Avec tous ces cadres, ce jargon et ces acronymes, la gestion de projet ressemble souvent à un grand labyrinthe.

Entre le PMBOK, PRINCE2, la RACI, l’OTP, les diagrammes de Gantt, Kanban… difficile de s’y retrouver.

Ces acronymes évoquent davantage un SMS écrit par un adolescent que la planification des tâches d’une entreprise.

Pour autant, tout ce jargon ne doit pas vous décourager. Une fois ramenée à l’essentiel, la gestion de projet n’a rien d’un concept complexe, malgré les apparences.

À la base, la gestion de projet consiste à coordonner vos ressources (collaborateurs, outils, sites, argent) pour mener à bien un projet le plus efficacement possible.

La gestion de projet englobe les objectifs, les outils et les techniques que l’on utilise pour guider une équipe sur le chemin de la réussite, au quotidien et à long terme.

Dans ce guide, nous vous expliquons comment utiliser la gestion de projet pour y parvenir, dans un langage clair et compréhensible.

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Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet consiste à organiser le plan, les objectifs, les jalons et les livrables d’un projet, ainsi qu’à gérer le personnel, les délais et les budgets afin de garantir la réussite des projets.

Cela implique divers processus essentiels, parmi lesquels :

  • Évaluer la faisabilité du projet, c’est-à-dire déterminer si le projet peut être concrétisé à un coût acceptable et dans des délais réalistes.
  • Créer un plan de gestion de projet
  • Identifier les livrables clés du projet (composantes du produit final, du service ou du résultat).
  • Décomposer les livrables du projet en tâches plus faciles à gérer et les attribuer aux équipes et aux collaborateurs.
  • Assurer le bon déroulement du projet après son lancement.

Les 5 étapes de la gestion de projet

Créé par le Project Management Institute (PMI), PMBOK est l’acronyme de Project Management Body of Knowledge, une norme qui décompose la gestion de projet en cinq phases :

Dans le monde de la gestion de projet (PM), tout le monde s’accorde à dire que tous les projets suivent ce flux similaire : un processus en 5 étapes qui mène chaque projet du début jusqu’à la fin.

Des livres entiers ont été écrits sur ces 5 étapes, nous nous contenterons donc ici de fournir ici un aperçu global de chacune d’entre elles :

L’initialisation : comme pour tout bon projet (ou plan), la préparation est essentielle. La phase d’initialisation correspond au moment où le périmètre du projet est déterminé et où les bases du projet sont posées.

Pour les projets relativement importants, une charte de projet ou une « documentation d’initialisation de projet » (DIP) est créée. Le processus d’initialisation comprend un aperçu global du projet, c’est-à-dire une sorte de plan préalable. Les phases du projet et les budgets globaux sont également déterminés au cours de cette étape. C’est à ce stade que l’équipe de projet est créée, mais nous y reviendrons plus loin.

Remarque : si cette étape est faite à la va-vite, prise à la légère ou ignorée, le succès de votre projet s’en trouvera considérablement diminué.

La planification : « Le diable est dans les détails ». Ce proverbe résume à merveille l’étape de la planification.

Lors de la planification, il est important de fixer des dates pour les étapes clés ainsi qu’une date finale à laquelle le projet doit être terminé. Soyez très clair et directif quant au calendrier du projet. Les dates et les heures peuvent bien entendu changer en fonction de circonstances imprévues, mais le fait de poser des jalons garantit que tous les collaborateurs visent le même objectif.

tableau d'un plan de gestion de projet

Au cours de ce processus, il est important de définir la méthode de gestion de projet que l’équipe suivra. Le choix est vaste : agile, cascade, PRINCE2, PMBOK, scrum, lean et kanban (pour ne citer que les plus courants). Remarque : nous avons détaillé plusieurs de ces méthodes de gestion de projet dans cet article de blog, et nous abordons plus en détail la méthode agile dans la suite de cet article.

La phase de planification comprend également la sélection des collaborateurs (voir ci-dessous), la description des livrables, l’estimation des ressources, la détermination des activités connexes, ainsi que la définition (et la gestion) du périmètre du projet.

La définition du périmètre du projet, c’est-à-dire les limites et frontières spécifiques du projet, est essentielle lors de la phase de planification. Deux questions importantes se posent alors :

  1. Qu’est-ce qui sera fait dans le cadre de ce projet ?
  2. Qu’est-ce qui ne sera pas fait dans le cadre de ce projet ?

Voilà ce qu’on appelle le périmètre du projet.  Comme nous l’avons écrit dans ce guide pratique de la gestion du périmètre du projet, « Sans périmètre du projet, les choses finissent par mal tourner ou devenir incontrôlables. » Prenez le temps de réfléchir à cette deuxième question, car il ne s’agit pas simplement du contraire de la première. Il est important de savoir ce qui ne fera pas partie d’un projet pour éviter toute « dérive de contenu ».

L’exécution :  à ce stade, le moment est venu de faire les choses. Exécution = Agir. C’est là que les choses se concrétisent. Pendant l’exécution, l’équipe fait en sorte que les livrables définis au préalable sont bien livrés.

Le suivi / contrôle :  où vous en êtes à un moment précis du projet par rapport à ce qui était prévu … dans le plan du projet. Pour assurer sa réussite, il est essentiel de « faire le point » régulièrement. L’efficacité de l’étape de suivi / contrôle repose sur une documentation complète et pertinente du projet. Cela peut se faire par le biais de tableaux Kanban, de diagrammes de Gantt, de réunions d’équipe et de nombreux autres moyens.

Quelle que soit la méthode utilisée, le fait de garder un œil sur la progression et l’achèvement des étapes permet aux équipes projet d’identifier rapidement les dérapages et de remettre le projet sur les rails de manière rapide et efficace.

Remarque : si le périmètre varie pendant le projet (ce qui est probable !), il est important de documenter chaque modification. La transparence est capitale !

Clôture : comme le mot l’indique, la clôture est la fin effective d’un projet, c’est-à-dire l’étape finale, parfois appelée « livraison du projet ». Toutes les activités sont terminées et le produit final est livré au client (une équipe interne ou une partie prenante externe).

Si un contrat avait été conclu, c’est également le moment auquel le contrat se termine officiellement. Si possible, et nous vous le recommandons fortement, cette étape inclut un examen ou un audit complet de ce qui s’est bien passé, de ce qui n’a pas fonctionné comme prévu et les leçons que les équipes pourraient en tirer pour les projets suivants.

Même si les détails varient, voilà donc les cinq étapes reconnues de la gestion de projet.

Et si le respect du processus est important, la constitution de l’équipe « parfaite » joue un rôle crucial.

Les composantes d’une gestion de projet réussie

Lorsqu’ils sont gérés correctement, les projets servent de leviers pour que les entreprises développent de nouveaux produits ou services, transforment les processus métier internes et produisent de la valeur pour les clients.

Ils constituent un moteur de l’innovation et du changement au sein d’une entreprise.

Mais si vous n’avez pas mis le bon système en place, les projets peuvent se transformer en perte de temps et d’argent pour votre entreprise.

En 2020, 11,4 % de chaque dollar investi dans des projets a été gaspillé en raison d’une mauvaise performance ou d’une mauvaise gestion.

Eh oui…

Pour éviter de tomber dans ce piège, vous devez créer une base solide de gestion de projet.

Voici les 7 composantes d’une gestion de projet réussie.

1. Le bon cadre ou la bonne méthodologie

La première étape d’une gestion de projet réussie consiste à trouver le bon cadre ou la bonne méthodologie, selon votre secteur d’activité, votre périmètre, votre flux de travail et la structure de votre équipe.

Un cadre décrit la hiérarchie de l’équipe, la façon dont vous produisez les livrables, les plans initiaux et le processus de gestion. Réfléchissez bien avant de choisir.

Nous verrons bientôt en détail quels sont les différents cadres de la gestion de projet, ne vous inquiétez pas.

2. Une culture de la transparence et de la responsabilité

 La transparence peut faire toute la différence dans la gestion d’un projet. Quelle que soit le niveau de détail de vos plans, chaque collaborateur contrôlera son propre travail.

S’ils ne comprennent pas vos objectifs à long terme, vos indicateurs clés de performance (ICP) ou vos plans, ils ne sauront pas quelle est leur place dans le puzzle.

Instaurez une culture de la transparence et de la responsabilité. Impliquez tous vos collaborateurs dans le processus de planification (jusqu’à un certain point), et donnez-leur la responsabilité des tâches et des produits livrables en utilisant des outils de gestion de projet vraiment efficaces, comme monday.com !

Ce changement de culture fera passer votre entreprise à la vitesse supérieure. Les collaborateurs « normaux » seront capables de s’autogérer plus efficacement qu’un manager ne pourra jamais les micro-gérer, et avec des niveaux de responsabilité plus élevés, ils seront également plus motivés à fournir un travail de meilleur qualité.

3. Périmètre réaliste

La dérive de contenu est l’un des principaux défis auxquels sont confrontés les chefs de projet. Plus de la moitié des entreprises (52 %) font état d’un certain degré de dérive ou de modifications imprévues du périmètre du projet.

Vous voulez réduire les risques de dérive de contenu et éviter les projets irréalistes ? Impliquez les parties prenantes et les collaborateurs expérimentés dans les premières étapes de la planification.

Cela vous permettra d’éviter les approximations et de vous appuyer davantage sur l’expérience et les données collectives.

4. Calendriers précis et prévisibles

Si vous souhaitez que votre équipe reste productive, vous devez créer des calendriers réalistes. Certes, il est quasiment impossible d’élaborer un calendrier de gestion de projet parfait. Mais cela ne veut pas dire que vous devez brûler les étapes ou mettre la pression sur vos collaborateurs pour qu’ils s’épuisent au travail.

Les mauvais calendriers et les dépendances non prises en compte peuvent entraîner des retards et d’autres revers coûteux.

Si vous utilisez un cadre agile comme Scrum, vous pouvez éviter ces problèmes en vous concentrant sur le court terme et sur de plus petits incréments de livrables.

Pour une planification initiale traditionnelle efficace, vous devez élaborer des calendriers en laissant assez de marge de manœuvre pour tenir compte des imprévus.

5. Gestion efficace des ressources

La gestion des ressources est un principe important de la gestion de projet. L’utilisation et le réapprovisionnement efficaces des ressources tout au long du projet sont essentiels pour maintenir la vitesse tout en respectant les contraintes budgétaires.

Imaginez que vous soyez un entrepreneur qui planifie deux projets BTP différents. Si votre équipe travaille sur deux chantiers, vous pouvez, par exemple, prévoir d’utiliser la même bétonnière sur les deux chantiers afin de ne pas avoir à la louer deux fois à des moments différents.

Pour les projets numériques, les ressources désignent souvent des collaborateurs ou des équipes spécifiques. Un graphiste peut être engagé dans plusieurs projets simultanés, c’est pourquoi vous devrez planifier avec lui afin de tirer le meilleur parti de son temps disponible.

6. Engagement des parties prenantes

Une partie prenante est une personne directement investie dans la réussite d’un projet. Il peut s’agir d’un client principal, d’un utilisateur interne du produit, d’un cadre dirigeant ou d’un chef de produit.

Si les personnes directement concernées par le projet ne sont pas impliquées et ne participent pas à la gestion du projet, celui-ci risque de dévier de sa trajectoire en cas d’évolution du marché et des besoins des utilisateurs.

7. Logiciel de gestion de projet de top niveau

Aucune entreprise ne peut gérer correctement des projets si son système repose sur un dédale de tableurs et d’e-mails. Un tel système n’a rien de pratique, d’évolutif ou de transparent.

Pour réussir dans le monde moderne du télétravail, de la collaboration entre différents services, du partage de fichiers dans le cloud et des 1000 autres variables spécifiques à votre entreprise, il vous faut une plateforme de gestion de projet moderne.

Oh, mais qui voilà ?

monday.com est un  Work OS facile à utiliser et qui s’intègre parfaitement dans n’importe quel cadre de gestion de projet.

Vous pouvez personnaliser votre expérience en fonction de votre flux de travail grâce aux nombreuses vues proposées : notre tableau personnalisé (avec des statuts codés par couleur), tableau Kanban, diagramme de Gantt, échéancier, calendrier…

Découvrez monday.com.

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Comment choisir le bon cadre pour guider la gestion d’un projet

L’une des décisions les plus cruciales en matière de gestion de projet est le choix d’un cadre.

Un cadre vous permet de contrôler la manière dont vous structurez votre équipe et dont vous prenez des décisions vitales lors de la planification et du suivi de vos projets.

Vous devez tenir compte de votre périmètre, des résultats attendus et du flux de travail.

Comme promis, voici les principaux cadres de gestion de projet (avec des liens vers des articles encore plus complets) :

1. Modèle en cascade

Le modèle de gestion de projet classique ou en cascade repose sur une « planification parfaite ». Avant même de commencer, vous devez décomposer et planifier l’ensemble du projet du début jusqu’à la fin.

Même si elle peut paraître démodée, cette approche reste la plus efficace dans certains cas.

Si vous travaillez sur des produits physiques avec de nombreuses dépendances ou sur des services pour lesquels votre contrat de SLA (entente de niveau de service) exige la perfection, la cohérence et des délais fixes, il n’y a pas meilleure solution.

Consultez notre guide complet du cadre de gestion de projet en cascade  ici.

2. Gestion de projet Kanban

gestion de projet Kanban

Contrairement au modèle en cascade, la gestion de projet Kanban repose sur l’amélioration continue. En utilisant un tableau Kanban (un tableau simple divisé en colonnes allant de « à faire » à « fait »), votre équipe planifie comment améliorer les produits, les campagnes ou les processus.

Cette méthode a vu le jour dans l’industrie automobile japonaise et est souvent utilisée pour mettre en œuvre les principes du Lean management.

Pour en savoir plus sur le cadre de gestion de projet Kanban, consultez notre guide.

3. Gestion de projet Scrum

Le cadre Scrum est le moyen le plus répandu de mettre en œuvre la gestion de projet Agile. Il divise les grands projets en sprints plus courts (de 1 à 4 semaines) pour faciliter l’adaptation aux exigences du projet au fur et à mesure de son évolution.

Il fixe également des règles pour la taille de l’équipe, les rôles de l’équipe, la planification, les réunions, les livrables, etc.

C’est un excellent cadre pour les équipes qui peuvent fournir des incréments fonctionnels de leur travail au cours d’un projet, et pas seulement des projets logiciels. Par exemple, vous pouvez aussi l’utiliser pour des campagnes marketing, des conceptions de produits ou d’autres projets créatifs.

Lisez notre article dédié sur la méthodologie Scrum pour en savoir plus.

4. Gestion de projet Agile

Le mot « agile » est devenu à la mode dans le domaine de la gestion de projet et est souvent prescrit comme une solution fourre-tout pour les entreprises inefficaces.

Mais ce n’est pas un système parfait. Il a ses défauts.

En fait, la plupart des entreprises qui tentent de passer à la méthode Agile rencontrent des problèmes majeurs.

Les cadres agiles, comme Scrum, sont conçus pour laisser de la place aux erreurs, aux tâtonnements et aux changements imprévus. En d’autres termes, si vous adoptez une approche Agile, ne vous attendez pas à ce que vos opérations se déroulent parfaitement. Par ailleurs, ces cadres conviennent mieux à de petites équipes.

Toutefois, la méthode Agile est également formidable pour ces mêmes raisons. Beaucoup d’équipes ont justement besoin de cette flexibilité, pour pouvoir modifier les plans de projet au fil du temps et donc arriver au bout du projet.

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Même si vous ne mettez pas en œuvre un cadre purement Agile, vous pouvez tirer des avantages à adopter certaines valeurs inspirées de la méthode agile dans votre processus de gestion de projet.

Pour en savoir plus sur l’exécution de votre prochain projet à l’aide d’un cadre Agile, consultez notre guide.

Vous pouvez aussi en savoir plus sur toutes les méthodologies de gestion de projet pour comprendre toutes les options qui s’offrent à vous.

Malheureusement, il n’y a pas de réponse universelle pour choisir le meilleur cadre pour chaque entreprise. Une personne extérieure à votre entreprise ne peut pas vous dire quelle option est la mieux adaptée à votre équipe, mais en comprenant bien vos choix, vous pourrez parvenir à la meilleure décision.

Comment gérer l’ensemble du cycle de vie du projet

Si vous voulez que vos projets aboutissent, il ne suffit pas de réussir le processus de planification initial. Vous devez contrôler le projet tout au long de son cycle de vie.

Quelles sont les 5 étapes du cycle de vie de la gestion de projet ?

Le cycle de vie d’un projet est complexe et comporte de multiples étapes : l’initialisation, la planification, l’exécution, le suivi et la clôture. Voyons voir cela de plus près.

Étape 1 : initialisation et pré-planification

L’initialisation est la première étape de la préparation d’un projet. C’est le moment où vous définissez les objectifs, où vous réfléchissez aux résultats potentiels et où vous essayez de déterminer si le projet est réalisable et s’il en vaut la peine.

Dans cette étape, vous déterminerez également les ressources nécessaires au projet en termes d’argent, de personnel, de temps, etc.

Étape 2 : planification

Une fois que vous avez identifié les besoins métier et la faisabilité d’un projet, vous entamerez l’étape de planification. Au cours de cette phase, vous décomposez les livrables en petites tâches et établissez l’échéance complet du projet.

Ensuite, vous attribuez les responsabilités et commencez à programmer les différentes étapes et les livrables du projet.

Étape 3 : exécution et concrétisation du projet

C’est là que vous commencez à mettre le plan en pratique. Vous devez travailler en étroite collaboration avec toutes les équipes pour vous assurer qu’elles suivent le plan et qu’elles comprennent leurs rôles.

Au cours de cette étape, assurez-vous que chaque collaborateur sait parfaitement ce qu’il est censé faire et quand.

L’exécution est l’étape où les choses sont « faites », où vous transformez votre plan en réalité.

Étape 4 : suivi et gestion en temps réel

Une fois le projet lancé, vous devez suivre son avancement et vous assurer que l’équipe projet travaille efficacement.

Si quelqu’un prend du retard ou s’il rencontre un problème imprévu, vous devez l’identifier et le résoudre le plus rapidement possible.

Étape 5 : clôture

Une fois le projet terminé, vous devez analyser les résultats et l’expérience de l’équipe qui a participé au projet pour tirer des enseignements de tout ce qui s’est passé. Si l’objectif du projet était de remplacer un processus ou une technologie, vous devrez également décider comment et quand supprimer progressivement le produit d’origine.

En normalisant un processus unique pour gérer l’ensemble du cycle de vie, vous pouvez garantir un taux de réussite des projets plus élevé dans toute votre entreprise.

Le modèle de plan de gestion de projet de monday.com peut vous y aider…

gestion de projet programme

Si vous cherchez une explication plus détaillée, lisez notre blog pour en savoir plus sur le cycle de vie d’un projet.

Conseil pour la planification de projet : pendant les étapes d’initialisation et de planification, créez des bases solides qui vous permettront de réussir votre gestion de projet.

Il est prouvé que, la plupart du temps, l’échec d’un projet tient à une mauvaise planification et des recherches insuffisantes.

35 % des projets échouent parce que les équipes ne comprennent pas les exigences, 29 % en raison d’une mauvaise évaluation des risques, etc.

Posez des bases solides pour réussir votre projet en prenant cette phase initiale plus au sérieux :

  • Commencez par réaliser une étude de faisabilité ou en vous référant à des données historiques applicables.
  • Identifiez les principales parties prenantes et impliquez-les durant le processus.
  • Définissez des livrables clairs pour le projet, qui vont apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise.
  • Définissez une vision claire et une feuille de route cohérente avec les objectifs de votre projet.
  • Sélectionnez judicieusement vos collaborateurs et faites appel à des sous-traitants de qualité si vous avez besoin d’aide supplémentaire.
  • Impliquez vos collaborateurs directement lors de la création du calendrier et de l’échéancier du projet.

Conseil n° 2 pour la planification de projet : facilitez la communication et la collaboration pendant la phase d’exécution.

Une fois qu’un projet est lancé, certaines entreprises ont tendance à se relâcher au niveau de la gestion. Se contenter d’un « C’est bon, la planification est terminée » risque de coûter très cher au final.

Facilitez la communication, la collaboration et donnez à l’équipe projet la possibilité d’ajuster sa trajectoire à mesure que le projet évolue.

  • Organisez des réunions d’étape hebdomadaires (voire quotidiennes) pour identifier les goulets d’étranglement et résoudre les problèmes.
  • Envoyez des mises à jour hebdomadaires à tous les collaborateurs sur l’avancement du projet.
  • Responsabilisez chaque collaborateur en leur donnant la propriété des tâches du projet et des livrables.

Comment structurer votre équipe projet pour maximiser la productivité

La structure de votre équipe projet dépend en grande partie de votre cadre et du périmètre de votre projet.

Voici quelques stratégies éprouvées pour constituer une équipe performante et productive.

1. Recruter dans tous les services

Les meilleurs éléments de votre équipe projet proviendront probablement de différents services.

Pourquoi ?

Parce que chaque projet requiert des expertises et des contributions différentes.

L’avantage est double. Au lieu de recruter de nouveaux collaborateurs, vous pouvez mieux utiliser les ressources existantes. Et en incluant des personnes de différents services, vous pouvez obtenir une adhésion plus large pour la réussite du projet.

2. Identifier les meilleurs collaborateurs de l’équipe projet pour créer les livrables

Pour les petits projets qui n’impliquent qu’un seul service, vous devez vous assurer d’inclure tous les meilleurs collaborateurs.

Par exemple, s’il s’agit d’une refonte de site internet, vous aurez besoin de graphistes, de développeurs front-end et de rédacteurs.

Pour des projets plus complexes, il peut être plus facile de diviser le projet en équipes plus petites en fonction du type de livrables. Mais la même règle s’applique à ces équipes.

Vos équipes doivent être extrêmement collaboratives et autonomes. Cela peut paraître évident, mais la plupart des entreprises ne fixent pas cette attente au moment de la constitution de leurs équipes.

3. Savoir exactement quelles sont les responsabilités d’un chef de projet et comment en choisir un.

Le rôle d’un chef de projet dépend de votre cadre et du type de personne que vous sélectionnez pour ce poste.

Par exemple, un chef de projet peut être une personne ayant reçu une formation de chef de projet professionnel ou bien un expert dans le domaine, c’est-à-dire quelqu’un qui est extrêmement compétent dans le domaine du projet.

Un chef de projet professionnel peut jouer un rôle de facilitateur lors de la planification initiale. Il laisse de la place aux parties prenantes et aux experts pour élaborer le plan de projet à partir de leur expérience pratique.

Si le chef de projet est un expert, il peut assumer un rôle plus visionnaire, en façonnant directement la feuille de route et les plans globaux.

Les petites entreprises n’ont pas toujours les moyens de s’offrir un chef de projet dédié, auquel cas un expert ou un dirigeant est le choix logique.

Quoi qu’il en soit, un chef de projet doit…

  • Prendre l’initiative de la planification des projets et de l’évaluation de leur viabilité.
  • Déterminer les principaux livrables et leur interdépendance.
  • Trouver des intervenants majeurs et des partenaires potentiels.
  • Estimer les coûts et ventiler le budget.
  • Identifier et minimiser les risques.
  • Aider à la création des équipes projet.
  • Suivre la mise en œuvre du projet et s’assurer qu’elle suit le plan du projet (si possible).
  • Ajuster le plan de projet pour faire face aux changements imprévus et aux nouvelles priorités.

4. Permettre aux collaborateurs « ordinaires » de participer à la gestion du projet

Si le chef de projet doit s’occuper de chaque collaborateur et trancher les moindres décisions, le projet avancera à pas de tortue. Pour éviter cela, donnez à vos collaborateurs les moyens d’exercer leur propre jugement et de progresser.

Les employés des entreprises qui présentent un « niveau de confiance élevé » font état d’une productivité deux fois supérieure à celle de leurs homologues où le niveau de confiance est faible. Rendre vos employés plus autonomes les rendra aussi plus productifs, tandis que la micro-gestion les ralentira et nuira au moral de l’équipe.

En les responsabilisant et en faisant preuve de transparence totale sur ce que vous attendez d’eux, vos collaborateurs feront avancer le projet beaucoup plus vite. Ils bénéficient en effet de l’espace nécessaire pour se surpasser et devenir chacun un véritable moteur du projet.

Comment tirer le meilleur parti des logiciels de gestion de projet

Une fois que vous avez déterminé le cadre qui convient le mieux à votre projet et à son cycle de vie, le moment est venu de passer à l’action.

Pour des projets très simples et de petite taille, les tableurs, les e-mails et les tableaux blancs peuvent suffire. En revanche, les projets volumineux et complexes sont voués à l’échec sans une solide plateforme de gestion de projet.

monday.com vous offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin : des modèles, des tableaux, des automatisations de flux de travail, des intégrations d’outils de collaboration.

Voici comment vous pouvez configurer votre espace de travail numérique pour rendre vos équipes projet plus performantes.

1. Utilisez la documentation du projet pour accélérer l’adoption du cadre

Ajoutez la documentation du projet qui décrit votre nouveau cadre et processus à tous les tableaux du projet. Il s’agit là du moyen le plus rapide et le plus simple pour accélérer l’adoption de votre nouveau processus de planification de projet.

2. Créez votre feuille de route et votre plan de projet global

Un projet qui manque de vision et de direction a peu de chances d’inspirer vos collaborateurs. C’est pourquoi une feuille de route de projet est absolument essentielle.

Décrivez le périmètre général de votre projet, mais aussi en quoi ce projet est important et son impact potentiel.

Vous pouvez le faire dans la section Périmètre du projet sur monday.com ou bien créer une section distincte pour les résultats.

3. Décomposez le projet et créez un plan de travail

Une fois que vous avez une feuille de route ou un plan de projet global, il est temps de décomposer le calendrier du projet.

Si vous utilisez la méthode en cascade, vous pouvez utiliser ce que l’on appelle une structure de répartition du travail (SRT). Il s’agit d’un plan dans lequel vous décomposez les livrables en tâches spécifiques.

Le niveau de détail que vous obtiendrez dépendra de votre cadre et du périmètre de votre projet.

4. Encouragez la responsabilisation

Dans le tableau de bord monday.com, vous pouvez facilement attribuer la propriété des tâches et des sous-tâches à vos collaborateurs. Ainsi, vous encouragez une plus grande responsabilisation et motivation.

Et comme les responsables de chaque tâche sont visibles par l’ensemble de l’équipe projet, la pression du regard des autres suffira à donner envie à chacun et chacune d’aller au bout de son travail.

Cliquez sur l’icône de la personne dans la colonne Admin et recherchez son nom. Cette personne recevra désormais des notifications concernant les échéances et les commentaires.

En plus d’assigner la responsabilité des tâches, vous pourriez également donner à chaque collaborateur des responsabilités assez basiques : création de rapports sur les réunions d’avancement, identification des obstacles qui les freinent, etc. Ces mesures simples permettent de maintenir une culture de la transparence et de créer une dynamique.

5. Collaborez directement sur les tâches

Vous pouvez facilement commenter et collaborer directement sur la plateforme monday.com. Notre solution prend en charge les pièces jointes, les mentions (avec notifications par e-mail) et les fils de discussion.

Cliquez sur la bulle pour ouvrir l’onglet Commentaires et afficher toutes les correspondances pertinentes. C’est aussi simple que ça.

6. Personnalisez vos tableaux en fonction de votre flux de travail

Une fois que vous avez créé différents plans et tableaux de bord, vous pouvez commencer à les personnaliser pour les adapter à votre flux de travail.

  • Ajoutez des colonnes ou des champs à la vue principale pour refléter le nombre d’étapes de votre flux de travail. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de colonnes qui vous aident à suivre l’admin de la tâche, l’échéance, le statut actuel, les approbations et les commentaires.
  • Ajoutez des échéances et des dépendances pour accéder à la vue Diagramme de Gantt.
  • Ajoutez plusieurs admins de tâches, par exemple, un responsable, un développeur et un réviseur de code.

Ce ne sont là que quelques exemples de l’incroyable flexibilité de notre espace de travail numérique. Une fois la personnalisation terminée, vous pouvez tout simplement enregistrer le tableau en tant que modèle pour le réutiliser plus tard.

7. Automatisez les tâches répétitives pour accélérer la gestion des projets

Vous pouvez aussi facilement configurer des automatisations monday.com pour accélérer votre flux de travail, ce qui rendra votre gestion de projet encore plus efficace. Par exemple, vous pouvez notifier automatiquement les responsables lorsque les échéances sont dépassées, créer une nouvelle tâche chaque semaine, etc.

8. Utilisez des tableaux de bord personnalisés pour rester à jour

Une fois que vos projets sont opérationnels et que tout le monde s’est habitué à son nouvel espace de travail, vos managers ont besoin d’un outil qui leur permettra de surveiller l’avancement du projet.

Avec monday.com, ils peuvent créer un tableau de bord personnalisé qui met en valeur leurs indicateurs de performance clés préférés en quelques clics.

À quoi ressemble l’avenir de la gestion de projet ?

 De nombreuses tendances en matière de gestion de projet façonnent notre manière de travailler. L’intelligence artificielle (IA) pourrait bien être la plus grande révolution à venir. En fait, dans l’enquête Pulse of the Profession du Project Management Institute, 81 % des personnes interrogées ont déclaré que leur organisation est déjà concernée par les technologies de l’IA.

L’IA modifiera certainement la façon dont les réunions sont planifiées et programmées. Mais Peter Giffen, rédacteur en technologie, estime que l’IA « pourrait également intégrer l’analyse des données et analyser automatiquement les données des équipes projet, en fournissant des indications claires sur la façon d’améliorer les performances ».

Comme le souligne cet article de Forbes, en plus de l’IA, trois autres tendances en matière de gestion de projet devraient bientôt se dessiner :

  1. Les chefs de projet auront besoin à la fois de compétences en IA et en IE : nous avons déjà parlé de l’importance de l’IA, mais l’IE (l’intelligence émotionnelle) devient de plus en plus une compétence indispensable dans la gestion de projet. En effet, la capacité à comprendre les autres humains est essentielle.
  2. La nécessité d’adopter des approches de gestion de projet plus personnalisées ou hybrides: l’époque où une seule méthodologie de gestion de projet suffisait est aujourd’hui révolue. Nous avons clamé haut et fort notre amour pour la méthode Agile, mais les modèles devront sans doute être flexibles pour s’adapter à différentes équipes et différents projets. Nous sommes sûrs qu’il existe un modèle monday.com pour cela.
  3. Une structure d’équipe plus diversifiée: comme nous le disions, l’équipe « parfaite » doit être votre objectif. Il est important de comprendre comment cette équipe deviendra de plus en plus diversifiée : en termes d’origine ethnique, de statut socio-économique, et même de géographie (la pandémie mondiale n’a fait qu’accélérer l’évolution vers le télétravail).

Quoi qu’il en soit, la gestion de projet n’est (heureusement) pas près de disparaître ! Néanmoins, tous les logiciels de gestion de projet  ne se valent pas.

Pourquoi utiliser monday.com pour la gestion de projet ?

Le logiciel de gestion de projet de monday.com permet aux équipes de gérer tous les projets et toutes les tâches dans un seul et même espace.

Notre solution permet aux équipes de :

  • Voir l’avancement des projets en un coup d’œil
  • Respecter les calendriers et les délais
  • Collaborer plus efficacement

Essayez notre plateforme dès maintenant, les deux premières semaines sont offertes !

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