Scrumban : le guide complet pour comprendre cette méthode Agile

Le monde de la gestion de projet est un monde en constante évolution. Pour rester dans la course, il est indispensable de suivre le rythme des dernières innovations du secteur. Aujourd’hui, Scrumban est la dernière méthodologie de gestion de projet Agile présentée. Comme son nom l’indique, elle puise ses concepts dans ses deux cousins Agile : Scrum et Kanban. Ainsi, cette méthode hybride permet de faire le lien entre ces deux méthodes, mais pas seulement.

Alors, si vous n’avez pas encore appliqué la méthode Scrumban ou si vous ne savez pas comment la mettre en œuvre, cet article est fait pour vous.

Dans ce guide, nous commencerons par donner une brève définition de la méthodologie Scrumban en mettant en évidence ses avantages et ses inconvénients. Nous verrons également ses différences par rapport aux méthodes Scrum et Kanban. Puis, nous expliquerons quand et comment utiliser Scrumban sur des projets concrets. Enfin, nous dévoilerons dix bonnes pratiques à adopter pour utiliser Scrumban avec Monday Dev et maîtriser ses projets de A à Z.

La méthodologie Scrumban, c’est quoi ?

Scrumban est une méthodologie de gestion de projet hybride qui combine les meilleurs éléments de deux cadres Agile bien connus : Scrum et Kanban.

À l’origine, cette méthode de gestion de projet Agile a été développée par Corey Ladas. Cet adepte des méthodes Lean-Kanban a senti le besoin de créer une nouvelle méthodologie pour aider ses équipes à faire la transition entre ces deux méthodes de gestion de projet. En effet, même si les méthodes Scrum et Kanban fonctionnent très bien dans de nombreux projets, chacune a ses limites. Or, en utilisant la méthode de gestion de projet Scrumban, on combine la structure temporelle de Scrum avec la flexibilité et la visualisation de Kanban. Scrumban forme alors un cadre complémentaire qui exploite les points forts de chacune des deux méthodes de gestion de projet dans une approche unique.

Aujourd’hui, Scrumban est donc une méthodologie de gestion de projet autonome qui permet de bénéficier à la fois de la nature prescriptive de Scrum et de la liberté de Kanban. Elle convient aux projets de toute taille et peut être utilisée dans les cas d’utilisation où Scrum ou Kanban ne suffisent pas. Par exemple, Scrumban s’applique très bien aux projets de développement de logiciels avec des exigences changeantes ou des environnements en évolution rapide.

À lire également : Gestion de projet Agile ou Scrum : comment choisir ?

La différence entre Scrumban, Scrum et Kanban

Scrumban propose une approche à la fois flexible et efficace de la gestion de projet Agile en associant les meilleurs aspects de Scrum et de Kanban. Dans certains cas, Scrumban apporte même des fonctionnalités uniques. Voici comment Scrumban utilise les composants de chaque méthodologie de gestion de projet.

Pour aller plus loin : La différence entre Scrum et Kanban, les notions à connaître.

Les éléments Scrum de Scrumban

• Sprints : Scrumban utilise des périodes de travail à durée fixe appelées sprints ou itérations. Elles durent généralement deux semaines. Au cours d’un sprint, l’équipe se concentre sur l’achèvement des tâches convenues sans entreprendre de nouvelles tâches avant la fin du sprint,
• Réunions quotidiennes : les équipes Scrumban tiennent de brèves réunions quotidiennes (de dix minutes maximum) au cours desquelles elles répondent à trois questions : quelles tâches ont été accomplies, sur quoi elles travaillent et quels obstacles elles rencontrent,
• Rétrospectives : à la fin de chaque sprint, l’équipe se réunit pour analyser ses performances, discuter de ce qui s’est bien passé et de ce qui doit être amélioré. Ces informations servent à éclairer les sprints futurs,
• Planification de sprint : Scrumban conserve l’événement de planification de sprint de Scrum au cours duquel l’équipe décide des tâches sur lesquelles elle va travailler pendant le sprint à venir,
• Rôles (facultatif) : Scrumban ne nécessite pas de rôles spécifiques. Cependant, on peut conserver des rôles Scrum tels que le Product Owner et le Scrum Master si on le souhaite,
• Artefacts (facultatif) : Scrumban peut utiliser certains artefacts Scrum, tels qu’un backlog produit. Cependant, ce dernier est généralement modifié pour s’adapter à l’approche hybride.

Les éléments Kanban de Scrumban

• Tableaux Kanban : comme Kanban, Scrumban utilise des tableaux représentant des cartes que l’on déplace pour visualiser le processus de travail. Ces tableaux comportent généralement des colonnes représentant les différentes étapes du processus telles que « À faire », « En cours » et « Terminé »,
• Système Pull : Scrumban utilise un système basé sur le système pull dans lequel les tâches sont intégrées au processus de travail en fonction de la capacité de travail disponible, plutôt que d’être imposées par lots. Cela permet de mieux gérer la charge de travail et de garantir que personne n’est surchargé,
• Limites de travail en cours (WIP) : Scrumban définit des limites explicites sur le nombre de tâches en cours à un moment donné pour éviter les goulots d’étranglement et maintenir un processus de travail constant,
• Processus de travail continu : contrairement aux sprints fixes de Scrum, Scrumban permet un processus continu d’éléments de travail. Ainsi, les tâches sont continuellement planifiées, traitées, révisées et terminées sans nécessiter d’itérations de longueur fixe,
• Importance de la durée du cycle : Scrumban met l’accent sur la mesure et l’optimisation de la durée d’un cycle, c’est-à-dire le temps moyen nécessaire à une tâche pour passer du début à la fin du processus. Cela aide à améliorer l’efficacité et la prévisibilité,
• Amélioration des processus : comme Kanban, Scrumban vise à l’amélioration continue des processus. Les équipes Scrumban examinent donc régulièrement leur processus de travail afin d’identifier les éléments qui ne sont pas efficaces et les possibilités d’amélioration.

Les éléments uniques à Scrumban

Malgré leurs similitudes, certains éléments sont uniques à la méthode Scrumban et ne se retrouvent ni dans Scrum ni dans Kanban.

• Planification à la demande : Scrumban n’utilise ni la planification de sprint fixe de Scrum ni le processus continu de Kanban. Les sessions de planification sont déclenchées lorsque le nombre de tâches tombe en dessous d’un certain seuil,
• Plages de temps flexibles : Scrumban utilise souvent des plages de planification à plus long terme (par exemple, un an, six mois et trois mois) en plus du travail à plus court terme,
• Gestion hybride des tâches : dans Scrumban, c’est le chef de projet qui pousse les tâches dans la colonne « À faire », mais ce sont les collaborateurs qui en tirent les tâches à accomplir. Ainsi, on combine des éléments des systèmes Push de Scrum et Pull de Kanban,
• Limite facultative de tâches à faire : alors que Kanban et Scrumban utilisent tous deux des limites de travail en cours (WIP), Scrumban peut également implémenter une limite facultative sur la colonne « À faire »,
• Indicateurs de performance : Scrumban utilise généralement la durée de cycle moyenne comme principal indicateur de performance. Cela diffère des graphiques d’avancement de Scrum ou des diagrammes de processus cumulatifs de Kanban,
• Événements Kaizen courts : Scrumban peut intégrer de courts événements « Kaizen » (amélioration) comme option de retour d’expérience, une fonctionnalité proposée ni par Scrum ni par Kanban.

Ces fonctionnalités uniques permettent ainsi à Scrumban d’offrir un équilibre entre la structure rigide qui permet d’appliquer les cinq valeurs Scrum comme présentées dans le guide Scrum et la flexibilité de la méthode Kanban. Il s’agit alors d’une approche distincte que l’on peut adapter à ses besoins spécifiques.

Les étapes d’un processus Scrumban

La création d’un processus Scrumban vise à fournir une structure à la gestion de projet Agile tout en maintenant une certaine flexibilité. Ainsi, vos équipes peuvent réagir rapidement à tout problème ou changement de priorité et améliorer continuellement leur processus de travail.

Voici les étapes clés à suivre pour mettre en œuvre un processus Scrumban.

1. Créer un tableau Scrumban : définissez un tableau avec des colonnes représentant les différentes étapes du travail. Par exemple « À faire », « En cours » et « Terminé »,
2. Créer un backlog produit : répertoriez toutes les tâches et exigences du projet,
3. Définissez les limites de travail en cours (WIP) : établissez des limites pour le nombre de tâches de chaque colonne,
4. Planifiez à la demande : au lieu d’une planification de sprint fixe, organisez des sessions de planification lorsque le nombre de tâches dans la colonne « À faire » tombe en dessous d’un certain seuil,
5. Gérez la charge de travail : les membres de l’équipe extraient les tâches de la colonne « À faire » vers « En cours » en fonction de leur capacité de travail et du respect des limites du WIP,
6. Organisez des réunions quotidiennes : organisez de brèves réunions quotidiennes pour discuter des progrès et des éventuels obstacles,
7. Livrez en continu : terminez les tâches et déplacez-les vers « Terminé » sans attendre les limites du sprint,
8. Réalisez des examens et des rétrospectives régulièrement : examinez périodiquement le travail terminé et discutez des améliorations possibles du processus,
9. Mesurez et optimisez le processus : surveillez la durée de cycle et les mesures de débit pour améliorer continuellement le processus,
10. Adaptez-vous selon les besoins : ajustez le processus, les limites WIP et les politiques en fonction des besoins évolutifs de l’équipe.

Avantages et inconvénients de la méthodologie Scrumban

Comme pour la plupart des méthodes de gestion de projet, utiliser la méthodologie Scrumban présente des avantages mais aussi des inconvénients.

Les avantages de Scrumban

• Gain de temps et efficacité accrue. La méthode Scrumban améliore l’efficacité opérationnelle et ne nécessite des sessions de planification que lorsque cela est nécessaire. Elle permet d’éviter les doublons de travail et de se concentrer sur des problèmes simultanés correspondant aux objectifs du sprint,
• Flexibilité pour les projets à long terme. Scrumban est bien adaptée aux projets complexes, chronophages et à long terme. Elle peut faciliter la planification à long terme tout en permettant des changements mineurs sur de grandes périodes de temps,
• Autonomie de l’équipe et environnement de travail détendu. Les membres de l’équipe ont plus de liberté pour choisir leurs tâches sans trop d’implication de la direction. Cette autonomie accrue peut conduire à un lieu de travail plus détendu et potentiellement à de meilleures performances.

Les inconvénients de Scrumban

• Manque de bonnes pratiques établies. Scrumban est une méthodologie relativement nouvelle et non testée par rapport aux approches existantes. Elle manque de principes directeurs documentés. Ainsi, les équipes peuvent adopter des concepts de manière indépendante ce qui peut entraîner une certaine confusion,
• Difficultés à planifier et à suivre les progrès. L’absence d’un système défini pour diviser le travail ou surveiller les progrès peut rendre la planification de projet plus difficile. Scrumban n’a pas de configuration efficace pour suivre les progrès, ce qui peut compliquer la gestion de projet,
• Supervision réduite. Les équipes Scrumban ne sont pas soumises à une supervision considérable de leur chef de projet. Bien que cela augmente la flexibilité, cela peut être compliqué pour les managers qui préfèrent une approche pratique et qui aiment garder le contrôle de la situation.

Quand utiliser la méthodologie Scrumban

De manière générale, vous pouvez utiliser Scrumban pour n’importe quel projet. Cependant, la méthode Scrumban atteindra son plein potentiel dans certains cas d’utilisation précis. Par exemple, si vous recherchez un équilibre entre structure et flexibilité, si vous souhaitez vous concentrer sur un processus continu ou sur l’amélioration et si vous voulez vous adapter rapidement à des priorités ou à des exigences changeantes.

Exemples de projets pour lesquels utiliser la méthode Scrumban

• Transition de Scrum à Kanban. À l’origine, la méthode Scrumban a été conçue comme méthode de transition pour passer de la gestion de projet Scrum à Kanban. En effet, elle permet d’adopter progressivement les pratiques Kanban tout en conservant certains éléments Scrum familiers.
• Projets à long terme avec des exigences changeantes. Scrumban est idéal pour les projets complexes et chronophages qui nécessitent une certaine flexibilité pour s’adapter aux exigences changeantes. Elle permet de planifier à long terme tout en s’adaptant à de petits changements sur de grandes périodes de temps.
• Projets à processus continu. L’approche Scrumban convient aux projets avec un processus de travail continu et sans date limite définitive. Contrairement au tableau Scrum qui est vidé après chaque sprint, le tableau Scrumban représente un processus continu d’éléments.
• Projets nécessitant plus de flexibilité que Scrum. Si une équipe trouve que Scrum est trop rigide, mais qu’elle souhaite tout de même bénéficier d’une certaine structure, alors Scrumban peut offrir un bon équilibre. Elle offre plus de flexibilité en matière de planification et d’exécution que le cadre Scrum seul.
• Projets pour lesquels la planification à la demande est préférée. Scrumban permet une planification à la demande plutôt qu’une planification de sprint fixe. Ainsi, elle facilite l’adaptation rapide aux priorités changeantes.
• Projets pour lesquels les frais généraux liés aux réunions sont réduits. Scrumban nécessite généralement moins de réunions que Scrum, ce qui peut profiter aux équipes qui trouvent le calendrier de réunions de Scrum trop chargé.
• Projets pour lesquels la visualisation du processus de travail est essentielle. Comme Kanban, Scrumban met l’accent sur la visualisation des processus de travail. Cela peut être utile aux équipes qui doivent identifier les goulots d’étranglement et améliorer l’efficacité des processus.
• Projets qui nécessitent une amélioration continue. Scrumban intègre l’accent mis par Kanban sur l’amélioration continue, ce qui le rend adapté aux équipes qui souhaitent continuellement affiner leurs processus.
• Projets pour lesquels l’autonomie de l’équipe est valorisée. Scrumban permet une plus grande autonomie de l’équipe dans le choix des tâches, ce qui peut profiter aux équipes expérimentées et auto-organisées.

Dix bonnes pratiques pour utiliser la méthode Scrumban

Avec monday dev, basé sur le Work OS de monday.com, vous obtenez le meilleur des fonctionnalités Kanban et Scrum intégrées dans un seul outil de gestion de projet Agile centralisé. Grâce à cette approche, vous pouvez donner la priorité à une méthodologie plutôt qu’à une autre tout en continuant d’utiliser les fonctionnalités que vous jugez les plus utiles.

Par exemple, vous bénéficiez automatiquement d’une vue Kanban et d’un modèle de planification de sprint Scrum pour organiser efficacement votre travail. En outre, monday aide à gérer ses tâches, à communiquer avec ses collègues et à terminer son travail efficacement avec plus de 150 automatisations sans code.

Alors, que vous soyez un débutant ou un vétéran Agile, voici dix bonnes pratiques et conseils à suivre pour utiliser la méthode Scrumban avec monday dev.

1. Créez un tableau Scrumban

Configurez un tableau visuel avec des colonnes représentant les étapes de votre processus de travail (par exemple, « Backlog », « À faire », « En cours » et « Terminé ») à l’aide de la vue Kanban. Optimisez votre tableau pour qu’il reste simple et pertinent. En effet, une surcharge d’informations peut compliquer à l’excès le processus et les délais.

2. Utilisez la fonction de gestion des sprints

Utilisez la gestion des sprints dédiée pour planifier et gérer vos itérations Scrumban et suivre la progression des tâches. Terminez une tâche entière avant de passer à la suivante et évitez d’effectuer plusieurs tâches à la fois. En effet, cela entraîne généralement des risques inutiles pour les WIP actuels.

3. Définissez des limites de travail en cours (WIP)

Utilisez des colonnes d’état ou des champs personnalisés pour définir et appliquer des limites de travail en cours pour chaque étape du processus de travail. Limitez les WIP pour conserver des délais réalistes, une utilisation des ressources maîtrisée et des livrables de meilleure qualité.

4. Mettez en œuvre une planification à la demande

Au lieu d’une planification de sprint fixe, organisez des sessions de planification flexibles pour réapprovisionner la colonne « À faire ».

5. Priorisez le backlog

Utilisez des colonnes de priorité ou des champs personnalisés pour conserver les éléments critiques en haut de votre backlog.

6. Suivi de la durée du cycle

Utilisez la fonction de suivi du temps pour mesurer le temps nécessaire aux éléments pour avancer dans votre processus de travail et identifier les domaines d’amélioration du processus.

7. Menez des rétrospectives régulières

Utilisez les fonctions de gestion des réunions pour planifier et documenter des réunions rétrospectives régulières. Documentez les modifications ou les tâches imprévues pour gérer les risques potentiels pour les WIP et la chronologie de projet.

8. Utilisez les automatisations

Configurez des automatisations dans monday dev pour rationaliser votre processus Scrumban. Par exemple en déplaçant automatiquement les tâches vers différentes colonnes en fonction de leur statut.

9. Gérez la charge de travail

Visualisez les charges de travail de l’équipe sur les différents projets pour vous assurer qu’elle respecte les limites des WIP. Si votre équipe est surchargée, il est peu probable qu’elle reste concentrée et qu’elle atteigne ses objectifs ou ses délais.

10. Suivi des indicateurs de performance

Créez des tableaux de bord et des rapports personnalisés pour obtenir un aperçu de votre processus Scrumban, notamment de la progression du sprint, de la vélocité de l’équipe et des goulots d’étranglement.

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En définitive, l’approche hybride de Scrumban offre un juste milieu entre les deux principales méthodologies Agiles actuelles : la rigidité de la méthode Scrum et la flexibilité de Kanban. En effet, même si elle ne convienne pas à toutes les équipes pour tous les projets, Scrumban est souvent un choix judicieux.

En outre, avec monday dev, vous obtenez une plateforme logicielle qui offre le meilleur des deux mondes. Ainsi, vous pouvez exécuter vos projets Scrum, Kanban ou Scrumban en fonction de vos besoins.

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