Nie wieder prokrastinieren: Effektive Strategien gegen das Aufschieben

Prokrastinieren ist ein bekanntes Problem: Wir haben wichtige Aufgaben zu erledigen, aber stattdessen widmen wir uns weniger dringenden Aktivitäten, wie Putzen oder Aufräumen.

Warum warten wir mit einem Vorhaben bis zur letzten Minute, obwohl wir wissen, dass es uns mehr schadet als nützt? 

In diesem Artikel beleuchten wir die Hintergründe des Prokrastinierens, die gesundheitlichen Aspekte und bieten effektive Strategien, um das Aufschieben zu überwinden.

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Was ist Prokrastinieren?

Der Begriff „Prokrastination“ stammt vom lateinischen „procrastinare“ und bedeutet „Aufschub“ oder „auf Morgen verlegen“. Es bezeichnet das Verhalten, wichtige Aufgaben und Pflichten hinauszuzögern, obwohl es keinen faktischen Grund gibt, sie nicht zu erledigen. Statt eine bestimmte Sache anzugehen, widmet man sich einer angenehmeren oder weniger dringlichen Aktivität. Und das kann langfristig zu Stress, Unzufriedenheit und einem ständigen Gefühl der Überforderung führen.

Ist Prokrastination ein weit verbreitetes Phänomen?

Eliyahu M. Goldratt nannte es in seinem Buch „The Critical Chain“ das „Studentensyndrom“, aber Prokrastination ist ein Phänomen, das viele Menschen kennen. Das Verhalten, etwas Geplantes bis zur letzten Minute aufzuschieben bedeutet, dass Menschen ihre Aufgaben erst dann angehen, wenn der Abgabetermin kurz bevor steht. Das führt dazu, dass mögliche Zeitpuffer bereits aufgebraucht sind, bevor die Arbeit überhaupt beginnt und das Gelingen des gesamten Vorhabens riskiert wird.

Was ist der Unterschied zwischen Prokrastinieren und Faulheit?

Faulheit ist oft eine bewusste Entscheidung und basiert auf mangelndem Willen oder fehlender Motivation. Prokrastination hingegen entsteht aus einem inneren Konflikt heraus, oft ausgelöst durch Angst oder Überforderung.

Warum prokrastinieren wir?

Prokrastination ist viel mehr als Faulheit. Psychologische Studien zeigen, dass tiefere Ursachen wie Angst vor Versagen, Perfektionismus und emotionale Blockaden eine zentrale Rolle spielen.

Wer prokrastiniert?

Prokrastination kann jeden treffen, unabhängig von Alter oder Beruf. Besonders anfällig sind:

1. Schüler und Studenten: Oft überfordert von Lehrplänen, Unterrichtsstunden, Prüfungen und Projekten, und ungeübt in der Arbeitsplanung, schieben sie ihre Aufgaben auf, was den Leistungsdruck noch erhöht.
2. Arbeitnehmer: Hohe Arbeitslast, Multitasking und Perfektionismus können dazu führen, dass Aufgaben aufgeschoben werden. Auch psychologische Faktoren im Arbeitsumfeld können das Aufschieben begünstigen.
3. Führungskräfte: Sie jonglieren viele Verantwortungen und neigen dazu, wichtige Entscheidungen zu verschieben.

(Bildquelle)

Ängste, Druck und Überforderung sind zentrale Themen beim Prokrastinieren. Die tiefergehenden emotionalen Faktoren sind also häufig entscheidend dafür, warum wir manchmal unsere Pflichten vernachlässigen.

Psychologische Gründe für das Prokrastinieren

Prokrastination hat nicht nur Auswirkungen auf die Produktivität, sondern auch auf deine Gesundheit. Sie kann Symptome wie Überlastung und Angstzustände hervorrufen, aber auch aufgrund dieser Stressfaktoren erst entstehen. Daher ist die Wechselwirkung zwischen Prokrastination und anderen psychischen Herausforderungen besonders wichtig zu betrachten. Die verschiedenen Formen von Stress können nicht nur eine Folge von Prokrastinieren sein, sondern auch der Auslöser. So entsteht ein Teufelskreis: Aufgaben werden aufgeschoben wegen psychischen Problemen, was wiederum das Problem verstärkt und zu mehr psychologischem Druck führt.

Häufig ist Prokrastinieren eng mit Zuständen wie Burnout, ADHS oder Angststörungen verknüpft.

Burnout

Menschen, die an Burnout leiden, empfinden oft einen überwältigenden Druck, der sie lähmt und dazu führt, dass sie wichtige Aufgaben aufschieben. Jeder Dritte Burnout-Kandidat gibt als Grund die Arbeitsbelastung an, nämlich Überstunden (34 Prozent) und ständigen Termindruck (32 Prozent). Das Aufschiebe-Verhalten verstärkt die Erschöpfung noch und kann einen Teufelskreis aus Stress und immer mehr Aufgabenstau erzeugen.

ADHS

Viele Leute, die von ADHS betroffen sind, einer Aufmerksamkeitsdefizit-/ Hyperaktivitätsstörung, haben Schwierigkeiten in der Selbstregulierung und Impulskontrolle. Sie können sich von ihren Aufgaben überwältigt fühlen, was dazu führt, dass sie diese gar nicht erst angehen. Prokrastination ist daher ein sehr typisches Symptom bei Menschen mit ADHS.

Angst und Depression

Darüber hinaus kann Prokrastination auch als Bewältigungsmechanismus für Angstzustände dienen. Anstatt sich den Herausforderungen zu stellen, entscheiden sich Betroffene oft für das Aufschieben, was zwar kurzfristig Erleichterung bringt, aber langfristig den Stress und emotionale Probleme nur noch intensiviert. Gleichzeitig führen Gedanken um unerledigte Aufgaben zu Überforderung. Die Angst, nicht rechtzeitig fertig zu werden, kann die Lebensqualität erheblich beeinträchtigen.

Diese Wechselwirkung zwischen Prokrastination und psychischer Gesundheit verdeutlicht, dass es wirksame Maßnahmen braucht, um den Betroffenen aus der Aufschieberitis herauszuhelfen und den Stress-Kreislauf des Aufschiebens effektiv zu überwinden.

Weitreichende Folgen der Prokrastination

Dauerndes Prokrastinieren kann belastende Konsequenzen haben:

• Berufliche Rückschritte: Verpasste Deadlines und mangelhafte Arbeitsergebnisse können sich negativ auf die Karriere auswirken.
• Soziale Isolation: Die Angst vor Versagen und negativem Feedback sowie die Überforderung durch ungetane oder verspätete Arbeit kann dazu führen, dass man sich zurückzieht.
• Emotionale Probleme: Häufiges Prokrastinieren kann zu einem ständigen Gefühl der Unzulänglichkeit führen und emotionale Probleme verstärken.

Was kann man gegen das Prokrastinieren tun?

Es gibt viele nützliche Strategien, um Prokrastination zu überwinden und die Arbeit strukturiert zu erledigen. Gute Erfolge erreicht man mit Selbstdisziplin und diesen erprobten Produktivitätsmaßnahmen:

• Akzeptanz: Akzeptiere, dass Prokrastination normal ist, und setze dich nicht zusätzlich unter Druck. Konzentriere dich darauf, geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
• Störungen vermeiden: Reduziere Ablenkungen in deinem Arbeitsumfeld. Eine ruhige, organisierte Umgebung erhöht die Produktivität.
• Projektumfang abbilden: Zerlege dein Projekt in praktisch realisierbare Bausteine. Ein Baustein kann eine Arbeitseinheit sein oder ein Thema. Für größere Projekte kannst du mit einem Projektstrukturplan anfangen.
• Aufgabenliste erstellen: Leite aus deinen Projektbausteinen eine To-do-Liste ab und halte alle Aufgaben in einer übersichtlichen Form fest.
• Aufgabenplanung: Teile große Aufgaben in kleinere Schritte auf, um den Einstieg zu erleichtern und zu verstehen, wie du vorankommen kannst. Das nennt sich Task Management und hilft dir, immer an den Aufgaben mit der höchsten Priorität zu arbeiten und so effizient wie möglich vorzugehen.
• Priorisieren: Setze klare Prioritäten und erledige die wichtigsten Aufgaben zuerst. Du kannst dein Vorhaben als Tagesplan oder Wochenplan anlegen oder andere Einheiten zur Organisation nutzen.
• Pomodoro-Technik: Die Produktivitätstechnik zum Zeitmanagement stammt von Francesco Cirillo. Sie unterteilt Arbeit in 25-minütige Abschnitte, gefolgt von kurzen Pausen, um die Konzentration zu fördern. (Bildquelle)
• Getting Things Done (GTD) legt den Fokus auf die Organisation von Aufgaben in klaren Kategorien, wodurch du einen Überblick über deine Verpflichtungen erhältst.
• Time Blocking: Mit dieser Methode planst du feste Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben ein, um Ablenkungen zu minimieren.
• 2-Minuten-Regel: Es hilft, kleine Aufgaben sofort zu erledigen, wenn sie weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen.
• Technologie nutzen: Plattformen wie monday.com helfen dir durch integrierte Tools, deine Aufgaben klar zu strukturieren, den Überblick zu behalten und den Fortschritt zu verfolgen.

All diese Ansätze in verschiedenen Kombinationen können dir helfen, den inneren Widerstand zu überwinden und deine Produktivität erheblich zu steigern.

Wie monday.com hilft, Aufgaben zu erledigen statt zu prokrastinieren

monday work management ist eine leistungsstarke Arbeitsmanagement–Plattform, die dabei hilft, Aufgaben, Arbeitsabläufe und Projekte jeglicher Art zu planen und zu organisieren. Du kannst dir in monday.com deine ganz individuellen Workflows erstellen und dabei viele integrierte Funktionen nutzen, durch die die Arbeit fast wie von selbst läuft. Dabei musst du auch nicht bei Null anfangen, es gibt für jedes Vorhaben die passende Vorlage, in der du ganz einfach deine Anpassungen vornehmen kannst.

• Projekt anlegen: Aufgaben, Projekte und Ziele können in Form einer To-do-Liste oder einen komplexeren Projektplan unterteilt werden, damit alles strukturiert aufgeführt ist und nichts verloren geht.  
• Aufgaben in kleinere Schritte zerlegen: Größere Aufgaben können in kleinere Unteraufgaben unterteilt werden, um die Komplexität zu reduzieren. Und kleinere Etappensiege können als Projektmeilensteile gekennzeichnet werden. Das steigert die Übersichtlichkeit und Motivation und verringert das Gefühl der Überforderung.
• Visuelle Deadlines: In der Aufgabenübersicht können die geplanten Deadlines hinzugefügt werden und automatisierbare Erinnerungen helfen, den Überblick zu behalten und keine Frist zu verpassen.
• Board-Ansichten: Es gibt über 15 verschiedene Ansichtsmöglichkeiten der Arbeit, darunter die Arbeitslast-Ansicht, die einen Überblick über die Kapazität aller Mitarbeiter bietet. Für Teams ist eine solche Transparenz unerlässlich, da Projektmanager Klarheit darüber haben, wie viel Arbeit jedem Teammitglied realistisch zugemutet werden kann. So klappt die organisierte und vorausschauende Ressourcenplanung zum Wohle aller Beteiligten.
• Anpassbare Dashboards: Du kannst Aufgabenlisten, Projektziele und Fortschritte des Aufgabenstatus auf einen Blick und in Echtzeit sehen. So behältst du alles im Blick.
• Automatisierungen: Um wiederkehrende manuelle Aufgaben aus deinem Arbeitsablauf zu eliminieren, z. B. andere Leute per E-Mail oder Slack informieren, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist. Das ermöglicht es den Vorgesetzten und Kollegen, die Arbeitsschritte zu überprüfen oder im Anschluss daran mit ihrer eigenen Aufgabe loszulegen. So sparst du Zeit und unnötigen Aufwand.
• Integrationen: Du kannst Tools in monday.com integrieren, die du im Arbeitsalltag sowieso schon verwendest, damit du dein Projekt an einem zentralen Ort durchführen kannst, ohne zwischen Tabs hin und her springen zu müssen. Z. B. kannst du Google Drive in monday work management integrieren, um Dokumente direkt an die Aufgaben in der To-do-Liste anzuhängen. So bleibt alles an einem Ort, übersichtlich und strukturiert.
• Zeiterfassung: Damit du deine Zeit im Auge behältst, kannst du direkt neben den jeweiligen Aufgaben einen Timer aktivieren. So weißt du später, wie viel Zeit du für bestimmte Aufgaben gebraucht hast und realistisch einplanen kannst, wie viel Zeit dir für den Rest bleibt oder um Auftraggebern die Zeit entsprechend in Rechnung zu stellen.

Ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool wie monday work management hat integrierte Funktionen, die es einfach machen und dich dabei unterstützen, deine Projekte und Aufgaben strukturiert anzugehen und damit den Stress und die Überforderung zu minimieren. Dein perfekter Accountability-Buddy gegen das ständige Prokrastinieren!