quadro Kanban, o foco passa a ser a conclusão das tarefas.

Quando a fase de uma tarefa é concluída, seu cartão é movido para a próxima coluna no fluxo de trabalho Kanban. Por exemplo, um redator pode concluir seu rascunho e mover o cartão para a coluna Revisão. A partir daí, o editor assume o controle. Se forem necessárias alterações, a tarefa pode ser movida de volta para a coluna anterior, e os gerentes/supervisores podem usar os comentários para delinear as alterações necessárias.

Os quadros Kanban ajudam os gerentes a identificar rapidamente os problemas no fluxo de trabalho, pois os cartões em uma área crítica tendem a se acumular.

5. Analise

Os gerentes de projeto podem rastrear o tempo médio que um cartão leva para percorrer o fluxo de trabalho e ver quantas tarefas foram concluídas em um período de tempo específico. No monday work management, é possível usar templates dinâmicos para avaliações mais abrangentes.

Por que usar o monday work management como sua ferramenta Kanban

O uso do monday work management como base para o desenvolvimento de produtos permite que você visualize seus projetos de várias maneiras, inclusive como um quadro Kanban.

• Os quadros Kanban do monday work management são incrivelmente visuais, coloridos e podem incorporar imagens.
• Divida suas colunas Kanban em diferentes grupos para aumentar a organização.
• Cada cartão pode ser aberto e atualizado facilmente com um clique, permitindo que os membros da equipe atribuam cartões a grupos específicos, atualizem prazos, anexem fotos, deixem anotações e muito mais.
• A interface de usuário do tipo arrastar e soltar torna os quadros Kanban do monday work management extremamente fáceis de usar.
• Mova facilmente as tarefas de um estágio do seu projeto para o próximo à medida que os elementos são concluídos.
• Veja uma lista organizada de tarefas em seu quadro Kanban como uma tabela ao lado do quadro Kanban completo

Implemente o método Kanban rapidamente

Todo projeto precisa de um defensor, e todo defensor deve ter um arsenal completo para estar apto a enfrentar qualquer desafio.

No desenvolvimento de produtos, o Kanban atua como defensor para muitas equipes, e o monday work management oferece uma tecnologia que vai muito além de um simples quadro Kanban, conectando todas as equipes da sua organização com uma poderosa tecnologia de gerenciamento de projetos. Use nosso template de quadro Kanban para começar agora mesmo.