Jour fixe: Das beste Meeting, das du je hattest

Projekte leiden oft am Chaos-Faktor. Schlechte Kommunikation, isoliertes Arbeiten, undurchsichtige Abläufe, Verzögerungen, unklare Zuständigkeiten und schwelende Konflikte gehören zu den größten Pain Points in Unternehmen. Anstatt Probleme zu lösen, scheinen Meetings oft das Gegenteil zu bewirken: Überflutung mit zu vielen Infos auf einmal, noch mehr Unklarheiten und wachsende Differenzen, die das Gemeinschaftsgefühl schwächen.

Kommt dir das bekannt vor? Wenn Meetings sich mehr wie eine Last als eine Hilfe anfühlen, ist es Zeit für den Jour fixe! Dieses regelmäßige Meeting-Format schafft Ordnung im Chaos: klare Kommunikation, kurze, strukturierte Updates und ein fester Rahmen für den regelmäßigen Austausch helfen dir und deinem Team, den Weg gemeinsamen zu gehen, neue Entwicklungen frühzeitig zu erkennen, Konflikte zu lösen und den Überblick zu behalten.

Bereit, den Chaos-Faktor zu eliminieren? Dann lies jetzt weiter und erfahre alles über das Zauberwort Jour fixe!

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Was ist ein Jour fixe?

Ein Jour fixe klingt vielleicht erstmal ein bisschen abstrakt, aber eigentlich ist es ein ziemlich bekanntes und beliebtes Werkzeug im modernen Arbeitsalltag. Der Begriff stammt aus dem Französischen und bedeutet „fester Tag“. In der Arbeitswelt bezeichnet man damit ein wiederkehrendes Meeting, das immer zu einer bestimmten Zeit an einem festen Wochentag oder einem bestimmten Intervall im Monat stattfinden. Diese regelmäßigen Treffen dienen dazu, zusammen mit dem Team den Fortschritt von Projekten zu besprechen, Herausforderungen gemeinsam zu lösen und neue Ziele zu setzen.

Besonders für remote arbeitende Projektteams bietet der Jour fixe die Möglichkeit, sich regelmäßig abzustimmen, auch wenn sich die Teammitglieder nicht täglich im Büro sehen. Ein wiederkehrender Termin zum Austausch schafft eine Verbindung und regelmäßige Kommunikation, die in virtuellen Teams besonders wichtig ist.

Warum heißt es Jour fixe?

Der Begriff „Jour fixe“ stammt, wie schon erwähnt, aus dem Französischen und bedeutet wörtlich „fester Tag“. Interessanterweise wird der Ausdruck in Frankreich selbst kaum in diesem Kontext genutzt. Stattdessen spricht man dort eher von „réunion“ sowie dem Anlass, für den das regelmäßige Meeting gedacht ist.

Hierzulande hat sich der Begriff allerdings etabliert und wird in vielen Unternehmen, vor allem im Projektmanagement, verwendet. Der Jour fixe steht für die Idee eines festen und verbindlichen Team-Treffens, an dem regelmäßige Abstimmungen stattfinden.

Historisch stammt der Begriff aus einer Zeit, in der Adelsfamilien bestimmte Tage in der Woche festlegten, an denen sie Gäste ohne förmliche Einladung empfingen.

Wann macht man eine Jour fixe Besprechung?

Ein Jour fixe Meeting ist nicht immer nötig, aber in bestimmten Situationen extrem hilfreich. Hier sind einige Anlässe, bei denen ein fester Termin zur Abstimmung eines Teams oder Unternehmens besonders sinnvoll sind:

• Langfristige Projekte: Wenn du an umfangreichen Projekten arbeitest, die sich über mehrere Monate erstrecken, hilft ein regelmäßiges Meeting bei der Arbeitsplanung, um den Überblick zu behalten.
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Wenn mehrere Teams oder Abteilungen involviert sind, ist eine regelmäßige Abstimmung unerlässlich. So bleibt jeder auf dem gleichen Stand und es kommt nicht zu Missverständnissen.
• Remote-Teams: Arbeitest du mit einem Team, das nicht im selben Büro sitzt, sondern im Homeoffice, ersetzt der Jour fixe den spontanen Austausch, den du sonst im Büro hast. Regelmäßige Termine sorgen hier für Struktur.
• Projektmanagement: In Projekten, in denen viele Aufgaben und Verantwortungen auf verschiedene Teammitglieder verteilt sind, hilft ein Jour fixe, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle auf Kurs bleiben.
• Kontinuierliche Verbesserung: Wenn du und dein Team ständig daran arbeitet, besser zu werden, ist ein Jour fixe ideal, um Fortschritte zu reflektieren und neue Ansätze zu diskutieren.

Kurz gesagt: Immer dann, wenn regelmäßiger Austausch wichtig ist, um im Blick zu behalten, was außerhalb des eigenen Tellerrandes noch passiert, ist ein Jour fixe die perfekte Lösung.

In einem Abstand von einer Woche, zweimal im Monat oder auch nur einmal pro Monat kann das Jour fixe Meeting seine Wirkung am besten entfalten. Entscheide, was zu deinem Team und deinen Abläufen im Unternehmen am besten passt.

Was unterscheidet einen Jour fixe von anderen Meetings?

Beim Jour fixe geht es weniger um tiefere Diskussionen zu spezifischen Themen, sondern vielmehr um einen klaren und regelmäßigen Überblick über den Stand des Projekts, aller derzeitigen Projekte oder der Zusammenarbeit allgemein. Eine Firma kann zum Beispiel einen Jour fixe als wöchentliches Meeting für alle Mitarbeiter oder eine bestimmte Abteilung ansetzen, bei dem alle aktuellen Vorgänge, die nächsten Schritte und Pläne besprochen werden. Es soll dafür gesorgt werden, dass alle Beteiligten einer Interessengruppe auf dem Laufenden gehalten werden und mitbekommen, was in den Geschäftsprozessen allgemein vor sich geht, ohne zu tief in die Thematik einzusteigen.

Was sind die Vorteile und Nachteile von Jour fixe?

Ein Jour fixe ist nicht ohne Grund ein beliebtes Mittel zur Abstimmung in vielen Unternehmen als Teil ihres Kommunikationsplans.

Vorteile des Jour fixe

Hier sind die wichtigsten Vorteile, die dir und deinem Team helfen, den Überblick zu behalten, die Kommunikation zu verbessern und das Teamgefühl zu stärken:

• Kürze des Meetings
  Ein Jour fixe ist kurz und knackig. Mit einer klaren Struktur und festen Zeitvorgaben dauert das Meeting in der Regel nicht länger als 30 bis 60 Minuten. So können wichtige Informationen schnell und effizient besprochen werden, ohne das Team zu belasten. So kann es nicht passieren, dass sich jemand beklagt: „Dieses Meeting hätte auch eine E-Mail sein können!“.
• Regelmäßigkeit und Übersicht
  Durch die festgelegte Regelmäßigkeit (z.B. wöchentlich oder monatlich) hast du immer einen klaren Überblick über den aktuellen Stand der Projekte. Alle Teammitglieder kommen dabei auf den gleichen Wissensstand, wer woran arbeitet und wie weit die einzelnen Projekte sind. So gibt es keine plötzlichen Überraschungen, das Chaos wird minimiert und die Kontrolle über laufende Aufgaben verbessert.
• Kein Informations-Overkill
  Anders als bei spontan und bei Bedarf angesetzten Meetings, die oft mit zu vielen Themen und neuen Informationen überladen sind, wird beim Jour fixe nur das Nötigste besprochen. So bleibt genug Raum, um auf die wichtigsten Punkte einzugehen – ohne Überforderung. Die Beteiligten müssen nämlich nicht still sitzen, während bestimmte Bereiche in voller Länge besprochen werden, nur weil sie größere Probleme haben als andere oder mit komplexeren Themen hantieren.
• Über den eigenen Tellerrand schauen
  Durch regelmäßige Updates und Diskussionen bleibt jeder auf dem Laufenden, was außerhalb des eigenen Aufgabenbereichs passiert. So wird das Silodenken reduziert und das Team arbeitet enger und effektiver zusammen.
• Teambuilding und persönliche Involvierung
  Ein Jour fixe fördert den Teamgeist. Jeder im Team wird regelmäßig durch das eigene Status-Update involviert und hat die Chance, zu Wort zu kommen. Das stärkt die eigene Präsenz, die persönliche Verbindung zu den Kollegen und deren Spezialgebieten und es fördert das Gemeinschaftsgefühl, da alle Beteiligten das Gefühl haben, aktiv an der Entwicklung des Projekts mitzuwirken.
• Strukturierte Problemlösung
  Da neue Entwicklungen und Herausforderungen regelmäßig besprochen werden, können sie früh erkannt und gegengesteuert werden. Das hilft nicht nur den Mitarbeitern, sondern erleichtert auch den Managern die Führung von Teams und Projekten. Der Jour fixe bietet einen strukturierten Rahmen, in dem Konflikte frühzeitig erkannt und behoben werden können.

Nachteile des Jour fixe

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch ein paar potenzielle Nachteile eines Jour fixe.

• Übertriebene Häufigkeit: Wenn das Meeting zu häufig angesetzt wird, kann es sich wie eine unnötige Verpflichtung anfühlen und wertvolle Zeit kosten, die für die eigentliche Arbeit fehlt. Zudem besteht die Gefahr, dass der Jour fixe zur Routine verkommt, bei der relevante Themen nur oberflächlich behandelt werden, statt konkrete Handlungen und Entscheidungen zu treffen.

• Reiner Gesprächsaustausch: Auch könnten viele der besprochenen Updates über visuelle und zentrale Informationsquellen – wie Dashboards oder Projektmanagement-Tools – leicht zugänglich gemacht werden, sodass das Meeting nicht zum reinen Informationsaustausch verkommt, sondern der Gesamtzusammenhang für das Projekt bzw. das Unternehmen klar gemacht wird.

Ein Jour fixe sorgt also nicht nur für Klarheit und Struktur im Projektverlauf, sondern macht die Zusammenarbeit für alle Beteiligten deutlich entspannter und effizienter – wenn man einen sinnvollen Rhythmus festlegt und die Wirkungskraft von technologischen Tools für sich nutzt. So wird jedes Meeting zu einem angenehmen und produktiven Austausch, statt einer stressigen Pflichtveranstaltung.

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5 effektive Tipps für den Jour fixe zur Steigerung der Produktivität

Damit du das Beste aus deinen Jour fixe Meetings heraus holst, solltest du einige wichtige Punkte beachten. Hier sind fünf effektive Tipps, wie du die Produktivität in euren Meetings maximierst:

1. Setze klare Ziele und eine Agenda: Bevor du einen Jour fixe ansetzt, definiere klare Ziele und erstelle eine strukturierte Agenda. So wissen alle Teilnehmer, was sie erwartet und können sich gezielt vorbereiten. Eine klare Agenda hilft, das Meeting fokussiert zu halten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte angesprochen werden.
2. Halte die Meetings kurz und prägnant: Ziel ist es, den Jour fixe auf 30 bis 60 Minuten zu begrenzen. Dadurch bleibt die Aufmerksamkeit hoch und es wird vermieden, dass das Meeting sich in die Länge zieht. Jeder Punkt sollte eine feste Zeitvorgabe haben, um sicherzustellen, dass die Diskussionen effizient und zielgerichtet verlaufen.
3. Ermutige zur aktiven Teilnahme: Gib jedem Teammitglied die Möglichkeit, sein Status-Update zu präsentieren. Dies fördert nicht nur die persönliche Involvierung, sondern stärkt auch den Teamgeist. Wenn alle das Gefühl haben, gehört zu werden, steigt die Motivation und das Gemeinschaftsgefühl.
4. Nutze visuelle Hilfsmittel: Unterstütze die Informationen durch visuelle Hilfsmittel, wie Online-Plattformen, Dashboards oder andere Projektmanagement-Tools. Diese zentralen Informationsquellen können den Teilnehmern helfen, den Gesamtzusammenhang besser zu verstehen und die Updates effizienter zu verarbeiten, ohne dass alles im Meeting besprochen werden muss.
5. Follow-up und Nachverfolgung: Sorge dafür, dass nach jedem Jour fixe die besprochenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar dokumentiert werden. Nutze Tools für das Jour fixe Protokoll und um den Fortschritt zu verfolgen, um dafür zu sorgen, dass alle Teammitglieder die nächsten Schritte kennen. So wird der Jour fixe nicht nur zum Austausch von Informationen, sondern auch zu einem effektiven Instrument zur Umsetzung von Handlungen.

Häufige Fehler, die du im Jour fixe vermeiden solltest

Auch wenn ein Jour fixe viele Vorteile bietet, gibt es einige Fehler, die du vermeiden solltest, damit das Meeting für alle informativ und effizient bleibt:

Zu lange Meetings
Halte den Jour fixe idealerweise auf 30 bis 60 Minuten begrenzt. Das heißt auch, konzentriere dich auf die aktuell wichtigsten Themen. Überlange Meetings können schnell das Interesse der Teilnehmer mindern und den Fokus verlieren. Durch ein klares Zeitmanagement bleibt das Meeting dynamisch und effizient.

Reiner Informationsaustausch
Es ist wichtig, dass der Jour fixe nicht nur eine Plattform für Updates ist, sondern auch Raum für echte Diskussionen und Entscheidungen bietet. Die Updates der anderen Mitarbeiter können wertvolle Impulse liefern, um deine eigene Arbeit voranzutreiben.

Einseitige Durchführung
Jeder Teilnehmer sollte sich auf das Meeting vorbereiten können, um die Diskussionen produktiv zu gestalten und Erkenntnisse daraus mitnehmen, die ihn weiterbringen. Wenn ein Meeting rein auf mündlicher Basis abläuft, das heißt, dass jeder seinen Beitrag verbal leistet, besteht die Gefahr, dass nicht alles verstanden wird oder schnell wieder vergessen wird. Sorge daher für eine auf mehreren Sinnesebenen ansprechende Ausrichtung des Meetings. Nutze zum Beispiel visuelle Hilfsmittel und digitale Informationsquellen, um den Austausch zu unterstützen und den Gesamtkontext für alle Beteiligten klarer zu machen.

Keine Nachverfolgung der Ergebnisse
Nach dem Jour fixe ist es entscheidend, dass aus den besprochenen Punkten Taten folgen. Ohne Nachverfolgung besteht die Gefahr, dass wichtige Erkenntnisse, Entscheidungen oder Aktionen in Vergessenheit geraten und der Fortschritt leidet. Über ein Besprechungsprotokoll, das im besten Fall digital geführt wird und jedem zugänglich ist, kann das erreicht werden. monday.com hat zum Beispiel Vorlagen und Workdocs, in denen du Besprechungsnotizen in Aktionselemente verwandeln und verantwortlichen Personen zuweisen kannst. Der AI-Assistent hilft dir sogar dabei.

Entdecke, wie du mit monday workdocs Text in Aktionspunkte verwandeln kannst:

Eine effektive Jour fixe-Vorlage

Um sicherzustellen, dass du einen erfolgreichen Jour fixe veranstaltest und die Besprechung effizient verläuft, kannst du eine Besprechungsprotokoll-Vorlage für den Ablauf verwenden, z. B. von monday.com. In dieser findest du Anregungen und Hilfestellung für folgende Punkte:

1. Begrüßung und Einleitung: Starte mit einer kurzen Begrüßung und stelle die festgelegte Agenda vor.
2. Status-Updates: Jeder Teilnehmer gibt ein kurzes Update zum aktuellen Stand seines Bereichs.
3. Diskussion offener Themen: Besprecht gemeinsam offene Punkte und Herausforderungen.
4. Festlegung der nächsten Schritte: Wer übernimmt welche Aufgaben und bis wann sollen diese erledigt sein?
5. Feedback: Am Ende könnt ihr eine kurze Feedbackrunde machen, um die nächsten Jour fixe Termine weiter zu verbessern.

Wie kann monday.com den Jour fixe verbessern?

Kurz gesagt: durch Digitalisierung. monday.com ist viel mehr als eine Projektmanagement-Software und kann deinen Jour fixe perfekt ergänzen. Auf der Plattform können Teams und Manager alle Projekte und Aufgaben an einem zentralen Ort anlegen, einsehen und den Fortschritt verfolgen. Jeder Aspekt der Arbeit kann hier nicht nur verwaltet werden, sondern ist auch für alle Beteiligten zugänglich. So entsteht Sichtbarkeit in alle Abläufe und in den Zusammenhang von Vorgängen im großen Ganzen, und es fördert die aktive Teilnahme aller Mitarbeitenden.

Mit monday.com können Teams:

• ihre Arbeitsabläufe in Form von Workflows nachbauen, die speziell auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten sind
• den Projektfortschritt auf einen Blick erkennen und aktuelle Updates direkt im Jour fixe besprechen
• Zeitpläne und Deadlines im Blick behalten, um Verzögerungen frühzeitig zu erkennen
• effizienter und effektiver zusammenarbeiten, indem alle wichtigen Informationen visuell klar dargestellt werden, einfach zu verstehen sind und für jeden zugänglich sind

Probiere die kostenlose Testversion von monday.com einfach mal aus, um dein nächstes Projekt zu organisieren und deinen Jour fixe visuell und effektiv auszurichten. Dein Team wird es dir danken.

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Jour fixe – die feste Besprechung zur besseren Abstimmung

Ein Jour fixe kann dein Team produktiver, strukturierter und kommunikativer machen. Indem ihr euch regelmäßig trefft und austauscht, bleiben alle im Team auf dem Laufenden, Probleme können frühzeitig erkannt und gelöst werden und es gibt klare Verbindlichkeiten. Außerdem fühlen sich die Kollegen stärker in die Abläufe miteingebunden und es sorgt für das Teamgefühl, das die gesamte Abteilung miteinander verbindet, da Mitarbeiter die Chance haben einander zu sehen, wenn das in der Regel nicht immer der Fall ist. Herausforderungen, Erfolge und Meilensteine werden stärker sichtbar und können gemeinsam zelebriert werden. Mit den richtigen Tools und einer klaren Struktur wird der Jour fixe zu einem wertvollen Kommunikationsbooster im Arbeitsalltag.